2 Thực trạng hệ thống quản lý chất lợng lợng ở Công ty xăng dầu Hàng
2.1 Tiến trình của việc xây dựng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn
Là một doanh nghiệp cung ứng nhiên liệu Hàng không duy nhất cho các hãng Hàng không trong nớc và Quốc tế tại các sân bay dân dụng Việt Nam, đồng thời cũng là một đơn vị kinh doanh hiệu quả các loại xăng dầu mặt đất có chất lợng cao phục vụ cho nhu cầu sản xuất và dân sinh trong nớc ngay từ khi thành lập, Công ty xăng dầu Hàng không luôn ý thức đợc tầm quan trọng của các nhiên liệu mà mình cung cấp. Thực tế, Công ty đã không ngừng nâng cao chất lợng dịch vụ, kiểm soát chặt chẽ nhiên liệu mình cung cấp với một hệ thống các phòng hoá nghiệm, các trang thiết bị hiện đại. Nhng để quản lý tốt hơn chất lợng sản phẩm, dịch vụ mình cung cấp và để cho các hoạt động kinh doanh của mình có hiệu quả hơn cũng nh việc chuẩn hoá chúng thành văn bản, Công ty đã đang tiến hành triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001-2000
Ngay từ năm 1999, ban Lãnh đạo Công ty đã thấy đợc lợi ích và sự cần thiết của việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lợng hiệu quả và khả năng tạo ra sự tin tởng của hệ thống quản lý chất lợng đó, Công ty đã có ý định cử ngời đi học từ đầu năm 2000. Đồng thời Công ty tiến hành các hoạt động triển khai, xây dựng hệ thống
chất lợng teo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000. để triển khai, áp dụng tiêu chuẩn này, ban Lãnh đạo Công ty đã tạo điều kiện cho các phòng ban nói chung và bộ phận kỹ thuật nói riêng tham gia các lớp học về ISO, các hội thảo về chất lợng.
Các hoạt động đào tạo cho cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty nhằm giới thiệu những kiến thức về tiêu chuẩn ISO 9001 đợc diễn ra dới nhiều hình thức nh:
- Tổ chức các buổi giới thiệu, các khoá đào tạo kiến thức cơ bản về ISO cho cán bộ quản lý ở Công ty cũng nh các Xí nghiệp thành viên.
- Cử ngời đi học tai các trung tâm đào tạo của tổng cục TC-ĐL-CL - Mời các giáo viên thuộc tổng cục TC-ĐL-CL về giảng dạy.
Tiến trình triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001-2000. ở Công ty đợc diễn ra theo các bớc:
Bớc một: Công ty bắt đầu tiến hành xây dựng hệ thống tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001 vào đầu tháng 8 năm 2000. Ban Lãnh đạo Công ty viết cam kết bằng văn bản cụ thể về việc Công ty sẽ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001, đồng thời thông báo bằng văn bản cho các phòng ban, công nhân viên trong toàn Công ty và các Xí nghiệp thành viên, cũng nh cho khách hàng và các đối tác kinh doanh biết Công ty sẽ áp dụng tiêu chuẩn này.
Bớc hai: Công ty thành lập ban chỉ đạo áp dụng ISO 9001, gọi là ban ISO gồm các thành viên nh:
Một trởng phòng kỹ thuật là trởng ban. Một phó phòng kỹ thuật làm phó ban.
Một số nhân viên trong Công ty và các Xí nghiệp thành viên đợc chỉ định. Các thành viên trong ban chỉ đạo là những ngời đợc đào tạo trớc về kiến thức ISO.
B
ớc ba. Tiến hành triển khai chơng trình đào tạo, nâng cao nhận thức về ISO9001.
Chơng trình đào tạo đợc Công ty thiết kế riêng cho các nhóm đối tợng là cán bộ cấp cao, cấp trung gian, và công nhân viên. Các hoạt động đào tạo đợc tiến hành dới nhiều hình thức nh đã nêu trên.
B
ớc bốn . Hoàn thiện hệ thống các hồ sơ, tài liệu liên quan vào cuối tháng 3 năm 2001.
Tài liệu của hệ thống quản lý chất lợng của Công ty gồm có:
+ Sổ tay chất l ợng . Là tài liệu quy định hệ thống quản lý chất lợng của Công ty. Trong điều kiện thực tế hiện nay của Công ty, tài liệu chính thức là các văn bản đ- ợc ban hành dới dạng bản viết mô tả để cung cấp các thông tin cần thiết.
+ Quy chế: Là những tài liệu quy định cách thức triển khai một hoạt động quản lý nói chung liên quan đến nhiều bộ phận trong Công ty.
+ H ớng dẫn : Là những tài liệu trình bày cách thức thực hiện một công việc cụ thể, bao gồm những quy trình công nghệ, các hớng dẫn, thao tác, kiểm tra, biểu mẫu, sổ tay kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy phạm, điều luật.
+ Hồ sơ: Là những tài liệu công bố các kết quả đạt đợc hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã thực hiện. Sau khi hoàn thiện vào đầu tháng 4 năm 2001, hệ thống các tài liệu này sẽ đợc phổ biến xuống các phòng ban trong Công ty và các Xí nghiệp thành viên. Những hồ sơ của Công ty sẽ do trởng phòng và Giám đốc Xí nghiệp giữ.
Trong tháng 4 năm 2001, Công ty sẽ hoàn tất các hồ sơ và thủ tục cần thiết cho hoạt động đánh giá nội bộ, nhằm xúc tiến cho việc đăng kí, xin cấp chứng chỉ. Và dự định sẽ hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001-2000, vào cuối quý hai năm 2001.
Tổ chức mà Công ty thuê đánh giá cấp chứng chỉ là tổ chức QMS của Autralia.
Hiện nay, hệ thống đảm bảo chất lợng của Công ty đợc phản ánh trong sơ đồ sau: (có sơ đồ kèm theo).