1. Những giải pháp đối với bản thân các ngân hàng
1.4. Đổi mới công nghệ và hoàn thiện quy trình nghiệp vụ
Trong bối cảnh cạnh tranh và hội nhập thị trường tài chính và công nghiệp, dịch vụ tài chính – ngân hàng ngày càng phát triển mạnh mẽ đòi hỏi các NHTM Việt Nam phải có những cải cách mạnh mẽ về hệ thống thông tin và kỹ thuật công nghệ để phục vụ tốt nhất cho dịch vụ thanh toán xuất khẩu.
Phát triển công nghệ không những giải phóng sức lao động của con người mà còn làm cho công việc tiến hành nhanh hơn, chính xác và an toàn hơn. Các NHTM Việt Nam cần tăng cường phát triển kỹ thuật công nghệ theo hướng sau:
Bước đầu là hoàn chỉnh và nâng cao mạng SWIFT là hệ thống truyền tin chủ yếu trong hoạt động thanh toán quốc tế để đảm bảo cho L/C, điện chuyển tiền được truyền đi nhanh chóng, chính xác.
Sau đó, dần dần hiện đại hóa hạ tầng công nghệ thông tin theo hướng xử lý giao dịch tập trung của nhiều nước, chi nhánh về một trung tâm. Giải pháp này có ưu điểm:
- Tạo ra một trung tâm xử lý tuyệt hảo
- Khả năng đáp ứng yêu cầu xử lý nghiệp vụ ngày càng tăng - Giảm thiểu chi phí xử lý
- Tạo ra quy trình cũng như cách xử lý các nghiệp vụ đồng nhất cho tất cả các chi nhánh
Hiện nay, đây là cách làm của các ngân hàng lớn trên thế giới như Citibank có trung tâm xử lý tài chính thương mại (Trade Finance) ở Penang (Malaysia), Bank of New York có trung tâm xử lý ở Thượng Hải (Trung Quốc). Vì đa phần phải xử lý chứng từ trên máy nên cần phải đầu tư trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu công việc:
- Máy vi tính tốc độ cao, màn hình lớn để nhân viên dễ xử lý nghiệp vụ - Máy in tốc độ cao và chuyên nghiệp được trang bị để đáp ứng yêu cầu in ấn cho trung tâm.
- Máy scan và công nghệ hình ảnh được đầu tư tốt và tốn kém do tất cả các chứng từ gốc được lưu giữ tại các chi nhánh và tại các quầy giao dịch tiếp khách còn các nhân viên tại trung tâm xử lý chỉ xử lý công việc trên máy sau khi chứng từ đã được các chi nhánh scan về trung tâm.
- Máy fax, máy in phải có thùng bao bọc nhằm tránh thất lạc các chứng từ cần xử lý.
- Các giấy tờ cần hủy được tập trung vào thùng có khoá và người có trách nhiệm sẽ hủy các chứng từ này nhằm đảm bảo bí mật thông tin cho khách hàng.
Về quy trình nghiệp vụ và bộ máy làm việc thì cần hoàn thiện hơn theo hướng phát triển những bộ phận riêng biệt hỗ trợ cho dịch vụ thanh toán xuất khẩu như quan hệ đại lý, quan hệ khách hàng và tăng cường bộ phận kiểm tra giám sát hoạt động thanh toán quốc tế để hạn chế được rủi ro, bộ phận pháp lý. Những bộ phận này phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau.
Cụ thể là bộ phận quan hệ đại lý cần cung cấp đầy đủ thông tin về ngân hàng mở L/C, tình hình kinh tế chính trị của quốc gia nhập khẩu cho bộ phận thanh toán xuất khẩu. Bộ này cũng cần cập nhập đầy đủ thông tin về những quốc gia bị cấm vận, những tổ chức có liên quan đến khủng bố, rửa tiền.
Bộ phận quan hệ khách hàng sẽ tìm kiếm khách hàng xuất khẩu và thẩm định tình hình tài chính của khách hàng để hỗ trợ bộ phận thanh toán xuất khẩu giảm thiểu rủi ro trong quy trình chiết khấu.
Bộ phận kiểm tra sẽ thường xuyên giám sát các hoạt động để nhanh chóng phát hiện các sai phạm để kịp thời xử lý, tránh được những tổn thất lớn có thể xảy ra.
Bộ phận pháp lý sẽ bao gồm những người không những nắm rõ UCP, ISBP, nghiệp vụ vận tải, bảo hiểm mà còn phải am hiểu về luật quốc gia cũng như quốc tế để có thể hỗ trợ tốt cho bộ phận thanh toán xuất khẩu khi có tranh chấp với nước ngoài.
Cần kiểm tra chặt chẽ quy trình chiết khấu chứng từ và quy trình xác nhận L/C.
Đối với quy trình chiết khấu thì cần kiểm tra thật kỹ chứng từ để tránh trường hợp bất hợp lệ. Ngoài ra cũng lưu ý về sự giả mạo chứng từ vận tải bằng
- Giao hàng bằng container thì B/L phải thể hiện số container, số container trên B/L: số container phải có 11 ký tự trong đó 4 ký tự đầu là chữ và 7 ký tự sau là số, lưu ý là ký tự thứ 4 luôn luôn là chữ U.
- Số lượng hàng hóa trên B/L so với sức chứa của container: container 20 feet chỉ chứa được hàng hóa có trọng lượng khoảng 25 tấn, container 40 feet chứa khoảng 30 tấn.
- B/L do người giao nhận phát hành ở phần tiêu đề in sẵn luôn có đầy đủ địa chỉ, số điện thoại liên lạc của người giao nhận.
Ngoài ra, ngân hàng chiết khấu cũng nên kiểm tra thật kỹ những bộ chứng từ theo L/C cho phép tự do chiết khấu ở bất cứ ngân hàng nào. Đối với những bộ chứng từ cùng L/C xuất trình trước đó ở một ngân hàng khác thì phải yêu cầu nhà xuất khẩu nộp bản lưu hóa đơn và B/L để theo dõi số lượng đã xuất tránh trường hợp vượt số lượng hàng hóa hay vượt tiền L/C.
Đối với quy trình xác nhận L/C: cần liên lạc với các đại lý ở nước nhập khẩu để tìm hiểu về ngân hàng mở và nhà nhập khẩu. Một số dấu hiệu đáng nghi về nhà nhập khẩu: mới thành lập vài tháng trước khi L/C được mở, có quá ít nhân viên và tài sản có giá trị, địa chỉ công ty là địa chỉ nhà riêng của cá nhân.
Khi giao dịch với ngân hàng mở L/C ở một quốc gia nằm trong trong danh sách cấm vận của Mỹ thì các ngân hàng thương mại Việt Nam nên có những chỉ thị yêu cầu chuyển tiền thích hợp như không chuyển qua các ngân hàng của Mỹ để tránh trường hợp khoản tiền thanh toán bị phong tỏa.
Bên cạnh đó, cần liên hệ với tổ chức CCS (Commercial Crime Services) của ICC để biết thêm về các thông tin về tội phạm, lừa đảo. Ngoài ra, cần lưu ý các dấu hiệu cho thấy sự giả mạo, lừa đảo: L/C không có phần mô tả hàng hóa,