II. Giải pháp nhằm nâng cao giao nhận hàng hóa đờng biển bằng Container
2. Giải pháp từ phía doanh nghiệp
2.1. Các giải pháp tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật
Ngoài yếu tố sức lao động, công cụ lao động cũng là một yếu tố sản xuất mang tính chất quyết định tới sức sản xuất xã hội. Để tiếp cận dần tới trình độ tiên tiến trên thế giới, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lợng cao nhất, các công ty cần phải tiếp tục đầu t nâng cấp cơ sở hạ tầng cũ, hiện đại hóa các trang thiết bị hiện có, mua sắm các trang thiết bị mới để tạo điều kiện cho công tác giao nhận hàng hóa cũng nh công tác quản lý của công ty đạt đợc hiệu quả cao.
2.1.1. Đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng
Các công ty cần xây dựng cho mình những kho bãi Container riêng, tạo thuận lợi cho việc đóng hàng, giao nhận Container. Đối với các kho bãi đã xây dựng từ
lâu cần nhanh chóng cải tạo, nâng cấp theo hớng hiện đại, đảm bảo vừa an toàn vừa đạt hiệu quả kinh tế cao.
2.1.2. Hiện đại hóa phơng tiện, trang thiết bị phục vụ công tác giao nhận và quản lý
Kỹ thuật giao nhận hàng hóa đờng biển bằng Container rất tinh vi, hiện đại, đòi hỏi phải có sự phù hợp về cầu, bến, phơng tiện bốc dỡ, phơng tiện vận chuyển Container vào bãi, phơng tiện thông tin... đồng thời, giao nhận hàng hóa đờng biển bằng Container còn kết hợp chặt chẽ với vận chuyển nội địa. Do đó, các phơng tiện vận chuyển nội địa cũng cần đợc đầu t không chỉ có ô tô mà còn cần cả xe nâng hàng, moóc kéo, xe nâng Container, nhằm đảm bảo sự thông suốt trong quá trình giao nhận.
Xu hớng Container hóa trong giao nhận ngoại thơng đã làm xuất hiện một dịch vụ mới: Dịch vụ cho thuê Container. Việc khai thác Container thuê là hết sức cần thiết, có nhiều thuận lợi:
* Tránh đọng vốn: Một công ty nếu mua đủ số lợng Container đáp ứng nhu cầu sẽ phải chi một khoản tiền lớn vào ngay một thời điểm. Trái lại, nếu thuê thì công ty chỉ phải trả một khoản tiền thuê cố định và đợc phép trả lại Container khi nào không cần dùng nữa.Vì vậy, gánh nặng tài chính sẽ do công ty cho thuê chịu.
* Tránh tính khấu hao.
* Cho phép tránh rủi ro khi phơng tiện lỗi thời.
* Cho phép đối phó đợc với sự tăng giảm số lợng Container cần theo khu vực, theo mùa và tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển.
* Tiết kiệm chi phí lu bãi khi không dùng. * Giảm thiểu gánh nặng bảo trì và kiểm tra.
* Tránh ảnh hởng của lạm phát do giá cho thuê đợc cố định trong hợp đồng... Do có những u điểm hấp dẫn nh trên nên có sự tăng nhanh của Container thuê bao. Tuy nhiên, để có sự chủ động kinh doanh, nhất là vào thời điểm cuối năm, khi hoạt động giao nhận diễn ra mạnh mẽ, các công ty cần trang bị cho mình một lợng Container nhất định, trên cơ sở tính toán đến khả năng phát triển của công ty.
Đối với kho hàng, các công ty nên trang bị những máy móc theo hớng tự động hóa, lắp đặt hệ thống điều hành bằng máy vi tính vào kho vừa đảm bảo độ chính xác vừa giúp cho công tác quản lý đạt đợc hiệu quả cao. Theo đó, mỗi Container đợc đa vào kho tiếp nhận sẽ có một mã số kiểm soát riêng, đợc truy cập vào hệ thống máy vi tính. Nếu công ty cũng đồng thời là ngời chuyên chở thì mã số này sẽ thống nhất từ lúc nhận hàng cho đến khi giao hàng cho ngời nhận ở nơi đến. Hệ thống máy sẽ ghi lại toàn bộ thông tin liên quan đến Container và hàng hóa trong Container. Mọi sửa đổi, bổ sung sẽ đợc máy cập nhật cho toàn bộ hệ thống. Mỗi khi có yêu cầu gì ngời phụ trách sẽ tiến hành công việc một cách an toàn nhất, tiết kiệm nhất. Hệ thống này có tên gọi là CCMS (Cargo and Container Management System) và đợc các hãng giao nhận vận tải nớc ngoài áp dụng, phổ biến. Nhng các công ty giao nhận của Việt Nam xem ra còn quá xa lạ.
2.2. Giải pháp về thị trờng
2.2.1. Tăng cờng nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc để mở rộng thị trờng
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt nh hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển, bản thân mỗi doanh nghiệp phải tự tìm hớng đi thích hợp cho riêng mình.
Hoạt động kinh doanh luôn diễn ra trên thị trờng, chịu sự tác động và phụ thuộc vào thị trờng. Vì vậy, để phát triển dịch vụ, các công ty không những phải xác định một vị trí vững chắc trên thị trờng mà còn phải luôn có chiến lợc, mở rộng thị trờng. Điều này đảm bảo cho công ty đạt đợc các mục tiêu lớn nh lợi nhuận, vị thế và an toàn. Nếu không mở rộng thị trờng công ty có thể sẽ bị đào thải khỏi thị tr- ờng do sự cạnh tranh khốc liệt từ phía đối thủ cạnh tranh. Khi thị trờng đợc mở rộng công ty hoàn toàn tự tin đối phó trớc sự biến động từ một thị trờng nào đó bằng cách nhanh chóng chuyển dịch sang các thị trờng khác. Hơn nữa, mở rộng thị trờng kết hợp với đa dạng hóa dịch vụ, phạm vi kinh doanh là chiến lợc u tiên hàng đầu để tăng sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp.
Có hai hình thức mở rộng thị trờng: Mở rộng thị trờng theo chiều rộng và mở rộng thị trờng theo chiều sâu. Trong đó:
- Mở rộng thị trờng theo chiều rộng chính là mở rộng thị trờng theo phạm vi địa lý, cả trong nớc lẫn quốc tế.
- Mở rộng thị trờng theo chiều sâu không phải là mở rộng về mặt địa lý nữa mà chính trong môi trờng địa lý, văn hóa đó, doanh nghiệp tiến hành đa dạng hóa phạm vi dịch vụ để thu hút khách hàng, giữ vững thị trờng hiện có.
Ngoài những đặc điểm chung, mỗi thị trờng lại có những đặc điểm riêng do điều kiện kinh tế -xã hội, phong tục tập quán, trình độ phát triển ở nơi đó quyết định. Do đó, để tiếp cận thị trờng, trớc mắt cần nghiên cứu thị trờng.
Khi nghiên cứu thị trờng, cần làm rõ những thông tin sau đây:
* Với thị trờng mới cần thâm nhập
+ Nghiên cứu phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trờng đó, so sánh với thị trờng quen thuộc mà doanh nghiệp đã và đang hoạt động. Sự giống nhau hay khác biệt giữa các thị trờng có gây khó khăn hoặc tạo thuận lợi gì cho doanh nghiệp không...
+ Nhu cầu giao nhận hàng hóa hiện tại ở thị trờng đó nh thế nào, khả năng phát triển trong tơng lai ra sao ? Vấn đề này rất quan trọng bởi lẽ một thị trờng có tiềm năng phát triển, nếu biết xâm nhập ngay từ đầu, sẽ là nguồn thu lợi nhuận lớn. Ngợc lại, một thị trờng ngày nay đang rất lớn nhng đã tiềm ẩn nguy cơ suy thóai thì kinh doanh sẽ trở nên mạo hiểm.
+ Đối thủ cạnh tranh trên thị trờng mạnh hay yếu, tính cạnh tranh cao hay thấp ...
+ Mức độ rủi ro trên thị trờng nh thế nào, nguyên nhân vì đâu ? Rủi ro có thể xuất phát từ chính sách bất ổn của chính phủ, sức mạnh của đối thủ cạnh tranh, sự biến động của nền kinh tế... Doanh nghiệp cần phân tích và quyết định liệu doanh nghiệp có đủ khả năng chấp nhận và hạn chế rủi ro hay không ?
+ Nhu cầu hiện tại và khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đến đâu ?
+ Thị trờng cần thêm những dịch vụ nào? Doanh nghiệp có khả năng cung cấp hay không ?
+ Phân tích đối thủ trên thị trờng.
+ Dự đoán nhu cầu trong tơng lai và định hớng phát triển, đón đầu nhu cầu. Trả lời đợc những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp định rõ vị trí của mình trên thị trờng và có hớng phát triển tốt nhất.
Để công tác nghiên cứu thị trờng đợc tiến hành một cách khoa học có quy củ, đạt hiệu quả cao, nhất thiết phải đảm bảo những điều kiện sau đây:
+ Có cán bộ chuyên môn, am hiểu về công tác thị trờng. + Có bộ phận nghiên cứu về Marketing, hoạt động độc lập.
+ Đợc trang bị các phơng tiện hiện đại, cần thiết trong quá trình thu thập và xử lý thông tin.
Song song với việc mở rộng thị trờng, doanh nghiệp cần phát triển các dịch vụ của mình. Một mặt cần phải nâng cao hơn nữa chất lợng dịch vụ hiện có (phát triển dịch vụ theo chiều sâu). Mặt khác, doanh nghiệp cần dựa vào thị trờng để tung ra các dịch vụ mới (phát triển theo chiều rộng), đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đây không phải là biện pháp thu hút khách hàng mà còn là hình thức tự quảng cáo cho doanh nghiệp “luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu”.
2.2.2. Gắn giao nhận hàng hóa quốc tế với giao nhận, bảo quản hàng hóa trong nớc.
Trớc khi xuất khẩu, hàng hóa ít nhiều phải trải qua khâu vận chuyển nội địa. Thêm vào đó, do một rủi ro nào đó, hàng hóa cần phải lu kho vài ngày. Lúc này, ngời giao nhận có trách nhiệm bảo quản Container cũng nh hàng hóa trong Container, sao cho không có sự thay đổi về chất lợng của hàng hóa trong suốt quá trình giao nhận và vận tải. Có thể nói, đây vừa là trách nhiệm vừa là quyền lợi của ngời giao nhận .
Doanh nghiệp nên đi theo hớng chào giá trọn gói để thuận tiện cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp. Đồng thời, biểu giá đa ra phải ổn định nhng vẫn linh hoạt khi thơng lợng với khách hàng.
Để thực hiện đợc, doanh nghiệp hoặc tự tổ chức (nếu đợc) hoặc tìm nguồn cung cấp dịch vụ vận tải với cớc phí có lợi nhất, an toàn nhất. Tốt hơn là doanh nghiệp nên thiết lập quan hệ bạn hàng lâu dài với những hãng tàu có uy tín trên thị trờng. Bên cạnh đó, thờng xuyên tham khảo cớc, giá dịch vụ của các nớc trong khu vực và quốc tế để có một biểu cớc đối ngoại hợp lý.
Đề cập đến vấn đề giá cả dịch vụ, cũng cần lu ý rằng hoạt động giao nhận tại Việt Nam rất dễ bị ảnh hởng bởi tính thời vụ. Để có thể điều tiết nhu cầu thị trờng, hạn chế đến mức tối đa tính thời vụ, tạo thế chủ động trong kinh doanh, các doanh nghiệp có thể xem xét hai giải pháp sau:
* Giảm giá dịch vụ trong thời gian ít khách.
Trong kinh doanh, mặc dù điều kiện tối quan trọng là chất lợng dịch vụ, nhng điều đầu tiên gây sự chú ý, dẫn tới so sánh và cân nhắc là giá cả. Tuy nhiên, giảm giá không phải bao giờ cũng đem lại hiệu quả. Một mặt, giảm giá do ít khách sẽ khiến doanh nghiệp giảm doanh thu dẫn tới lỗ vốn. Mặt khác, giảm giá sẽ gây ra nhiều phản ứng tiêu cực từ phía thị trờng:
+ Phản ứng từ phía khách hàng: Nếu khách hàng ký hợp đồng dài hạn với doanh nghiệp với giá cả ổn định thì sự thay đổi giá cả của doanh nghiệp sẽ khiến khách hàng hiểu nhầm, làm phơng hại tới mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với khách hàng.
+ Phản ứng từ phía các đối thủ cạnh tranh: Việc một doanh nghiệp tự ý giảm giá sẽ khiến các doanh nghiệp khác có biện pháp đối phó, đơn giản là họ cũng có hành động tơng tự, làm giá cả thị trờng bị méo mó một cách bất hợp lý.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách giảm giá sẽ là rất mạo hiểm, hiệu quả thấp mà rủi ro lại cao.
Giải pháp này không ảnh hởng tới cơ cấu giá cả mà lại tận dụng nguồn nhân lực nhàn rỗi. Dịch vụ miễn phí đang có sức hấp dẫn mạnh mẽ đối với khách hàng mà lại đơn giản, ít tốn kém. Phần lớn dịch vụ này là t vấn cho khách hàng về nhiều lĩnh vực. Hiện tại, các doanh nghiệp Việt Nam đang rất thiếu thông tin về thị trờng và về luật pháp quốc tế... Vì vậy, dịch vụ t vấn không chỉ đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, giữ khách hàng trung thành với doanh nghiệp mà qua đó còn góp phần nâng cao kiến thức của cán bộ giao nhận. Đồng thời, mọi ý kiến thắc mắc, khó khăn của khách hàng cũng chính là bài học kinh nghiệm quý báu đối với ngời làm công tác giao nhận.
2.2.4. Tạo dựng uy tín trong kinh doanh, giữ vững tín nhiệm với khách hàng
Khi mua một sản phẩm là hàng hóa hữu hình, ngời ta dễ dàng nhận biết đợc chất lợng của nó và có thể lấy đó làm cơ sở quyết định hành vi mua hàng. Nhng đối với sản phẩm dịch vụ, khách hàng không thể nhìn thấy trớc đợc. Vì vậy, một trong những yếu tố quyết định sự lựa chọn của khách hàng chính là uy tín của doanh nghiệp.
Để tạo dựng uy tín trong kinh doanh, trớc hết, doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao chất lợng dịch vụ phục vụ khách hàng. Tuy vậy, chất lợng dịch vụ là một nội dung rất khó đánh giá. Do đó, doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một số chỉ tiêu có tính định lợng để theo dõi ảnh hởng của dịch vụ tới khách hàng, tới số lợng khách sử dụng dịch vụ đó. Doanh nghiệp cũng có thể dựa trên ý kiến của khách hàng để làm cơ sở xây dựng chỉ tiêu và có biện pháp nâng cao chất lợng sản phẩm dịch vụ.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tránh mọi trờng hợp có thể dẫn tới tranh chấp với khách hàng. Muốn vậy, các cán bộ giao nhận phải có trách nhiệm :
+ Giải thích rõ với khách hàng các điều khoản của hợp đồng, nghĩa vụ của các bên sau khi ký hợp đồng, nhất là những khách hàng mới cha quen với dịch vụ giao
nhận hàng hóa bằng Container. Khi khách hàng đã hiểu rõ thì khó xảy ra tranh cãi, làm tổn hại uy tín đôi bên.
+ Quy định rõ về điều khoản xử lý tranh chấp làm cơ sở pháp lý cho việc giải quyết sau này, bởi lẽ luật pháp Việt Nam cha có quy định cụ thể điều chỉnh hoạt động giao nhận hàng hóa đờng biển bằng Container. Hơn nữa, trên thế giới lại có quá nhiều tập quán khác nhau cho cùng một vấn đề. Việc quy định trớc nh vậy sẽ giúp các bên tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian mỗi khi có tranh chấp xảy ra.
+ Thực hiện đúng hợp đồng, đúng tiến độ, không gây phiền nhiễu cho khách hàng... Câu nói “ Một lần bất tín, vạn lần bất tin” cho thấy tầm quan trọng của “ chữ tín”. Giữ chữ “tín” trong kinh doanh là nhiệm vụ chiến lợc của tất cả các doanh nghiệp, nhng không phải doanh nghiệp nào cũng ý thức đợc điều đó. Tạo dựng đợc uy tín với khách hàng cũng có nghĩa doanh nghiệp đã thành công một nửa trên th- ơng trờng.
2.3. Giải pháp về nghiệp vụ
2.3.1. Xây dựng chiến lợc Marketing và sử dụng công nghệ Marketing.
Marketing không chỉ đơn thuần là hoạt động quảng cáo cho doanh nghiệp. Marketing bao gồm hàng loạt các nghiệp vụ khép kín từ nghiên cứu thị trờng, hoạch định chiến lợc tiếp cận thị trờng, xây dựng chính sách giá, sản phẩm, phân phối, xúc tiến... Ngời đảm nhiệm công tác Marketing phải hết sức năng động, linh hoạt, có hiểu biết và kinh nghiệm thực sự trong lĩnh vực này.
Mỗi một doanh nghiệp cần phải tự xây dựng cho mình một chiến lợc Marketing riêng, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trên cơ sở những nghiên cứu đã đợc thực hiện. Doanh nghiệp phải chỉ cho khách hàng thấy một điều rằng, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp đặt trọng tâm là khách hàng, xuất phát từ nhu cầu của khách hàng và hớng về khách hàng.
Làm tốt công tác Marketing, doanh nghiệp không chỉ thỏa mãn đợc nhu cầu của khách hàng mà còn tạo cho khách hàng tâm lý hạnh phúc vì đợc làm “thợng đế” khi đến với doanh nghiệp.