1.1 .3Phân loại
1.2 Các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm tốn
1.2.3. Lấy xác nhận
Khái niệm: Lấy xác nhận là quá trình thu thập thơng tin do bên thứ ba độc lập cung cấp để xác minh tính chính xác của thơng tin mà kiểm tốn viên nghi vấn.
Các thơng tin thường được gửi thư xác nhận như:
• Đối với tài sản: Tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, bảng đối chiếu nợ
phải thu, hàng tồn kho gửi cơng ty lưu kho, giá trị bằng tiền của bảo hiểm nhân thọ.
• Đối với cơng nợ: Khoản phải trả, bảng đối chiếu nợ phải trả, trả trước
của khách hàng, cầm cố phải trả, trái phiếu phải trả, vốn chủ sở hữu, cổ phần đang lưu hành.
• Các thơng tin khác: Loại bảo hiểm, nợ ngồi ý muốn, hợp đồng trái
khốn, vật ký quỹ cho chủ nợ.
Việc gửi thư xác nhận sau khi cĩ ký duyệt của đại diện đơn vị được kiểm tốn thì cĩ thể được kiểm tốn viên gửi thư trực tiếp đến người thứ ba để nhờ xác nhận thơng tin theo yêu cầu và sau đĩ gửi trở lại thơng tin theo địa chỉ của kiểm tốn viên. Thường thì đơn vị được kiểm tốn cĩ thể gửi thư nhờ xác nhận đến người thứ ba theo yêu cầu của kiểm tốn viên, nhưng trả lời vẫn phải gửi trực tiếp về địa chỉ của kiểm tốn viên và kiểm tốn viên phải kiểm sốt được tồn bộ việc gửi và nhận các xác nhận.
Việc gửi thư xác nhận cần được thực hiện trước hoặc trong cuộc kiểm tốn hàng năm của Cơng ty kiểm tốn nhằm thực hiện theo đúng tiến độ của cuộc kiểm tốn. Nếu gửi thư xác nhận lần đầu mà khơng nhận được thư phúc đáp thì kiểm tốn viên cĩ thể yêu cầu đơn vị được kiểm tốn gửi thư xác nhận lần thứ hai và lần thứ ba nếu khoản mục cần xác nhận là quan trọng.
Kỹ thuật xác nhận được áp dụng trong hầu hết các cuộc kiểm tốn và thường được sử dụng khi muốn xác minh về số dư các tài khoản tiền, tài khoản phải thu, tài khoản phải trả.
Ưu điểm: Bằng chứng sẽ cĩ độ tin cậy cao nếu kiểm tốn viên thực hiện
theo đúng quy trình và đảm bảo thơng tin phải được xác nhận theo yêu cầu của kiểm tốn viên, sự xác nhận phải được thực hiện bằng văn bản, sự độc lập của người xác nhận thơng tin, kiểm tốn viên phải kiểm sốt được tồn bộ quá trình gửi thư xác nhận.
Hạn chế: Chi phí thực hiện khá lớn, do vậy phạm vi áp dụng tương đối
giới hạn, đặc biệt là đối với đơn vị được kiểm tốn cĩ quy mơ rộng, quan hệ rộng, đa quốc gia…
Gửi thư xác nhận cĩ thể áp dụng theo một trong hai hình thức: Gửi thư xác nhận dạng khẳng định và gửi thư xác nhận dạng phủ định.
Gửi thư xác nhận dạng khẳng định: Kiểm tốn viên yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế cĩ trùng khớp với thơng tin mà kiểm tốn viên quan tâm hay khơng.
Gửi thư xác nhận dạng phủ định: Kiểm tốn viên chỉ yêu cầu người xác nhận gửi thư phản hồi khi cĩ sai khác giữa thực tế với thơng tin kiểm tốn viên xác nhận.
Việc gửi thư xác nhận dạng khẳng định thường cĩ độ tin cậy cao hơn dạng phủ định nhưng chi phí cũng cao hơn.
Bảng 1.2 Các loại thơng tin thường cần phải xác nhận
Thơng tin Nơi xác nhận
Tài sản
Tiền gửi ngân hàng
Khoản phải thu khách hàng
Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn Hàng gửi bán Tạm ứng Ngân hàng Khách nợ Người nhận cầm cố Đại lý Người tạm ứng Cơng nợ
Khoản phải trả người bán Người mua trả tiền trước
Nhận cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn
Trái phiếu phải trả Vốn chủ sở hữu
Cố phần đang lưu hành
Chủ nợ Khách hàng
Người nhận cầm cố
Người giữ trái phiếu
Người giữ sổ đăng ký và đại lý chuyển nhượng
Cổ đơng