1.1 .3Phân loại
1.4. Bằng chứng kiểm tốn trong mối quan hệ với hồ sơ kiểm tốn
Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 230: “ Hồ sơ kiểm tốn là các tài liệu do kiểm tốn viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn gồm các thơng tin liên quan đến cuộc kiểm tốn đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm tốn viên và chứng minh rằng cuộc kiểm tốn đã được thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam”.
Tài liệu trong hồ sơ kiểm tốn phản ánh các thủ tục kiểm tốn đã áp dụng, các thực nghiệm đã thực hiện, các thơng tin thu được và các kết luận tương ứng trong quá trình kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn khơng bao hàm tất cả các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm tốn. Phạm vi và nội dung của từng hồ sơ kiểm tốn do kiểm tốn viên xác định. Hồ sơ kiểm tốn chỉ cần đảm bảo đầy đủ để làm cơ sở cho kiểm tốn viên đưa ra ý kiến kết luận, bảo đảm cho kiểm tốn viên khác và những người khơng tham gia vào cuộc kiểm tốn như chủ nhiệm kiểm tốn kiểm tra, sốt xét cơng việc kiểm tốn hiểu được cơng việc kiểm tốn và cơ sở ý kiến của kiểm tốn viên. Cụ thể, hồ sơ kiểm tốn cĩ những tác dụng sau:
• Là căn cứ để lập hồ sơ kiểm tốn: Muốn lập kế hoạch kiểm tốn đầy
đủ cho năm hiện hành, kiểm tốn viên cần tham khảo thơng tin cĩ sẵn như các thơng tin mơ tả về hệ thống kiểm sốt nội bộ, hay các kết quả kiểm tốn năm trước trong hồ sơ kiểm tốn.
• Hồ sơ kiểm tốn ghi chép lại những bằng chứng thu được và ghi
chép kết quả của việc thực hiện thử nghiệm: Hồ sơ kiểm tốn sẽ chứng minh cuộc kiểm tốn đã tiến hành theo đúng chuẩn mực chưạ Hồ sơ kiểm tốn giúp kiểm tốn viên chứng minh với cơ quan pháp luật là cuộc kiểm tốn được hoạch định và giám sát đầy đủ, thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp và báo cáo kiểm tốn cũng đánh giá đúng đắn các kết quả kiểm tốn.
• Là dữ kiện cho việc lập báo cáo kiểm tốn: Hồ sơ kiểm tốn lưu giữ
tồn bộ bằng chứng kiểm tốn thích hợp làm cơ sở cho ý kiến kết luận của KTV từ đĩ cĩ tác dụng minh chứng cho phạm vi kiểm tốn đúng đắn và tính trung thực của báo cáo tài chính.
• Là căn cứ để chủ nhiệm kiểm tốn, Ban Giám đốc kiểm tra, kiểm
sốt: Hồ sơ kiểm tốn sẽ giúp cho ban lãnh đạo Cơng ty kiểm tốn kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận kiểm tốn.
Trong chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 230 cĩ đề cập: Hồ sơ kiểm tốn, quy định kiểm tốn viên phải đảm bảo tính bí mật, an tồn, khơng được tiết lộ những thơng tin về đơn vị được kiểm tốn.
Hồ sơ kiểm tốn gồm hai loại chính:
Hồ sơ kiểm tốn chung: Là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng các thơng tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm tốn trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.
Hồ sơ kiểm tốn chung thường bao gồm: Tên, số liệu hồ sơ, ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ; Các thơng tin chung về khách hàng, gồm các ghi chép hay bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận hay biên bản quan trọng như quyết định thành lập, giấp phép đăng ký kinh doanh, biên bản họp hội đồng quản trị…; Các tài liệu về thuế gồm các văn bản hay các chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm; Các tài liệu về nhân sự như các thoả ước lao động, các quy định riêng của đơn vị được kiểm tốn về lao động…; Các tài liệu kế tốn như các nguyên tắc kế tốn được áp dụng…; Các hợp đồng hay thoả thuận với bên thứ ba cĩ hiệu lực trong thời gian dài như hợp đồng kiểm tốn hay hợp đồng bảo hiểm,…; Và các tài liệu khác.
Hồ sơ kiểm tốn chung thường bao gồm các dữ kiện cĩ tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính. Hồ sơ kiểm tốn chung được cập nhật hàng năm khi cĩ sự thay đổi liên quan đến tài liệu đề cập trên.
Hồ sơ kiểm tốn năm: Là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng các thơng tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm tốn một năm tài chính.
Hồ sơ kiểm tốn năm thường bao gồm: Các thơng tin về người lập, kiểm tra, sốt xét hồ sơ kiểm tốn; Các văn bản về tài chính, kế tốn, thuế… của cơ quan Nhà nước và cấp trên cĩ liên quan đến năm tài chính; Báo cáo kiểm tốn, báo cáo tài chính…; Hợp đồng kiểm tốn, biên bản thanh lý hợp
đồng…; Bằng chứng về kế hoạch chiến lược, chương trình kiểm tốn và những thay đổi, về sự thay đổi hệ thống kiểm tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng, về đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm sốt và các đánh giá khác của kiểm tốn viên, về những cơng việc và kết luận của kiểm tốn viên nội bộ; Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ kế tốn; Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi những thủ tục kiểm tốn được thực hiện và kết quả thu được; Những phân tích của kiểm tốn viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các tài khoản; Phân tích về các tỷ lệ và xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng; Các chi tiếp về thủ tục kiểm tốn mà kiểm tốn viên khác thực hiện khi kiểm tốn báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới; Bản giải trình của Giám đốc đơn vị được kiểm tốn; Các kết luận của kiểm tốn viên về các vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm tốn gồm những vấn đề bất thường cùng với những thủ tục mà kiểm tốn viên đã thực hiện để giải quyết vấn đề đĩ; Và các tài liệu khác.
Hồ sơ kiểm tốn được coi là tài sản của Cơng ty kiểm tốn và Cơng ty kiểm tốn cĩ quyền lưu trữ hồ sơ kiểm tốn.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY TNHH
KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN A&C