II. Tổ chức công tác thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán
2.2. Thực tế công tác kiểm toán báo cáo tài chính tại Côngty T vấn Xây dựng Điện
Điện 1
Theo lí thuyết chung, một cuộc kiểm toán tài chính do kiểm toán nội bộ thực hiện đợc chia thành năm bớc sau:
Bớc 1: Lựa chọn khách thể kiểm toán. Bớc 2: Lập kế hoạch kiểm toán. Bớc 3: Thực hiện kiểm toán. Bớc 4: Báo cáo kết quả kiểm toán. Bớc 5: Theo dõi sau kiểm tra.
Tại Công ty T vấn Xây dựng Điện 1, qui trình cuộc kiểm toán nội bộ cũng đợc tiến hành theo trình tự nhất định. Dới đây là trình tự cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty:
2.2.1. Lập kế hoạch và lựa chọn ph ơng pháp kiểm toán.
Theo qui định của Công ty, đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty, Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quí một lần, các Xí nghiệp Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng lần. Do đó, hàng qúi các đơn vị gửi báo cáo tài chính của đơn vị mình về tổ kiểm toán. Tổ kiểm toán thông báo lịch kiểm toán đối với từng đơn vị bằng lịch tuần hoặc điện thoại. Lịch tuần do Tổ kiểm toán nội bộ đăng ký với Văn phòng Công ty. Lịch tuần đợc đăng ký theo mẫu sau:
Tổ kiểm toán nội bộ đăng ký lịch tuần làm việc
Từ ngày đến ngày… … Kính gửi: - Văn phòng Công ty
- Anh Đài
Tổ kiểm toán nội bộ xin đăng ký lịch tuần từ đến… … *Nội dung: Kiểm tra quyết toán tài chính quý 4 năm 2001. *Thời gian/đơn vị.
- Thứ ngày ... Đơn vị… … - Thứ ngày Đơn vị… … … *Địa điểm :Tổ kiểm toán.
*Chủ trì : Tổ kiểm toán – Các đơn vị.
Ngày tháng năm… … Tổ kiểm toán Trần thị Hoàn
Nhận đợc thông báo, các đơn vị hoàn tất sổ sách, chứng từ và hồ sơ liên quan gửi về Tổ kiểm toán.
Tài liệu các đơn vị gửi về tổ kiểm toán bao gồm:
+Bảng cân đối tài khoản
+Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành
+Sổ chi tiết tài khoản 111, 621,622,627, 431, 334
+Phiếu chi, phiếu thu (liên 2)
+Giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, giấy biên nhận tiền.
+Vé máy bay, vé thu phí qua cầu, phà
+Đề cơng công tác, giấy đi đờng
+Hợp đồng thuê mớn lao động, thanh lý hợp đồng
+Khế ớc vay
+Bảng chấm công, bảng thanh toán lơng
+Các bảng kê,
+Biên bản nghiệm thu công trình
+Hành trình xe chạy
Tài liệu và hồ sơ của kiểm toán viên nội bộ gồm:
+Biên bản kiểm toán lần trớc
+Qui chế khoán quản nội bộ của Công ty
+Qui định về hoá đơn, chứng từ của Bộ Tài chính
+Danh sách cán bộ công nhân viên của các đơn vị...
⇒ Đánh giá hệ thốngkiểm soát nội bộ
Với những tài liệu nhận đợc và căn cứ vào kết quả của các cuộc kiểm toán lần trớc, kiểm toán viên nội bộ tiến hành xác định mức độ tin cậy dự kiến đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đợc kiểm toán bằng việc rà soát toàn bộ tài liệu, sổ sách của đơn vị .
ở đây, các kiểm toán viên đã sử dụng trắc nghiệm đạt yêu cầu công việc nhằm xác minh tính đúng đắn trong tổ chức hệ thống kế toán trong việc tuân thủ các qui định về lập, xét duyệt và kiểm tra sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán, việc ghi chép sổ sách... Cụ thể, kiểm toán viên xem xét sổ sách đã có chữ kí và có dấu giáp lai của thủ trởng đơn vị cha?; các chứng từ sử dụng có đúng theo mẫu của Bộ Tài chính qui định và có tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác quản lý không? Ghi chép sổ sách có đúng theo qui định, chế độ kế toán không?...
Sau khi đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đợc kiểm toán, Tổ kiểm toán tổ chức họp bàn về nội dung chơng trình kiểm toán, mục tiêu, thời gian và phơng pháp kiểm toán sẽ đợc thực hiện.
⇒ Xác định thời gian kiểm toán
Thời gian cuộc kiểm toán dài hay ngắn phụ thuộc vào mức độ tin cậy đối với hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị đợc kiểm toán. Thông thờng một cuộc kiểm toán nội bộ đơn vị khoán quản khối công ty đợc thực hiện trong thời gian 3 ngày.
Tổ kiểm toán nội bộ công ty có nhiệm vụ kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ các đơn vị và xác nhận chất lợng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính và sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, chính sách, chế độ tài chính kế toán, nghị quyết, quyết định của Giám đốc Công ty, phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý tài sản của Công ty. Do đó phạm vi của cuộc kiểm toán nội bộ trong Công ty là toàn bộ báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc.
⇒ Phơng pháp kiểm toán
Do đặc thù của hoạt động khảo sát, thiết kế đặc biệt là hoạt động thiết kế, tồn kho vật liệu rất ít hoặc là không có. Vì vậy, trong quá trình thực hiện kiểm toán, ph- ơng pháp kiểm toán đợc kiểm toán viên sử dụng là phơng pháp kiểm toán chứng từ nh kiểm tra cân đối, đối chiếu lôgíc, đối chiếu trực tiếp. Kiểm toán viên nội bộ Công ty không sử dụng phơng pháp kiểm kê vật chất đối với hàng tồn kho.
⇒ Phân công công việc cho các kiểm toán viên
Với chơng trình kiểm toán đã lập, Tổ trởng Tổ kiểm toán phân công công việc cho từng kiểm toán viên theo lĩnh vực mà họ đảm nhiệm, phù hợp với chuyên môn từng ngời.
−Kiểm toán viên phụ trách chung, kiểm tra về công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành.
−Kiểm toán viên kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lơng.
−Kiểm toán viên kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị
−Kiểm toán viên tập hợp tính toán lại thuế GTGT
Kiểm toán viên nội bộ là những ngời có kinh nghiệm trong lĩnh vực họ đảm nhiệm. Quá trình thực hiện kiểm toán hoàn toàn do các kiểm toán viên nội bộ thực hiện, không có sự tham gia của các kiểm toán viên và chuyên gia bên ngoài.
⇒ Chuẩn bị phơng tiện vật chất cho cuộc kiểm toán
Phơng tiện kỹ thuật phục vụ cho cuộc kiểm toán bao gồm: máy tính, máy soi hoá đơn, ...
Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán đã lập, Tổ kiểm toán tiến hành công tác kiểm toán báo cáo tài chính của các đơn vị. Trình tự thực hiện nh sau:
2.2.2. Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính các đơn vị gửi về Tổ kiểm toán gồm: Bảng cân đối tài khoản,các bảng kê và báo cáo chi phí sản xuất. Nội dung cuộc kiểm toán báo cáo tài chính gồm nhiều khoản mục. Tuy nhiên trong khuôn khổ báo cáo thực tập chuyên đề tốt nghiệp tác giả xin đợc trình bày việc kiểm toán một số khoản mục chủ yếu trên báo cáo tài chính của Đoàn thiết kế thuỷ điện 2, quí 4 năm 2001. Các khoản mục
chủ yếu đó là: kiểm toán nghiệp vụ quĩ, kiểm toán tiền lơng và thanh toán lơng; kiểm toán nguyên vật liệu, và kiểm toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
(a) Kiểm toán nghiệp vụ quĩ
Đoàn thiết kế thuỷ điện 2 thuộc bộ phận thiết kế, sản phẩm chủ yếu của Đoàn là các bản vẽ kỹ thuật, báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật, bản đồ qui hoạch thuỷ điện. Bộ phận kế toán của đoàn gồm: một kế toán và một thủ quĩ
Kế toán của Đoàn là ngời phụ trách công tác ghi chép quản lý sổ sách, chứng từ của đơn vị. Thủ quĩ có nhiệm vụ thu, chi, tiền, lập báo cáo tồn quĩ và hàng quí tham gia kiểm kê quĩ cùng những ngời liên quan. Tài liệu phục vụ cho kiểm toán nghiệp vụ quĩ gồm các phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thu tiền, giấy đi đờng... sổ theo dõi tổng hợp tài khoản 111, biên bản kiểm kê quĩ của đơn vị...
♦ Một hệ thống kiểm soát mạnh đối với nghiệp vụ quĩ phải đảm bảo rằng:
♦ Tất cả tiền mặt đã thu phải đợc ghi chép cộng sổ chính xác.
♦ Tất cả các nghiệp vụ chi đã thực hiện là những nghiệp vụ chi đúng mục đích và đã đợc phê duyêt, đợc ghi chép đúng, đủ, kịp thời.
♦ Số tiền tồn quĩ phải đợc duy trì ở mức hợp lý.
♦ Thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quản lý tiền mặt.
♦ Các chứng từ phải đợc ghi đầy đủ các yếu tố theo qui định.
Mục tiêu kiểm toán nội bộ Công ty đối với nghiệp vụ về quĩ nhằm kiểm tra tính có thật, tính đầy đủ, tính chính xác số học của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và việc ghi chép sổ sách đối với các nghiệp vụ này. Do đó, khi kiểm toán, các phơng pháp kiểm toán đợc kiểm toán viên nội bộ sử dụng đó là phơng pháp đối chiếu, rà soát các chứng từ và phơng pháp tính toán lại. Cụ thể:
• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
Để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, kiểm toán viên tiến hành rà soát chứng từ, mục đích loai trừ các chứng từ giả, các chứng từ không có đủ chữ ký của những ngời liên quan. Các chứng từ giả đợc phát hiện nhờ vào sự trợ giúp của máy soi chứng từ. Khi phát hiện đợc chứng từ giả, kiểm toán viên đối chiếu với sổ chi tiết
Phi?u chi ng?y 24/12/01 n?i dung: chi l??ng t? d? to?n c?ng t?c t?i c?ng tr*nh S?San 3 s? ti?n 33.750.000 kh?ng c? s? phi?u v? thi?u ch/ k? c?a th? qu?. Thanh to?n ?i c?ng t?c S?i G?n t? 4/11 ??n 11/11/01 s? ti?n 1.876.000, VAT l? 72.200 VN? v? t?u H? N?i – S?i G?n; S?i G?n – H? N?i ??u ghi ng?y 11/11/01.
Thanh to?n c?ng t?c ph? ?i H?i ph?ng s? ti?n 6.717.000 VN? gi?y ?i ???ng s?a ch/a ng?y th?ng, ho? ??n ngh? s?a ch/a ng?y th?ng: 300.000 + 600.000 ng??i mua kh?ng k?.
Chi ph? thu? xe 10 ng?y: 3.150.000 ng?y 5/11/01 kh?ng c? h?nh tr*nh xe, kh?ng c? h?p ??ng v? thanh l? h?p ??ng thu?. Ngo?i ra c?n c? m?t s? ho? ??n kh?ng c? ??a ch? r? r?ng n?i b?n. M?t s? phi?u chi kh?ng c? ch?ng t? ??nh k?m ho?c thi?u ch?ng t?, kh?ng ghi mE s? thu? C?ng ty ho?c gian l?n trong vi?c ??nh v? m?y bay ?i c?ng t?c qu? 4 n?m 2000 v?o ch?ng t? ?i c?ng t?c qu? 4/2001...
? nghi?p v? n?y k? to?n kh?ng ghi r? chi ph? ti?p kh?ch c?a c?ng tr*nh n?o v? chi ti?t v?o t?i kho?n 154 l? bao nhi?u? v?o ta* kho?n 627 l? bao nhi?u? Vi?c ghi ch?p n?y s? kh? kh?n cho c?ng t?c ph?n b? chi ph? s?n xu?t chung v?o t?ng c?ng tr*nh. tài khoản 111, và các sổ liên quan khác nhằm loại bỏ số tiền phát sinh đó khỏi chi
phí kinh doanh. Chứng từ giả đợc kiểm toán viên để riêng, là bằng chứng buộc các xuất toán.
Chứng từ đợc coi là hợp lệ phải là chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, ghi đầy đủ các yếu tố qui định và phải có các chứng từ liên quan đính kèm. Điều đó chứng minh rằng nghiệp vụ phát sinh là có thật và đợc hợp lý hoá bằng các chứng từ.
Tại Đoàn thiết kế thuỷ điện II, khi phát sinh nghiệp vụ chi tiết có nội dung thanh toán công tác thì phiếu chi đợc đính kèm với đề cơng công tác, giấy đi đờng, hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, vé, lệ phí cầu phà, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán...
Đề cơng công tác phải có xác nhận của thủ trởng đơn vị và phù hợp với lịch trình trên giấy đi đờng...
Đây là qui định mang tính thủ tục, bắt buộc chung, trong quá trình kiểm toán kiểm toán viên kiểm tra sự tuân thủ đối với qui định chung đó.
Tính hợp lệ của nghiệp vụ quĩ còn đợc xem xét theo nguyên tắc sự phê duyệt và tính liên tục của chứng từ mục đích loại bỏ các chứng từ khống, các chứng từ đã bị huỷ bỏ nhng đợc sử dụng lại. Khi kiểm toán tính hợp lệ của chứng từ, kiểm toán viên phát hiện: