Việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán giúp cho kiểm toán viên thu thập được những hiểu biết ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty B. Tuy nhiên, do những người được phỏng vấn hầu hết là nhân viên tại Công ty nên để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ thực hiện quan sát đối với một số quy trình. Đây là kỹ thuật bao trùm trong toàn bộ cuộc kiểm toán, kết hợp với phương pháp điều tra, phỏng vấn để cập nhật những thông tin về Công ty B nhằm thu được những bằng chứng có độ tin cậy cao, đặc biệt là trong quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như đánh giá sai sót và gian lận có thể xảy ra.
a, Quan sát quy trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho
Như đã đề cập ở trên, hiện tại, Công ty B sản xuất 4 loại sản phẩm chính. Và mỗi sản phẩm này đều có quy trình sản xuất riêng. Kiểm toán viên đã thực hiện quan sát đối với các quy trình sản xuất này và nhận thấy các giai đoạn sản xuất đều được thực hiện theo đúng trình tự mà kiểm toán viên đã tìm hiểu thông qua phỏng vấn và các tài liệu có liên quan. Trong từng khâu sản xuất, đều có nhân viên giám sát số lượng và chất lượng. Sau khi sản phẩm được hoàn tất, bộ phận Kiểm soát chất lượng sẽ kiểm tra và ký vào “Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm”. Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn thì mới được đóng gói. Việc xuất hàng tồn kho cho sản xuất sản phẩm bán cho khách hàng trong nước do bộ phận kho đảm nhiệm. Việc xuất hàng chỉ được thực hiện khi Phiếu xuất hàng do bộ phận Kế hoạch lập có sự phê chuẩn bởi bộ phận Bán hàng và Giám đốc sản xuất. Tương tự, khi xuất hàng bán xuất khẩu, đơn đặt hàng được gửi về phòng Xuất khẩu và có sự phê duyệt của Trưởng phòng xuất khẩu, hóa đơn và phiếu xuất hàng sẽ được lập gửi tới bộ phận kho, bộ phận kho cũng tiến hành kiểm tra các giấy tờ này trước khi xuất hàng bán.
Thủ kho sẽ là người nhận hàng trực tiếp tại kho hàng của Công ty từ nhà cung cấp, tiến hành đối chiếu với hóa đơn. Sau đó, nhân viên kiểm soát sản xuất sẽ kiểm tra số lượng của số hàng nhận về. Phiếu nhận hàng sẽ được lập thêm 2 bản sao để gửi về phòng Kế toán theo dõi cả hàng tồn kho và khoản phải trả người bán. Việc theo dõi số lượng hàng nhập về được cập nhật vào hệ thống. Tương tự với việc theo dõi giá trị hàng nhận về, nhưng được thực hiện bởi kế toán hàng tồn kho.
c, Đối với hệ thống kế toán
Công ty sử dụng chương trình Exact để hạch toán kế toán các nghiệp vụ xảy ra. Kế toán từng phần hành riêng lẻ sẽ nhập thông tin liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh vào chương trình, sau đó Phó Giám đốc và Giám đốc tài chính sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các bút toán này cùng với những tài liệu đi kèm. Khi đã kiểm tra và đồng ý với bút toán của kế toán viên, Phó Giám đốc tài chính sẽ nhấn vào nút “Press” trong chương trình. Chương trình sẽ tự động chạy lên Nhật ký chung và
Bảng cân đối thử. Chương trình này cũng có hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu, chi phí, thành phẩm và sản phẩm kinh doanh dở dang.
Dựa vào những kết quả thu được thông qua điều tra, phỏng vấn và quan sát, kiểm toán viên đánh giá về vìệc thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty B là hiệu quả. Kiểm toán viên cũng đã tăng cường thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để làm bằng chứng chứng minh cho tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty B. Việc xác định được tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên giảm bớt được số lượng các công việc phải khi thực hiện các thủ tục kiểm toán khác trong suốt quá trình kiểm toán. Đây là căn cứ để kiểm toán viên xây dựng kế hoạch kiểm toán.