ĐỘNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VIỆT THẮNG
3.2.3. Quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng
Trong nền kinh tế hiện nay, bán hàng theo phương thức trả chậm đã trở lên phổ biến. Điều này dẫn tới các khoản phải thu tại công ty luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn lưu động. Do vậy gây ra ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tiêu thụ được nhiều hàng hóa đều
phải thực hiện việc cung cấp tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên việc làm này cũng như con dao hai lưỡi, một mặt giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, mặt khác lại làm tăng chi phí và những rủi ro mà doanh nhiệp sẽ phải đối mặt. Vì vậy, nếu không có biện pháp thích hợp trong việc quản lý các khoản phải thu thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ bị mất vốn hoặc mất khách hàng. Để vừa bảo đảm xây dựng được chính sách tín dụng thương mại hợp lý mà vẫn lôi kéo được khách hàng đồng thời lại hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng, đảm bảo an toàn về mặt tài chính doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau:
Phân tích năng lực khách hàng
Doanh nghiệp cần phải tăng cường công tác thẩm định lại năng lực tài chính của khách hàng, doanh nghiệp sử dụng những thông tin tín dụng của khách hàng từ những số liệu lịch sử tại bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh như: thời gian khách hàng giao dịch với công ty; khả năng thanh toán của khách hàng, tỷ lệ khoản phải trả trong nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận; thông tin về thời hạn trả nợ đúng hạn, quá hạn; doanh số nợ;thông tin về người giới thiệu (nếu có),… từ đó quyết định cung cấp tín dụng thương mại cho khách hàng hay không. Đặc biệt, doanh nghiệp cần có những chính sách hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh toán ngay như: chiết khấu, giảm giá, tặng quà, ưu tiên, ưu đãi nếu khách hàng trả tiền ngay.
Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng tài chính của khách hàng, doanh nghiệp theo dõi và tổng hợp lại thông tin về thu nhập của khách hàng đồng thời theo dõi về thời gian các khoản nợ, tránh để tình trạng nợ quá lâu dẫn tới khó đòi.
Bảng 3.3. Mức độ hoàn trả nợ của khách hàng
Nhóm khách hàng Tỷ trọng trong các khoản phải thu khách hàng
Mức độ hoàn trả nợ đúng hạn
Các doanh nghiệp mới cấp tín dụng 25% 21%
Các doanh nghiệp đã cấp tín dụng
từ trước 75% 70%
Tổng 100% 91%
(Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh)
Với 4% nhóm khách hàng là các doanh nghiệp mới cung cấp tín dụng lần đầu không hoàn trả nợ đúng hạn công ty cần ngừng cung cấp tín dụng. Còn 21% còn lại công ty sẽ xem xét và quyết định cấp tín dụng ở những lần mua hàng tiếp theo dựa trên thái độ trả nợ của khách hàng đó là đến hạn khách hàng tự giác trả nợ hay công ty phải liên tục gọi tới nhắc nhở khi đến hạn. Một điều quan trọng nữa là tình hình kinh doanh của khách hàng có tốt không.
71
Với nhóm mua hàng là các doanh nghiệp đã được công ty cấp tín dụng từ trước 75% số khách hàng trả nợ đúng hạn sẽ được công ty tiếp tục cung cấp tín dụng. 5% khách hàng còn lại công ty cần chú ý đến số ngày mà khách hàng thanh toán muộn. Nếu là lý do khách quan như vì một số lý do nào đó mà tiền của khách hàng chưa về nên khách hàng không thể trả đúng hạn và ngay sau khi tiền về khách hàng ngay lập tức thanh toán cho công ty thì đối với những khách hàng như vậy công ty có thể vẫn tiếp tục cung cấp tín dụng cho khách hàng.
Xây dựng công tác thu hồi nợ
Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi các khoản phải thu, cũng như lưu ý ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng, đôn đốc, gửi thu thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại cho khách hàng sớm để khách hàng có thời gian chuẩn bị. Việc này giúp cho công ty quản lý tốt các khoản phải thu đồng thời giúp công ty duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng.
Đồng thời doanh nghiệp cần có một bảng kê khai, phân tuổi cho các khoản phải thu để nắm rõ thời hạn, quy mô của các khoản phải thu để từ đó có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn và quá hạn. Đối với những khoản nợ quá hạn, doanh nghiệp có thể tùy thuộc vào tình hình thực tế của khách hàng để có thể gia hạn hay phạt chậm theo quy định của điều khoản hợp đồng hai bên đã ký. Đồng thời đối với những khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp nên có một khoản trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi để đảm bảo sự ổn định về tài chính. Cụ thể, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu như sau:
Xác định kỳ thu tiền bình quân.
Sắp xếp tuổi thọ các khoản phải thu: Chia các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thời hạn thanh toán, trong nợ trong thời hạn thanh toán sắp xếp theo thứ tự thời gian. Dưới đây là bảng 3.4 áp dụng theo dõi tuổi của các khoản phải thu ở công ty trách nhiệm hữu hạn Việt Thắng năm 2013:
Bảng 3.4. Bảng theo dõi tuổi các khoản phải thu của công ty năm 2013
Tuổi của khoản phải thu (ngày)
Tỷ lệ của khoản phải thu so với doanh thu bán chịu
1. Nợ phải thu trong hạn 45%
0 – 30 45%
2. Nợ phải thu quá hạn 55%
1 – 30 23%
Tuổi của khoản phải thu (ngày)
Tỷ lệ của khoản phải thu so với doanh thu bán chịu
61 – 90 9%
> 90 6%
Tổng cộng 100%
(Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh)
Sau khi lập được bảng theo dõi tuổi nợ như trên, công ty cần theo dõi chặt chẽ những khoản nợ này. Đặc biệt quan tâm tới những khách hàng có hóa đơn nằm trong khoảng quá hạn từ 61 đến 90 ngày, những khách hàng này thường không thể trả tiền cho công ty do đó công ty nên có thể xem xét thiết lập một lịch trình thanh toán từng phần hay không, bởi nhận được một vài phần tiền còn tốt hơn là không thu lại được gì. Đối với những khoản nợ đã trễ hẹn quá lâu, trên 90 ngày, công ty cần xem có thể thu hồi bất cứ khoản tiền nào không. Trong trường hợp khó có thể thu hồi được, công ty nên cân nhắc tới việc thuê các công ty thu hồi nợ với mức phí là một tỷ lệ % của hóa đơn hoặc số tiền thu hồi được.
- Xác định số dư của các khoản phải thu: Điều này giúp cho doanh nghiệp nhìn rõ nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn.
Doanh nghiệp phải thực hiện một chính sách tín dụng hợp lý và cụ thể để thu hút khách hàng đồng thời có thể thực hiện tốt việc quản lý các khoản phải thu này tránh tình trạng thất thoát vốn lưu động. Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp phải quy định những điều khoản rõ ràng về hình thức thanh toán, thời gian thanh toán, khất trả chậm tùy theo năng lực tín dụng của khách hàng. Doanh nghiệp nên có những ưu đãi cho những khách hang thanh toán sớm để khuyến khích họ thanh toán nhanh nhất có thể.