Do là năm đầu tiên kiểm toán nên những hiểu biết về Công ty B còn hạn chế, việc tìm hiểu về Công ty B đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng kiểm toán từ giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán đến giai đoạn kết thúc và ra kết luận kiểm toán. Nhìn chung, đối với những chu trình còn lại, kiểm toán viên nhận thấy Công ty B đều có thiết kế các thủ tục kiểm soát cần thiết, có phân công trách
nhiệm giữa các bộ phận và các bước công việc. Kiểm toán viên đánh giá Ban Giám đốc quan tâm tới việc thiết kế các thủ tục kiểm soát này. Ban Giám đốc hiện tại của Công ty B đã làm việc nhiều năm nay và có hiểu biết sâu về công tác tổ chức kinh doanh tại công ty. Ban Giám đốc cũng đã thiết lập các nguyên tắc và quy định trong nội bộ công ty liên quan đến hành vi và đạo đức của nhân viên. Công ty B không có bộ phận Kiểm toán nội bộ nhưng các hoạt động đều được giám sát chặt chẽ bởi Ban Giám đốc.
a, Tìm hiểu bản chất về hoạt động kinh doanh
Theo hướng dẫn của Ernst & Young toàn cầu, đối với khách hàng mới, kiểm toán viên phải có trách nhiệm tìm hiểu các thông tin về Công ty B và lưu hồ sơ vào năm kiểm toán hiện hành (Currrent file). Nếu những năm sau, Công ty B là khách hàng truyền thống của EY Việt Nam thì được gọi là hồ sơ kiểm toán chung (Permanent file). Trong giai đoạn tìm hiểu về Công ty B, kiểm toán viên có trách nhiệm và đã thu thập được các thông tin sau:
♦ Bản chất của doanh nghiệp, thị trường hoạt động của doanh nghiệp: thị trường hoạt động chủ yếu của Công ty B là thị trường nội địa, các sản phẩm cho thị trường xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất nhỏ, Công ty chỉ sản xuất săm, lốp xe đẩy cho thị trường xuất khẩu;
♦ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
♦ Biên bản họp hội đồng quản trị; cơ cấu tổ chức của Công ty; giải trình của Ban quản lý;
♦ Quy trình sản xuất; các loại hình sản phẩm Công ty B sản xuất: Có 4 loại sản phẩm chính tại Công ty B: săm xe máy các loại, lốp xe máy các loại, săm và lốp cho xe đẩy, các sản phẩm cao su kỹ thuật. Mỗi loại sản phẩm sẽ có quy trình sản xuất riêng;
♦ Bảo hiểm rủi ro kinh doanh: Công ty B có mua bảo hiểm tài sản từ Công ty Ysuko 24.
Xem xét chính sách kế toán khách hàng sử dụng là một phần của kiểm toán năm đầu tiên. Phương pháp thông thường để tìm hiểu chính sách kế toán của khách hàng B là xem báo cáo tài chính những năm trước, phỏng vấn khách hàng, xem lại sổ sách kế toán của khách hàng, văn bản hoặc hướng dẫn về chính sách và quy trình kế toán trong doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu, các kiểm toán viên đã thu được các thông tin cần chú ý liên quan đến chính sách kế toán như sau:
♦ Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung;
♦ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12;
♦ Tiền và các khoản tương đương tiền: bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn, có tính thanh khoản cao, và nhìn chung không có nhiểu rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền;
♦ Hàng tồn kho: Các loại hàng tồn kho tại Công ty B bao gồm: nguyên vật liệu, vật tư tiêu hao, hàng hóa, sản phẩm kinh doanh dở dang. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho;
♦ Khấu hao tài sản cố định được trích theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Các chính sách kế toán còn lại được áp dụng theo đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Công ty B năm trước đã được kiểm toán bởi Công ty TNHH ACPA. Việc thu thập các thông tin trên liên quan trên được thực hiện bằng cách điều tra, phỏng vấn với Ban Giám đốc, với kiểm toán viên tiền nhiệm và xem trong hồ sơ kiểm toán năm trước. Công ty B đồng ý cung cấp tài liệu liên quan đến kết quả kiểm toán năm trước và cũng đồng ý việc liên hệ với kiểm toán viên tiền nhiệm. Chủ phần hùn là người chịu trách nhiệm liên hệ với kiểm toán viên tiền nhiệm và nhận thấy có thể tin tưởng vào kết quả kiểm toán viên tiền nhiệm. Do vậy, không có điều chỉnh nào cho số dư đầu năm của Công ty B. Tuy nhiên, kiểm toán viên lưu ý tới những điều chỉnh của kiểm toán viên tiền nhiệm đối với số dư cuối năm trước và có đánh giá ban đầu về rủi ro trong việc trình bày các tài khoản trong báo cáo tài chính:
Đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng
- Xảy ra sai sót trong việc ghi số lượng hàng bán lên hóa đơn;
- Hóa đơn không chính xác ảnh hưởng tới các thông tin về giá cả, số lượng và các thông tin giá trị khác như tính giá khấu trừ hay tính thuế giá trị gia tăng đầu ra;
- Hàng bán và doanh thu bị trình bày không đúng kỳ; - Doanh thu được hạch toán nhầm giữa các khách hàng; - Có khai khống doanh thu tạo ra doanh thu ảo;
- Hóa đơn và các tài liệu khác không liên quan đến hàng bán; - Ghi nhận doanh thu bằng ngoại tệ không chính xác;
- Giảm giá hàng bán không được ghi nhận hay không có sự phê chuẩn; hay ghi nhận không chính xác.
Đối với việc khoản mục hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
- Trình bày thiếu hàng tồn kho;
- Giá trị hàng tồn kho bao gồm cả hàng tồn kho giữ hộ các đơn vị khác; - Số dư tài khoản hàng tồn kho trên các sổ chi tiết không khớp với sổ cái;
- Những chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho khi kiểm kê với số liệu hàng tồn kho thực tế không được điều chỉnh hoặc ghi nhận;
- Kiểm kê hàng tồn kho có thể không được chính xác; - Giá vốn hàng bán ghi nhận không chính xác;
- Giá vốn hàng bán không được ghi nhận khi hàng thật sự được bán;
Đối với khoản mục phải trả người bán và phải trả nội bộ
- Nghiệp vụ mua hàng nội bộ bị ghi nhận sai về cả số lượng và giá trị;
- Giá trị hàng mua liên quan đến ngoại tệ bị trình bày không đúng do sử dụng tỷ giá sai;
- Những hóa đơn mua hàng ảnh hưởng tới việc tính giá, giảm giá trị hàng mua và tính thuế giá trị gia tăng đầu vào;
- Hàng mua được ghi nhận hai lần hay ghi nhận hàng mua không có thực; - Ghi giảm giá trị hàng mua khi không có hàng bị trả lại.
- Ghi nhận những khoản thu-chi không có thực; hay có thu-chi tiền những không được ghi nhận;
- Ghi nhận số tiền thu chi không khớp với số tiền thực thu, thực chi; - Ghi trùng các nghiệp vụ thu chi hai lần lên sổ cái;
- Nghiệp vụ thu chi tiền ghi nhận không đúng kỳ.
Việc lưu các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên tiền nhiệm là bằng chứng cho tính chính xác và hợp lý của số dư đầu năm, sau khi đã có một số điều chỉnh của kiểm toán viên tiền nhiệm, và là căn cứ để kiểm toán viên đánh giá rủi ro trong suốt quá trình kiểm toán.
c, Tìm hiểu môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán
Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên thực hiện phỏng vấn Ban Giám đốc, Giám đốc tài chính, Phó Giám đốc tài chính và những nhân sự khác có liên quan trong việc thiết kế các thủ tục kiểm soát liên quan đến các chu trình kinh doanh như bán hàng- thu tiền, mua hàng-thanh toán, quản lý và sử dụng vật tư, các nghiệp vụ khác liên quan đến thu-chi… thông qua sử dụng bảng câu hỏi.
• Đối với việc lập và trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính
Thông thường, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu trách nhiệm của những người có liên quan đến việc trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính.
Các bước công việc Người chịu
trách nhiệm
Mức độ tin cậy vào dữ liệu máy tính
Chuẩn bị báo cáo hợp nhất Không ứng dụng
Đối chiếu các tài khoản quan trọng trong báo cáo tài chính với các sổ kế toán chi tiết
Phó Giám đốc
tài chính Không
Tính toán, chuẩn bị và thực hiện các bút toán cuối kỳ (post-closing journal entries)
Phó Giám đốc
tài chính Không
Lập bản báo cáo tài chính nháp Phó Giám đốc
Chuẩn bị và đưa ra các thông tin tạo nên báo cáo tài chính liên quan tới tất cả các tài khoản quan trọng
Phó Giám đốc
tài chính Không Chuẩn bị và đưa ra các thông tin tạo thành số liệụ
trên các báo cáo tài chính mà không liên quan tới bất kỳ một tài khoản quan trọng nào mà yêu cầu các dữ liệu bổ sung (Ví dụ như: các sự kiện và nghiệp vụ bất thường liên quan đến bên thứ ba).
Phó Giám đốc
tài chính Không
Chuẩn bị các báo cáo cuối cùng (ví dụ như Báo cáo của Ban Giám đốc).
Phó Giám đốc
tài chính Không Phân tích các báo cáo tài chính và đệ trình những
vấn đề liên quan đến các thông tin trên báo cáo tài chính với Ban Giám đốc và các bên có liên quan khác
Phó Giám đốc
tài chính Không
Các thông tin khác mà kiểm toán viên tìm hiểu được là:
- Có sự phân công trách nhiệm trong bộ máy kế toán tại Công ty B, các nhân viên kế toán sẽ ghi các bút toán liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh của từng phần hành, sau đó, Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc tài chính kế toán sẽ kiểm tra lại cùng với các tài liệu gốc liên quan đến các nghiệp vụ đó.
- Việc hạch toán kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, tuy nhiên vẫn được kiểm tra lại bởi Phó Giám đốc tài chính kế toán. Phó Giám đốc tài chính kế toán sẽ thực hiện các điều chỉnh (nếu cần thiết). Kiểm toán viên cũng nhận thấy rằng, tính nhất quán của các chính sách kế toán được duy trì trong năm hiện hành.
Kiểm toán viên cũng đã thực hiện phỏng vấn Phó Giám đốc tài chính kế toán về những hiểu biết và cách thức thực hiện các thủ tục kiểm soát liên quan đến hệ thống kế toán và nhận thấy không có gì cần chú ý. Nhìn chung, Phó Giám đốc tài chính và nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. Và do vậy, rủi ro cho toàn bộ báo cáo tài chính được đánh giá là không cao.
Kiểm toán viên tìm hiểu các bước công việc và những người chịu trách nhiệm liên quan đến từng bước đó trong chu trình bán hàng và thu tiền. Nhìn chung, có sự tách bạch cần thiết giữa các bộ phận và trách nhiệm được phân công một cách hợp lý.
Kiểm toán viên cũng đã phỏng vấn và tổng hợp kết quả vào bảng câu hỏi được sử dụng để đánh giá các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền như sau:
Câu hỏi Có Không
Có đánh giá khả năng trả nợ của người mua trước khi bán hàng không? X Tất cả hàng được chuyển đi đều có hóa đơn và các hóa đơn này đều được lập chính xác trên cơ sở có kiểm soát thích đáng không? X Có thực hiện đánh số trước các hóa đơn, chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền hay không? X Tất cả các tài khoản phải thu khách hàng có được đối chiếu với sổ nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết không? Và việc đối chiếu này có được kiểm tra bới kiểm soát viên không?
X
Có người chịu trách nhiệm về quyết định bán chịu cho khách hàng không? X Có người chịu trách nhiệm trong việc phê chuẩn mức bán chịu cho khách hàng hay phê duyệt giảm giá cho khách hàng không? X Có người chịu trách nhiệm cho việc trình bày doanh thu đúng kỳ? X Sự thay đổi về giá so với bảng giá bởi nhân viên bán hàng có được phê
duyệt bởi nhà quản lý hay không? X
Công ty B có 2 loại doanh thu: doanh thu từ các khách hàng truyền thống trong nước (doanh thu OEM) và các loại doanh thu khác (bao gồm: doanh thu từ bán buôn, doanh thu từ hoạt động xuất khẩu và doanh thu từ các đại lý nhỏ). Các thủ tục liên quan đến hai loại doanh thu này trong chu trình bán hàng và thu tiền cũng khác nhau. Doanh thu từ các khách hàng truyền thống là chủ yếu tại Công ty B (chiếm tỷ lệ 95% so với tổng doanh thu) và từ các khách hàng lớn như Honda, Yamaha,…Các loại doanh thu khác được tạo ra từ nhiều loại khách hàng và các đại lý nhỏ khác. Trong năm 2007, Công ty B có một vài hợp đồng xuất khẩu cho Công ty INOAC ở Đức, tuy nhiên các hợp đồng này thường nhỏ và không ảnh hưởng nhiều tới tỷ lệ doanh thu. Bộ phận bán hàng là bộ phận chịu trách nhiệm phát triển và mở rộng thị trường, nhận đơn đặt hàng và lưu hồ sơ vào “Sổ theo dõi đơn hàng đại lý”. Sau đó, những thông
tin liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển qua bộ phận Kế hoạch để xem xét khối lượng hàng có thể cung cấp cho khách hàng.
Do doanh thu của Công ty B chủ yếu là doanh thu OEM, do vậy khi thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết và phân tích liên quan tới các khách hàng tạo ra doanh thu này.
• Đối với chu trình mua hàng- thanh toán
Câu hỏi Có Không
Số dư các khoản phải trả có được đối chiếu và kiểm tra bới kiểm soát viên
hay không? Nếu có chênh lệch thì có được giải quyết kịp thời hay không? X Có người chịu trách nhiệm đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản phải trả
người bán không? X
Nếu không có sự khớp đúng giữa đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa
đơn thì có tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết hay không? X Có quy định giới hạn người có thẩm quyền trong việc thu mua hàng hóa hay
không? X
Các báo cáo của nhà cung cấp có được đối chiếu và sự đối chiếu này có áp dụng đối với cả những hóa đơn chưa được ghi nhận hay không? X Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bên thứ ba có được ghi nhận và dựa trên
sự ủy quyền hợp lý hay không? X
Trong quá trình phỏng vấn, kiểm toán viên chú trọng đến vấn đề lựa chọn nhà cung cấp của Công ty B. Thường thì bộ phận Kế hoạch sẽ là người chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp và thường ưu tiên những nhà cung cấp truyền thống trước. Số lượng những nhà cung cấp mới của Công ty B là rất ít. Do vậy, kiểm toán viên cân nhắc sẽ đến danh sách những nhà cung cấp truyền thống và tìm hiểu nguyên nhân của việc lựa chọn nhà cung cấp mới tại Công ty B.
• Đối với việc quản lý hàng tồn kho và ghi nhận giá vốn hàng bán
Như đã nói ở trên, Công ty B sản xuất 4 loại sản phẩm chính là săm xe máy các loại, lốp xe máy các loại, săm và lốp dành cho xe đẩy, và các sản phẩm cao su công nghiệp khác. Đối với mỗi loại sản phẩm này thì đều có một quy trình sản xuất riêng. Trong mỗi giai đoạn sản xuất đều có nhân viên kiểm soát về số lượng và chất lượng. Sản phẩm sau khi sản xuất xong đều phải kiểm nghiệm chất lượng trước khi đóng