1. Kiểm kờ tài sản
1.1. Khỏi niệm kiểm kờ tài sản
Kiểm kờ tài sản là việc cõn, đong, đo, đếm số lượng; xỏc nhận và đỏnh giỏ chất lượng, giỏ trị
của tài sản, nguồn vốn hiện cú tại thời điểm kiểm kờ để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toỏn.
1.2. Cỏc trường hợp phải thực hiện kiểm kờ tài sản.
Đơn vị kế toỏn phải kiểm kờ tài sản trong cỏc trường hợp sau: - Cuối kỳ kế toỏn năm, trước khi lập bỏo cỏo tài chớnh;
- Chia, tỏch, hợp nhất, sỏp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phỏ sản hoặc bỏn, khoỏn, cho thuờ doanh nghiệp;
- Chuyển đổi hỡnh thức sở hữu doanh nghiệp;
- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và cỏc thiệt hại bất thường khỏc;
- Đỏnh giỏ lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền; - Cỏc trường hợp khỏc theo quy định của phỏp luật.
1.3. Những cụng việc mà đơn vị kế toỏn phải thực hiện trong kiểm kờ tài sản
Sau khi kiểm kờ tài sản, đơn vị kế toỏn phải lập bỏo cỏo tổng hợp kết quả kiểm kờ. Trường hợp cú chờnh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kờ với số liệu ghi trờn sổ kế toỏn, đơn vị kế toỏn phải xỏc định nguyờn nhõn và phải phản ỏnh số chờnh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toỏn trước khi lập bỏo cỏo tài chớnh.
Việc kiểm kờ phải phản ỏnh đỳng thực tế tài sản, nguồn hỡnh thành tài sản. Người lập và ký bỏo cỏo tổng hợp kết quả kiểm kờ phải chịu trỏch nhiệm về kết quả kiểm kờ.
1.4. Cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về kiểm kờ tài sản và hỡnh thức xử lý
Hành vi vi phạm
Hành vi vi phạm Mức phạt tiềnMức phạt tiền
Kh
Khụng lập bỏo cỏo tổng hợp kết quả kiểm kờ theo quy định;ụng lập bỏo cỏo tổng hợp kết quả kiểm kờ theo quy định; TTừ 1.tr đồng đến 3.tr đồng ừ 1.tr đồng đến 3.tr đồng Kh
Khụng xỏc định nguyờn nhõn chờnh lệch; khụng phản ảnh số chờnhụng xỏc định nguyờn nhõn chờnh lệch; khụng phản ảnh số chờnh lệch và kết quả xử lý số chờnh lệch giữa số liệu kiểm kờ thực tế với
lệch và kết quả xử lý số chờnh lệch giữa số liệu kiểm kờ thực tế với
số liệu sổ kế toỏn vào sổ kế toỏn
số liệu sổ kế toỏn vào sổ kế toỏn Từ 1.tr đồng đến 3.tr đồng Từ 1.tr đồng đến 3.tr đồng
Kh
Khụng thực hiện kiểm kờ tài sản vào cuối kỳ kế toỏn năm hoặcụng thực hiện kiểm kờ tài sản vào cuối kỳ kế toỏn năm hoặc khụng thực hiện kiểm kờ tài sản trong cỏc tr
khụng thực hiện kiểm kờ tài sản trong cỏc trường hợp khỏc theo quyường hợp khỏc theo quy định.
định.
T
Từ 3.tr đồng đến 5.tr đồng ừ 3.tr đồng đến 5.tr đồng
Gi
Giả mạo, khai man kết quả kiểm kờ tài sản.ả mạo, khai man kết quả kiểm kờ tài sản. TTừ 5.tr đồng đến 10.tr đồng ừ 5.tr đồng đến 10.tr đồng
2.
2. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toỏn Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toỏn
2.1. Trỏch nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toỏn
- Tài liệu kế toỏn phải được đơn vị kế toỏn bảo quản đầy đủ, an toàn trong quỏ trỡnh sử dụng và lưu trữ.
- Người làm kế toỏn cú trỏch nhiệm bảo quản tài liệu kế toỏn của mỡnh trong quỏ trỡnh sử dụng.
- Thủ trưởng đơn vị kế toỏn chịu trỏch nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toỏn về sự an toàn, đầy đủ và hợp phỏp của tài liệu kế toỏn.
2.2. Yờu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toỏn
Tài liệu kế toỏn lưu trữ phải là bản chớnh và phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 thỏng kể từ ngày kết thỳc kỳ kế toỏn năm hoặc kết thỳc cụng việc kế toỏn. Trường hợp tài liệu kế toỏn bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thỡ phải cú biờn bản kốm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại. Đối với chứng từ kế toỏn chỉ cú một bản chớnh nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thỡ một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp. Chứng từ kế toỏn sao chụp để lưu trữ phải được chụp từ bản chớnh và phải cú chữ ký và dấu xỏc nhận của đơn vị lưu bản chớnh.
Tài liệu kế toỏn đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, cú hệ thống, phải phõn loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riờng theo thứ tự thời gian phỏt sinh và theo kỳ kế toỏn năm
Tài liệu kế toỏn của đơn vị kế toỏn nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toỏn đú. Kho lưu trữ phải cú đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quỏ trỡnh lưu trữ theo quy định của phỏp luật. Đơn vị kế toỏn cú thể thuờ tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toỏn trờn cơ sở hợp đồng ký kết giữa cỏc bờn.
Tài liệu kế toỏn của đơn vị kế toỏn giải thể, phỏ sản bao gồm tài liệu kế toỏn của cỏc kỳ kế toỏn năm đang cũn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toỏn liờn quan đến việc giải thể, phỏ sản được lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan cú thẩm quyền hoặc người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn.
Tài liệu kế toỏn của cỏc kỳ kế toỏn năm đang cũn trong thời hạn lưu trữ của cỏc đơn vị kế toỏn được chia, tỏch thành hai hay nhiều đơn vị kế toỏn mới được xử lý theo quy định sau: Nếu tài liệu kế toỏn phõn chia được cho đơn vị kế toỏn mới thỡ phõn chia và lưu trữ tại đơn vị kế toỏn mới; nếu tài
liệu kế toỏn khụng phõn chia được thỡ lưu trữ tại đơn vị kế toỏn bị chia hoặc bị tỏch hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan cú thẩm quyền quyết định chia, tỏch đơn vị kế toỏn. Tài liệu kế toỏn liờn quan đến chia, tỏch thỡ lưu trữ tại cỏc đơn vị kế toỏn mới chia, tỏch.
Tài liệu kế toỏn của cỏc kỳ kế toỏn năm đang cũn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toỏn liờn quan đến sỏp nhập cỏc đơn vị kế toỏn thỡ lưu trữ tại đơn vị kế toỏn nhận sỏp nhập.
2.3. Cỏc loại tài liệu kế toỏn phải lưu trữ và thời hạn lưu trữ
Loại tài liệu kế toỏn phải lưu trữ gồm: Chứng từ kế toỏn; Sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng
hợp;
Bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo kế toỏn quản trị; Tài liệu khỏc cú liờn quan đến kế toỏn bao gồm: cỏc loại hợp đồng, Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phõn phối cỏc quỹ từ lợi nhuận, Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, bỏo cỏo kết quả kiểm kờ và đỏnh giỏ tài sản; cỏc tài liệu liờn quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toỏn; cỏc tài liệu liờn quan đến giải thể, phỏ sản, chia, tỏch, sỏp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hỡnh thức sở hữu; biờn bản tiờu huỷ tài liệu kế toỏn và cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan đến kế toỏn. Tài liệu kế toỏn lưu trữ phải là bản chớnh
* Tài liệu kế toỏn phải được lưu trữ theo thời hạn sau đõy:
- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toỏn dựng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toỏn, gồm cả chứng từ kế toỏn khụng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khụng lưu trong tập tài liệu kế toỏn của Phũng Kế toỏn và tài liệu kế toỏn khỏc dựng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toỏn khỏc khụng trực tiếp ghi sổ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh.
- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toỏn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh, cỏc bảng kờ, bảng tổng hợp chi tiết, cỏc sổ kế toỏn chi tiết, cỏc sổ kế toỏn tổng hợp, bỏo cỏo tài chớnh thỏng, quý, năm của đơn vị kế toỏn, biờn bản tiờu huỷ tài liệu kế toỏn và tài liệu khỏc cú liờn quan đến ghi sổ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh, trong đú cú bỏo cỏo kiểm toỏn và bỏo cỏo kiểm tra kế toỏn. Tài liệu kế toỏn khỏc của đơn vị kế toỏn sử dụng trong một số trường hợp mà phỏp luật quy định phải lưu trữ trờn 10 năm thỡ thực hiện lưu trữ theo quy định đú.
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toỏn cú tớnh sử liệu, cú ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phũng.
Chứng từ điện tử là cỏc băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toỏn phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ cỏc điều kiện kỹ thuật chống thoỏi hoỏ chứng từ điện tử và chống tỡnh trạng truy cập thụng tin bất hợp phỏp từ bờn ngoài.Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toỏn. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trờn thiết bị đặc biệt thỡ phải lưu trữ cỏc thiết bị đọc tin phự hợp đảm bảo khai thỏc được khi cần thiết.
Thời điểm tớnh thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toỏn được tớnh từ ngày kết thỳc kỳ kế toỏn năm hoặc được tớnh từ ngày Bỏo cỏo quyết toỏn vốn đầu tư dự ỏn hoàn thành được duyệt hoặc tài liệu, hồ sơ kiểm toỏn được tớnh từ ngày kết thỳc cụng việc.
2.4.
2.4. Tiờu hủy tài liệu kế toỏnTiờu hủy tài liệu kế toỏn
Tài liệu kế toỏn đó hết thời hạn lưu trữ thỡ được phộp tiờu huỷ theo quyết định của người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn, trừ khi cú quyết định của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền.
Tài liệu đơn vị kế toỏn nào thỡ đơn vị đú thực hiện tiờu huỷ bằng hỡnh thức tiờu huỷ tự chọn. Đối với tài liệu kế toỏn thuộc loại bớ mật thỡ đảm bảo tài liệu kế toỏn đó tiờu huỷ sẽ khụng thể sử dụng lại cỏc thụng tin, số liệu trờn đú.
Người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn quyết định thành lập “Hội đồng tiờu huỷ tài liệu kế toỏn hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lónh đạo đơn vị, kế toỏn trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ. Hội đồng tiờu huỷ tài liệu kế toỏn phải tiến hành kiểm kờ, đỏnh giỏ, phõn loại theo từng loại tài liệu kế toỏn, lập “Danh mục tài liệu kế toỏn tiờu huỷ” và “Biờn bản tiờu huỷ tài liệu kế toỏn hết thời hạn lưu trữ”.
“Biờn bản tiờu huỷ tài liệu kế toỏn hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiờu huỷ tài liệu kế toỏn và phải ghi rừ cỏc nội dung: loại tài liệu kế toỏn đó tiờu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hỡnh thức tiờu huỷ, kết luận và chữ ký của cỏc thành viờn Hội đồng tiờu hủy.
Cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về lưu trữ tài liệu kế toỏn và hỡnh thức xử lý
Hành vi vi phạm
Hành vi vi phạm Mức phạt tiềnMức phạt tiền
Đưa tài liệu kế toỏn vào lưu trữ chậm quỏ 12 thỏng so với thời hạn
quy định; T
Từ 2.tr đồng đến 5.tr đồng ừ 2.tr đồng đến 5.tr đồng
Lưu trữ tài liệu kế toỏn khụng đầy đủ theo quy định; TTừ 2.tr đồng đến 5.tr đồng ừ 2.tr đồng đến 5.tr đồng
Bảo quản tài liệu kế toỏn khụng an toàn, để hư hỏng, mất mỏt tài
liệu trong thời hạn lưu trữ T
Từ 2.tr đồng đến 5.tr đồng ừ 2.tr đồng đến 5.tr đồng S
Sử dụng tài liệu kế toỏn trong thời hạn lử dụng tài liệu kế toỏn trong thời hạn lưu trưu trữ khụng đỳng quy định;khụng đỳng quy định; TTừ 5.tr đồng đến 10.tr đồng ừ 5.tr đồng đến 10.tr đồng Kh
Khụng thực hiện cỏc thủ tục để phục hồi tài liệu kế toỏn bị mất mỏtụng thực hiện cỏc thủ tục để phục hồi tài liệu kế toỏn bị mất mỏt hoặc bị huỷ hoại.
hoặc bị huỷ hoại. T
Từ 5.tr đồng đến 10.tr đồng ừ 5.tr đồng đến 10.tr đồng H
Hủy bỏ tài liệu kế toỏn khi chủy bỏ tài liệu kế toỏn khi chưa hết thời hạn lưu trữ ưa hết thời hạn lưu tr theo quy định;theo quy định; TTừ 10.tr đồng đến 20.tr đồng ừ 10.tr đồng đến 20.tr đồng
Tiờu hủy tài liệu kế toỏn khụng thành lập Hội đồng tiờu hủy, khụng thực hiện đỳng phương phỏp tiờu hủy và khụng lập biờn bản tiờu
hủy theo quy định. TTừ 10.tr đồng đến 20.tr đồng ừ 10.tr đồng đến 20.tr đồng