2. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty xõy dựng Mỹ Đà
2.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn bao gồm:
Kế toỏn trưởng: Là người tham mưu cho giỏm đốc về tài chớnh, sổ sỏch, văn bản phỏp lý cần thiết của cụng ty. Phụ trỏch tổng hợp cỏc cụng việc phũng kế toỏn, cú nhiệm vụ hướng dẫn, phõn cụng cụng việc cho cỏc kế toỏn viờn thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch, cơ chế quản lý và chế độ ghi chộp sổ sỏch kế toỏn, tổ chức ghi chộp và phản ỏnh chớnh xỏc, trung thực, kịp thời và đầy đủ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại cụng ty. Định ký hàng quý, tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của cụng ty và lờn bảng tớnh thuế thu nhập tạm tớnh theo quý nộp giỏm đốc và cơ quản quản lý thế trực thuộc.
Kế toỏn tổng hợp: nhiệm vụ tập hợp tất cả cỏc sổ kế toỏn chi tiết hàng
thỏng do cỏc kế toỏn viờn lập hàng ngày như: sổ quỹ tiền mặt (TK111); sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, người bỏn (TK131, TK331); sổ chi tiết cỏc chi phớ phỏt sinh trong kỳ (TK621, TK622, …) tỡnh hỡnh nhập – xuất kho nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ (TK152, TK153), kiểm kờ tài sản cố định…. . Khi khối lượng cụng việc hoàn thành hoặc cụng trỡnh thi cụng hoàn thành tớnh giỏ thành sản phẩm. Từ cỏc sổ chi tiết này, đối chiếu với sổ nhật ký chung được ghi chộp hàng ngày sau đú vào sổ cỏi cỏc tài khoản. Từ cỏc sổ cỏi lờn bảng cõn đối tài khoản nộp kế toỏn trưởng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Kế toỏn thanh toỏn: Cú nhiệm vụ cập nhật chứng từ hàng ngày, theo dừi cỏc khoản thu, chi phỏt sinh trong cụng ty, đưa vào cỏc sổ chi tiết TK111, TK131, TK331 đồng thời lập phiếu thu, chi theo mỗi khoản phỏt sinh. Cuối thỏng tổng hợp vào bảng kờ, bảng phõn bổ đối chiếu với thực tế, thường xuyờn đối chiếu với ngõn hàng và với cỏc đối tỏc. Phỏt hiện kịp thời sai sút, nhầm lẫn để cú biện phỏp xử lý. Theo dừi cụng nợ và cỏc khoản phải trả để cú kế hoạch thu chi hợp lý.
Kế toỏn vật tư, TSCĐ: Theo dừi, tổng hợp cỏc chứng từ để ghi sổ về vật liệu, cụng cụ dụng cụ nhập, xuất trong thỏng theo từng cụng trỡnh và tỡnh hỡnh sử dụng tài sản cố định, tăng giảm tài sản cố định trong kỳ (nếu cú). Thường xuyờn, kiểm kờ vật liệu, cụng cụ dụng cụ cú trong kho đồng thời quản lý, theo dừi về mặt giỏ trị của vật liệu, cụng cụ dụng cụ nhập xuất trong thỏng và vào sổ chi tiết TK152, TK153. Hàng thỏng trớch khấu hao tài sản cố định, theo dừi giỏ trị cũn lại của cỏc tài sản đú. Chịu trỏch nhiệm về vật tư và tài sản cố định hiện cú.
Kế toỏn tiền lương: Hàng ngày cú nhiệm vụ thống kờ và chấm cụng nhật cho
cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty. Theo dừi cỏc khoản thưởng phạt, chế độ ốm đau thai sản … với mỗi cỏn bộ cụng nhõn viờn. Tớnh lương hàng thỏng và cỏc khoản bảo hiểm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn và lương trả nhõn cụng thuờ thời vụ theo bảng chấm cụng từ cụng trường chuyển về.
Thủ quỹ: Cú nhiệm vụ lập phiếu thu, chi cụ thể cho mỗi lần lưu chuyển tiền
mặt. Theo dừi, bảo quản tiền mặt của Cụng ty giao dịch với ngõn hàng, với đơn vị mua và đơn vị bỏn. Thường xuyờn trao đổi, đối chiếu sổ sỏch với kế toỏn thanh toỏn. Hàng thỏng trớch trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của Cụng ty và lương của nhõn cụng thuờ thời vụ ngoài cụng trường theo bảng lương của kế toỏn tiền lương đó lập.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
….. 2.2. Hỡnh thức kế toỏn mà cụng ty ỏp dụng Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn vật tư, TSCĐ Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn tiền lương Thủ quỹ Nhõn viờn thống kờ đội
Hiện nay cụng ty đang sử dụng hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn Nhật ký chung. • Nguyờn tắc, đặc trưng cơ bản: Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt
sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn cỏc nghiệp vụ đú). Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ nhật ký để ghi sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm cỏc loại sổ sỏch chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cỏi
- Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
• Trỡnh tự ghi sổ: theo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chú: Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chuyên dùng Bảng cân đối số phát sinh
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, so sánh:
• Trỡnh tự và phương phỏp ghi sổ kế toỏn trong hỡnh thức Nhật ký chung: + Căn cứ chứng từ gốc đó kiểm tra đảm bảo tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chừng từ, tiến hành lập định khoản kế toỏn và ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo thứ tụ thời gian.
Trường hợp cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh cú yờu cầu quản lý riờng thỡ căn cứ chứng từ kế toỏn tiến hành lập định khoản rồi ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt
+ Cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến đối tượng cần hạch toỏn chi tiết thỡ đồng thời căn cứ chứng từ kế toỏn ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan
+ Hằng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cỏi cỏc tài khoản
+ Cuối thỏng căn cứ vào cỏc số liệu ở cỏc sổ chi tiết lập bảng chi tiết số phỏt sinh, căn cứ vào số liệu ở sổ cỏi cỏc tài khoản lập Bảng cõn đối số phỏt sinh
+ Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phự hợp căn cứ số liệu ở bảng đối chiếu và lập bảng cõn đối và Bỏo cỏo tài chớnh
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung cú ưu điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp, thuận tiện cho việc phõn cụng lao động kế toỏn, nhưng cú nhược điểm lớn là việc ghi chộp trựng lặp nhiều.