Vai trò:
Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã thúc đẩy thông tin phát triển theo hàm số mũ, lượng sách báo ngày càng nhiều. Hàng năm chỉ tính riêng trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, hành tinh chúng ta đã xuất bản khoảng 5 vạn tạp chí với bốn, năm triệu bài báo, 11 vạn tên sách, 30 vạn bản mô tả sáng chế phát minh, 25 vạn bài báo khoa học và trên nửa triệu ca-ta-lo công nghiệp. Nhìn chung các tài liệu này cứ khoảng sau 10 - 12 năm lại tăng gấp đôi, làm cho việc kiểm soát, quản trị và khai thác chúng trở nên vô cùng khó khăn.Vì vậy cần phải khắc phục khó khăn để khai thác tối đa nguồn lực thông tin. Và bộ máy tra cứu tin chính là cầu nối giữa người dùng tin và nguồn tin.
Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện. Sự phát triển, lớn mạnh và hoàn thiện của thư viện phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng và hiệu quả của bộ máy tra cứu tin. Có thể nói bộ máy tra cứu tin là cẩm nang để người dùng tin thỏa mãn yêu cầu tìm kiếm thông tin của họ. Bộ máy tra cứu tin có vai trò chính là:
- Bộ máy tra cứu tin là công cụ hữu ích, thiết thực giúp NDT trực tiếp tự tìm tài liệu một cách nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu thông tin của họ.
- Bộ máy tra cứu tin là công cụ hệ thống tài liệu, tổng hợp những thông tin về tài liệu giúp NDT đi sâu nghiên cứu một đề tài, lĩnh vực nào đó một cách thuận tiện.
- Bộ máy tra cứu tin là cơ sở cho tát cả các hoạt động của thư viện như: Bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, phục vụ bạn đọc.
- Đối với hoạt động thư viện, bộ máy tra cứu tin có vai trò thúc đẩy tăng lượt luân chuyển tài liệu, gián tiếp hướng dẫn người đọc, tạo tiền đề cho việc triển khai các dịch vụ liên thư viện.
- Đối với cán bộ thư viện, bộ máy tra cứu tin là công cụ giúp cán bộ yhuw viện trả lời trả lời các yêu cầu thông tin của người đọc, nắm được kho sách. Ngoài ra, cán bộ thư viện còn có thể tìm chọn tài liệu phục vụ các triển lãm và biên soạn thư mục.
Chức năng:
Bộ máy tra cứu tin (BMTCT) có chức năng: phản ánh đầy đủ nội dung, hình thức, cấu trúc trong tài liệu, tổ chức một cách khoa học đảm bảo truy cập thông tin nhanh chóng giúp người sử dụng tìm được bất kỳ một tác phẩm nào hay tài liệu nào dưới dạng ấn phẩm hay các vật mang tin khác từ điểm truy cập khác nhau.
Trong thời đại “bùng nổ thông tin” như ngày nay, chúng ta có một khối lượng tài liệu khoa học khổng lồ, vì vậy việc tra cứu, tìm kiếm thông tin sẽ hết sức khó khăn nếu không có các công cụ tra cứu được tổ chức tốt. Để quản lý, nắm bắt vốn tài liệu, phổ biến, phục vụ được tài liệu đến NDT là điều hết sức quan trọng và vô cùng khó khăn. Mỗi thư viện đều phải xây dựng và tổ chức cho mình một bộ máy tra cứu tin. Bởi đây là nhân tố không thể thiếu trong tất cả các thư viện, là chìa khóa để bạn đọc đến với kho tàng tri thức của nhân loại, là cơ sở cho tất cả các hoạt động của thư viện từ việc phục vụ đến tổ chức thông tin, tra cứu, hướng dẫn, tuyên truyền tài liệu của thư viện.