Các bƣớc tiến hành hoạch định nguồn nhân lực gồm:
- Xác định nhu cầu nhân lực của cơng ty: Cơng ty xác định nhu cầu chủ yếu dựa vào kế hoạch kinh doanh của cơng ty để lên kế hoạch.
- Dự báo nhu cầu: Chia làm hai giai đoạn: dự báo nhu cầu ngắn hạn, dự báo nhu cầu dài hạn.
- Dự báo cung nhân lực: gồm cĩ cung nhân lực bên trong cơng ty và cung nhân lực bên ngồi cơng ty.
Ngồi ra, trong các trƣờng hợp dƣ thừa hoặc thiếu lao động, cơng ty cũng cĩ một số biện pháp để cân đối nhân lực nhƣ:
- Trƣờng hợp dƣ thừa lao động: + Giảm bớt giờ làm
+ Chia sẻ cơng việc
- Trƣờng hợp thiếu nguồn lao động:
+ Thơng báo tuyển dụng nhân lực trong cơng ty và các phƣơng tiện thơng tin đại chúng (trang web của cơng ty và các trang web tuyển dụng khác)
+ Thuê nhân cơng làm việc thời vụ, hoặc lao động phổ thơng.
Đối chiếu những kết quả phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực (mục 2.2.2), mục tiêu của cơng ty (mục 1.2), cùng với dự báo nhu cầu nhân lực, Phịng Nhân sự đã hoạch định nguồn nhân lực nhƣ sau:
Cơng ty đã hoạch định nguồn nhân lực theo năm 2011: cơng ty cĩ chiến lƣợc mở rộng thị phần từ chỉ tƣ vấn thiết kế cơng trình sang thêm phần thực hiện thi cơng xây dựng và xử lí mơi trƣờng (xử lí chất thải, nƣớc thải) nên đã thay đổi cơ cấu lao động thu hút thêm nguồn nhân lực mới: từ 98 nhân viên (2008) lên 261 nhân viên (2012) và lên 295 nhân viên (2013). Đĩ là một sự nỗ lực trong cơng tác hoạch định và tuyển dụng nhân lực:
Bảng 2.7 - Bảng tuyển dụng nhân sự trong năm 2012, 2013
(Đơn vị tính: người) Năm Chỉ tiêu 2012 2013 Cán bộ cơng nhân viên chính thức Cán bộ cơng nhân viên thời vụ Cán bộ cơng nhân viên chính thức Cán bộ cơng nhân viên thời vụ Cán bộ – Kỹ sƣ 8 0 9 0 Cơng nhân 35 163 25 139 Tổng 206 173
Nhận xét: Nhƣ bảng 2.7 thống kê cho thấy tổng số nhân viên thay đổi số lƣợng hơn 200% từ giữa năm 2008 cho tới năm 2012 là 206 nhân viên. Trong đĩ cĩ 43 nhân viên chính thức và cĩ 163 nhân viên thời vụ. Để thực hiện đƣợc việc thay đổi này bộ phận nhân sự đã hoạch định chiến lƣợc rất tốt, đáp ứng phù hợp và kịp lúc với sự thay đổi chuyển mình của cơng ty: do nhận thấy chiến lƣợc của cơng ty là mở rộng thêm lĩnh vực thi cơng xây dựng và xử lí mơi trƣờng nên sẽ gây áp lực lên lực lƣợng lao động hiện cĩ, cần sự bổ sung cả về chất (số nhân viên quản lý, chuyên mơn cho các lĩnh vực mới) và về lƣợng (số lƣợng cơng nhân thi cơng), bộ phận nhân sự dựa vào báo cáo thống kê dự tốn số lƣợng cơng trình tƣơng lai sẽ thực hiện gồm 6 cơng trình thi cơng xây dựng nhà máy, xƣởng sản xuất, 8 cơng trình giám sát thi cơng, 8 dự án mơi trƣờng trải dài trong năm 2012, chƣa bao gồm các cơng trình, dự án mới sẽ phát sinh, từ đĩ sẽ lập ra kế hoạch tuyển mộ thu hút nguồn nhân lực mới:
Bảng 2.8 - Bảng dự tốn và thống kê số lƣợng nhân lực sử dụng trong năm 2013
( Đơn vị tính: người) Năm 2012 2013 (dự tốn) 2013 (thực hiện ) Số nhân viên thay đổi Phịng Hành chính - Nhân sự 2 4 4 2 Phịng Tài chính – Kế tốn 3 3 2 (1) Phịng Kinh doanh 2 3 3 1 Phịng Tƣ vấn thiết kế xây dựng 31 25 29 (2) Phịng Kỹ thuật giám sát 14 6 6 (8) Phịng Tƣ vấn mơi trƣờng 0 10 11 11 Thợ lành nghề, LĐPT 70 110 119 49
Nhân viên thời vụ 89 120 121 121
Tổng số 211 281 295 84
Diễn giải: Để thực hiện mục tiêu chung của cơng ty, Phịng Nhân sự đã đề ra nhiều chính sách và kế hoạch hoạt động, trong đĩ thay đổi số lƣợng nhân sự là một điều khơng thể thiếu. Ban đầu cơng ty chuyên về tƣ vấn thiết kế, Phịng Tƣ vấn thiết kế xây dựng cĩ số lƣợng nhân viên đơng đảo, bao gồm nhiều lĩnh vực nhƣ xây dựng, mơi trƣờng, hĩa dầu, vì là một cơng ty nhỏ, nên khơng cĩ sự rạch rịi chức năng. Nếu cần giám sát, hay lập dự án mơi trƣờng sẽ tự cắt cử nhân viên, Tổng Giám đốc cơng ty là ngƣời cĩ vai trị quyết định.
Do mở rộng thị trƣờng cơng ty đã cĩ sự chuyên mơn hĩa, đội ngũ kĩ sƣ Phịng Tƣ vấn thiết kế xây dựng chủ yếu là do thuyên chuyển sang các phịng ban khác, nên số lƣợng giảm xuống. Phịng Tƣ vấn mơi trƣờng giờ đƣợc thành lập, ngồi tƣ vấn cịn cĩ thể thi cơng giám sát cơng trình. Tƣơng tự Phịng Hành chính – Nhân sự, số lƣợng nhân sự cũng tăng lên để đáp ứng nhu cầu cơng việc. Thêm vào đĩ là Phịng Kinh doanh tuyển thêm nhân sự nhằm phát triển kinh doanh và thực hiện các chƣơng trình quảng bá marketing tốt hơn.
Riêng nhân viên thời vụ, đặc thù là một cơng ty tƣ vấn, thiết kế và xây dựng, cần một lƣợng lớn lực lƣợng lao động phổ thơng, do đĩ cơng ty cĩ thể thuê đƣợc nhiều lao động, với mức chi phí rẻ. Ở một khía cạnh khác, cơng ty thƣờng dùng lực lƣợng lao động thời vụ, đây là một cách để cơng ty giảm nhẹ gánh nặng tài chính, vì khơng thể lúc nào cũng duy trì một lƣợng lao động đơng đúc, mà tính chất cơng việc khơng phải lúc nào cũng cần đến, do đĩ khi lƣợng cung lao động lớn hơn, cơng ty sẽ tận dụng cơ hội này, tuyển nhân viên thời vụ khi cần, đúng số lƣợng và đúng thời gian, đáp ứng nhu cầu cơng việc khi vào lúc cao điểm. Cơng ty chỉ cần duy trì một đội ngũ lao động lành nghề ở một mức cần thiết, đảm bảo nhu cầu hoạt động của cơng ty. Điều này giúp cơng ty tiết kiệm một khoản chi phí lớn.
Nhận xét: Do sơ đồ tổ chức cơng ty (mục 1.3) mỗi phịng ban hoạt động vừa liên kết với các phịng ban khác, vừa cĩ trách nhiệm tự quản, nên hoạt động khá độc lập, mỗi Trƣởng phịng, Phĩ phịng đƣợc trao nhiều quyền hạn, Phịng Nhân sự khơng can thiệp `sâu. Do đĩ mà nhu cầu của nguồn lực sẽ do mỗi phịng ban tự quyết định. Trƣởng phịng sẽ đánh giá nhân lực của phịng ban mình, nếu thấy
khơng đủ đảm nhiệm cơng việc, sẽ thơng báo cho Phịng Nhân sự. Phịng Nhân sự sẽ cĩ nhiệm vụ tập hợp, đánh giá nhu cầu, trình với Tổng Giám đốc. Mặt khác Phịng Nhân sự cịn cĩ vai trị đánh giá tình hình biến động nhân sự, Trƣởng phịng và Phĩ phịng Nhân sự phối hợp với ban lãnh đạo cùng tham mƣu với ban lãnh đạo quyết định tuyển dụng hay áp dụng các biện pháp khác, để đáp ứng kịp thời nhân lực khi cĩ các dự án, cơng trình. Mơ hình này hoạt động khá hiệu quả và giúp cơng ty quản lý, sắp xếp, bố trí nhân sự vào đúng từng vị trí thích hợp nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của cơng ty và giúp cơng ty phát triển rộng hơn nữa.
2.2.3.3. Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực
Để cĩ đƣợc đội ngũ nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn cao, cần phải thực hiện tốt khâu tuyển dụng. Cơng ty dùng hình thức phỏng vấn cũng nhƣ tiến hành kiểm tra chặt chẽ trình độ, năng lực lao động trƣớc khi tiến hành nhận nhân viên làm việc tại cơng ty.
Trƣớc hết, Phịng Nhân sự căn cứ vào hoạch định chính sách nhân sự đầu năm của cơng ty và theo dõi các hoạt động của cơng ty, theo dõi bản phân tích cơng việc để cĩ thể đánh giá cơng việc, phát hiện kịp thời những cơng việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng đƣợc mục tiêu của từng giai đoạn của cơng ty. Ngồi ra, Phịng Hành chính – Nhân sự cũng luơn thơng qua các phịng ban, các phiếu yêu cầu của các phịng ban về việc thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các phịng ban đĩ để ra chính sách tuyển dụng, điều động nhân sự.
Từ việc phân tích cơng việc và theo đề xuất của Trƣởng các phịng ban, Phịng Hành chính – Nhân sự xem xét để đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ, vĩc dáng, độ tuổi … của ứng viên cần tuyển dụng; chuẩn bị các nội dung thơng báo tuyển dụng. Tuỳ từng yêu cầu của cơng việc, sự cấp bách của cơng việc, vị trí của cơng việc … mà Phịng Hành chính – Nhân sự lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tuyển dụng thích hợp nhất.
Một cơng việc cũng hết sức quan trọng khác đƣợc Phịng Hành chính – Nhân sự tiến hành trong bƣớc này đĩ là xác định nguồn tuyển dụng cho cơng ty.
Hình 2.1 – Sơ đồ tĩm tắt hoạt động thu hút và tuyển dụng của Cơng ty Minh Phƣơng
Quyết định tuyển dụng Lực lƣợng lao động bên ngồi Nguồn nội bộ bên trong Thiết kế và phân tích cơng việc Hoạch định nguồn nhân lực Bƣớc 5: Kí kết hơp đồng lao động Bƣớc 4: Thử việc Bƣớc 3: Phỏng vấn Bƣớc 2: Thu nhận, sàng lọc hồ sơ Bƣớc 1: Thơng báo tuyển dụng Tuyển chọn Các giải pháp khác (Luân chuyển nhân sự, thuê ngồi hoặc giảm giờ lao động,…)
Tuyển mộ
Quy trình tuyển dụng:
a. Bƣớc 1: Xác định nguồn tuyển mộ bên trong hay bên ngồi
Phịng Hành chính - Nhân sự sẽ thơng báo xuống các phịng ban, từng bộ phân sẽ xem xét ai cĩ khả năng đảm nhiệm đƣợc cơng việc thì thơng báo lại cho Phịng Hành chính – Nhân sự, những ngƣời này sẽ đƣợc xem xét và ghi vào danh sách ứng viên của cơng ty. Bộ phận tuyển dụng sẽ xem xét kết quả cơng tác của các ứng viên. Nếu chƣa tuyển đủ thì mới tuyển bên ngồi. Theo em nhận thấy cơng ty ƣu tiên nguồn nội bộ vì cơng ty xây dựng văn hĩa cơng ty theo dạng gia đình, nên những thành viên trong cơng ty là những ngƣời thân, ngƣời quen sẽ dễ dàng tiếp thu văn hĩa cơng ty và phát huy tinh thần tập thể mạnh mẽ hơn và làm cho nhân viên mình luơn thấy đƣợc xem trọng hơn.
Bảng 2.9 - Kết quả tuyển dụng lao động của Cơng ty thơng qua nguồn tuyển dụng năm 2012 và năm 2013
(Đơn vị tính: người).
Nguồn tuyển dụng Năm 2012 Năm 2013
Nội bộ 18 20
Bên ngồi 188 153
Tổng số 206 173
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự Cơng ty CP TVĐT và TKXD Minh Phƣơng)
Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy một số lao động đƣợc tuyển dụng từ nguồn nội bộ đây chủ yếu là các cán bộ giữ vị trí quản lý đƣợc thăng chức hoặc thuyên chuyển. Trong thời gian qua, nguồn tuyển dụng bên ngồi của cơng ty cũng khá cao. Đây chủ yếu là lực lƣợng cơng nhân viên thời vụ. Lực lƣợng lao động này luơn thay đổi cùng với nhu cầu lao động của cơng ty.
b. Bƣớc 2: Thơng báo tuyển dụng
Cơng ty thƣờng sử dụng các loại thơng báo chủ yếu là thơng báo trên bản tin tại cơng ty đối với nội bộ và thơng báo ra bên ngồi, thƣờng là thơng báo trên Internet nhƣ Vietnamworks.com, 24h.com, intership… và đăng trực tiếp thơng báo tuyển dụng trên website của cơng ty. Nội dung của thơng báo tuyển dụng của cơng ty
thƣờng bao gồm các nội dung: tên cơng ty, vị trí cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên mơn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, cơng việc, các hồ sơ cần thiết. Trong bản thơng báo cịn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ.
c. Bƣớc 3: Tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ
- Hình thức cơng ty tiếp nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên là gửi mail và nộp hồ sơ trực tiếp tại địa chỉ trụ sở của cơng ty.
- Hồ sơn xin việc đƣợc phân loại theo từng đối tƣợng lao động cụ thể nhƣ sau: + Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy).
+ Hồ sơ ứng tuyển theo mẫu riêng của cơng ty .
+ Bản sao cơng chứng Sơ yếu lí lịch, giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân. + Bản sao cơng chứng các văn bằng chứng chỉ chuyên mơn, ngoại ngữ, tin học. + Giấy khám sức khoẻ (từ cấp huyện trở lên) cĩ thời hạn khơng quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
+ Hồ sơ liên quan đến các đơn vị đã làm việc trong thời gian trƣớc đây (nếu cĩ). - Tất cả các hồ sơ xin việc gửi đến cơng ty đều đƣợc phân loại chi tiết và tiến hành sàng lọc hồ sơ phù hợp yêu cầu.
Bảng 2.10 - Kết quả tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ dự tuyển năm 2012, 2013
(Đơn vị tính: người)
Nguồn tuyển dụng Năm 2012 Năm 2013
Số lƣợng cần tuyển 206 234
Số lƣợng hồ sơ đủ tiêu chuẩn dự tuyển 279 263
Tỷ lệ 1,35 1,52
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự Cơng ty CP TVĐT và TKXD Minh Phƣơng)
Nhận xét: Tỷ lệ số hồ sơ ứng tuyển đủ tiêu chuẩn vào cơng ty cũng khá cao. Điều này giúp cơng ty luơn đảm bảo đƣợc số lƣợng nhân viên. Thêm vào đĩ là tỉ lệ tăng theo hằng năm chứng tỏ cơng ty thực sự ngày càng dành đƣợc vị thế trên thị trƣờng và đƣợc nhiều ngƣời biết đến, nhƣng thực tế tuyển dụng ở cơng ty chủ yếu là cơng nhân, chỉ một ít là kĩ sƣ, nên hồ sơ đạt yêu cầu nhiều là một điều bình thƣờng.
Do đĩ khơng thể khẳng định cơng tác tuyển dụng là tốt đƣợc vì tồn tại nhiếu thiếu sĩt nhƣ các tiêu chí đánh giá ứng viên chƣa chi tiết, vì nĩ đƣợc lấy ra từ chi tiết trong mơ tả cơng việc, nhƣng bản thân mơ tả cơng việc cũng khơng hồn thiện, sơ sài, chủ yếu là nêu các chức năng nhiệm vụ chính của từng cơng việc và trình độ yêu cầu.
Sau khi đã nhận hồ sơ Phịng Hành chính - Nhân sự tiến hành lựa chọn hồ sơ xin việc. Đây là bƣớc rất quan trọng để cĩ thể xem xét hồ sơ cĩ phù hợp với cơng việc hay khơng và loại bớt.
d. Bƣớc 4: Phỏng vấn ứng cử viên
Nội dung phỏng vấn tuyển chọn bao gồm:
- Phỏng vấn sơ bộ: Đƣợc thực hiện bởi Phịng Hành chính – Nhân sự. Phần này khơng dành cho tuyển dụng các cơng nhân thời vụ. Lần này khá đơn giản cĩ thể làm bài qua mail hoặc trao đổi qua điện thoại, hoặc phỏng vấn ngắn 5-10 phút.
- Kiểm tra chuyên mơn: Hội đồng phỏng vấn là các Phịng ban chuyên mơn sẽ tổ chức thi tuyển đối với các ứng viên để kiểm tra sự phù hợp với yêu cầu về chuyên mơn trƣớc khi bố trí phỏng vấn chính thức. Phịng Hành chính – Nhân sự cĩ trách nhiệm trợ giúp sắp xếp cuộc thi.
- Phỏng vấn trực tiếp: Đƣợc thực hiện bởi Hội đồng phỏng vấn của cơng ty nhằm tìm ra đƣợc ứng viên thích hợp nhất cho vị trí tuyển dụng.
- Phỏng vấn bởi Lãnh đạo Cơng ty: Chỉ dành cho các vị trí quản lý cấp cao nhƣ các thành viên trong ban Tổng Giám đốc, việc tuyển dụng phải đƣợc Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị thơng qua trƣớc khi quyết định chính thức.
e. Bƣớc 5: Thử việc
Các ứng cử viên đã đƣợc tiếp nhận vào làm việc tại cơng ty sẽ đƣợc tổ chức thử việc, thời gian thử việc thƣờng là 2 tháng.
- Phịng Hành chính – Nhân sự soạn thảo Hợp đồng lao động thử việc đối với nhân viên mới trên cơ sở thỏa thuận của hai bên, kí kết giữa nhân viên mới và Tổng Giám đốc, sau đĩ phân cơng nhiệm vụ quyền hạn và hƣớng dẫn cơng việc cho nhân viên mới.
- Kết thúc thời gian thử việc, nhân viên mới viết báo cáo thu hoạch.
- Trƣởng bộ phận quản lý trực tiếp nhận xét và đánh giá nhân viên mới. Cĩ thể kết thúc hợp đồng nếu khơng phù hợp hoặc kí kết nếu phù hợp.
Trong giai đoạn này cơng ty sẽ tổ chức kiểm tra thƣờng xuyên và tiến hành cho ngƣời cĩ trách nhiệm hƣớng dẫn kèm cặp nhân viên mới trong quá trình thử việc.
f. Bƣớc 6: Kí kết hợp đồng lao động
Là khâu cuối cùng trong quá trình tuyển dụng. Quá trình kí kết đƣợc tiến hành bởi Tổng Giám đốc của cơng ty.
Bảng 2.11 - Tỷ lệ hồn thành kế hoạch tuyển dụng của Cơng ty năm 2012, 2013