Cĩ thể tĩm tắt dịch vụ kiểm hàng đối với hàng xuất và hàng nhập như sau,
Hàng nhập:
Thơng thường trước khi tàu đến cảng một ngày, cơ quan đại lý giao cho cơ quan kiểm hàng
một bộ hỗ sơ gồm sơ đổ xếp hàng, bản lược khai hàng nhập khẩu, bản khai hàng nguy hiểm để cho cơ quan kiểm hàng thu xếp cơng việc chuẩn bị. Trong quá trình kiểm hàng nếu nhân để cho cơ quan kiểm hàng thu xếp cơng việc chuẩn bị. Trong quá trình kiểm hàng nếu nhân
viên kiểm hàng phát hiện hàng bị hư hồng như rách vỡ bao bì, hàng bị ướt, bị thiếu hụt thì nhân viên kiểm hàng phải ghi chú tại chỗ ( Record on the §Spot), nhân viên kiểm hàng cùng trực ca của tàu ký xác nhận, cuối cùng căn cứ vào ghi chép đĩ để lập danh mục hàng vỡ và hư bỏng ( Broken & Damaged Cargo List) và danh mục hàng thừa và thiếu (Overlanded &
Shortlanded Cargo List). Đối với hàng nhập khẩu, gặp trường hợp cĩ sự nhằm lẫn hàng hầm này sang hầm khác, hàng hố bị đảo lộn, ngăn cách khơng rõ ràng, tổ trưởng kiểm đếm phải này sang hầm khác, hàng hố bị đảo lộn, ngăn cách khơng rõ ràng, tổ trưởng kiểm đếm phải
thơng báo cho phía tàu xem xét và lập biên bản hiện trường. Hàng xuất:
Trước khi bốc xếp hàng chừng một ngày cơng ty đại lý giao hổ sơ hàng hố như sơ đề sắp xếp hàng hố, danh mục hàng hố từng hầm và các văn bắn hàng hố khác cĩ xác nhận phía xếp hàng hố, danh mục hàng hố từng hầm và các văn bắn hàng hố khác cĩ xác nhận phía
tàu cho cơ quan kiểm đếm để sắp xếp kế hoạch kiểm hàng. Phía chủ hàng cũng bắt đầu gửi yêu cầu bằng văn bản cho các cơ quan dịch vụ của cẳng thu xếp kho bãi tập kết hàng và các yêu cầu bằng văn bản cho các cơ quan dịch vụ của cẳng thu xếp kho bãi tập kết hàng và các
thủ tục đưa hàng vào kho bãi, nhân viên kho bãi tiếp nhận văn bản yêu cầu và ghi chú số hiệu kho bãi, tên hàng, số lượng lên văn bản đĩ (về sau các văn bản này hồn lại cho chủ hiệu kho bãi, tên hàng, số lượng lên văn bản đĩ (về sau các văn bản này hồn lại cho chủ hàng). Danh mục hàng hố (sau khi được hải quan kiểm tra trong kho và đĩng dấu trở thành danh mục hàng đã thơng quan) cùng Biên lai Đại phĩ (Mate°s ReceipU, đều được giao cho
cơng ty kiểm hàng, chứng tổ rằng hàng hố trong danh mục đã sắn sàng để bốc xếp xuống
tàu.
Sau khi nhận được các văn bản nĩi trên, cơng ty kiểm hàng căn cứ vào cảng đích và bản bắn phân loại hàng hố (hàng nguy hiểm, hàng nặng nhẹ), lập ra kế hoạch và tiến độ bốc hàng và đánh số thứ tự (hoặc ký hiệu đặc biệt) trên các lơ hàng, sau đĩ giao bản kế hoạch xếp hàng này cùng các chứng từ liên quan cho nhân viên kiểm hàng từng hầm. Đến lượt mình, các nhân viên kiểm đếm và nhận hàng từ kho bãi, lần lược cho chuyển hàng và xếp hàng vào các hầm tàu theo thứ tự đã đánh dấu. Sau khi hàng hố đã yên vị trong hầm, nhân viên
kiểm hàng điển vào danh mục hàng hố vị trí của từng loại hàng. Sau mỗi ca làm việc nhân „ viên kiểm đếm giao biên bản danh mục cùng vị trí hàng hố cho trưởng nhĩm kiểm đếm của “ tầu để tổng hợp và bàn giao cho đại phĩ của tàu cùng với biên lai đại phĩ. Đại phĩ ký xác nhận trên biên lai đại phĩ và hồn trả lại cho trưởng nhĩm kiểm đếm, phía tàu giữ lại bản danh mục hàng hố đã thơng quan. Trưởng nhĩm kiểm đếm giao lại biên lai đại phĩ cho chủ hàng. Chủ hàng mang biên lai đại phĩ đến cho đại lý đổi lấy vận đơn. Trong quá. trình bốc hàng nếu phía tàu phát hiện bao bì của hàng hố rách vở phải liên hệ ngay với nhân viên
bốc đỡ và/hoặc nhân viên kiểm đếm để yêu cầu người gửi hàng giải quyết.
Dịch vụ bốc dỡ và kiểm đến hàng, tuỳ từng quốc gia, cĩ thể do các cơng ty dịch vụ khác
ũ 'filau đảnh lủhiệm, nhưng đều theo quy trình gần như thống nhất.
'Sau mỗi. ca làm. việc kết thúc, nhân viên kiếm đếm từng hầm hàng đểu phải lập -*Inward/Outword Cargo Tally Shect, hàng ngày tổ trưởng kiểm đếm lập bảng : “Inward/Outword Cargo Daily Tally ReporU, nhìn vào bảng thống kê này cĩ thể đánh giá
tiến độ của việc bốc dỡ hàng.
40.38 Danh mục hàng rách vỡ và hư hỏng ( Broken & Damaged Cargo List), Danh mục "'kững thừa vã thiếu ( Overlanded & Overshorted Cargo List)
411/2 1Ì
- ;Hại loại văn bản này do cơ quan kiểm hàng lập ra. Trong quá trình đỡ hàng, khi kiểm đến s. sân lập biên bản tình trạng hàng hố rách vỡ hoặc hư hỏng, đây là một trong những chứng cứ : khiếu kiện đối với tàu. Nội dung ghỉ chép chủ yếu là hàng rách vỡ, hư, số kiện, các biên bản này phải được đại phĩ tàu ký xác nhận mới cĩ hiệu lực pháp lý. Khi ký vào biên bản, phía tàu phải làm rõ tình trạng thực tế, nếu đúng thuộc trách nhiệm của tàu mới ký. Hư hồng hàng hố rất đa dạng. Cĩ thể chia hai loại hư hồng hàng hố, h⁄ hỏng do bốc xếp (Stevedoring . Đạmage) và hư hồng nguyên gốc (Original Damage). Tuy nhiên giới hạn của hai loại hư .. hồng này khơng rõ ràng, nhiều khi phát sinh tranh chấp. Nếu hư hỏng do bốc đỡ thì cơ quan bốc đỡ phẩi;chịu trách nhiệm, nếu.hư hồng nguyên gốc thì tàu phải chịu trách nhiệm. Để phân rõ trách nhiệm đồi hỏi phía tàu phải kiểm tra, giám sát, theo dõi quá trình dỡ hàng thật 'chu đáo, đặc biệt chú ý hàng quý hiếm, hàng đặc biệt, phát hiện hư hỏng ngay tại hiện
trường.
Biên bản hàng thừa thiến cũng do nhân viên kiểm hàng lập ra, nĩ cũng là chứng cứ khiếu kiện phía tàu (nếu thiếu). Biên bản này cũng là chứng cứ giúp cơng ty chủ tàu phát đơn truy tìm Bàng mất (Cargo Tracer) ở cảng. Để tránh hiện tượng này, tốt nhất phía tàu cần phải phối hợp, kiểm tra trách nhiệm của nhân viên kiểm kiện trong việc đếm hàng.
40.3.9 Các ghỉ chép về thời gian làm hàng, làm ngồi giờ ( Working tỉme, Extra Labour &
; Hi Record) „
+Dơ phía.tàu thực hiện, việc ghi chép phải chính xác tỷ mỷ, nĩ là cơ sở để tính thưởng phạt :thực:hiện các hợp đồng cho thuê tàu. Nhiều cảng áp dụng hình thức “Laytime Statefhent sitof.Bact”. ,
46.3.10 - Một số chứiig từ hàng hố khác cĩ thể gặp ở các cảng trên thế giới.
1. Báo cáo đỡ hàng (Outturn Repor) ;, ĐẠO cáo dŨ,
._ Mẫu chứng từ này, thường được áp dụng ở các cảng châu Âu, coi như là một báo cáo tình hình xếp hàng được lập ra, so với Import Manifest cĩ thêm một số hạng mục như: Kind of Delivery, Total Delivery, Over, Damaged , Remark.
2. Biên lai nhận hàng ( Receipt of Cargo)
Chứng từ này được áp dụng ở các cảng ở Ý, giống như Outturn Report nhưng kém tỷ mỷ hơn, người lập và phía tàu cùng ký.
3. Báo cáo hàng đỡ ( Discharging Statement)
Ấp dụng ở các cắng Singapor giống như Outturn Report gồm danh mục hàng hố dỡ, số kiện khối lượng, do kiểm hàng lập phía tàu cùng ký. khối lượng, do kiểm hàng lập phía tàu cùng ký.
4. Chứng từ nhận hàng qua xà lan ( Boat Note)
Là một chứng từ nhận hàng đỡ khỏi tàu qua xà lan được áp dụng ở các cảng Nhật, là chứng cứ giao hàng từ tàu sang xà lan đĩng vai trị như biên lai nhận hàng (Mate°s Receipt) của xà lan. Nếu hàng hố dỡ qua xà lan vượt quá định mức tổn thất được thoả thuận thì người nhận hàng và đại lý của họ ghỉ chú trên Boat Note và yêu cầu phía tàu ký xác nhận, đĩ sẽ là
chứng cử địi phía người vận tải bỗi thường tổn thất hàng hố.
5. Notice of arrival hoặc Notice to take delivery — Thơng báo hàng đến hoặc thơng báo đỡ hàng Đây là loại thơng báo của người vận tải hay đại lý của họ gửi cho người nhận hàng báo hàng của họ đến cắng. Người nhận hàng tức là người giữ bản vận đơn gốc mang vận đơn, cùng các chứng từ cĩ liên quan tới việc thanh tốn cước phí, đến người vận tải hay đại lý của họ ˆ_ để làm thủ tục nhận hàng. Nếu thơng báo hàng đến gửi đi theo › đúng thời gian của hợp đồng rnä người nhận hàng khơng đến thì người vận tải cĩ thể giao số hàng đĩ vào kho; chỉ phí và rủi ro đều do người nhận hàng gánh chịu.
6. Delivery order - Lệnh giao hàng
Đĩ là một chứng từ của người chuyên chở (cơng ty vận tải) hay người cĩ vận đơn gửi cho thuyền trưởng hoặc người phụ trách kho bãi ra lệnh cho những người này giao tồn bộ hàng hĩa hay một lượng nhất định của hàng hĩa ghỉ trên vận đơn cho người chỉ định.
Khi lệnh giao hàng do người vận tải đơn cấp thì nĩ phải được cơng ty vận tải ký xác nhận
mới cĩ giá trị nhận hàng với tàu. Lệnh giao hàng phần nhiễu được sử dụng trong trường hợp
người chủ hàng bán từng phân của lơ hàng cho nhiều người mua khác nhau. 7. Delivery receipt - Giấy biên nhận đã giao hàng
Sau khi đã giao hàng cho người nhận hàng, người nhận hàng phải ký vào giấy biên nhận hàng.
8. Dock sheet and Tally sheet ~ Phiếu kiếm đếm
Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đĩ ghỉ số lượng hàng hĩa đã được
giao nhận tại cầu, trên phiếu kiểm đếm ghi rõ tên hàng số kiện, ký hiệu, khối lượng và dung
tích, số biệu của lệnh xếp hàng, tên tàu, cảng đến. Các nhân viên ở cầu tàu cĩ trách nhiệm đối chiếu với lệnh xếp hàng (Shipping Order) nếu phát hiện cĩ loại hàng nào đĩ khơng đưa đối chiếu với lệnh xếp hàng (Shipping Order) nếu phát hiện cĩ loại hàng nào đĩ khơng đưa đến đúng theo thời hạn quy định thì phải kịp thời báo với người vận tải biết. Trường hợp cĩ hàng bị tổn thất hư hồng, phải ghi 'chú vào phiếu kiểm đếm tại cầu.
Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hĩa đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghỉ chép. Nội dung ghỉ chép của phiếu kiểm đếm hàng trên tàu cũng giống như phiếu
kiểm đếm ở cầu cảng. .
Cơng việc kiểm đếm hàng tại tàu, tùy theo quy định của từng cảng, cịn cĩ một số chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày. Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày. Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về tình hình hàng hĩa được xếp lên tàu, bắn sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho. đại phĩ một bản để lưu giữ, nĩ rất cần thiết cho những khiếu nại về thiếu hụt, tốn thất hàng hĩa về
sau.
9_ Ship's stowage plan — Sơ đổ sắp xếp hàng hĩa của tàu
Đĩ là sơ đổ về vị trí tên hàng, số lượng, khối lượng, thể tích hàng hĩa xếp lên tàu, L cĩ thể
dùng các màu khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để đễ theo dõi kiểm tra
:_ khi đỡ hàng xuống các cảng. ẻ
40.3.11 Lược để luân chuyển chứng từ chính giữa người gửi hàng và phía tàu
=
tð
k
+
Luân chuyển các chứng từ hàng hố diễn ra theo trình tự như mơ tả trên lược đổ như sau, xem hình 40.03.
7 Kiểm tra Giám định [ GỠ QUAN GIẤM
HẢI QUAN ái quan hàng hố |ĐỊNH HÀNG HỐ
(Ơ Vào kho cảng gnn VỤ BỐC XÉP,KIẾM ĐỀM XÉP,KIẾM ĐỀM
S VỆ
HÀNG HỐ ẵ = s lg , Manlfeet anifest,
KH ẩ Eà Bấn sao B/L $