Chương 1 : Cơ sở khoa học về hiệu quả hoạt động cung ứng hàng hóa
3.2. Các giải pháp, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng hàng hóa của siêu thị Vân Hồ-
3.2.1 Nâng cao hiệu quả của khâu mua hàng
Mua hàng là một khâu có vị trí then chốt trong hoạt động cung ứng hàng hóa. Như đã phân tích, hoạt động mua hàng của siêu thị Vân Hồ còn có một số tồn tại cần khắc phục, cần tạo được một quy trình mua hàng chuẩn với các hoạt động. Hoàn thiện được khâu mua hàng, siêu thị Vân Hồ sẽ giảm được các khoản chi phí phát sinh, đồng thời vì số lượng hàng hóa mua vào hợp lý nên tiết kiệm được chi phí dự trữ, nâng cao hiệu suất làm việc
- Xác định được nhu cầu mua hàng. Cần phải xác định rõ nhu cầu của siêu thị về các loại hàng hóa trước khi mua hàng, nếu không sẽ dẫn đến tình trạng hàng hoá nhập về khó tiêu thụ hay không đáp ứng đủ khi nhu cầu tăng cao.
- Cần tích cực phát triển hoạt động nghiên cứu thị trường sớm phát hiện các nhu cầu mới phát sinh hay sự thay đổi tăng giảm nhu cầu các loại hàng hoá về số lượng, chất lượng hay cơ cấu. Từ đó có cơ sở đưa ra những điều chỉnh thích hợp để tối thiểu hoá lượng vốn dự trữ, nhưng vẫn đảm bảo hàng hoá luôn đầy đủ để đáp ứng cho hoạt động
tiêu thụ, tuyệt đối không để tình trạng không có hàng hoá phục vụ nhu cầu của khách hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp. Bên cạnh việc tích cực tìm kiếm các nguồn cung cấp các sản phẩ mới để đa dạng hóa sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng đang ngày một gia tăng cả về số lượng và chất lượng, thay đổi nhanh về cơ cấu. Còn phải rà soát các nhà cung cấp hiện tại nhằm chọn ra những nhà cung cấp hợp lý để nâng cao mối quan hệ kinh doanh. Nhà cung cấp nào đảm bảo độ tin cậy trong quá trình cung cấp: cung cấp đúng và đủ số lượng, chất lương, đúng thời gian, có chế độ chiếu khấu, ưu đãi tốt.. thì sẽ tiến hàng lựa chọn và tạo quan hệ lâu dài. Siêu thị Vân Hồ cũng đang thiết lập quan hệ mua bán rất tốt với một số nhà cung ứng: Dầu ăn Marvela, chè Kim Anh.. do siêu thị Vân Hồ ngoài việc bán lẻ ra còn làm đại lý bán buôn một số mặt hàng.
- Thương lượng, lập đơn đặt hàng, ký hợp đồng cung ứng . Trong quá trình này cần phải thương lượng rõ ràng dứt khoát các vấn đề về giá cả, chất lượng, cách thức kiểm tra đánh giá chất lượng, phương thức giao nhận, thanh toán…đảm bảo quyền lợi cho siêu thị. Cần đảm bảo chắc chắn rằng các hợp đồng, đơn đặt hàng đă đầy đủ, chính xác các thoả thuận đã đạt được trong quá trình thương lượng và nhất là phải đảm bảo tính hợp pháp để tránh mọi bất lợi cho siêu thị Vân Hồ vì không ít doanh nghiệp còn có thói quen làm ăn chộp giật không tính đến chuyện hợp tác lâu dài, không có thái độ hợp tác để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình giao dịch thực hiện hợp đồng. Trước khi tiến hàng thương lượng cần xác định rõ hệ thống các điều khoản sẽ đề cập đến, phân loại đâu là điều kiện không thể nhượng bộ, đâu là điều kiện có thể nhân nhượng để luôn làm chủ tình hình… Làm tốt bước này siêu thị Vân Hồ sẽ không gặp phải các trường hợp rắc rối, hiểu lầm đối với các điều khoản hợp đồng mua bán.
- Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng cung ứng. Người quản lý hoạt động trong các khâu cung ứng hàng hóa phải tiến hành theo dõi việc này. Các nhân viên phụ trách quầy cùng bộ phận kho phải tích cực theo dõi tình hình hàng hoá trong phạm vi mình quản lý để có ý kiến cho phòng kinh doanh có biện pháp đôn đốc các nhà cung cấp thực hiện công việc. Có thể đưa ra các điều khoản bồi thường khi có sai phạm để nâng cao ý thức của các nhà cung cấp, giảm các sai phạm chậm trễ từ phía nhà cung cấp tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của siêu thị. Phân công cán bộ có trình độ kinh nghiệm về mặt hàng cần nhập để giám sát quá trình nhập hàng. Các sản phẩm hàng hóa rất phong phú và đa dạng bởi vậy nhân viên phải có kiến tức về mặt hàng đó thì việc giao nhận hàng
hoá sẽ nhanh hơn, giảm bớt được thời gian không cần thiết hay tránh được những sai phạm trong khâu nhập hàng gây tổn thất cho siêu thị Vân Hồ.
- Đánh giá kết quả. Cần tiến hành họp đánh giá kết quả cuối tuần và triển khai các hoạt động của tuần mới. Đánh giá để nhận thấy ta đã làm được gì để cố gắng phát huy cũng như nhận ra những thiếu sót của mình để khắc phục rút kinh nghiệm hay phát hiện các vấn đề về phía nhà cung cấp để có thể góp ý đề nghị họ thay đổi trong những lần mua hàng sau nhằm đạt kết quả tốt hơn. Đây là công việc không thể thiếu nếu muốn nâng cao hiệu quả cung ứng nhưng có vẻ như chưa nhận được sự quan tâm đúng mức.