Việc xác định mẫu gửi thư xác nhận dựa vào phần mềm EY/MicroSTART của EY toàn cầu. Kiểm toán viên sẽ tiến hành nhập tên khách hàng, mức trọng yếu, tổng số dư của các khoản mục cần gửi thư xác nhận, số lượng các khoản chi tiết trong từng khoản mục, rủi ro kiểm toán đối với khoản mục này (do kiểm toán viên phụ trách (senior in charge) đánh giá) và máy tính sẽ báo số lượng cần gửi thư xác nhận. Kiểm toán viên sẽ lựa chọn những khoản mục có số dư lớn, những khoản mục mà kiểm toán viên cho rằng có thể ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.
a, Đối với khoản mục phải thu khách hàng
Trước tiên, kiểm toán viên sẽ tiến hành thu thập “Bảng chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng”, sau đó lựa chọn những khách hàng có số dư lớn (thường là các khách hàng lớn trong nước, tạo ra doanh thu OEM) để tiến hành gửi thư xác nhận. Kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư xác nhận tại thời điểm là 30/11/2007. Số dư đã xác nhận tại thời điểm 30/11 cùng với những biến động tăng giảm những khoản phải thu khách hàng từ thời điểm 30/11 tới 31/12 là căn cứ để kiểm toán viên xác định xem liệu số dư tài khoản phải thu khách hàng có được trình bày hợp lý hay không.
Kiểm toán viên đã chọn được 7 khách hàng để tiến hành gửi thư xác nhận
(Mẫu thư xác nhận khoản phải thu - Phụ lục 1 )
Sau khi đã nhận được thư xác nhận, kiểm toán viên sẽ thu thập kết quả vào Bảng kiểm soát thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng.
Biểu 2.1: Bảng kiểm soát thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 30/11/2007
Đơn vị: đồng Việt Nam STT Tài khoản Tên khách hàng Số dư theo sổ sách của khách hàng tại thời điểm 30/11/2007 Số dư theo xác nhận tại thời điểm
30/11/2007
Chênh lệch
1 131301 Công ty Honda Việt
Nam 9,707,263,008 9,707,263,008 0
2 131302 Công ty TNHH
Yamaha Motor VN 14,297,149,482 14,297,149,482 0
3 131303
Công ty phụ tùng xe máy ôtô Goshi Thăng Long
17,831,573,100 17,831,573,100 0
4 131306
Công ty HH chế tạo CN&GCCB hàng XK VN (VMEP)
2,472,720,904 2,472,720,904 0
5 131307
Công ty TNHH Điện Stanley Việt nam 785,950,000 785,950,000 0 6 131113 Công Ty TNHH TM Lâm Long 327,965,691 327,965,691 0 7 131131 Quách Việt Hùng (Việt Long) 293,332,936 293,332,936 0 Tổng 45,715,955,121 45,715,955,121
Dựa vào bảng trên, kiểm toán viên đưa ra kết luận là số dư khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 30/11/2007 là chính xác. Đối với số dư tại thời điểm 31/12, kiểm toán viên kết hợp với việc kiểm tra các tài liệu như hóa đơn, phiếu chuyển hàng, hợp đồng,…liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng cùng các phiếu thu, chi, lệnh chuyển Nợ, Có liên quan đến việc thanh toán nợ của khách hàng để kiểm tra số chính xác của các khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12/2007.
Căn cứ vào Biểu xác định tính chính xác khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12 (Phụ lục 4), kiểm toán viên đã đưa ra kết luận là số dư các khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12 được trình bày chính xác và không có lưu ý gì liên quan đến gian lận và sai sót đối với khoản phải mục này.
b, Đối với số dư các khoản phải trả người bán
Kiểm toán viên cũng thực hiện gửi thư xác nhận đối với số dư của các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11/2007 (Mẫu xác nhận các khoản phải trả- Phụ lục 2). Khi kiểm toán Công ty B, những khoản mà kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận là những khoản mục có số dư lớn, các khoản phải trả đối với những nhà cung cấp mới và những nhà cung cấp là những công ty nước ngoài mà kiểm toán viên cho rằng có thể ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.
Quy trình gửi thư xác nhận cũng được thực hiện tương tự như đối với việc gửi thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng. Số dư xác nhận cũng được theo dõi trên Bảng kiểm soát thư xác nhận các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11.
Thông qua việc đối chiếu các khoản phải trả người bán theo xác nhận với số dư trên sổ sách, kiểm toán viên đã phát hiện ra một số chênh lệch và đã được ghi chú trên Biểu kiểm soát thư xác nhận các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11.
Có 4 ghi chú:
- Ghi chú [1]: Chênh lệch thừa 94,500USD so với số dư của Công ty TNHH Quốc tế Tinyann. Kiểm toán viên đã kiểm tra và biết được, số tiền 94,500 USD là số tiền mà Công ty B đã ứng trước cho Công ty TNHH Quốc tế Tinyann. Nhà cung cấp này không ghi nhận khoản ứng trước này trên tài khoản ứng trước của khách hàng, tuy nhiên sang tháng 12, khi hàng được xuất bán, đã ghi nhận luôn thông qua tài khoản tiền. Kiểm toán viên đã kiểm tra tài liệu và xác định được bút toán cấn trừ tại Công ty B trong tháng 12. Do vậy, chênh lệch này không ảnh hưởng tới số dư của tài khoản phải trả người bán (Công ty TNHH Quốc tế Tinyann)- 331554.
- Ghi chú [2]: Nguyên nhân của sự chênh lệch này cũng giống như ghi chú [1]. Kiểm toán viên đồng ý với bút toán cấn trừ trong tháng 12.
- Ghi chú [3]: Có chênh lệch với số tiền là 630,000 đồng. Kiểm toán viên kiểm tra tài liệu và nhận thấy kế toán ghi nhận khoản phải trả người bán sai ứng với hóa đơn mua hàng số SIVO1928 của Công ty Cổ phần hóa chất. Kiểm toán viên đã thực hiện bút toán điều chỉnh để giảm khoản phải trả này. Tuy nhiên, có thể nhận thấy chênh lệch này nhỏ, không ảnh hưởng trọng yếu đến số dư trên báo cáo tài chính.
- Ghi chú [4]: Nguyên nhân của sự chênh lệch này cũng giống như ghi chú [1]. Kiểm toán viên đồng ý với bút toán cấn trừ trong tháng 12.
Cũng giống như khoản phải thu khách hàng, để kiểm tra tính chính xác số dư tại thời điểm 31/12/2007, kiểm toán viên đã sử dụng Bảng xác nhận tính chính xác của khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12/2007 (Mẫu tương tự như Bảng xác nhận tính chính xác của khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12/2007). Để lập được bảng này, kiểm toán viên tiến hành thu thập và kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhận hàng, hợp đồng, bảng sao kê tài khoản tiền gửi ngân hàng …để tính ra được những biến động tăng giảm tài khoản phải trả người bán từ 30/11 đến 31/12, từ đó tính ra được số dư tại ngày 31/12. Kiểm toán viên đã tiến hành tính toán và đối chiếu, và thấy khớp với số liệu trên sổ sách kế toán của Công ty B tại thời điểm 31/12.
Thông qua những phát hiện trên cùng với việc tìm hiểu được nguyên nhân của chênh lệch số dư tài khoản phải trả người bán trên sổ sách với trên thư xác nhận, kiểm toán viên đưa ra kết luận là số dư tài khoản phải trả người bán được trình bày trung thực và hợp lý.
Biểu 2.2 : Biểu kiểm soát thư xác nhận các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11
Tên nhà cung cấp Theo sổ sách tại 30/11/2007
Theo xác nhận tại
30/11/2007 Chênh lệch
USD VND USD VND USD VND
Ghi chú
Công ty TNHH Formosa Tafftta 367,068 5,918,998,994 367,068 - Công ty TNHH Allwell Taiwan 12,420 1,002,915,000 12,420 - Công ty TNHH BST Elastomer 191,016 3,072,301,344 191,016 -
Công ty TNHH Quốc tế Tinyann 94,500 1,534,774,500 - (94,500) [1]
Công ty TNHH Tokyo Zairyo 68,497 1,108,946,765 68,497 -
Công ty Hóa chất đặc biệt Behn Meyer. 223,221 3,571,540,608 277,440 54,219 [2]
Công ty Cổ Phần Hóa chất 127,470,000 126,840,000 (630,000) [3]
331208 Cty chế biến cao su Đà Nẵng 3,037,125,000 3,037,125,000 -
331209 Cty TNHH Tiếp Vận Thăng Long 416,678,253 416,678,253 -
331221 Viện công nghệ Xạ Hiếm 559,912,500 559,912,500 -
Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 828,653,668 828,653,667 (1)
CN.Cty LD vận tải hỗn hợp Việt Nhật 2 12,493,273 12,493,273 -
331250 Cty TNHH hoá chất Hồng Phát 1,051,065,835 1,051,065,835 -
Xí nghiệp cơ khí Long Quân 573,251,166 573,251,166 -
Công ty TNHH Thương mại Hùng Minh 1,098,856,528 1,098,856,528 -
Công ty TNHH LPK 235,551,400 235,551,400 -
Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ TM 537,357,574 537,357,574 - Công ty TNHH Vận tải và TM Nguyễn Lê 73,943,625 73,943,625 - Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng số 34 1,300,750,000
Công ty TNHH ATLASCOPCO Việt nam 499,300,059 350,735,641 (148,564,418) [4]
c, Đối với khoản mục tiền
♦ Tiền mặt tại quỹ
Kiểm toán viên sẽ thu thập Biên bản kiểm kê quỹ tại thời điểm 30/11/2007 và 31/12/2007 kết hợp với việc kiểm tra tình hình biến động tăng giảm của tiền mặt tại quỹ từ 30/11 đến 31/12 để xác định tính chính xác số dư tài khoản 111 tại thời điểm 31/12. Kiểm toán viên sẽ lập Bảng kiểm soát số dư tiền mặt (Control Sheet- Cash on hand Account)
Biểu 2.3: Bảng kiểm soát số dư tiền mặt
Đơn vị: đồng Việt Nam
Số tài
khoản Tên tài khoản
Số dư tại thời điểm 31/12 theo sổ sách
Số dư tại thời điểm 31/12 theo Biên bản
kiểm kê
Chênh lệch
1111100 Tiền mặt tại quỹ - VND- VP 84,034,588 84,034,000 (588) 1111200 Tiền mặt tại quỹ-VND
TPHCM 6,230,420 6,230,500 80
1111300 Tiền mặt tại quỹ - VND-Đà
Nẵng - - 0
1112100 Tiền mặt tại quỹ - USD- VP 3,537,821 221 (23,373)
Tổng tiền mặt tại quỹ 93,802,829 93,825,694 22,865
Công ty B có 2 chi nhánh con đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh và Thành phố Đà Nẵng. Việc kiểm kê tiền mặt được thực hiện tại thời điểm 30/11 và 31/12 hàng năm tại trụ sở và hai chi nhánh. Theo Biên bản kiểm kê tiền mặt tại các chi nhánh con, kiểm toán viên đã phát hiện ra một số chênh lệch, tuy nhiên những chênh lệch này không lớn và do vậy không ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính nên kiểm toán viên đã bỏ qua, không tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch.
♦ Tiền gửi ngân hàng
Khi kiểm toán số dư tài khoản tiền gửi tại ngân hàng tại Công ty B, kiểm toán viên đã thực hiện gửi thư xác nhận tới các ngân hàng. Công ty B có số dư tài khoản tiền gửi tại một số ngân hàng. Kiểm toán viên đã chọn mẫu những ngân hàng có số dư lớn để gửi thư xác nhận. Việc gửi thư xác nhận này do kiểm toán viên yêu cầu
Công ty B gửi, và sau khi xác nhận lại thì gửi về địa chỉ của kiểm toán viên (Mẫu thư xác nhận tiền gửi ngân hàng - Phụ lục 3).Kiểm toán viên sẽ căn cứ vào thư xác nhận để lập Bảng kiểm soát số dư tiền gửi (Control Sheet- Bank Account).
Biểu 2.4: Bảng kiểm soát số dư tiền gửi
Đơn vị: đồng Việt Nam
Số tài
khoản Tên tài khoản
Số dư tại thời điểm 31/12 theo sổ sách
Số dư tại thời điểm 31/12 theo Biên bản kiểm kê Chênh lệch 112111
0 Tiền gửi tại MayBank – VND 169,989,596 169,989,596 0 112121
0 Tiền gửi tại MizuhoBank – VND 2,289,285,106 2,289,285,106 0 112151
0 Tiền gửi tại OTM Bank- VND 112,019,009 112,019,009 0 112181
0 Tiền gửi tại NH ĐT & PT Mê Linh 6,649,018 6,649,018 0
Tổng tiền gửi ngân hàng 2,577,942,729 2,577,942,729 0
Kiểm toán viên không thấy có chênh lệch giữa số dư tài khoản tiền gửi theo sổ sách với số dư theo xác nhận tại các ngân hàng.
Ngoài ra, để xác định xem số dư tài khoản tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, kiểm toán viên đã tiến hành tính toán lại số dư tài khoản tại thời điểm 31/12. Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ đồng USD tại thời điểm 31/12/2007 là 16,114 VNĐ, kiểm toán viên lập Bảng tính số dư tiền bằng ngoại tệ tại thời điểm 31/12.
Biểu 2.5: Bảng tính số dư tiền bằng ngoại tệ tại thời điểm 31/12
Tỷ giá ngoại tệ: 16,114 đồng Việt Nam
Số tài
khoản Tên tài khoản
Số dư tại thời điểm 31/12 theo
sổ sách
Theo biên bản kiểm kê tiền mặt/ Theo xác nhận của ngân hàng Nguyên tệ
(USD)
Quy đổi đơn vị đồng VN Chênh lệch 111210 0 Tiền mặt tại quỹ - USD VP 3,537,821 221 3,561,194 23,373 112271 0
Tiền gửi ngân hàng- USD tại VTBank
11,333,641 710 11,440,940 107,299
Tổng 14,871,462 931 15,002,134 130,672
Theo tính toán của kiểm toán viên thì có chênh lệch với số dư theo sổ sách kế toán tại Công ty B. Kiểm toán viên tìm hiểu nguyên nhân và biết được rằng kế toán tiền tại Công ty B đã sử dụng cùng một tỷ giá để nhất định số dư tiền bằng ngoại tệ trong các tháng. Tuy nhiên, chênh lệch này không lớn và do đó không ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Kiểm toán viên đã đưa ra bút toán điều chỉnh để định giá chính xác số dư tiền bằng ngoại tệ.
Việc gửi thư xác nhận là một trong những phương pháp thu thập bằng chứng có độ tin cậy cao. Tại EY Việt Nam, phương pháp này thường được kết hợp với việc kiểm tra và tính toán lại tài liệu tại khách hàng. Thường thì trước khi gửi thư xác nhận đối với số dư khoản phải thu khách hàng, số dư khoản phải trả người bán, số dư tiền gửi tại các ngân hàng, thủ tục mà kiểm toán viên thực hiện là đối chiếu số dư trên các sổ chi tiết các tài khoản lên sổ Cái tại thời điểm 30/11 và 31/12, sau đó nếu thấy khớp đúng thì tiến hành thu thập các chứng từ, giấy tờ liên quan đến những biến động tăng giảm của số dư các tài khoản này từ thời điểm 30/11 và 31/12. Kiểm toán viên sẽ căn cứ vào việc kiểm tra tài liệu và tính toán lại các biến động tăng giảm này để tính ra số dư tài khoản tại thời điểm 31/12.