3.3.1 Tổ chức bộ máy kế tại công ty Samyang Việt Nam (có áp dụng kế toán quản trị)
Bộ máy kế toán của công ty sẽ được tổ chức thành 2 bộ phận: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Tuy nhiên 2 bộ phận này không tách rời nhau mà hỗ trợ
lẫn nhau trong công tác kế toán. Sở dĩ công ty không nên tổ chức riêng một bộ phận kế toán quản trị vì qui mô kinh doanh của công ty không lớn lắm, công ty cũng không có các phân xưởng hay các kho hàng, các cửa hàng ở nơi khác. Thêm vào đó
để đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, nên bộ máy kế toán được tổ chức như trên sẽđảm bảo tính hiệu quả hơn. Khi đó công ty sẽ tuyển thêm 3 nhân viên kế toán: 1 nhân viên cho bộ phận phân tích và đưa ra các quyết định, 1 nhân viên cho bộ phận dự
toán và 1 nhân viên phụ trách bộ phận kế toán quản trị.
Sơđồ 03: sơđồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Kế toán tiền (1 người) Kế toán trưởng (1 người) Trưởng bộ phận kế toán tài chính (1 nhân viên) Kế toán doanh thu, công nợ (1 người) Bộ phận kế toán chi phí (1 người) Kế toán vật tư (2 người) Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ (1 người) Trưởng bộ phận kế toán quản trị (1 nhân viên) Bộ phận phân tích, ra quyết định (1 người) Bộ phận dự toán (1 người)
Để thực hiện tốt công tác kế toán và tránh đùn đẩy trách nhiệm giữa bộ phận kế toán quản trị và bộ phận kế toán tài chính, kế toán trưởng nên phân chia tương
đối chức năng và nhiệm vụ của 2 bộ phận này:
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán tài chính
Phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ gốc lên hệ thống tài khoản.
Lập các báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của công ty dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán.
Đảm nhận các phần hành kế toán bao gồm: kế toán tiền, kế toán hàng tồn kho, kế toán doanh thu, công nợ, tài sản cốđịnh, kế toán thuế.
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán quản trị
- Bộ phận kế toán chi phí
Dựa vào các ghi chép ban đầu của kế toán tài chính, kế toán chi phí sẽ
theo dõi chi phí theo từng đối tượng chịu chi phí.
Theo dõi sự luân chuyển bán thành phẩm giữa các phân xưởng, công
đoạn.
Kết hợp với bộ phận kế toán tài chính, phân xưởng kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Tập hợp, phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Lập các báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh và phiếu tính giá thành sản phẩm.
Cung cấp thông tin về chi phí, giá thành giúp các nhà quản trị lập dự
toán ngân sách - Bộ phận dự toán
Dựa vào PFC được cung cấp từ công ty Nike, kết hợp với điều kiện sản xuất thực tế tại công ty để lập các định mức chi phí.
Kết hợp với bộ phận kế toán tài chính, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận sản xuất, bộ phận kế toán chi phí và các phòng ban khác liên quan để
lập dự toán ngân sách.
Kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình thực hiện các kế
hoạch.
- Bộ phận phân tích, ra quyết định
Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán, tìm ra các nguyên nhân gây ra sai biệt giữa thực tế và dự toán về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để ra các quyết định kinh tế.
Đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
Phân tích, tìm nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng, lãng phí trong quá trình sản xuất cũng như sau khi sản phẩm được tiêu thụ, đưa ra các biện pháp khắc phục các vấn đề này.
Công việc chủ yếu của bộ phận kế toán quản trị bước đầu bao gồm:
Hoàn thiện và xây dựng các định mức chi phí, nghiên cứu các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp phù hợp hơn và phân loại chi phí chính xác hơn để phục vụ công tác kiểm soát chi phí, kiểm soát giá thành.
Hoàn thiện việc hạch toán và theo dõi nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (trước đây công ty sử dụng phương pháp kiểm kê
định kỳđể theo dõi hàng tồn kho), tăng cường kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho nhất là nguyên vật liệu.
Xây dựng các dự toán ngắn hạn cho từng bộ phận sản xuất để các nhà quản trị có căn cứđiều hành hoạt động tốt hơn.
Lập các báo cáo bộ phận, phân tích kết quả thực hiện so với kế hoạch để
cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. 3.3.2 Xây dựng hệ thống chứng từ
Phần lớn các dữ liệu đầu vào của kế toán quản trị sử dụng chung với kế toán tài chính. Hệ thống kế toán tài chính sử dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 vì vậy kế toán quản trị gián tiếp sử
dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT. Trong phạm vi của đề tài, tác giả xin đề xuất một số chứng từ sử dụng phục vụ cho công tác kế
toán quản trị như sau:
a. Về phiếu chi.
Để tận dụng được nguồn lực sẵn có của bộ phận kế toán tài chính, kế toán quản trị sẽ thiết kế lại phiếu chi như sau:
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 01)
Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được định khoản trên phiếu này. Trong phiếu chi này nhân viên kế toán tài chính sẽ định khoản và phân loại chi phí theo khoản
mục và chi tiết đến tài khoản cấp 3 sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Điều quan trọng thể hiện trong phiếu chi trên là thể hiện được bộ phận chịu chi phí.
Điều này giúp kế toán quản trị dễ dàng thực hiện kiểm soát chi phí theo từng đối tượng chịu chi phí và theo từng trung tâm trách nhiệm. Cuối ngày kế toán quản trị
dựa vào cơ sở dữ liệu kế toán tài chính đã nhập để phân loại chi phí thành biến phí và định phí. Sau đó bổ sung thêm mã sản phẩm chịu chi phí, mã trung tâm trách nhiệm và định khoản sao cho phù hợp với yêu cầu theo dõi chi phí của kế toán quản trị.
b. Về các chứng từ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Để theo dõi tình hình biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp so với
định mức, công ty sử dụng thêm các chứng từ sau:
- Phiếu yêu cầu vật tư theo định mức
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 02)
Về nội dung cơ bản chứng từ này giống với “Phiếu xuất vật tư theo định mức” (mẫu 04. VT) ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT. Về hình thức nó được thiết kế phù hợp với đặc điểm công ty hơn. Chứng từ này dùng theo dõi chi phí trong định mức theo từng loại sản phẩm. Để lập được chứng từ này kế toán quản trị dựa vào định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm và các phiếu xuất kho hàng ngày. Cột đơn giá dựa vào báo cáo nhập xuất tồn cuối tháng.
- Phiếu yêu cầu vật tư vượt định mức
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 03)
Trong quá trình sản xuất có thể xảy ra hao hụt vật tư nhiều hơn định mức, sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất nhiều hơn mức cho phép… lượng vật tư
theo định mức đã lãnh hết nhưng chưa hoàn thành lô sản phẩm thì “phiếu yêu cầu vật tư vượt định mức” sẽ được sử dụng để ghi chép lại số lượng vật tư lãnh thêm. Phiếu này là cơ sở cho kế toán hạch toán và phân tích chênh lệch chi phí so với định mức.
- Phiếu thay đổi định mức vật tư.
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 04)
Trong quá trình sản xuất, phòng cải tiến, các phân xưởng sản xuất phải luôn tìm các biện pháp giảm chi phí định mức nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đúng theo yêu cầu của Nike.
Khi có định mức mới, bộ phận cải tiến kết hợp với bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất thử sản phẩm. Sản phẩm mới này sẽ trải qua qui trình kiểm tra
nghiêm ngặt của QC và phòng mẫu. Nếu sản phẩm này đáp ứng được các yêu cầu do khách hàng đặt ra thì nó sẽđược sản xuất đồng loạt theo định mức mới. Bộ phận cải tiến phải dùng mẫu “phiếu thay đổi định mức vật tư” để thông báo cho các bộ
phận có liên quan biết. Bộ phận kế toán quản trị sẽ dùng chứng từ này làm cơ sở
tính toán lại giá thành định mức và theo dõi sự biến động của chi phí nguyên vật liệu thực tế so với định mức.
- Phiếu báo cáo hỏng vật tư.
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 05)
Các loại nguyên liệu, vật liệu phần lớn nhập từ Hàn Quốc. Các nhà cung cấp mà công ty lựa chọn là những công ty có uy tín và đáng tin cậy. Vì thế công ty không kiểm tra hoặc chỉ kiểm tra mẫu khi nhập kho hàng hoá. Vì vậy có những lúc có những loại vật tư không đạt yêu cầu nhưng không phát hiện được, nên trong quá trình sản xuất có thể gây ra sản phẩm hỏng do vật liệu không đạt chất lượng khi đó việc báo cáo về chất lượng nguyên vật liệu bị hỏng sẽ được lập nhằm báo cáo tình hình hỏng vật tư. Phiếu này còn được sử dụng để báo cáo vật tư hư hỏng khi kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ.
Kế toán quản trị sẽ dùng các phiếu này để tập hợp và phân tích các nguyên nhân gây ra hư hỏng vật liệu. Từ đó xác định trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp hay do các bộ phận trong công ty. (chẳng hạn như bộ phận vật tư mua hàng không
đảm bảo chất lượng, bộ phận kho bảo quản không tốt…)
c. Các chứng từ phản ánh tình hình sản phẩm trong quá trình sản xuất.
Đặc điểm quá trình sản xuất tại công ty là trải qua nhiều công đoạn, sản phẩm của giai đoạn trước sẽ là nguyên liệu của giai đoạn sau. Vì thế cần phải có phiếu ghi nhận sản phẩm hoàn thành để làm cơ sở tính giá thành cho từng công
đoạn và xác định giá sản phẩm chuyển giao.
Có 2 loại chứng từ cần thiết phải được sử dụng trong quá trình sản xuất đó là: “ Phiếu báo sản phẩm hoàn thành ” và “ Phiếu báo sản phẩm hỏng “
- Phiếu báo sản phẩm hoàn thành
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 06)
Hàng ngày bộ phận sản xuất sẽ báo số lượng sản phẩm hoàn thành ở phân xưởng đó. Cột tổng chi phí và chi phí thực tế sẽ được ghi nhận sau khi tính giá thành sản phẩm ở công đoạn đó. Phiếu này sẽ làm cơ sở cho kế toán quản trị ghi nhận chi phí của công đoạn trước chuyển sang công đoạn sau và dùng để phân tích
Để kiểm soát được quá trình sản xuất, ngoài việc biết được số lượng sản phẩm hoàn thành hàng ngày, các nhà quản lý cũng cần phải biết được số lượng sản phẩm hỏng và nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng đó để tìm nguyên nhân khắc phục.
- Phiếu báo sản phẩm hỏng
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 07)
d. Về chứng từ phản ánh chi phí nhân công trực tiếp
Với qui mô hơn 6.000 công nhân nhưng công ty chưa theo dõi năng sức lao
động và định mức thời gian lao động để sản xuất sản phẩm. Chứng từ này dùng để
theo dõi lao động hàng ngày ở từng bộ phận. Nó sẽ cung cấp số liệu về tình hình biến động về lao động giúp kế toán quản trị theo dõi, phân tích năng suất lao động trong kỳ.
Mỗi ngày, bộ phận nhân sự sẽ báo cáo tình hình nhân sự theo từng bộ phận cho các nhà quản lý và cho bộ phận kế toán quản trị. Kế toán quản trị sẽ ghi số sản phẩm, tên sản phẩm sản xuất.
Cột giờ vào có thể biết ngay trong ca làm việc, còn giờ ra thông thường ngày hôm sau bộ phận nhân sự mới báo cáo được.Tuy nhiên trong ngày bộ phận nhân sự
phải báo cáo tổng số công nhân, số có mặt, số vắng mặt để các nhà quản trị sẽ bố trí nhân sự hợp lý hơn.
Cuối kỳ kế toán quản trị sẽ tổng hợp và phân tích năng suất lao động để có biện pháp quản lý, khuyến khích, điều chỉnh hợp lý hơn trong bố trí lao động. Bộ
phận kế toán quản trị kết hợp với bộ phận cải tiến nghiên cứu việc quản lý hiện trường nhằm tìm ra các cơ hội giảm các thao tác thừa không cần thiết của công nhân, giảm thời gian và khoảng cách giao hàng giữa các chuyền. Đặc biệt là việc sắp xếp các vật tư, hàng hóa một cách khoa học theo tinh thần của 5S và triết lý 6 sigma để tăng năng suất lao động.
(Mẫu chứng từđược trình bày ở phụ lục 12 bảng 08) e. Về chứng từ phân bổ chi phí
Việc phân bổ đúng chi phí cho các đối tượng chịu chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc tính giá thành, xác định đúng hiệu quả kinh doanh của từng loại giày để cạnh tranh đơn đặt hàng. Tùy theo khoản mục chi phí cần phân bổ là gì sẽ
chọn tiêu thức phân bổ phù hợp. Ví dụ khoản mục chi phí tiền điện, chi phí khấu hao thì căn cứ phân bổ là số giờ máy hoạt động, khoản mục chi phí vận chuyển
hàng từ công ty đến cảng để xuất khẩu thì căn cứ phân bổ là số lượng hàng bán… Trên bảng phân bổ phải thể hiện được các chỉ tiêu sau:
Khoản mục chi phí cần phân bổ: chi phí khấu hao, điện…
Đối tượng chịu chi phí: sản phẩm từng loại, công đoạn
Căn cứ phân bổ: giờ máy, giờ công, số lượng sản phẩm tiêu thụ…
Kỳ phân bổ
(Ví dụ minh họa mẫu chứng từ cho bảng phân bổ chi phí sản xuất chung được trình bày ở phụ lục 12-09)
3.3.3. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị3.3.3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản hiện tại 3.3.3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản hiện tại
Khi chuyển sang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho, đề nghị công ty hủy bỏ các tài khoản sau:
61110: mua nguyên vật liệu. 61120: mua công cụ, dụng cụ. 63100: Giá thành sản xuất.
(do các tài khoản này chỉ sử dụng trong hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Ngoài ra, công ty cần phải mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản mục chi phí phát sinh trong chi phí bán hàng. Hiện tại khoản mục chi phí bán hàng
được công ty theo dõi chung tất cả các loại chi phí trên tài khoản 64100. Chi phí bán hàng hiện tại ở công ty gồm 2 khoản mục chủ yếu là: chi phí vận chuyển hàng xuất khẩu và lương nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu. Vì thế tác giảđề nghị công ty mở thêm hai tài khoản để theo dõi các loại chi phí này: tài khoản 64110 “Chi phí vận chuyển”, tài khoản 64120 “lương bộ phận xuất nhập khẩu”.
3.3.3.2. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Khi xây dựng hệ thống tài khoản cho kế toán quản trị tại công ty sẽ tận dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính hiện có và xây dựng cho phù hợp yêu cầu của kế toán quản trị. Hệ thống tài khoản phải phản ánh được chi phí phát sinh thuộc loại nào, biến phí hay định phí, phát sinh ởđâu và cho loại sản phẩm nào.
Qui tắc mã hóa hệ thống trong kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam được thiết kế theo thứ tự như sau:
- Mã tài khoản: sử dụng hệ thống tài khoản cấp ba đã được sử dụng tại công ty
- Đối với mã loại chi phí được ký hiệu: 1 - biến phí, 2 - định phí