Chức năng:
Là tổ nghiệp vụ tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh theo quy định của NHTMCPCTVN.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện nghiệp vụ về thanh toán XNK theo hạn mức được cấp:
Thực hiện các nghiệp vụ phát hành, sửa đổi, thanh toán L/C nhập khẩu; thông báo và thanh toán L/C xuất khẩu; Thực hiện các nghiệp vụ nhờ thu liên quan đến XNK (nhờ thu kèm bộ chứng từ, nhờ thu không kém bộ chứng từ, nhờ thu séc thương mại); Phối hợp với các phòng KH doanh nghiệp để thực hiện nghiệp vụ chiết khấu
bộ chứng từ, nghiệp vụ biên lai tin thác, bao thanh toán, bao thanh toán tuyệt đối.; Phát hành, thông báo (bao gồm cả sửa đổi bảo lãnh) bảo lãnh trong nước và nước ngoài trong phạm vi được uỷ quyền. Thẩm định khách hàng ký quỹ 100% nghiệp vụ bảo lãnh; Phối hợp với các phòng khách hàng theo dõi các khoản cho vay bắt buộc; Thực hiện các nghiệp vị khác theo hướng dẫn và uỷ quyền của NHTMCPCTVN trong từng thời kì.
- Thực hiện nghiệp vụ mua bán ngoại tệ: Xây dựng giá mua, bán hàng ngày trình lãnh đạo duyệt theo thẩm quyền để thực hiện trong toàn chi nhánh; Thực hiện nghiệp vụ liên quan để kí kết hợp đồng mua bán ngoại tệ (chuyển khoản) với các tổ chức kinh tế, cá nhân, chuyển phòng kế toán để hạch toán theo quy định của NHTMCPCTVN; Hướng dẫn và quản lý nghiệp vụ với các đại lý thu hồi ngoại tệ thuộc Chi nhánh quản lý.
- Hỗ trợ phòng kế toán thực hiện chuyển tiền nước ngoài:
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương hoặc thủ tục của các khoản chuyển tiền khác theo quy định của NHTMCPCTVN.
- Phối hợp với bộ phận kiểm soát sau thuộc phòng kế toán kiểm soát, đối chiếu các bút toán phát sinh trên tài khoản liên quan đến nghiệp vụ của phòng và xử lý các sai sót, chênh lệch theo quy trình nghiệp vụ và chế độ kế toán hiện hành.
- Phối hợp với các phòng khách hàng thực hiện công tác tiếp thị để khai thác nguồn ngoại tệ cho chi nhánh; tiếp thị khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ ngân hàng. - Tư vấn khách hàng sử dụng các sản phẩm tài trợ thương mại, thanh toán XNK, - Tham gia Hội đồng tín dụng, Hội đồng miễn giảm lãi, Hội đồng xử lý rủi ro (khi có
yêu cầu).
- Tổng hợp báo cáo, lưu giữ chứng từ, tài liệu theo quy định. - Đảm bảo an toàn bí mật các số liệu có liên quan theo quy định. - Tổ chức học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ. - Làm công tác khác do Giám đốc giao.
3.2.7.Tổ tiền tệ kho quỹ
Chức năng:
Tổ tiền tệ kho quỹ là tổ nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt theo quy định của NHNN và NHTMCPCTVN. Ứng và thu tiền mặt cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho các doanh nghiệp có thu, chi tiền mặt lớn.
- Quản lý an toàn kho quỹ (an toàn về tiền mặt VND và ngoại tệ, thẻ trắng, thẻ tiết kiệm, giấy tờ có giá, hồ sơ tài sản thế chấp) theo đúng quy định của NHNN và NHTMCPCTVN.
- Thực hiện ứng tiền và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy ATM theo uỷ quyền kịp thời chính xác, đúng chế độ quy định.
- Thu, chi tiền mặt giao dịch có giá trị lớn, thu chi lưu động tại các doanh nghiệp, khách hàng
- Phối hợp với phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính thực hiện điều chuyển tiền giữa quỹ nghiệp vụ của Chi nhánh với NHNN, các NHTMCPCTVN trên địa bàn, các quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch, phòng giao dịch, máy ATM an toàn, đúng chế độ trên cơ sở đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu tại chi nhánh.
- Thường xuyên kiểm tra và phát hiện kịp thời các hiện tượng hoặc sự cố ảnh hưởng đến an toàn kho quỹ, báo cáo Ban giám đốc kịp thời xử lý. Lập kế hoạch sửa chữa, cải tạo, tu bổ, nâng cấp kho tiền đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
- Thực hiên ghi chép theo sổ sách, thu chi xuất nhập kho quỹ đầy đủ, kịp thời. Làm các báo cáo theo quy định của NHNN và NHTMCPCTVN.
- Thực hiện đóng gói, lập bảng kê chuyển séc du lịch, hoá đơn thanh toán thẻ VISA, MASTER về trụ sở chính NHTMCPCTVN hoặc các đầu mối để gửi đi nước ngoài nhờ thu.
- Tổ chức học tập nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên đáp ứng yêu cầu công tác của phòng và thực hiện mốt số công việc khác do giám đốc giao.
3.2.8.Phòng Tổ chức – Hành chính
Chức năng:
Phòng tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ thực hiên công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của NHCTVN. Thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn Chi nhánh.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện quy định của Nhà nước và NHTMCPCTVN có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...
- Thực hiện quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực,trình độ và yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh, thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh; Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, nhân viên chi nhánh.
- Phối hợp cùng phòng kế toán lập kế họach mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh. Thực hiện theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, công cụ lao động theo uỷ quyền.
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa nhà làm việc, quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh và quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước và NHTMCPCTVN.
- Quản lý và sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, điện thoại và các trang thiết bị của chi nhánh. Định kỳ bảo dưỡng và khám xe ô tô theo quy định, đảm bảo lái xe an toàn. Là đầu mối xây dựng nội quy quản lý, sử dụng trang thiết bị tại chi nhánh.
- Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định của Nhà nước và NHTMCPCTVN. Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan,cung cấp tài liệu lưu trữ cho Ban giám đốc và các phòng khi cần thiết theo quy định về bảo mật, quản lý an toàn hồ sơ cán bộ. Chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo, sơ kết, tổng kết... và Ban giám đốc tiếp khách
- Tổ chức thực hiện công tác y tế tại chi nhánh.
- Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ các khoản chi tiêu nội bộ cơ quan.
- Tổ chức công tác bảo vệ an toàn cơ quan; phối hợp với các phòng kế toán giao dịch, tiền tệ kho quỹ bảo vệ an toàn công tác vận chuyển hàng đặc biệt; phòng cháy nổ, chống lụt bão theo đúng quy định của ngành và các cơ quan chức năng.
- Lập báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng.
- Thực hiện một số công việc khác do giám đốc giao.