- Báo cáo tài chính
3. Kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng a Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ:
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng Sổ sách:
- Sổ cái tài khoản 111 - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ nhật kí chung
- Sổ chi tiết tài khoản 141 - Sổ cái tài khoản 141
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 111_Tiền mặt (1111) Tài khoản 141_Tạm ứng
GIÁM ĐỐC, KẾ
TOÁN TRƯỞNG THANH TOÁNKẾ TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Giấy đè nghj tạm ứng NV TẠM ỨNG Xét duyệt Giấy đề nghị tạm ứng đã kí Nhập liệu Phần mềm kế toán xử lí Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 Giấy đề nghị tạm ứng Bắt đầu Kiểm tra,chi tiền,đối chiếu sổ quỹ Phiếu chi 1 đã kí Phiếu chi 2 đã kí
Báo cáo tài chính 1 Sổ chi tiết 111 Sổ chi tiết 141 Sổ quỹ N Sổ cái 111 Sổ cái 141 Sổ nhật kí chung Kết thúc 1 Kiểm tra kí duyệt Phiếu chi 1 đã kí Phiếu chi 2 đã kí 2 2 Sổ quỹ Giấy đề nghị tạm ứng NV TẠM ỨNG Khóa sổ và in báo cáo
Giải thích:
(1) Khi muốn tạm ứng tiền nhân viên tạm ứng sẽ gửi giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, giấy đề nghị tạm ứng đã kí sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ nhập liệu vào máy.
(2) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan như: Sổ chi tiết 141, sổ chi tiết 111, sổ cái 141, sổ cái 111, sổ nhật kí chung và sổ quỹ. Đồng thời kế toán thanh toán cũng in ra 2 liên phiếu chi.
(3) Hai liên phiếu chi cùng với giấy đề nghị tạm ứng chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt
(4) Phiếu chi sau khi đã kí chuyển cho thủ quỹ kiểm tra chi tiền cho nhân viên tạm ứng và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng chuyển trả lại kế toán thanh toán. Thủ quỹ kí vào phiếu chi và đưa cho nhân viên tạm ứng liên 2 phiếu chi, liên còn lại chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu cùng với giấy đề nghị tạm ứng. (5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra khóa sổ và in ra các sổ sách báo cáo.
d. Định khoản
Căn cứ vào phiếu chi số 190 ngày 1/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 1/3/2010 chi tạm ứng cho anh Nguyến Ngọc Sinh mua nhiên liệu, số tiền 1.300.000
Nợ 1418 1.300.000 Có 1111 1.300.000
Căn cứ vào phiếu chi số 191 ngày 1/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 1/3/2010 chi tạm ứng cho anh Đặng Xuân Huy mua vật tư trường Phước Đại, số tiền 30.000.000 Nợ 1418 30.000.000
Có 1111 30.000.000
Căn cứ vào phiếu chi số 192 ngày 1/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 1/3/2010 chi tạm ứng cho anh Lê Thái An Khương đi công tác TP.Hồ Chí Minh, số tiền 4.000.000 Nợ 1418 4.000.000
Căn cứ vào phiếu chi số 199 ngày 5/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 5/3/2010 chi tạm ứng cho anh Trần Đức Thạnh sơn xe 79H 6385, số tiền 9.000.000
Nợ 1418 9.000.000 Có 1111 9.000.000
Căn cứ vào phiếu chi số 200 ngày 5/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 5/3/2010 chi tạm ứng cho anh Trần Xuân Bình thanh toán tiền công ty bê tông Mê Kong Vũng Tàu số tiền 20.000.000
Nợ 1413 20.000.000 Có 1111 20.000.000
e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục)f. Nhận xét f. Nhận xét
Mặt đạt được:
Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tạm ứng cho nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi,…
Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính, vừa đáp ứng yêu cầu kiểm soát của công ty vừa khoa học tiết kiệm, thời gian, chi phí.
Công ty có mở tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng giúp cho việc hạch toán rõ ràng, thuận tiện để đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng nhân viên, từng bộ phận tại mọi thời điểm. Tránh trường hợp một bộ phận tạm ứng quá nhiều và quá thời hạn thanh toán.
Khoản tạm ứng của tổ đội công trình thì kế toán không hạch toán vào tài khoản 1413 và cho vay theo từng đợt để theo dõi và khi công trình hoàn thành nhanh chóng tập hợp được chi phí.
Mặt hạn chế:
Hiện nay tình trạng một số tổ đội còn chậm trễ trong việc tập hợp chứng từ về phòng kế toán, tuy vậy mà kế toán vẫn giải quyết cho tạm ứng đợt mới dẫn đến việc tập hợp chứng từ càng trì trễ hơn. Đây là nguyên nhân gây chậm trễ trong việc nhập liệu cũng như tính giá thành công trình.