II. Một số tranh chấp thờng phát sinh từ hđkt Trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế, có thể vì những lý
b.Thơng lợng thông qua th từ, điện tín, telex
Ngày nay các phơng tiện th từ và điện tín vẫn còn là phơng tiện chủ yếu trong quá trình giao dịch giữa các bên trong quan hệ hợp đồng. Khi tranh chấp xảy ra, mặc dù các bên đã có điều kiện để gặp gỡ nhau trực tiếp nhng vẫn cần thiết phải duy trì cuộc thơng lợng thông qua th tín. Việc thơng lợng thông qua th tín thờng đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, do đó sự khẩn trơng trong trao đổi th tín cần đợc chú ý một cách thích đáng. Tất cả th từ, điện tín, telex đều phải đợc trả lời một cách nhanh chóng cho dù nguyên nhân tranh chấp là do phía mình gây ra cũng cần có sự khẩn trơng phúc đáp để giải quyết thỏa đáng, nếu trì hoãn hoặc cố tình quên không trả lời chắc chắn sẽ gây ấn t- ợng xấu. Sự khẩn trơng càng có ý nghĩa lớn hơn đối với bên lợi ích bị vi phạm do tranh chấp vì lâu ngày nào thiệt hại thêm ngày đó. Trong thơng lợng bằng th tín, điện tín, telex, sự kiên nhẫn là cần thiết để nhằm hiểu thấu đáo quan điểm của nhau và cùng phân tích kỹ lỡng vấn đề bất đồng. Tuy nhiên, kiên nhẫn không có nghĩa là chậm trễ. Trong quá trình thơng lợng qua th từ, mỗi
bên có thể chủ động gợi ý cách giải quyết hợp lý và cùng thảo luận để tìm ra biện pháp thỏa đáng giải quyết đối với tất cả các bên.
Đối với các vụ tranh chấp nhỏ, đại diện của các bên có thể thơng lợng bằng cách gửi th từ, fax qua lại. Khi trach chấp xảy ra, bên khiếu nại phải gửi một bản thông báo về việc khiếu nại và tuỳ từng trờng hợp phải gửi các bản sao các chứng từ cơ bản. Đối với các vụ tranh chấp có số tiền lớn các bên nên gặp gỡ trực tiếp để có thể thơng lợng nhanh chóng và hiệu quả. Thông thờng khi tranh chấp phát sinh mà các bên lại có trụ sở ở vị trí địa lý cách xa nhau thì có thể ủy quyền cho các văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của mình (nếu có) đứng ra giải quyết tranh chấp. Nếu không, các bên nên thỏa thuận lựa chọn thời gian và địa điểm gặp gỡ trực tiếp. Khi gặp gỡ trực tiếp, các bên cũng phải đệ trình các chứng từ cơ bản và các chứng từ cóliên quan đến đối tợng tranh chấp để chứng minh cho thỏa đáng.
Khi đã sử dụng tất cả các cách thức thơng lợng mà các bên không đi đến đợc kết luận cuối cùng để giải quyết tranh chấp thì họ có thể thỏa thuận đa tranh chấp ra hòa giải, tòa kinh tế hoặc trọng tài.
1.4. Một số điều các bên đơng sự cần chú ý khi áp dụng phơng pháp giải quyết tranh chấp bằng thơng lợng quyết tranh chấp bằng thơng lợng
- Nghiên cứu kỹ vấn đề tranh chấp để tìm ra nguyên nhân phát sinh. Sự nghiên cứu, thỏa thuận, phân tích nên đợc tiến hành ở trụ sở mỗi bên, tránh tình trạng thảo luận từng bên khi thơng lợng.
- Đại diện thơng lợng phải là ngời có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và có khả năng diễn giải, lập luận.
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến tranh chấp.
- Trong thơng lợng nên giữ thái độ ôn hòa, tránh nổi nóng để duy trì thiện chí của tất cả các bên.
- Đối với những tranh chấp phát sinh có tính chất phức tạp (ví dụ nh liên quan đến công nghệ, bí quyết kỹ thuật...), có thể cần có sự tham gia của các cố vấn trung lập để hỏi họ về chuyên môn, kỹ thuật nhằm giúp cho việc thơng lợng tránh bế tắc.