Thiết kế và phân tích cơng việc là một cơng việc quan trọng mang tính tiên khởi. Thế nhƣng nhiều cơng ty, trong đĩ cĩ cả cơng ty Cổ phần Tƣ vấn đầu tƣ và Thiết kế xây dựng Minh Phƣơng đều dành ít sự quan tâm tới vấn đề này. Việc thực hiện phân tích tổng thể khơng cập nhật mới, hầu nhƣ khơng phân tích lại theo từng thời kì chiến lƣợc của cơng ty. Bản mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn nhân viên mà cơng ty đang sử dụng đã cũ và khơng thay đổi, các vị trí cơng việc mới chỉ phân tích dựa theo bản mẫu cũ. Phân tích chỉ dựa trên trách nhiệm, cơng việc, trình độ đảm nhận, chƣa hồn thiện.
a. Các phƣơng pháp thiết kế và thiết kế lại cơng việc của Phịng Nhân sự:
Khi cĩ yêu cầu thiết kế và thiết kế lại cơng việc, Phịng Nhân sự cơng ty cĩ thể lựa chọn để thực hiện theo một trong những phƣơng pháp sau:
Phương pháp truyển thống: Phịng Nhân sự sẽ xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc cơng việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống nhau của từng cơng việc đƣợc thực hiện ở các phịng ban khác nhau.
Mở rộng cơng việc: Phịng Nhân sự sẽ tăng thêm số lƣợng các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc cơng việc. Các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm đƣợc tăng thêm thƣờng giống hoặc tƣơng tự hoặc cĩ quan hệ gần gũi với nội dung cơng việc trƣớc đĩ, khơng địi hỏi phải học thêm các kỹ năng mới.
Luân chuyển cơng việc: Ngƣời lao động thực hiện một số cơng việc khác nhau nhƣng tƣơng tự nhau. Phƣơng pháp này cĩ tác dụng chống tính đơn điệu của cơng việc nhƣng rất hạn chế vì tính tƣơng tự nhau của các cơng việc (thƣờng đƣợc sử dụng để luân chuyển cơng việc trong cùng một phịng ban).
Làm giàu cơng việc: Phịng Nhân sự cơng ty sẽ thay đổi quan hệ giữa con ngƣời và cơng việc theo chiều dọc, tức là cộng thêm vào nội dung cơng việc các yếu tố mà trƣớc đĩ thuộc về cơng việc của cấp quản lý cao hơn. Hình thức thiết kế cơng việc
này cĩ tác dụng rất lớn trong việc tạo động lực cho ngƣời lao động và nâng cao năng suất lao động của nhân viên.
Mặc dù thiết kế cơng việc ảnh hƣởng tới hầu hết các mặt của cơng tác quản lý nguồn nhân lực, Phịng Nhân sự luơn luơn giữ một vai trị gián tiếp trong việc thiết kế và thiết kế lại các cơng việc của cơng ty nhƣ nghiên cứu phát hiện vấn đề và nhu cầu thiết kế và thiết kế lại các cơng việc tại các bộ phận; tổ chức các hoạt động đào tạo cần thiết; trợ giúp lãnh đạo trong việc kế hoạch hĩa và thực hiện chƣơng trình thiết kế lại cơng việc để đảm bảo cĩ chính sách thỏa đáng đối với những ngƣời cĩ liên quan; sửa lại và điều chỉnh lại các bản mơ tả cơng việc và bản xác định yêu cầu của cơng việc đối với ngƣời thực hiện, yêu cầu tuyển dụng và kể cả thang bảng lƣơng của cơng ty nếu cần thiết đối với cơng việc đã đƣợc thiết kế lại. Tuy nhiên việc thiết kế và thiết kế lại cơng việc chƣa nhận đƣợc sự quan tâm và đầu tƣ đúng mức của cơng ty.
b. Hoạt động phân tích cơng việc của Phịng Nhân sự:
Một trong những cơng cụ quản lý nguồn nhân lực của Phịng Nhân sự là quá trình phân tích cơng việc. Đây là quá trình thu thập các tƣ liệu và đánh giá một cách cĩ hệ thống các thơng tin quan trọng cĩ liên quan đến cơng việc cụ thể trong cơng ty nhằm làm rõ bản chất của từng cơng việc.
- Phân tích tổng thể: Phịng Nhân sự phân tích tổng thể cơ cấu cơng ty (mục 1.3) và các cơng việc cĩ trong cơng ty ứng theo từng vị trí.
- Chọn các cơng việc cần phân tích: Số lƣợng các cơng việc chính và cơng việc phụ khơng làm tăng giá trị thặng dƣ rất nhiều, mà số lƣợng nhân viên Phịng Nhân sự chỉ hạn chế, nên để tinh gọn, bộ phận nhân sự chỉ chọn lựa các cơng việc chính yếu, quan trọng để phân tích.
- Tập hợp thơng tin: Phịng Nhân sự sẽ thực hiện tổng hợp thơng tin từ các nhân viên Phịng Nhân sự, Trƣởng phịng ở các phịng ban khác, bộ phận quản lý, giám sát cơng trình bằng phƣơng pháp quan sát các nhân viên thực hiện thao tác nhƣ thế nào, làm ở đâu, bao gồm những bƣớc thực hiện chính nào, khi nào…và phỏng vấn các ngƣời quản lý để tìm hiểu nhân viên của họ thực hiện cơng việc thế nào. Tuy
nhiên việc thực hiện cịn sơ sài, chỉ chủ yếu các vị trí quan trọng trong cơng ty nhƣ Trƣởng phịng, Phĩ phịng và các phịng ban xây dựng, tƣ vấn thiết kế.
- Thiết lập bản mơ tả cơng việc: Bản mơ tả cơng việc chƣa đầy đủ, chỉ liệt kê những cơng việc cần làm, trình độ chuyên mơn, nhƣng vẫn chƣa chi tiết, cịn thiếu nhiều yếu tố nhƣ kĩ năng với trang thiết bị, phẩm chất, mơi trƣờng, mối quan hệ. Khi bản mơ tả này đƣợc dùng cho cơng tác tuyển dụng, sẽ khơng đạt đƣợc kết quả tuyển dụng mong muốn: một là khơng thu hút đƣợc ngƣời tài (họ khơng đánh giá cao về cơng ty), hai là dễ gây nhầm lẫn, ngƣời khơng đủ tiêu chuẩn vẫn dự tuyển, và thực tế trƣờng hợp thứ hai cơng ty gặp phải cũng khơng ít, gây mất thời gian, chi phí tuyển dụng.
- Thiết lập bản tiêu chuẩn nhân viên: Cơng ty chƣa đƣa ra bản tiêu chuẩn nhân viên hồn chỉnh, chỉ đƣa ra đƣợc các kỹ năng chủ yếu cần thiết của cá nhân khi thực hiện cơng việc nhƣ trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng chuyên mơn.và đƣợc thực hiện rời rạc khơng thống nhất.
2.2.3.2. Kế hoạch hĩa nguồn nhân lực
Việc kế hoạch hĩa nguồn nhân lực của Phịng Nhân sự là dựa trên mục tiêu hoạt động chung của tồn cơng ty. Hàng năm, cơng ty sẽ đƣa ra mục tiêu hoạt động và triển khai đến các bộ phận phịng ban, các phịng ban sẽ dựa theo đĩ mà xây dựng kế hoạch hoạt động cho phịng ban của mình một cách hợp lý. Từ đĩ Phịng Nhân sự lập nên kế hoạch hoạt động cho phịng ban của mình.
a. Kế hoạch hoạt động của Phịng Nhân sự năm 2013:
- Lập kế hoạch tuyển thêm nhân viên cho Phịng Nhân sự và Phịng Kinh doanh, Phịng Kĩ thuật giám sát và tuyển thêm cơng nhân lành nghề, lao động phổ thơng để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới; đào tạo thêm kỹ năng, kiến thức chuyên mơn, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên cũ, đặc biệt là kỹ sƣ, thợ lành nghề.
- Kiểm tra chính sách lƣơng bổng cho nhân viên tránh sai sĩt, cập nhật những chính sách về lao động, đảm bảo quyền lợi cho ngƣời lao động.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân trong cơng ty với tinh thần vì sự nghiệp, vì tính ổn định bền vững và vì sự phát triển của cơng ty.
b. Nhiệm vụ đề ra trong năm 2013:
Căn cứ vào năng lực hiện nay, cơng ty đã đề ra nhiệm vụ phải đạt đƣợc trong thời gian tới nhƣ sau:
- Doanh thu: 12 tỷ đồng.
- Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: 18%.
- Thu nhập bình quân đầu ngƣời của cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty là 3.000.000 đ – 5.500.000 đồng/tháng; thanh tốn lƣơng kịp thời, đúng thời hạn theo thỏa ƣớc lao động.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên cĩ tinh thần trách nhiệm, nâng cao chất lƣợng lao động và cĩ sự đổi mới về tƣ duy kỹ thuật.
- Tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ cơng nhân viên phát huy đƣợc hết khả năng và năng lực sẵn cĩ. Chú trọng tới ý thức của cán bộ cơng nhân viên nhƣ vệ sinh cơng cộng, hiệu quả làm việc, tinh thần làm việc.
- Phối hợp cơng việc giữa các phịng ban một cách linh hoạt, sử dụng hết nguồn lực của nhân cơng, tránh tình trạng dƣ thừa nhân viên. Điều chỉnh mức lƣơng sao cho phù hợp với thực tế, tránh tình trạng mất cân đối giữa mức lƣơng của cán bộ cơng nhân viên ở các phịng ban khác nhau.
c. Hoạch định nguồn nhân lực năm 2013:
Các bƣớc tiến hành hoạch định nguồn nhân lực gồm:
- Xác định nhu cầu nhân lực của cơng ty: Cơng ty xác định nhu cầu chủ yếu dựa vào kế hoạch kinh doanh của cơng ty để lên kế hoạch.
- Dự báo nhu cầu: Chia làm hai giai đoạn: dự báo nhu cầu ngắn hạn, dự báo nhu cầu dài hạn.
- Dự báo cung nhân lực: gồm cĩ cung nhân lực bên trong cơng ty và cung nhân lực bên ngồi cơng ty.
Ngồi ra, trong các trƣờng hợp dƣ thừa hoặc thiếu lao động, cơng ty cũng cĩ một số biện pháp để cân đối nhân lực nhƣ:
- Trƣờng hợp dƣ thừa lao động: + Giảm bớt giờ làm
+ Chia sẻ cơng việc
- Trƣờng hợp thiếu nguồn lao động:
+ Thơng báo tuyển dụng nhân lực trong cơng ty và các phƣơng tiện thơng tin đại chúng (trang web của cơng ty và các trang web tuyển dụng khác)
+ Thuê nhân cơng làm việc thời vụ, hoặc lao động phổ thơng.
Đối chiếu những kết quả phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực (mục 2.2.2), mục tiêu của cơng ty (mục 1.2), cùng với dự báo nhu cầu nhân lực, Phịng Nhân sự đã hoạch định nguồn nhân lực nhƣ sau:
Cơng ty đã hoạch định nguồn nhân lực theo năm 2011: cơng ty cĩ chiến lƣợc mở rộng thị phần từ chỉ tƣ vấn thiết kế cơng trình sang thêm phần thực hiện thi cơng xây dựng và xử lí mơi trƣờng (xử lí chất thải, nƣớc thải) nên đã thay đổi cơ cấu lao động thu hút thêm nguồn nhân lực mới: từ 98 nhân viên (2008) lên 261 nhân viên (2012) và lên 295 nhân viên (2013). Đĩ là một sự nỗ lực trong cơng tác hoạch định và tuyển dụng nhân lực:
Bảng 2.7 - Bảng tuyển dụng nhân sự trong năm 2012, 2013
(Đơn vị tính: người) Năm Chỉ tiêu 2012 2013 Cán bộ cơng nhân viên chính thức Cán bộ cơng nhân viên thời vụ Cán bộ cơng nhân viên chính thức Cán bộ cơng nhân viên thời vụ Cán bộ – Kỹ sƣ 8 0 9 0 Cơng nhân 35 163 25 139 Tổng 206 173
Nhận xét: Nhƣ bảng 2.7 thống kê cho thấy tổng số nhân viên thay đổi số lƣợng hơn 200% từ giữa năm 2008 cho tới năm 2012 là 206 nhân viên. Trong đĩ cĩ 43 nhân viên chính thức và cĩ 163 nhân viên thời vụ. Để thực hiện đƣợc việc thay đổi này bộ phận nhân sự đã hoạch định chiến lƣợc rất tốt, đáp ứng phù hợp và kịp lúc với sự thay đổi chuyển mình của cơng ty: do nhận thấy chiến lƣợc của cơng ty là mở rộng thêm lĩnh vực thi cơng xây dựng và xử lí mơi trƣờng nên sẽ gây áp lực lên lực lƣợng lao động hiện cĩ, cần sự bổ sung cả về chất (số nhân viên quản lý, chuyên mơn cho các lĩnh vực mới) và về lƣợng (số lƣợng cơng nhân thi cơng), bộ phận nhân sự dựa vào báo cáo thống kê dự tốn số lƣợng cơng trình tƣơng lai sẽ thực hiện gồm 6 cơng trình thi cơng xây dựng nhà máy, xƣởng sản xuất, 8 cơng trình giám sát thi cơng, 8 dự án mơi trƣờng trải dài trong năm 2012, chƣa bao gồm các cơng trình, dự án mới sẽ phát sinh, từ đĩ sẽ lập ra kế hoạch tuyển mộ thu hút nguồn nhân lực mới:
Bảng 2.8 - Bảng dự tốn và thống kê số lƣợng nhân lực sử dụng trong năm 2013
( Đơn vị tính: người) Năm 2012 2013 (dự tốn) 2013 (thực hiện ) Số nhân viên thay đổi Phịng Hành chính - Nhân sự 2 4 4 2 Phịng Tài chính – Kế tốn 3 3 2 (1) Phịng Kinh doanh 2 3 3 1 Phịng Tƣ vấn thiết kế xây dựng 31 25 29 (2) Phịng Kỹ thuật giám sát 14 6 6 (8) Phịng Tƣ vấn mơi trƣờng 0 10 11 11 Thợ lành nghề, LĐPT 70 110 119 49
Nhân viên thời vụ 89 120 121 121
Tổng số 211 281 295 84
Diễn giải: Để thực hiện mục tiêu chung của cơng ty, Phịng Nhân sự đã đề ra nhiều chính sách và kế hoạch hoạt động, trong đĩ thay đổi số lƣợng nhân sự là một điều khơng thể thiếu. Ban đầu cơng ty chuyên về tƣ vấn thiết kế, Phịng Tƣ vấn thiết kế xây dựng cĩ số lƣợng nhân viên đơng đảo, bao gồm nhiều lĩnh vực nhƣ xây dựng, mơi trƣờng, hĩa dầu, vì là một cơng ty nhỏ, nên khơng cĩ sự rạch rịi chức năng. Nếu cần giám sát, hay lập dự án mơi trƣờng sẽ tự cắt cử nhân viên, Tổng Giám đốc cơng ty là ngƣời cĩ vai trị quyết định.
Do mở rộng thị trƣờng cơng ty đã cĩ sự chuyên mơn hĩa, đội ngũ kĩ sƣ Phịng Tƣ vấn thiết kế xây dựng chủ yếu là do thuyên chuyển sang các phịng ban khác, nên số lƣợng giảm xuống. Phịng Tƣ vấn mơi trƣờng giờ đƣợc thành lập, ngồi tƣ vấn cịn cĩ thể thi cơng giám sát cơng trình. Tƣơng tự Phịng Hành chính – Nhân sự, số lƣợng nhân sự cũng tăng lên để đáp ứng nhu cầu cơng việc. Thêm vào đĩ là Phịng Kinh doanh tuyển thêm nhân sự nhằm phát triển kinh doanh và thực hiện các chƣơng trình quảng bá marketing tốt hơn.
Riêng nhân viên thời vụ, đặc thù là một cơng ty tƣ vấn, thiết kế và xây dựng, cần một lƣợng lớn lực lƣợng lao động phổ thơng, do đĩ cơng ty cĩ thể thuê đƣợc nhiều lao động, với mức chi phí rẻ. Ở một khía cạnh khác, cơng ty thƣờng dùng lực lƣợng lao động thời vụ, đây là một cách để cơng ty giảm nhẹ gánh nặng tài chính, vì khơng thể lúc nào cũng duy trì một lƣợng lao động đơng đúc, mà tính chất cơng việc khơng phải lúc nào cũng cần đến, do đĩ khi lƣợng cung lao động lớn hơn, cơng ty sẽ tận dụng cơ hội này, tuyển nhân viên thời vụ khi cần, đúng số lƣợng và đúng thời gian, đáp ứng nhu cầu cơng việc khi vào lúc cao điểm. Cơng ty chỉ cần duy trì một đội ngũ lao động lành nghề ở một mức cần thiết, đảm bảo nhu cầu hoạt động của cơng ty. Điều này giúp cơng ty tiết kiệm một khoản chi phí lớn.
Nhận xét: Do sơ đồ tổ chức cơng ty (mục 1.3) mỗi phịng ban hoạt động vừa liên kết với các phịng ban khác, vừa cĩ trách nhiệm tự quản, nên hoạt động khá độc lập, mỗi Trƣởng phịng, Phĩ phịng đƣợc trao nhiều quyền hạn, Phịng Nhân sự khơng can thiệp `sâu. Do đĩ mà nhu cầu của nguồn lực sẽ do mỗi phịng ban tự quyết định. Trƣởng phịng sẽ đánh giá nhân lực của phịng ban mình, nếu thấy
khơng đủ đảm nhiệm cơng việc, sẽ thơng báo cho Phịng Nhân sự. Phịng Nhân sự sẽ cĩ nhiệm vụ tập hợp, đánh giá nhu cầu, trình với Tổng Giám đốc. Mặt khác Phịng Nhân sự cịn cĩ vai trị đánh giá tình hình biến động nhân sự, Trƣởng phịng và Phĩ phịng Nhân sự phối hợp với ban lãnh đạo cùng tham mƣu với ban lãnh đạo quyết định tuyển dụng hay áp dụng các biện pháp khác, để đáp ứng kịp thời nhân lực khi cĩ các dự án, cơng trình. Mơ hình này hoạt động khá hiệu quả và giúp cơng ty quản lý, sắp xếp, bố trí nhân sự vào đúng từng vị trí thích hợp nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của cơng ty và giúp cơng ty phát triển rộng hơn nữa.
2.2.3.3. Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực
Để cĩ đƣợc đội ngũ nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn cao, cần phải thực hiện tốt khâu tuyển dụng. Cơng ty dùng hình thức phỏng vấn cũng nhƣ tiến hành kiểm tra chặt chẽ trình độ, năng lực lao động trƣớc khi tiến hành nhận nhân viên làm việc tại cơng ty.
Trƣớc hết, Phịng Nhân sự căn cứ vào hoạch định chính sách nhân sự đầu năm của cơng ty và theo dõi các hoạt động của cơng ty, theo dõi bản phân tích cơng việc để cĩ thể đánh giá cơng việc, phát hiện kịp thời những cơng việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng đƣợc mục tiêu của từng giai đoạn của cơng ty. Ngồi ra, Phịng Hành chính – Nhân sự cũng luơn thơng qua các phịng ban, các phiếu yêu cầu của các phịng ban về việc thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu