- Phõn loại hệ thống tài khoản kế toỏn
2. Sổ kế toỏn và hệ thống sổ kế toỏn
2.3. Cỏc quy định của phỏp luật về mở sổ, ghi sổ, sửa chữa sổ, khoỏ sổ, điều chỉnh sổ kế toỏn
* Mở sổ
Sổ kế toỏn phải mở vào đầu kỳ kế toỏn năm. Đối với đơn vị kế toỏn mới thành lập, sổ kế toỏn phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo phỏp luật và kế toỏn trưởng của doanh nghiệp cú trỏch nhiệm ký duyệt cỏc sổ kế toỏn ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toỏn chớnh thức sau khi in ra từ mỏy vi tớnh.
Sổ kế toỏn phải dựng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, cú thể đúng thành quyển hoặc để tờ rời. Cỏc tờ sổ khi dựng xong phải đúng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dựng sổ kế toỏn phải hoàn thiện cỏc thủ tục sau:
- Đối với sổ kế toỏn dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi từ tờn doanh nghiệp, tờn sổ, ngày mở sổ, niờn độ kế toỏn và kỳ ghi sổ, họ tờn, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toỏn trưởng và người đại diện theo phỏp luật, ngày kết thỳc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khỏc. Sổ kế toỏn phải đỏnh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đúng dấu giỏp lai của đơn vị kế toỏn.
- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rừ tờn doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tờn sổ, thỏng sử dụng, họ tờn người giữ và ghi sổ. Cỏc tờ rời trước khi dựng phải được giỏm đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xỏc nhận, đúng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Cỏc sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự cỏc tài khoản kế toỏn và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tỡm.
* Ghi sổ
Việc ghi sổ kế toỏn nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra bảo đảm cỏc quy định về chứng từ kế toỏn. Mọi số liệu ghi trờn sổ kế toỏn bắt buộc phải cú chứng từ kế toỏn hợp phỏp, hợp lý chứng minh.
Sổ kế toỏn phải ghi kịp thời, rừ ràng, đầy đủ theo cỏc nội dung của sổ. Thụng tin, số liệu ghi vào sổ kế toỏn phải chớnh xỏc, trung thực, đỳng với chứng từ kế toỏn.
Việc ghi sổ kế toỏn phải theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh. Thụng tin, số liệu ghi trờn sổ kế toỏncủa năm sau phải kế tiếp thụng tin, số liệu ghi trờn sổ kế toỏn của năm trước liền kề. Sổ kế toỏn phải ghi liờn tục từ khi mở sổ đến khi khúa sổ.
Thụng tin, số liệu trờn sổ kế toỏn phải được ghi bằng bỳt mực; khụng ghi xen thờm vào phớa trờn hoặc phớa dưới; khụng ghi chồng lờn nhau; khụng ghi cỏch dũng; trường hợp ghi khụng hết trang sổ phải gạch chộo phần khụng ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
Việc ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh được quy định như sau: Trường hợp đơn vị kế toỏn ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh thỡ phần mềm kế toỏn lựa chọn phải đỏp ứng được tiờu chuẩn và điều kiện theo quy định, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh. Bộ Tài chớnh quy định tiờu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toỏn.
* Khoỏ sổ
Đơn vị kế toỏn phải khúa sổ kế toỏn vào cuối kỳ kế toỏn trước khi lập bỏo cỏo tài chớnh và cỏc trường hợp khúa sổ kế toỏnkhỏc theo quy định của phỏp luật. Riờng sổ quỹ tiền mặt phải khoỏ sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoỏ sổ kế toỏn trong cỏc trường hợp kiểm kờ đột xuất hoặc cỏc trường hợp khỏc theo quy định của phỏp luật.
Khoỏ sổ kế toỏn là việc cộng sổ để tớnh ra tổng số phỏt sinh bờn Nợ, bờn Cú và số dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.
Trỡnh tự khoỏ sổ kế toỏn
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoỏ sổ kế toỏn
- Cuối kỳ kế toỏn, sau khi đó phản ỏnh hết cỏc chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong kỳ vào sổ kế toỏn, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trờn chứng từ kế toỏn (nếu cần) với số liệu đó ghi sổ, giữa số liệu
của cỏc sổ kế toỏn cú liờn quan với nhau để đảm bảo sự khớp đỳng giữa số liệu trờn chứng từ kế toỏn với số liệu đó ghi sổ và giữa cỏc sổ kế toỏn với nhau. Tiến hành cộng số phỏt sinh trờn Sổ Cỏi và cỏc sổ kế toỏn chi tiết.
- Từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trờn nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.
- Tiến hành cộng số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Sổ Cỏi hoặc Nhật ký - Sổ Cỏi đảm bảo số liệu khớp đỳng và bằng tổng số phỏt sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phỏt sinh trờn Nhật ký- Sổ Cỏi (Đối với đơn vị ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi). Sau đú tiến hành đối chiếu giữa số liệu trờn Sổ Cỏi với số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toỏn với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đỳng sẽ tiến hành khoỏ sổ kế toỏn. Trường hợp cú chờnh lệch phải xỏc định nguyờn nhõn và xử lý số chờnh lệch cho đến khi khớp đỳng.
Bước 2: Khoỏ sổ
- Khi khoỏ sổ phải kẻ một đường ngang dưới dũng ghi nghiệp vụ cuối cựng của kỳ kế toỏn. Sau đú ghi “Cộng số phỏt sinh trong thỏng” phớa dưới dũng đó kẻ;
- Ghi tiếp dũng “Số dư cuối kỳ” (thỏng, quớ, năm);
- Ghi tiếp dũng “Cộng số phỏt sinh lũy kế cỏc thỏng trước” từ đầu quý; - Sau đú ghi tiếp dũng “Tổng cộng số phỏt sinh lũy kế từ đầu năm”; * Dũng “Số dư cuối kỳ” tớnh như sau:
Số dư Nợ
cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phỏt sinh Nợ trong kỳ - Số phỏt sinh Cú trong kỳ Số dư Cú cuối
kỳ = Số dư Cú đầu kỳ + Số phỏt sinh Cú trong kỳ - Số phỏt sinh Nợ trong kỳ
Sau khi tớnh được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thỡ ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Cú thỡ ghi vào cột Cú.
- Cuối cựng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thỳc việc khoỏ sổ.
- Riờng một số sổ chi tiết cú kết cấu cỏc cột phỏt sinh Nợ, phỏt sinh Cú và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “cũn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thỡ số liệu cột số dư (cũn lại hay tồn) ghi vào dũng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Cũn lại”.
Sau khi khoỏ sổ kế toỏn, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toỏn trưởng hoặc người phụ trỏch kế toỏn kiểm tra đảm bảo sự chớnh xỏc, cõn đối sẽ ký xỏc nhận. Sau đú trỡnh Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xỏc nhận tớnh phỏp lý của số liệu khoỏ sổ kế toỏn.
Trường hợp ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh thỡ phải thực hiện cỏc quy định về sổ kế toỏn trờn. Sau khi khúa sổ kế toỏn trờn mỏy vi tớnh phải in sổ kế toỏn ra giấy và đúng thành quyển riờng cho từng kỳ kế toỏn năm.
* Sửa chữa sổ kế toỏn
Khi phỏt hiện sổ kế toỏn ghi bằng tay cú sai sút trong quỏ trỡnh ghi sổ kế toỏn thỡ khụng được tẩy xoỏ làm mất dấu vết thụng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong cỏc phương phỏp sau:
(1)- Phương phỏp cải chớnh:
Phương phỏp này dựng để đớnh chớnh những sai sút bằng cỏch gạch một đường thẳng xoỏ bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhỡn rừ nội dung sai. Trờn chỗ bị xoỏ bỏ ghi con số hoặc chữ đỳng bằng mực thường ở phớa trờn và phải cú chữ ký của kế toỏn trưởng hoặc phụ trỏch kế toỏn bờn cạnh chỗ sửa. Phương phỏp này ỏp dụng cho cỏc trường hợp:
- Sai sút trong diễn giải, khụng liờn quan đến quan hệ đối ứng của cỏc tài khoản; - Sai sút khụng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
(2)- Phương phỏp ghi số õm (cũn gọi Phương phỏp ghi đỏ):
Phương phỏp này dựng để điều chỉnh những sai sút bằng cỏch: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bỳt toỏn đó ghi sai để huỷ bỳt toỏn đó ghi sai. Ghi lại bỳt toỏn đỳng bằng mực thường để thay thế.
Phương phỏp này ỏp dụng cho cỏc trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa cỏc tài khoản do định khoản sai đó ghi sổ kế toỏn mà khụng thể sửa lại bằng phương phỏp cải chớnh;
- Phỏt hiện ra sai sút sau khi đó nộp bỏo cỏo tài chớnh cho cơ quan cú thẩm quyền
Trong trường hợp này được sửa chữa sai sút vào sổ kế toỏn năm phỏt hiện ra sai sút theo phương phỏp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toỏn số 29 “Thay đổi chớnh sỏch kế toỏn, ước tớnh kế toỏn và cỏc sai sút”;
- Sai sút trong đú bỳt toỏn ở tài khoản đó ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đỳng.
Khi dựng phương phỏp ghi số õm để đớnh chớnh chỗ sai thỡ phải lập một “Chứng từ ghi sổ đớnh chớnh” do kế toỏn trưởng (hoặc phụ trỏch kế toỏn) ký xỏc nhận.
(3)- Phương phỏp ghi bổ sung:
Phương phỏp này ỏp dụng cho trường hợp ghi đỳng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ớt hơn số tiền trờn chứng từ hoặc là bỏ sút khụng cộng đủ số tiền ghi trờn chứng từ. Sửa chữa theo phương phỏp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chờnh lệch cũn thiếu so với chứng từ.
&) Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh
- Trường hợp phỏt hiện sai sút trước khi bỏo cỏo tài chớnh năm nộp cho cơ quan nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đú trờn mỏy vi tớnh;
- Trường hợp phỏt hiện sai sút sau khi bỏo cỏo tài chớnh năm đó nộp cho cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút trờn mỏy vi tớnh và ghi chỳ vào dũng cuối của sổ kế toỏn năm cú sai sút;
- Cỏc trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh đều được thực hiện theo “Phương phỏp ghi số õm” hoặc “Phương phỏp ghi bổ sung” .
&) Khi bỏo cỏo quyết toỏn năm được duyệt hoặc khi cụng việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toỏn kết thỳc và đó cú ý kiến kết luận chớnh thức, nếu cú quyết định phải sửa chữa lại số liệu trờn bỏo cỏo tài chớnh liờn quan đến số liệu đó ghi sổ kế toỏn thỡ đơn vị phải sửa lại sổ kế toỏn và số dư của những tài khoản kế toỏn cú liờn quan theo phương phỏp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trờn sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút, đồng thời phải ghi chỳ vào trang cuối (dũng cuối) của sổ kế toỏn năm trước cú sai sút (nếu phỏt hiện sai sút bỏo cỏo tài chớnh đó nộp cho cơ quan cú thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
* Điều chỉnh sổ kế toỏn
Trường hợp doanh nghiệp phải ỏp dụng hồi tố do thay đổi chớnh sỏch kế toỏn và phải điều chỉnh hồi tố do phỏt hiện sai sút trọng yếu trong cỏc năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toỏn số 29 “Thay đổi chớnh sỏch kế toỏn, ước tớnh kế toỏn và cỏc sai sút” thỡ kế toỏn phải điều chỉnh số dư đầu năm trờn sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết của cỏc tài khoản cú liờn quan.