- Báo cáo tài chính
1. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp a Chứng từ và sổ sách sử dụng
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ:
- Giấy báo nợ - ủy nhiệm chi
- Giấy đề nghị thanh toán Sổ sách:
- Sổ cái tài khoản 112 - Sổ nhật kí chung
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (mở cho từng ngân hàng) - Sổ chi tiết tài khoản 331_ Chi tiết cho từng người bán - Sổ cái tài khoản 331
- Sổ nhật kí chung
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 331_Phải trả người bán
KẾ TOÁN THANH TOÁN TOÁN GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bắt đầu
NCC Giấy đề nghj thanh toán
lập ủy nhiệm chi
ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 2
ủy nhiệm chi 3
Xem xét,kí duyệt N Sổ hật kí chung Sổ cái 112 Sổ cái 331 Kết thúc ủy nhiệm chi 4
Giấy đề nghj thanh toán
ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 2
ủy nhiệm chi 3 ủy nhiệm chi 4 Giấy đề nghj thanh
toán
Ngân hàng Giấy đề nghj thanh
toán ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ Nhập liệu Phần mềm kế toán xử lý Giấy đề nghj thanh toán ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ Sổ chi tiết 112 Sổ cái 331
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo
Báo cáo quản trị
Giải thích:
(1) Khi đến thời hạn thanh toán nợ, nhà cung cấp sẽ gọi điện thoại hoặc gửi giấy đề nghị thanh toán cho công ty. Nhận được giấy đề nghị thanh toán và được sự nhất trí của giám đốc và kế toán trưởng kế toán thanh toán tiến hành xem xét số nợ trên sổ sách rồi lập và ủy nhiệm chi.
Ủy nhiệm chi được lập 4 liên.
(2) Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với giấy đề nghị thanh toán được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt
(3)Giấy đề nghị thanh toán được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán. Bốn liên ủy nhiệm chi được gửi đến ngân hàng. Ngân hàng sau khi kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ gửi cho kế toán thanh toán.
(4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính. Chỉ cần nấp nút “ghi vào”phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 1121, sổ chi tiết 331-mở chi tiết cho từng nhà cung cấp… , sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 331 và sổ nhật kí chung tại phần hành kế toán tổng hợp.
(5) Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số.
(6) Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ, in các báo cáo.
d. Định khoản
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 33Acg ngày 8/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 3/3/2010 thanh toán tiền mua Asika trạm trộn cho công ty Xây Dựng Số 1, số tiền 50.000.000
Nợ 3311 50.000.000 Có 1121 50.000.000
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 35cg ngày 18/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 15/3/2010 thanh toán tiền nhiên liệu trạm trộn bê tông cho DNTN Hoàng Trí, số tiền 40.000.000
Nợ 3311 40.000.000 Có 1121 40.000.000
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 36Cg ngày 18/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 15/3/2010 thanh toán tiền mua xi măng trạm trộn cho công ty XM Khánh Hòa, số tiền 100.000.000
Nợ 3311 100.000.000 Có 1121 100.000.000
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 37Cg ngày 18/3/2010 thanh toán tiền Xi măng cho công ty TM_DV Thăng Long,số tiền 50.000.000
Nợ 3311 50.000.000 Có 1121 50.000.000
Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 38cg ngày 18/3/2010 thanh toán tiền mua đá cho công ty Đá Hòn Thị,số tiền 30.000.000
Nợ 3311 30.000.000 Có 1121 30.000.000
e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục)f. Nhận xét f. Nhận xét
Mặt đạt được:
Công ty thường thanh toán đúng hạn với nhà cung cấp nên tạo dựng được quan hệ tốt và lâu dài với nhà cung cấp.
Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán kế toán trả nợ cho nhà cung cấp. Chứng từ sổ sách được lập, luân chuyển và lưu trữ đúng quy định.
Công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng và từng nhà cung cấp để dễ dàng theo dõi, và đánh giá được đối tác quen thuộc tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty.
Các khoản nợ nhà cung cấp với số tiền lớn thướng được thanh toán qua ngân hàng nên tiết kiệm thời gian chi phí và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng tiền mặt.
Mặt hạn chế:
Các nghiệp vụ thu nợ, chi trả nợ xảy ra thường xuyên nhưng số lượng nhân viên ít nên mỗi nhân viên phải kiêm nhiều việc, đặc biệt là kế toán thanh toán phải kiêm bên công nợ, thanh toán, tiền lương…. Cho nên công viêc nhiều khi bị chậm trễ.