- Mục lục phân loại sách tiếng gốc Latinh Mục lục phân loại sách tiếng Nga
c. Cách sắp xếp phích mô tả
2.2.2.1 Cơ sở dữ liệu thư mục
Sự ra đời và phát triển của CSDL đánh dấu một kỷ nguyên mới cho hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện. J. Martin - một chuyên gia thông tin học của Mỹ đã nói: “Sự xuất hiện của các CSDL cũng như khả năng phát triển của chúng là một bước biến đổi về chất của sự tiến hoá xã hội, và có lẽ nó có tầm quan trọng lớn hơn so với sự tiến bộ của báo in”. Việc tạo lập CSDL trong các cơ quan thông tin - thư viện nói chung và thư viện Trường ĐHBK HN nói riêng có ý nghĩa quan trọng.
CSDL là tập hợp có tổ chức các biểu ghi dưới dạng đọc bằng máy được tiêu chuẩn hóa về mặt hình thức và nội dung được lưu trữ trên bất cứ phương tiện nào của máy tính có thể đọc được.
CSDL là một lĩnh vực của tin học hóa nghiên cứu các cơ chế, nguyên lý và phương pháp tổ chức các dữ liệu nhằm phục vụ cho việc khai thác, tìm kiếm thông tin ở các trung tâm thông tin - thư viện nói riêng. Nó là một phần không thể thiếu được của hệ thống Thư viện điện tử.
CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị CSDL. Đó là hệ thống phần mềm bao gồm các chương trình giúp cho người sử dụng quản lý và khai thác CSDL theo các chức năng: Mô tả dữ liệu, cập nhật dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu.
Để đáp ứng nhu cầu của NDT, nhằm giúp cho NDT tiến hành tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, nhanh chóng, không mất nhiều thời gian công sức mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Thư viện Tạ Quang Bửu bắt đầu tiến hành xây dựng CSDL vào năm 1995, sau khi tạo lập xong mạng cục bộ (mạng LAN) của Thư viện. Các CSDL mới chỉ là CSDL thư mục, do Thư viện trực tiếp xây dựng trên phần mềm CDS/ISIS là:
CSDL BKSH: Bao gồm sách tiếng Việt và sách La tinh có trong kho của Thư viện bao gồm 38.200 biểu ghi. CSDL này được người dùng sử dụng tra cứu trên phần mềm CDS/ISIS và Thư viện đã đưa CSDL này lên trang
Web của trường để bạn đọc có thể tra tìm qua mạng BKNet của trường và mạng Internet. Trong CSDL BKSH có hơn 1896 biểu ghi là luận văn cao học và 276 biểu ghi luận án tiến sỹ hiện đang để chung cùng CSDL BKSH.
CSDL BKTC: Được xây dựng từ năm 1999, có 1275 biểu ghi phản ánh số lượng tạp chí có trong kho ( chủ yếu là tạp chí tiếng Nga, tạp chí tiếng Việt và các tạp chí các nước tư bản). CSDL này có lượng thông tin ít, khi có điều kiện thư viện sẽ tiến hành làm hồi cố.
CSDL RUSS: Gồm 15100 biểu ghi sách tiêng Nga xuất bản sau năm 1970 đã đươcl La tinh hóa, tuy nhiên CSDL này bạn đọc rất ít sử dụng bởi số lượng người dùng đọc được tiếng Nga không nhiều.
CSDL BKCD: Đây là chuyên đề nghiên cứu của cán bộ trong và ngoài trườngđang làm nghiên cứu sinh tại trường gồm 230 biểu ghi.
CSDL NGV: Với số lượng 35 biểu ghi là các sách nghiệp vụ thư viện dùng cho cán bọ thư viện và một số người dùng quan tâm tìm hiểu đến các vấn đề Thư viện học.
CSDL BKBD: CSDL quản lý người dùng tin, được xây dựng thử nghiệm để quản lý người dùng tin tại phòng sau đại học, nên số lượng biểu ghi ít (200 biểu ghi, chiếm 0,7%), cấu trúc các trường cũng đơn giản và trên thực tế hầu như cán bộ thư viện cũng rất ít sử dụng.
STT Tên Cơ sở dữ liệu Số lượng biểu ghi
1 CSDL BKSH (Sách) 38.200 2 CSDL BKTC(tạp chí) 1.275 3 CSDL RUSS (sách T.Nga) 15.100 4 CSDL BKCD (chuyên đề) 230 5 CSDL NGV(sách nghiệp vụ) 35 6 CSDL BKBD (chưa sử dụng) 200
Bảng 5: Thống kê các CSDL có trong CDS/ISIS
Các biểu ghi thư mục sau khi nhập vào máy được tạo file đảo để phục vụ quá trình tra cứu của bạn đọc. Tệp đảo được CDS/ISIS tự động tạo ra,
chứa tất cả các thuật ngữ có thể dùng như những điểm truy cập thông tin trong CSDL.
Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, phần mềm CDS/ISIS còn tồn tại một số nhược điểm: CDS/ ISIS chủ yếu dùng để quản trị tài liệu nên phần tính toán còn hạn chế, những tính toán thống kê phải chuyển sang phần mềm khác thực hiện. Bên cạnh đó khả năng hỗ trợ mạng diện rộng, mã vạch, kiểm tra từ tính, dữ liệu tài liệu đa phương tiện của CDS/ ISIS là yếu kém. CDS/ ISIS không còn là giải pháp thích hợp cho một thư viện hiện đại. Chính vậy, vào năm 2006, trong khuôn khổ dự án xây dựng Thư viện điện tử, TV TQB đã đầu tư cài đặt phầm mềm quản trị thư viện tích hợp VTLS (Visionary Technology in Library Solution) của Mỹ với nhiều tính năng vượt trội như: Là hệ thống tích hợp hoàn chỉnh mọi nghiệp vụ hoạt động thư viện truyền thống đã được chuẩn hóa; Đạt được hiệu quả sử dụng tối ưu nhất cho mọi quy trình nghiệp vụ thư viện. Tiết kiệm tối đa nguồn lực tài chính, thời gian và công sức...; Có khả năng nhập / xuất dữ liệu, tra cứu và tìm kiếm nhanh nhất; Đơn giản, dễ cài đặt, dễ sử dụng; Chuyển giao và hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ người dùng tốt; Đáp ứng nhu cầu của một thư viện hiện đại: từ tra cứu, quản trị đến trao đổi liên thông.
Trên cơ sở các biểu ghi đã được biên mục trên phần mềm CDS/ISIS, với sự hỗ trợ của phần mềm chuyển đổi, tất cả các dữ liệu đã được đổ vào trong phần mềm mới theo các chuẩn biên mục quốc tế MARC21, AACR2.
Hình 21: Biểu ghi được biên mục trong CSDL
Hiện nay, số lượng biểu ghi đã lên đến hơn 50.000 biểu ghi và có địa chỉ tra cứu http://opac.hut.edu.vn.
Hình 22: Giao diện trang tra cứu OPAC
OPAC là mục lục thư viện gồm các biểu ghi dưới dạng đọc bằng máy được lưu trữ trên một máy tính cho phép cho phép truy cập qua một dạng làm việc thiết bị đầu cuối nhờ truyền thông liên tục và trực tiếp với máy tính trung tâm trong mỗi cuộc giao dịch.
OPAC có các tác dụng như:
- Cho phép tra cứu thông tin về tài liệu: hình thức, nội dung, đề mục, từ khóa, từ chuẩn, các kí hiệu phân loại theo MARC 21….
- Đáp ứng các biểu ghi thư mục cho người dùng trực tiếp - Yêu cầu kiểm tra (cho cán bộ thư viện)
- Xác định vị trí của tài liệu
Để đáp ứng nhu cầu của NDT, Thư viện ĐHBK HN đã trang bị hệ thống máy tính tại các phòng phục vụ bạn đọc để NDT tra cứu. Bên cạnh đó, với tính năng cho phép tra cứu từ xa, chỉ với một máy tính kết nối Internet, NDT ở bất cứ đâu, tại bất cứ thời điểm nào cũng đều có thể tra cứu tài liệu của Thư viện. Việc tra cứu trên bộ máy tra cứu hiện đại đã mang lại nhiều
tiện ích đối với NDT và đang chiếm ưu thế hơn so với tra cứu trên bộ máy truyền thống.
Trang tra cứu OPAC của Thư viện còn hỗ trợ tối đa NDT trong việc tìm kiếm tài liệu với nhiều cách tìm khác nhau như: Tìm nhanh, tìm lướt, tìm từ khóa, tìm nâng cao…Tùy theo mục đích tìm kiếm mà bạn đọc có thể lựa chọn cách tìm kiếm phù hợp để có được kết quả tốt nhất.
Ví dụ: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm nhanh
Hình 24: Kết quả tìm được với cách Tìm nhanh
Ví dụ: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm lướt:
Hình 26: Kết quả tìm được với cách Tìm lướt
Ví dụ: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm từ khóa:
Hình 28: Kết quả tìm được với cách Tìm từ khóa
Như vậy, chỉ cần đánh thuật ngữ tìm kiếm, lựa chọn cách tìm và có thể kết hợp với thuật toán AND, OR. NOT, NDT sẽ tìm được một tập hợp kết quả trong toàn bộ CSDL theo đúng yêu cầu tìm đưa ra. Kết quả sẽ hiển thị các thông tin về tài liệu dưới dạng biểu ghi rút gọn, biểu ghi chi tiết và biểu ghi dạng MARC. Điều này đã tạo điều kiện cho NDT dễ dàng tiếp cận tới nguồn tài liệu của Thư viện. Theo khảo sát, hiện nay hầu hết NDT của Thư viện đều sử dụng cách tra cứu trên OPAC để xác định vị trí cuốn sách mình cần.
Ngoài việc tìm kiếm tài liệu trong CSDL của Thư viện, phần mềm còn hỗ trợ tìm kiếm trên các CSDL khác như: CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ và Thư viện NewYork.
Hình 29: Tìm với CSDL khác
Hình 30: Kết quả tìm được trong CSDL của TVQH Mỹ
Quá trình tạo lập, tổ chức bộ máy tra cứu của TV TQB được diễn ra theo trình tự như sau: Tài liệu nhập về sau khi làm thủ tục kiểm tra hoá đơn,
chứng từ được tra trùng bằng CSDL. Sau đó tài liệu được chia theo chuyên ngành. Cán bộ phụ trách công việc xử lý hình thức đóng dấu, vào sổ đăng ký tổng quát, dán chỉ từ. Tiếp theo, cán bộ làm công việc xử lý nội dung sẽ xác định ký hiệu phân loại LCC, định chủ đề, làm tóm tắt và nhập các dữ liệu vào máy theo định dạng MARC21 và quy tắc mô tả AACR2. Cán bộ chuyên trách kiểm tra lần cuối về mọi mặt sau đó in số đăng ký cá biệt, giao sách về các bộ phận phục vụ, chuyển thư mục giới thiệu tài liệu mới tới phòng Công nghệ Thư viện điện tử để tải lên trang web của Thư viện. Các dữ liệu sau khi được xử lý sẽ được cập nhật ngay vào CSDL để phục vụ việc tìm kiếm thông tin của NDT.