1.Cụng việc kế toỏn trong trường hợp tài liệu kế toỏn bị mất hoặc bị huỷ hoại
Khi phỏt hiện tài liệu kế toỏn bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toỏn phải thực hiện ngay cỏc cụng việc sau đõy:
- Kiểm tra, xỏc định và lập biờn bản về số lượng, hiện trạng, nguyờn nhõn tài liệu kế toỏn bị mất hoặc bị huỷ hoại và thụng bỏo cho tổ chức, cỏ nhõn cú liờn quan và cơ quan nhà nước cú thẩm quyền;
- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toỏn bị hư hỏng;
- Liờn hệ với tổ chức, cỏ nhõn cú giao dịch tài liệu, số liệu kế toỏn để được sao chụp hoặc xỏc nhận lại tài liệu kế toỏn bị mất hoặc bị huỷ hoại;
- Đối với tài liệu kế toỏn cú liờn quan đến tài sản nhưng khụng thể phục hồi bằng cỏc biện phỏp trờn thỡ phải kiểm kờ tài sản để lập lại tài liệu kế toỏn bị mất hoặc bị huỷ hoại.
2. Cụng việc kế toỏn trong trường hợp đơn vị kế toỏn chia, tỏch, hợp nhất, sỏp nhập, chuyển đổi hỡnh thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phỏ sản chuyển đổi hỡnh thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phỏ sản
2.1. Trường hợp chia đơn vị kế toỏn
Đơn vị kế toỏn bị chia thành cỏc đơn vị kế toỏn mới phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy: - Khúa sổ kế toỏn, kiểm kờ tài sản, xỏc định nợ chưa thanh toỏn, lập bỏo cỏo tài chớnh;
- Phõn chia tài sản, nợ chưa thanh toỏn, lập biờn bản bàn giao và ghi sổ kế toỏn theo biờn bản bàn giao;
- Bàn giao tài liệu kế toỏn liờn quan đến tài sản, nợ chưa thanh toỏn cho cỏc đơn vị kế toỏn mới.
Đơn vị kế toỏn mới được thành lập căn cứ vào biờn bản bàn giao mở sổ kế toỏn và ghi sổ kế toỏn theo quy định.
2.2. Trường hợp tỏch đơn vị kế toỏn
Đơn vị kế toỏn bị tỏch một bộ phận để thành lập đơn vị kế toỏn mới phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy:
- Kiểm kờ tài sản, xỏc định nợ chưa thanh toỏn của bộ phận được tỏch;
- Bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toỏn của bộ phận được tỏch, lập biờn bản bàn giao và ghi sổ kế toỏn theo biờn bản bàn giao;
- Bàn giao tài liệu kế toỏn liờn quan đến tài sản, nợ chưa thanh toỏn cho đơn vị kế toỏn mới; đối với tài liệu kế toỏn khụng bàn giao thỡ đơn vị kế toỏn bị tỏch lưu trữ theo quy định .
Đơn vị kế toỏn mới được thành lập căn cứ vào biờn bản bàn giao mở sổ kế toỏn và ghi sổ kế toỏn theo quy định.
2.3. Trường hợp hợp nhất cỏc đơn vị kế toỏn
* Cỏc đơn vị kế toỏn hợp nhất thành đơn vị kế toỏn mới thỡ từng đơn vị kế toỏn bị hợp nhất phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy:
- Khúa sổ kế toỏn, kiểm kờ tài sản, xỏc định nợ chưa thanh toỏn, lập bỏo cỏo tài chớnh;
- Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toỏn, lập biờn bản bàn giao và ghi sổ kế toỏn theo biờn bản bàn giao;
- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toỏn cho đơn vị kế toỏn hợp nhất. * Đơn vị kế toỏn hợp nhất phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy: - Căn cứ vào cỏc biờn bản bàn giao, mở sổ kế toỏn và ghi sổ kế toỏn;
- Tổng hợp bỏo cỏo tài chớnh của cỏc đơn vị kế toỏn bị hợp nhất thành bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị kế toỏn hợp nhất.
2.4. Trường hợp sỏp nhập đơn vị kế toỏn
Đơn vị kế toỏn sỏp nhập vào đơn vị kế toỏn khỏc phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy: - Khúa sổ kế toỏn, kiểm kờ tài sản, xỏc định nợ chưa thanh toỏn, lập bỏo cỏo tài chớnh;
- Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toỏn, lập biờn bản bàn giao và ghi sổ kế toỏn theo biờn bản bàn giao;
- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toỏn cho đơn vị kế toỏn nhận sỏp nhập.
Đơn vị kế toỏn nhận sỏp nhập căn cứ vào biờn bản bàn giao ghi sổ kế toỏn theo quy định.
2.5. Trường hợp chuyển đổi hỡnh thức sở hữu
Đơn vị kế toỏn chuyển đổi hỡnh thức sở hữu phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy: - Khúa sổ kế toỏn, kiểm kờ tài sản, xỏc định nợ chưa thanh toỏn, lập bỏo cỏo tài chớnh;
- Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toỏn, lập biờn bản bàn giao và ghi sổ kế toỏn theo biờn bản bàn giao;
- Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toỏn cho đơn vị kế toỏn cú hỡnh thức sở hữu mới.
Đơn vị kế toỏn cú hỡnh thức sở hữu mới căn cứ vào biờn bản bàn giao mở sổ kế toỏn và ghi sổ kế toỏn theo quy định.
2.6.Trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phỏ sản
Đơn vị kế toỏn bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện cỏc cụng việc sau đõy: - Khúa sổ kế toỏn, kiểm kờ tài sản, xỏc định nợ chưa thanh toỏn, lập bỏo cỏo tài chớnh;
- Mở sổ kế toỏn theo dừi cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh liờn quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động;
- Bàn giao tài liệu kế toỏn của đơn vị kế toỏn giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toỏn cấp trờn hoặc tổ chức, cỏ nhõn lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.
Trường hợp đơn vị kế toỏn bị tuyờn bố phỏ sản thỡ Toà ỏn tuyờn bố phỏ sản chỉ định người thực hiện cụng việc kế toỏn theo quy định.
Chương III
PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN I/ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN I/ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
1. Khỏi niệm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn của một đơn vị kế toỏn là tập hợp những người làm kế toỏn tại đơn vị kế toỏn cựng với cỏc phương tiện trang thiết bị dựng để ghi chộp, tớnh toỏn xử lý toàn bộ thụng tin liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị kế toỏn từ khõu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khõu tổng hợp, cung cấp những thụng tin kinh tế về cỏc hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhõn sự để thực hiện cụng tỏc kế toỏn cú ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toỏn của cỏc đơn vị kế toỏn. Tổ chức nhõn sự như thế nào để từng người phỏt huy được cao nhất sở trường của mỡnh, đồng thời tỏc động tớch cực đến những bộ phận hoặc người khỏc cú liờn quan là mục tiờu của tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn cần phải căn cứ vào qui mụ, vào đặc điểm tổ chức hoạt động và quản lý cũng như yờu cầu quản lý của đơn vị kế toỏn. Nội dung của tổ chức bộ mỏy kế toỏn bao gồm:
Hỡnh thức tổ chức phõn cụng bổ nhiệm, kế hoạch cụng tỏc và vai trũ của kế toỏn trưởng. Tựy theo quy mụ và đặc điểm về tổ chức hoạt động và quản lý của đơn vị kế toỏn mà tổ chức bộ mỏy được thực hiện theo cỏc hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung hay hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn hoặc hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn.
Túm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mỡnh, bộ mỏy kế toỏn của đơn vị kế toỏn phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyờn mụn húa, đảm bảo sự lónh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toỏn trưởng, đồng thời cũng phải phự hợp việc tổ chức hoạt động của đơn vị mỡnh cũng như trỡnh độ quản lý của đơn vị.
Nội dung cụng tỏc kế toỏn ở một đơn vị kế toỏn bao gồm nhiều cụng việc cụ thể phải được phõn cụng cho nhiều người thực hiện. Mổi người thực hiện một hoặc một số phần việc nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toỏn trưởng. Cỏc phần việc kế toỏn cú mối liờn hệ với nhau nờn việc phõn cụng cần đảm bảo tớnh khoa học và cú sự tỏc động qua lại để cựng thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ kế toỏn của đơn vị. Chẳng hạn, bộ mỏy kế toỏn trong doanh nghiệp thường tổ chức thành cỏc bộ phận sau: Bộ phận kế toỏn lao động - tiền lương; bộ phận kế toỏn vật liệu - tài sản cố định; Bộ phận kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm; bộ phận kế toỏn thanh toỏn. Bộ phận kế toỏn tổng hợp (cỏc cụng việc kế toỏn cũn lại và lập bỏo cỏo kế toỏn).
Xõy dựng kế hoạch cụng tỏc là biện phỏp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện cỏc phần việc kế toỏn được trụi chảy, thuận lợi, qua đú sẽ kiễm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp cụng việc một cỏch nhanh chúng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ mỏy kế toỏn.
Kế toỏn trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước qui định. Kế toỏn trưởng cú trỏch nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ cụng tỏc kế toỏn trong đơn vị kế toỏn. Xuất phỏt từ vai trũ kế` toỏn trong cụng tỏc quản lý nờn kế toỏn trưởng cú vị trớ quan trọng trong bộ mỏy quản lý của đơn vị. Kế toỏn trưởng khụng chỉ là người tham mưu mà cũn là người kiểm tra, giỏm sỏt hoạt động của đơn vị kế toỏn, trước hết là cỏc hoạt động tài chớnh. Thực hiện tốt vai trũ kế toỏn trưởng chớnh là làm cho bộ mỏy kế toỏn phỏt huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện cỏc chức năng vốn cú của kế toỏn.
Việc trang bị cỏc phương tiện ,thiết bị tớnh toỏn hiện đại giỳp cho việc xử lý số liệu của kế toỏn trở nờn nhanh chúng, tiết kiệm được nhiều cụng sức. Hiện nay việc tin học húa cụng tỏc kế toỏn khụng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thụng tin và cung cấp thụng tin được nhanh chúng, thuận lợi, mà nú cũn làm tăng năng suất lao động của bộ mỏy kế toỏn một cỏch đỏng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ mỏy, nõng cao hiệu quả hoạt động. Tin học húa cụng tỏc kế toỏn đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyờn mụn: Thiết lập mẫu chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ phự hợp với việc thu nhận và xử lý thụng tin của mỏy, thiết kế cỏc loại sổ sỏch để cú thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chúng; bố trớ nhõn sự phự hợp với việc sử dụng mỏy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống mỏy được sử dụng trong đơn vị kế toỏn nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cỏ bộ phận cú liờn quan…
2. Trỏch nhiệm của đơn vị kế toỏn trong tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
- Đơn vị kế toỏn phải tổ chức bộ mỏy kế toỏn, bố trớ người làm kế toỏn hoặc thuờ làm kế toỏn. Cỏc đơn vị kế toỏn cú khối lượng cụng việc kế toỏn khụng lớn cú thể bố trớ một người làm kế toỏn hoặc bố trớ người làm kế toỏn kiờm nhiệm cỏc cụng việc khỏc mà phỏp luật về kế toỏn khụng nghiờm cấm.
Ở đơn vị kế toỏn phải bố trớ kế toỏn trưởng thỡ người được bố trớ làm kế toỏn hoặc kiờm nhiệm làm kế toỏn phải đủ tiờu chuẩn, điều kiện và được bố trớ làm kế toỏn trưởng hoặc là người phụ trỏch kế toỏn theo quy định.
- Đơn vị kế toỏn phải bố trớ người làm kế toỏn trưởng ngay khi thành lập đơn vị kế toỏn gồm: đơn vị kế toỏn nhà nước, cỏc đơn vị sự nghiệp, tổ chức khụng sử dụng kinh phớ NSNN; DNNN; Cụng ty TNHH; Cụng ty CP; Cụng ty hợp danh; Doanh nghiệp tư nhõn; Doanh nghiệp cú vốn đầu tư nước ngoài; Chi nhỏnh của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; HTX đều phải bố trớ người làm kế toỏn trưởng,
Trường hợp khuyết kế toỏn trưởng do kế toỏn trưởng cũ được đề bạt lờn cương vị mới hoặc thuyờn chuyển cụng tỏc hoặc bị kỷ luật thỡ cấp cú thẩm quyền phải bố trớ ngay kế toỏn trưởng mới thay thế. Khi thay đổi kế toỏn trưởng, người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn phải tổ chức bàn giao cụng việc và tài liệu kế toỏn giữa kế toỏn trưởng cũ và kế toỏn trưởng mới, đồng thời thụng bỏo cho cỏc bộ phận cú liờn quan trong đơn vị và cho ngõn hàng nơi mở tài khoản giao dịch biết họ, tờn và mẫu chữ ký của kế toỏn trưởng mới. Kế toỏn trưởng mới chịu trỏch nhiệm về cụng việc làm của mỡnh kể từ ngày nhận bàn giao cụng việc. Kế toỏn trưởng cũ vẫn phải chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc, đầy đủ, khỏch quan của thụng tin, tài liệu kế toỏn trong thời gian mỡnh phụ trỏch.
Trường hợp đơn vị kế toỏn chưa bố trớ được người làm kế toỏn trưởng thỡ phải cử người phụ trỏch kế toỏn hoặc thuờ người làm kế toỏn trưởng:
+ Đối với đơn vị thu, chi ngõn sỏch nhà nước, cỏc cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cú sử dụng kinh phớ ngõn sỏch nhà nước, Doanh nghiệp nhà nước, cụng ty TNHH, cụng ty cổ phần, Doanh nghiệp cú vốn đầu tư nước ngoài và HTX được cử người phụ trỏch kế toỏn trong thời hạn tối đa là 01 năm tài chớnh, sau đú phải bố trớ người làm kế toỏn trưởng.
+ Cỏc đơn vị kế toỏn nhà nước cú khối lượng cụng việc kế toỏn khụng lớn theo quy định của Bộ quản lý (trừ cỏc đơn vị thu, chi NSNN cỏc cấp) chỉ bố trớ một người làm kế toỏn hoặc một người làm kế toỏn kiờm nhiệm được phộp bố trớ người làm phụ trỏch kế toỏn. Người được bố trớ làm phụ trỏch kế toỏn trong trường hợp này khụng bị hạn chế về thời gian làm phụ trỏch kế toỏn.
+ Cỏc đơn vị kế toỏn hoạt động sản xuất kinh doanh cú khối lượng cụng việc kế toỏn khụng lớn như: Văn phũng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cỏ thể và tổ hợp tỏc khụng bắt buộc phải bố trớ người làm kế toỏn trưởng mà được phộp cử người phụ trỏch kế toỏn.
Trường hợp sau một năm bố trớ người làm phụ trỏch kế toỏn mà người phụ trỏch kế toỏn đú vẫn chưa đủ tiờu chuẩn và điều kiện để bố trớ làm kế toỏn trưởng thỡ phải tỡm người khỏc đủ tiờu chuẩn, điều kiện để bố trớ làm kế toỏn trưởng hoặc thuờ người làm kế toỏn trưởng. Riờng đối với cỏc đơn vị kế toỏn thuộc vựng sõu, vựng xa theo qui định của phỏp luật thỡ cú thể kộo dài thời gian phụ trỏch kế toỏn nhưng phải cú ý kiến thống nhất bằng văn bản của cơ quan tài chớnh đồng cấp.
Việc thuờ kế toỏn trưởng được ỏp dụng cho đơn vị kế toỏn là doanh nghiệp, Đơn vị sự nghiệp, tổ chức khụng sử dụng kinh phớ NSNN được thuờ doanh nghiệp dịch vụ kế toỏn hoặc người cú đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toỏn làm kế toỏn trưởng. Đơn vị sự nghiệp cú sử dụng kinh phớ NSNN cú thể thuờ người làm kế toỏn trưởng và do người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn đú quyết định.
* Bố trớ, bói miễn kế toỏn trưởng:
- Việc bố trớ, bói miễn kế toỏn trưởng thuộc đơn vị kế toỏn là cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cú sử dụng kinh phớ ngõn sỏch nhà nước và đơn vị sự nghiệp tự cõn đối thu, chi do cơ quan nhà nước thành lập thỡ do người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn đề nghị và do cấp cú thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn đú quyết định, sau khi cú ý kiến thoả thuận bằng văn bản của kế toỏn trưởng đơn vị kế toỏn cấp trờn trực tiếp. Cỏc đơn vị kế toỏn cũn lại do người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn quyết định.
Riờng đối với cỏc đơn vị quốc phũng, an ninh, cơ yếu, việc bố trớ người làm kế toỏn trưởng do