chứng từ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam
Với chức năng là ngân hàng phục vụ cho nhà xuất khẩu, NHTM Việt Nam đóng các vai trò sau: thông báo L/C; tiếp nhận, kiểm tra và gửi chứng từ đòi tiền; xác nhận L/C; chiết khấu chứng từ.
2.1. Thông báo L/C, xác nhận L/C
Khi nhận được L/C hay tu chỉnh L/C từ ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải kiểm tra mã khóa, mẫu điện thích hợp MT700, 701, 705, 710, 720, 707 (nếu bằng SWIFT) và mẫu chữ ký (nếu bằng thư).
- Mã khóa, mẫu điện hay chữ ký là đúng thì thanh toán viên lập thông báo theo mẫu quy định gửi cho khách hàng. Đối với các L/C bằng điện thì phải xóa mã khóa trên điện đó. Những điện mở L/C hay tu chỉnh L/C từ ngân hàng đại lý gửi đến có xác nhận đúng mã và mẫu điện được coi là văn bản hiệu lực.
- Mã khóa hay mẫu chữ ký không đúng hay có nghi vấn thì thanh toán viên phải liên lạc ngay với ngân hàng mở L/C để xác nhận lại. Nếu nhà xuất khẩu có yêu cầu thông tin thì giao cho họ bản sao không có xác nhận chứng thực tính chân thật và ngân hàng không chịu trách nhiệm về việc cung cấp thông tin đó.
- Trường hợp ngân hàng từ chối thông báo L/C thì phải thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
- Trường hợp ngân hàng mở L/C yêu cầu xác nhận L/C thì tùy từng trường hợp cụ thể mà ngân hàng thông báo xem xét và quyết định có xác nhận hay không xác nhận, yêu cầu ngân hàng mở L/C ký quỹ hay không ký quỹ. Nếu đồng ý xác nhận thì trên thông báo L/C đến người thụ hưởng phải ghi “chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi”. Nếu không đồng ý xác nhận thì phải thông báo cho ngân hàng mở biết và trên thông báo L/C cho người thụ hưởng ghi rõ “chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo sự xác nhận của chúng tôi”. Điều kiện để các NHTM Việt Nam xác nhận thường là: uy tín của ngân hàng mở thông qua lượng giao dịch, độ tin cậy trong thanh toán, ngân hàng mở L/C có quan hệ đại lý, tình hình kinh tế chính trị của nước nhập khẩu.
- Khi thông báo L/C hay tu chỉnh L/C thì thanh toán viên lập phiếu thu phí thông báo theo biểu phí hiện hành của từng ngân hàng.
- Thông báo được lập thành 2 bản: bản gốc giao cho người thụ hưởng, bản sao lưu tại hồ sơ lưu của ngân hàng.
2.2. Tiếp nhận, kiểm tra và gửi chứng từ đòi tiền
Khi nhận được thư yêu cầu thanh toán và chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình kèm bản gốc L/C và các tu chỉnh liên quan (nếu có) cùng với thư thông báo L/C, tu chỉnh L/C có xác nhận mã/chữ ký đúng, thanh toán viên phải kiểm tra số lượng từng loại chứng từ, số liệu trên thư yêu cầu thanh toán và ghi rõ ngày giờ nhận chứng từ.
Việc kiểm tra chứng từ phải tiến hành nhanh chóng, kịp thời ngay sau khi nhận chứng từ. Thanh toán viên phải ký xác nhận vào mặt sau L/C trị giá bộ chứng từ xuất trình và rút số dư trên L/C gốc, kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản trong L/C và tu chỉnh liên quan, kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau. Sau khi kiểm tra, nếu chứng từ có sai sót thì thông báo nhà xuất khẩu để sửa chữa cho phù hợp. Khi chứng từ phù hợp thì làm thủ tục gửi chứng từ đi và đòi tiền theo quy định của L/C.
Trường hợp chứng từ không phù hợp với L/C:
- Trên phiếu gửi chứng từ cho ngân hàng mở, nêu rõ các điểm bất hợp lệ và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận.
- Gửi nguyên trạng bộ chứng từ mà không nêu bất hợp lệ trên phiếu gửi. - Gửi chứng từ trên cơ sở nhờ thu nhưng tuân thủ theo UCP 500.
Nếu quá 7 ngày làm việc kể từ ngày ngân hàng mở nhận chứng từ mà vẫn không nhận được báo có hay thông tin từ ngân hàng mở thì thanh toán viên phải điện nhắc.
Trường hợp ngân hàng mở L/C thông báo bất hợp lệ và từ chối thanh toán thì ngân hàng phải thông báo ngay cho nhà xuất khẩu đồng thời xem xét lại lý do từ chối. Nếu lý do từ chối không hợp lý thì phải điện phản đối và yêu cầu ngân hàng mở thanh toán.
Khi nhận được báo có từ nước ngoài thì phải chuyển tiền vào tài khoản của nhà xuất khẩu sau khi trừ các khoản phí thanh toán theo quy định.
2.3. Chiết khấu chứng từ
2.3.1.Chiết khấu miễn truy đòi:
Ngân hàng sẽ mua đứt bộ chứng từ và chịu mọi rủi ro khi nước ngoài không trả tiền. Điều kiện để các NHTM Việt Nam thực hiện chiết khấu miễn truy đòi:
- L/C trả tiền ngay. Tuy nhiên, hiện nay do cạnh tranh với các ngân hàng nước ngoài nên một số NHTM lớn của Việt Nam như Vietcombank đã thực hiện chiết khấu miễn truy đòi đối với cả chứng từ của L/C trả chậm với điều kiện Vietcombank đã nhận được chấp nhận thanh toán từ ngân hàng mở.
- L/C quy định B/L lập theo lệnh ngân hàng mở và toàn bộ bản gốc B/L phải xuất trình qua ngân hàng.
- Chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/C
- Ngân hàng mở L/C phải là ngân hàng có uy tín trên thị trường quốc tế, thường xuyên giao dịch và thanh toán tốt.
- Nhà nhập khẩu và ngân hàng của nhà nhập khẩu thuộc thị trường truyền thống, tình hình thanh toán tốt.
- Nhà xuất khẩu là khách hàng quen thuộc.
- Đáp ứng một số thông tin khác liên quan đến mặt hàng xuất khẩu như giá cả hàng hóa vào thời điểm chiết khấu.
- Tỷ lệ chiết khấu được quy định cụ thể từng trường hợp.
2.3.2. Chiết khấu truy đòi
Đây là hình thức chiết khấu mà các NHTM Việt Nam thực hiện nhiều vì ngân hàng thực hiện chiết khấu được truy đòi nhà xuất khẩu nếu nước ngoài từ chối trả tiền.
Điều kiện để thực hiện chiết khấu có truy đòi: - Ngân hàng mở L/C là ngân hàng có uy tín.
- Nhà nhập khẩu và ngân hàng của nhà nhập khẩu thuộc thị trường truyền thống.
- Nhà xuất khẩu là khách hàng có uy tín, có quan hệ thanh toán tốt, mở tài khoản và thường xuyên giao dịch tại ngân hàng. Trong xu thế cạnh tranh hiện nay, thì các ngân hàng thoáng hơn trong điều kiện này. Đối với Vietcombank, những khách hàng mới cũng có thể được duyệt chiết khấu nếu chứng từ phù hợp hoàn toàn với L/C.
- Chứng từ phù hợp với L/C. Nếu là nhà xuất khẩu là khách hàng quen thuộc, có uy tín thì ngân hàng có thể ưu đãi chiết khấu dù chứng từ không phù hợp.
- Nhà xuất khẩu cam kết hoàn trả số tiền chiết khấu cho ngân hàng trong trường hợp ngân hàng mở từ chối thanh toán.