1. Những giải pháp đối với bản thân các ngân hàng
1.2. Mở rộng quan hệ khách hàng, hướng dẫn, tư vấn và hỗ trợ nghiệp vụ
Nhà xuất khẩu là đối tượng phục vụ của NHTM trong dịch vụ thanh toán xuất khẩu. Rủi ro của nhà xuất khẩu cũng ảnh hưởng đến ngân hàng. Do đó, ngân hàng phải có chính sách khách hàng hợp lý để thu hút khách hàng đồng thời hỗ trợ họ về nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
Chính sách khách hàng hợp lý bao gồm:
- Thành lập bộ phận quan hệ khách hàng để chủ động tìm kiếm khách hàng, hiểu rõ nhu cầu của khách hàng cũng như uy tín và tình hình tài chính của khách hàng.
- Phân loại khách hàng để có chính sách hợp lý cho từng khách hàng, ưu tiên đối với khách hàng truyền thống, có doanh số xuất khẩu lớn như giảm chi phí, hạ thấp lãi suất chiết khấu, ưu đãi về mua bán ngoại tệ; hỗ trợ khách hàng mới trong việc chiết khấu.
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin về ngân hàng mở, tình hình kinh tế chính trị và môi trường pháp lý của nước nhập khẩu.
- Tổ chức các hội thảo chuyên đề, giải đáp cặn kẽ thắc mắc của các doanh nghiệp.
- Tư vấn về nghiệp vụ cho các doanh nghiệp như: tư vấn trong việc ký kết các hợp đồng ngoại thương, tư vấn trong việc lựa chọn các phương thức thanh toán, tư vấn trong việc lựa chọn các hãng vận tải, bảo hiểm, tư vấn trong việc lựa chọn thị trường, tư vấn về luật pháp liên quan đến lĩnh vực XNK. Các NHTM Việt Nam cần phải quan tâm theo chiều rộng lẫn chiều sâu các hoạt động tư vấn của mình, nhằm tạo lợi thế trong cạnh tranh với các NH nước ngoài.
Các NHTM nên lưu ý các doanh nghiệp xuất khẩu phải thận trọng ngay từ khâu lựa chọn đối tác đặc biệt là phải nắm được uy tín cũng như tình hình tài chính của người mua, kiểm tra kỹ L/C và thông báo ngay các điều khoản bất lợi, mâu thuẫn cho doanh nghiệp xuất khẩu để họ có thể sửa đổi L/C kịp thời.
Ví dụ như trường hợp L/C hàng thủy sản xuất đi Bắc Mỹ và châu Aâu [ xem phụ lục 2], nhằm hạn chế rủi ro mà vẫn đảm bảo thỏa mãn được yêu cầu của nhà nhập khẩu ngân hàng nên tư vấn cho các doanh nghiệp xuất khẩu theo giải pháp sau để họ thương lượng với đối tác mở L/C bổ sung điều kiện: Ngay sau khi
Đối với những L/C mở từ các nước có tình hình chính trị không ổn định hay nhà nhập khẩu và ngân hàng mở L/C không đáng tin tưởng thì ngân hàng nên tư vấn cho nhà xuất khẩu yêu cầu L/C được xác nhận bởi một ngân hàng có uy tín, khi đó sẽ có cam kết thanh toán từ ngân hàng xác nhận trong trường hợp chứng từ phù hợp nhưng ngân hàng mở không thanh toán.
Lưu ý nhà xuất khẩu hạn chế chấp nhận những L/C có điều khoản, điều kiện như: yêu cầu gửi 1/3 B/L trực tiếp cho nhà nhập khẩu, yêu cầu chứng từ do nhà nhập khẩu phát hành, những yêu cầu mà khó có thể thực hiện được.
- Để tránh mất nhiều thời gian đi lại lập chứng từ cũng như để bảo đảm an toàn việc thu tiền hàng xuất, các NHTM Việt Nam nên triển khai bộ phận “hỗ trợ khách hàng” trong việc lập chứng từ thanh toán nhất là đối với những bộ chứng từ phức tạp, kiểm tra các chứng từ nháp cho đơn vị xuất khẩu khi có yêu cầu.
Để đa dạng hóa dịch vụ, hạn chế rủi ro và tăng thêm doanh số thì các ngân hàng nên hình thành bộ phận chuyên lo thủ tục quy trình xuất khẩu cho những khách hàng có yêu cầu bao gồm từ khâu chọn đối tác, ký hợp đồng cho đến khâu lập bộ chứng từ đòi tiền. Đa dạng hóa dịch vụ là một giải pháp hữu hiệu nhằm tăng hiệu quả hoạt động của ngân hàng.
1.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ, thái độ làm việc của nhân viên
Dịch vụ thanh toán xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ đòi hỏi nhân viên ngân hàng phải vững nghiệp vụ và phải có sự cẩn thận hợp lý.
Để có thể hỗ trợ tốt cho khách hàng thì nhân viên ngân hàng cần phải có nền tảng kiến thức vững chắc và thường xuyên cập nhật về nghiệp vụ thanh toán quốc tế, nghiệp vụ vận tải, nghiệp vụ bảo hiểm như UCP 500, ISBP, Case study và tạp chí chuyên ngành như DC Insight do ICC phát hành. Muốn vậy thì các NHTM Việt Nam cần phải có chương trình đào tạo riêng cho nhân viên cũng như thường xuyên gửi nhân viên đi tu nghiệp ở các ngân hàng lớn trên thế giới.
Cần khuyến khích các nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ để có thể nắm bắt được nội dung các bức điện dễ dàng và có khả năng nghiên cứu các tài liệu nước ngoài có liên quan đến công việc của mình.
Việc cập nhật tài liệu chuyên ngành thường xuyên sẽ giúp nhân viên có nền tảng kiến thức vững chắc, không lúng túng trong xử lý khi có tranh cãi với nước ngoài.
Học theo cách làm của các ngân hàng lớn trên thế giới như Citibank:
- Có đội ngũ huấn luyện nhân viên riêng. Các nhân viên cao cấp của Trung tâm tại Penang cũng tham gia quá trình huấn luyện nhân viên. Ngoài ra, họ còn có chuyên viên tư vấn nghiệp vụ cao cấp, có thể giải đáp các tình huống nghiệp vụ cho các chi nhánh thành viên khi các chi nhánh hoặc tại trung tâm gặp phải các tình huống phức tạp.
- Nhân viên làm việc chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, thao tác thuần thục.
- Thường xuyên họp để các nhân viên tại trung tâm xử lý rút tỉa kinh nghiệm để tránh các vấp váp mà đồng nghiệp đã gặp phải.
- Thường xuyên đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên một cách công khai theo tuần, theo tháng trên bảng. Các nhân viên sẽ được ghi tên trên bảng và nếu có sai phạm nghiệp vụ thì số lần phạm lỗi được ghi rõ trên bảng.
- Tiến độ xử lý công việc được quản lý chặt chẽ theo giờ. Hằng hai giờ đồng hồ, tiến độ xử lý công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành của các nhóm được báo cáo và ghi công khai trên bảng để nhắm biết tiến độ xử lý công việc, công việc lúc nào thì chạy, lúc nào không chạy.
- Luôn đặt chất lượng công việc lên vị trí hàng đầu. Bộ phận nào cũng đều được gắn các gương khẩu hiệu chất lượng để nhắc nhở nhân viên cố gắng làm việc đạt chất lượng cao.
- Các thao tác nghiệp vụ đều được chuẩn hóa nhắm tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện tốt nghiệp vụ của mình.
- Tính kỷ luật của nhân viên cao. Bảo mật phải được chú ý.