C/ Hình thức tổ chức sổ kế toán
4) Hệ thống tổ chức sổ kế toán
2.2.1: Hình thức bán hàng tiêu thụ trực tiếp: Ngoài các sản phẩm trong ngành, nhà máy còn sản xuất các mặt hàng dân dụng khác, tuỳ theo các
trong ngành, nhà máy còn sản xuất các mặt hàng dân dụng khác, tuỳ theo các hợp đồng, và các đơn đặt hàng đợc ký kết. Những mặt hàng này đợc bán trực tiếp tại nhà máy mà không qua các chi nhánh tiếp thị. (VD: Ghế thể thao, Các chi tiết phích, thân cây xăng . . . hoặc điện thoại nếu bán cho CBCNV trong nhà máy,. . .).
Với các trờng hợp này khi cá nhân, đơn vị có yêu cầu hoặc căn cứ vào hợp đồng mua hàng đã đợc ký kết khách hàng lên phòng kế toán làm thủ tục mua hàng. Kế toán căn cứ yêu cầu, và hợp đồng, giá quy định cho từng mặt hàng viết hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Với tr ờng hợp bán hàng thu tiền ngay
VD: nh đối với hoá đơn giá trị gia tăng số 37975 ngày 17/02/2000 bán điện thoại V901 cho anh Hồng phòng ĐTPT đã nêu trên (trang 64)
Hoá đơn đợc lu liên gốc. Liên 2 giao cho khách hàng. Liên 3 thanh toán nội bộ. Kế toán thu chi căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng đã đợc lập viết phiếu
thu giá trị tiền thu vào bằng tổng số tiền ghi trên hoá đơn GTGT bao gồm cả thuế. Ghi bút toán :Nợ TK 111 : 176.000đ
Có TK 511: 160.000đ
Có TK 3331: 16.000đ. Kế toán thành phẩm ghi bút toán: Nợ TK 632: 100.000
Có TK 155: 100.000 (GHT) Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận vào phiếu thu. Đồng thời đóng dấu đã thu tiền vào liên 2, liên 3 giao cho khách hàng. Khách hàng chuyển chứng từ xuống kho Thành phẩm để lĩnh hàng. Thủ kho ký xác nhận giao hàng, chuyển lại cho khách hàng liên thứ 2 để làm chứng từ thanh toán ( với cơ quan) và mang hàng ra ngoài nhà máy. Đồng thời thủ kho thành phẩm giữ lại 1 liên 3 để vào thẻ kho xuất hàng. Sau đó chuyển giao cho kế toán Thành phẩm vào thẻ và lu trữ. Cuối tháng đối chiếu.
Với tr ờng hợp khách hàng trả tiền chậm: Thì đợc theo dõi qua tài khoản 131. Kế toán viết hoá đơn khi ghi hoá đơn ghi rõ “thanh toán chậm”. đồng thời mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tợng và ghi bút toán.
Ví dụ: Nhà máy Thiết bị Bu điện trong tháng 3 xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty bóng đèn phích nớc rạng đông một lô hàng 1200 bộ chi tiết phích nhựa toàn phần giá cha thuế 14045đ/bộ thuế GTGT 10%. Thanh tóan chậm. Đồng thời trong cũng trong quí I Công ty Bóng dèn phích nớc Rạng đông cũng chuyển tiền trả nhà máy thông qua ngân hàng số tiền nợ của 1 hoá đơn kỳ trớc : 112.743.840 đồng. Ta có hoá đơn sau:
Biểu mẫu 9: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL (Liên3:Dùng để thanh toán) LR/99-B
Ngày 15 tháng 03 năm 1999 Số 036196 Đơn vị bán hàng: Nhà máy thiết bị Bu Điện
Địa chỉ: 61- Trần Phú- Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số: 01.00686865-1 Họ tên ngời mua: Đỗ Đức Nhợng .
Đơn vị: Công ty Bóng đèn Phích nớc Rạng đông Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Thanh toán tiền mặt Mã số: 0100101153-1
TT Tên sản phẩm, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Chi tiết phích toàn phần cái 1200 14.045 16.854.0000
... ... ... ... ... ...
Cộng tiền hàng: 16.854.000 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT 1.685.400 Tổng cộng tiền thanh toán 18.539.400 Số tiền viết bằng chữ: Mời tám triệu năm trăm ba mơi chín nghìn bốn trăm đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký,đóng dấu,ký tên) Kế toán mở sổ chi tiết và ghi bút toán
Nợ TK 131: 16.854.000 đ
Có TK 511 : 1.685.400 đ Có TK 3331: 18.539.400đ
Trong quý khi khách hàng trả tiền lô hàng kỳ trớc 112.743.840 đ kế toán ghi giảm nợ cho khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK 112 : 112.743.840 đ Có TK 131: 112.743.840 đ
Do quí I tất cả các sản phẩm xuất qua các chi nhánh, cũng nh các khoản thu về tiền bán hàng qua các chi nhánh (tháng 1,2) đều đợc kế toán theo dõi qua TK 131 cho nên đến cuối quý I, kế toán đã xác định lại và kết chuyển.
Mẫu sổ chi tiết 131 tháng 03/2000 đợc thể hiện ở trang bên: Nhận xét cách sử dụng sổ chi tiết tài khoản 131:
Sổ chi tiết tài khoản 131 đợc mở chi tiết cho từng đối tợng. Căn cứ vào hoá đơn thanh toán chậm, các phiếu thu, chi , giấy báo của ngân hàng. . . hàng tháng kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng phát sinh Nợ - Có tơng ứng. Đồng thời lập sổ chi tiết chung (NKCT) cho tất cả các đối tợng. Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi Nợ Tk 131/ Có các TK khác hoặc Có TK 131/ Nợ các TK khác có liên quan.Số liệu ở sổ này sẽ là số liệu tổng hợp của các sổ mở riêng cho từng đối tợng. Cuối mỗi quý sẽ tập hợp lên bảng tổng hợp tài khoản 131. Với phơng pháp này sẽ giúp cho công việc theo dõi chi tiết các khoản công nợ với ngời mua phát sinh trong tháng, cũng nh số d cuối tháng đợc thể hiện rõ ràng cụ thể.
Sổ chi tiết TK 136 (trang bên) Căn cứ vào các bảng kê bán hàng các chi nhánh gửi cho nhà máy, kế toán xuất hoá đơn vào bảng kê hoá đơn, chứng từ
hàng hoá dịch vụ bán ra ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ.
Căn cứ vào nhật ký tiền gửi, nhật ký tiền mặt, và các nhật ký có liên quan kế toán lập sổ chi tiết 136 theo dõi chi tiết cho từng chi nhánh bán hàng. Sau đó tiến hành lập bảng tổng hợp 136 . Sổ chi tiết tài khoản 136 ghi rõ nội dung của từng khoản đối ứng với từng tài khoản có liên quan. Tuy nhiên ghi theo phơng pháp này kế toán chỉ tập hợp cuuôí mỗi tháng và hàng quý sẽ tổng hợp lại đối chiếu với từng chi nhánh nên công việc thờng hay bị dồn dập vào cuối quý.
2.2.2Hình thức bán hàng qua các trung tâm tiếp thị (bán đại lý, ký gửi)
Nhà máy có 3 chi nhánh bán hàng ở cả ba miền của đất nớc. Sản phẩm của Nhà máy tiêu thụ có thể bán trực tiếp tại nhà máy nhng chủ yếu theo ph- ơng thức hàng gửi bán nên việc theo dõi hạch toán hàng gửi bán là rất quan trọng trong việc quản lý tình hình biến động của thành phẩm. Để đảm bảo công tác quản lý và hạch toán thành phẩm đợc chặt chẽ và kịp thời, nhà máy thực hiện chế độ phân cấp quản lý cho các chi nhánh với mức giá qui định cho các chi nhánh là giá sàn thấp nhất. Kế toán có thể bán với giá lớn hơn với mục đích lấy thu bù chi có lãi, nhà máy không cấp bù lỗ. Do vậy việc hạch toán tiêu thụ hàng theo phơng thức này rất đợc đợc trú trọng. Hàng quý song song với việc lập báo cáo theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm kế toán còn mở sổ
-“ Báo cáo nhập- xuất- tồn kho hàng gửi bán”.
-Thẻ kho hàng gửi bán theo dõi riêng cho từng chi nhánh, -Bảng phân bổ và tính giá thực tế xuất kho 157
-Sổ cái TK 157; TK 136
-Sổ chi tiết TK 136 ( Do kế toán thanh toán nội bộ lập).
Trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ phiếu nhập kho , Hoá dơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán vào thẻ kho và đối chiếu với các chi nhánh. Cuối tháng lên báo cáo nhập - xuất - tồn kho hàng gửi bán cho từng chi nhánh và toàn bộ các chi nhánh. Sau đó tiến hành lập bảng kê tính giá thực tế hàng gửi bán lấy số liệu vào sổ cái.
Khi xuất kho hàng gửi cho các trung tâm ( Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ) Kế toán ghi Nợ TK 157 Giá hạch toán
Có TK 155
nhập.
Hàng tháng kế toán tại các chi nhánh kê số hàng đã xuất bán trong kỳ, Kế toán thành phẩm căn cứ vào đó làm chứng từ viết hoá đơn giá trị gia tăng theo gía nhà máy bán cho các chi nhánh. Thẻ kho thành phẩm không vào mà thẻ kho hàng gửi bán ghi vào cột xuất. Với trờng hợp này thì thuế GTGT đối với nhà máy là thuế GTGT đầu ra còn với các chi nhánh thì đây là thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. VD : Căn cứ vào bảng kê bán hàng chi nhánh 2 tháng 1/2000 kế toán xuất hoá đơn GTGT số 36230 trị giá 64.842.071đ. thuế suất 5% là 3.242.104đ kế toán tiêu thụ nhà máy ghi
Nợ TK 136 : 68.084.175 đ Có TK 512: 64.842.071 đ Có TK 3331: 3.242.104 đ
và đợc ghi vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra và vào sổ chi tiết TK 136
Khi khách hàng trả tiền hàng cho các chi nhánh thông qua hệ thống ngân hàng trả tiền vào TK của nhà máy kế toán ghi
Nợ TK 112
Có TK 136
để giảm nợ cho các chi nhánh.
“ Báo cáo nhập- Xuất- tồn kho hàng gửi bán và bảng kê tiêu thụ hàng của từng chi nhánh đợc lập nh sau : (trang sau )
Trên cơ sở các số liệu của kế toán theo dõi hàng gửi bán gửi lên,căn cứ vào bảng tổng hợp trên “ Báo cáo nhập- xuất- tồn kho hàng gửi bán” kế toán tổng hợp lập bảng kê tính giá thực tế xuất kho TK 157; sổ Cái TK 157- Hàng gửi bán.
Biểu mẫu 10: Bảng kê tính giá thực tế xuất kho Tài khoản 157 (Quí 1/2000) Đơn vị :đồng
TT Diễn giải TK ĐƯ Giá Hạch toán Q1/2000 Giá thực tế Q1/2000 I Tồn đầu kỳ 11.638.396.072 14.727.758.786 II Nhập trong kỳ 10.948.684.753 13.403.845.804 Kho Thành phẩm 155 10.553.708.753 13.008.869.804 NVL kho TĐ 152 394.400.000 394.400.000 Từ kho BTP 154 576.000 576.000
III Hệ số giá 1.22
IV Xuất kho trong kỳ 10.216.477.998 12.464.103.158
Gía vốn hàng bán 136 9.916.428.598 12.164.053.758
Kho thành phẩm 157 300.049.400 300.049.400
V Tồn kho cuối kỳ 12.370.602.827 15.667.501.432
Các chỉ tiêu trên sổ Cái TK 157 đợc ghi nh sau: + Cột ngày: ghi ngày tháng ghi sổ
+ Cột diễn giải: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh trong quý kế toán ghi vào cột này.
+ Cột tài khoản đối ứng: ghi số hiệu tài khoản tơng ứng với từng nghiệp vụ phát sinh.
+ Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào “ Báo cáo nhập- xuất- tồn kho hàng gửi bán” ở cột phát sinh Nợ TK157 kế toán ghi tổng số tiền nhập kho trong kỳ
+ Cột phát sinh Có: Căn cứ vào “ Báo cáo nhập- xuất- tồn kho hàng gửi bán” ở cột phát sinh Có, kế toán ghi tổng số tiền xuất kho trong quý.
+ Cột số d: Căn cứ vào cột tồn kho của “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho hàng gửi bán” cuối quý, sau khi tính toán kế toán ghi số tiền còn d cuối quý.
Mẫu sổ cái TK 157 đợc mở nh sau:
Biểu mẫu 11:
Sổ cái
Tên tài khoản: thành phẩm Số hiệu: 157 Đơn vị : đồng
Ng Diễn giải TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số d
1/01 Số d đầu kỳ 14.727.758.785 Xuất NVL gửi bán 136 394.400.000 Xuất hàng gửi bán 154 13.008.869.804 Xuất BTP gửi bán 157 576.000 Hàng gửi bán trả lại 621 300.049.400 Giá vốn hàng bán 627 12.164.053.758 Cộng phát sinh quí 1 13.403.845.804 12.464.103.158
10/4 Số d cuối quí I/2000 15.667.501.431
2.2.3-Giá vốn hàng bán :
+Cột ngày : Ghi ngày tháng ghi sổ
+Cột diễn giải :Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh trong quí kế toán ghi vào cột này.
+Cột tài khoản đối ứng : Ghi số hiệu tài khoản tơng ứng với từng nghiệp vụ phát sinh.
+Cột phát sinh nợ : căn cứ vào Bảng kê tính giá thực tế của TK 152, TK 136, TK 156,
TK 155, TK 157 trong quí .
+Cột phát sinh có : K/c giá vốn hàng bán tính kết quả kinh doanh trong quí . Mẫu sổ cái TK 632 đợc mở nh sau:
Biểu mẫu 12
Sổ cáI
Tên tài khoản : Giá vốn hàng bán Số hiệu TK : 632 Đơn vị : đồng
Ng Diễn giải TK PSN PSC Số d 1/1 Số d đầu kỳ 0 Xuất bán NVL 152 381.165.452 Giá vốn hàng bán 157 12.164.053.758 Xuất kho bán hàng 155 1.191.870.419 K/chuyển giá vốn tính KQ 911 13.737.089.629 Cộng PS quí I 13.737.089.629 13.737.089.629
1/04 Số d cuối quí I/2000 0
2.3- Kế toán Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu ở Nhà máy thiết bị Bu Điện.
2.3.1)Kế toán doanh thu:
Do sản phẩm của Nhà máy hầu hết thông qua các chi nhánh nên việc hạch toán doanh thu tại các chi nhánh có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc hạch toán và quản lý doanh thu bán hàng trong toàn Nhà máy. Khi xuất kho hàng gửi bán ở các chi nhánh, căn cứ vào “ Hoá đơn GTGT” kế toán sẽ theo dõi số lợng hàng gửi bán cha đợc hạch toán vào doanh thu. Doanh thu ở trờng hợp này chỉ đợc ghi nhận khi bộ phận kế toán ở các chi nhánh lập bảng kê tiêu thụ thành phẩm ở chi nhánh mình và gửi cho phòng kế toán trung tâm, nghĩa
là khi đó hàng đã đợc tiêu thụ. Bảng kê tiêu thụ tại các chi nhánh sẽ đợc dùng để làm cơ sở ghi vào nhật ký bán hàng tại các chi nhánh, dùng phục vụ cho việc theo dõi thanh toán của các khách hàng tại các chi nhánh đó. Chiết khấu hàng bán đựợc tính trực tiếp trên giá xuất cho chi nhánh ( bằng hoa hồng mà mỗi chi nhánh đợc hởng bằng khoảng 1,5- 2,3% giá bán tại nhà máy ) để các chi nhánh trang trải các chi phí phát sinh tại các chi nhánh.
VD : Với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 025233, ngày 28/03/2000. Xuất kho cho Chi nhánh 2 : 100 máy điện thoại V901 gía vốn (ght) 100.000đ. Giá bán tại nhà máy 160.000đ. khi đó giá bán cho chi nhánh 2 là : 160.000*97,7%=156.320đ.
Tại nhà máy:Khi xuất hàng cho chi nhánh ghi :
Nợ TK 157: 10.000.000đ
Có TK 155: 10.000.000đ
Khi Chi nhánh lập bảng kê thanh toán kế toán, viết hoá đơn GTGT ghi
Nợ TK 632: 10.000.000đ Có TK 157: 10.000.000đ Đồng thời ghi : Nợ TK 136: 17.195.200đ Có TK 512: 15.632.000đ Có TK 3331: 1.563.200đ
Tại Chi nhánh :Tại chi nhánh giá bán của nhà máy chính là giá vốn của chi
nhánh. Khi nhận hàng ghi Nợ TK 156: 15.632.000đ
Nợ TK 1331: 1.563.200đ Có TK 331: 17.195.200đ Khi bán hàng : Nợ TK 632: 15.632.000đ
Có TK 156: 15.632.000đ
Nếu bán hàng với giá 170.000đ
Ghi : Nợ TK 131,111 : 18.700.000đ
Có TK 511: 17.000.000đ
Có TK 3331 1.700.000đ.
Bảng kê tiêu thụ tại các chi nhánh đợc lập nh sau : Cơ sở lập : từ các hoá đơn bán hàng cho khách .
Phức thức lập : căn cứ vào số lợng từng mặt hàng cụ thể đã tổng số theo từng loại đã xuất bán trong tháng.
Kế toán nhà máy căn cứ vào bảng kê này sẽ xuất hoá đơn GTGT cho chi nhánh.
Biểu mẫu 13 Bảng kê tiêu thụ chi nhánh 2 tháng 3/2000
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT thuế suất
Số lọng Đơn giá Thành tiền Thuế GTGT
1 Dấu ngang Cái 5% 63 30287 1908081 95404
15 Phiến FL 10*2 Cái 5% 100 16609 1660900 83045
..