2 Thực trạng hệ thống quản lý chất lợng lợng ở Công ty xăng dầu Hàng
2.5 Thực trạng công tác xây dựng hệ thống thông tin và phân tích dữ liệu tạ
nguyên nhân của sự không phù hợp hiện tại hoặc tiềm ẩn. Sau đó bộ phận đợc giao nhiệm vụ thực hiện sẽ tổ chức thực hiện. Sau khi kết thúc, hành động khắc phục, phòng ngừa sẽ đợc đánh giá kết quả. chất lợng của nhiên liệu phụ thuộc rất nhiều vào ý thức của ngời thực hiện. Công tác quản lý chất lợng và công tác khắc phục, phòng ngừa nói riêng. Nếu các quy trình thực hiện không đợc tuân thủ, theo đúng quy định sẽ gây ra nhiều chi phí chất lợng về khắc phục, sửa lỗi, đền bù, giải quyết khiếu nại, giảm uy tín của Công ty. Chính vì thế, việc giáo dục nhận thức về chất lợng cho cán bộ công nhân viên là rất quan trọng. Trên thực tế, công tác này của Công ty đợc tổ chức thực hiện một cách tơng đối hệ thống. Khắc phục và phòng ngừa luôn đợc Công ty coi trọng và tổ chức thực hiện nghiêm ngặt ngay từ khi thành lập. Cũng chính do sự tuân thủ nghiêm ngặt này mà mọi hoạt động, công việc các sản phẩm, dịch vụ của Công ty luôn đợc khách hàng đánh giá cao. Sau khi áp dụng tiêu chuẩn Quốc tế- tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001-2000, chắc chắn công tác này sẽ đợc đa vào quy trình và đ- ợc thực hện một cách thờng xuyên, liên tục và hiệu quả hơn.
2.5 Thực trạng công tác xây dựng hệ thống thông tin và phân tích dữ liệu tại Công ty. Công ty.
Trong cơ chế thị trờng nh hiện nay, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác xây dựng quản lý thông tin và phân tích dữ liệu là vô cùng quan trọng. Những đơn vị làm ăn giỏi, biết nắm bắt thời cơ khai thác thị trờng đều là những đơn vị có hệ thống thông tin dữ liệu mạnh. Nhận thức đợc điều đó, công tác xây dựng hệ thống thông tin và phân tích dữ liệu ở Công ty xăng dầu Hàng không đã đợc triển khai và thực hiện. Hiện nay, mọi hoạt động trong Công ty liên tục đợc trao đổi thông qua nhiều dạng thông tin khác nhau phục vụ kịp thời cho công tác quản lý và sản xuất kinh doanh.
Hệ thống thông tin đợc chọn lọc và phân tích xử lí khá cụ thể và chi tiết, trong những năm qua, Công ty đã xây dựng và quy định cụ thể đối với việc hoạt động của hệ thống thông tin, dữ liệu. Các hoạt động của nó chủ yếu thông qua trao đổi thông tin nội bộ trong Công ty và nguồn thông tin đợc phân tích từ sự phản hồi của khách hàng.
Mục đích của việc trao đổi thông tin nội bộ trong Công ty là nhằm đa ra các thông tin về hoạt động kinh doanh của Công ty và các đơn vị một cách thờng xuyên, từ Lãnh đạo của đơn vị đến trực tiếp ngời lao động và ngợc lại.
Mục đích của việc nắm đợc những thông tin phản hồi từ các hãng Hàng Không trong nớc và Quốc tế về chất lợng sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp, nhằm kịp thời điều chỉnh các quy trình, hoạt động để thoả mãn khách hàng và sự mong đợi của họ.
* Việc trao đổi thông tin nội bộ trong Công ty bao gồm các nội dung:
- Trao đổi thông tin từ Lãnh đạo Công ty đến cán bộ, công nhân viên toàn Công ty và trao đổi thông tin qua lại giữa Giám đốc Công ty, các phòng nghiệp vụ Công ty và các Xí nghiệp thành viên, ngời lao động.
- Việc trao đổi thông tin từ Lãnh đạo Công ty đến các cán bộ, công nhân viên đợc thực hiện thông qua các đại hội đại biểu công nhân viên chức toàn Công ty mỗi năm một lần vào đầu năm kế hoạch. Tai đại hội đại biểu, Giám đốc Công ty báo cáo kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh doanh năm trớc và định hớng hoạt động kinh doanh năm kế hoạch, thông báo tình hình sử dụng, đảm bảo và phát triển vốn, sử dụng các quỹ... Các đại biểu tham dự sẽ thảo luận, quyết định các định hớng kinh doanh và thông qua chơng trình hành động. Chơng trình hành động này sẽ đợc chuyển đến các phòng ban Công ty và các Xí nghiệp thành viên, để từ đó phổ biến đến toàn bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
Hội nghị giao ban Công ty đợc tổ chức mỗi quý một lần vào đầu quý. Tại đây, trởng phòng kế hoạch đào tạo sẽ báo cáo kết quả tình hìnhthực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh trong quý, và hội nghị sẽ thảo luận biện pháp thực hiện kinh doanh sản xuất, kế hoạch của quý sau. Các phòng ban Công ty và các đơn vị thành viên sẽ đề đạt các yêu cầu cần bổ trợ, giải quyết để thực hiện nhiệm vụ đợc giao.
Hội nghị giao ban cơ quan, đợc tổ chức mỗi tháng hai lần vào đầu và giữa tháng, Hội nghị giao ban Xí nghiệp đợc tổ chức mỗi tuần một lần vào thứ hai.
Sau các Hội nghị giao ban, cán bộ, công nhân viên các đơn vị sẽ đợc phổ biến mọi nội dung cần thiết đã đợc Giám đốc Công ty/Xí nghiệp quyết định thực hiện.
- Việc trao đổi thông tin qua lại giữa các Giám đốc Công ty, phòng nghiệp vụ Công ty và các Xí nghiệp thành viên, ngời lao động xoay quanh hai nội chủ dung yếu
là trao đổi thông tin từ Giám đốc Công ty và trao đổi thông tin từ Xí nghiệp lên Giám đốc Công ty và các phòng nghiệp vụ Công ty.
Thực tế, ở Công ty trong những năm qua, việc trao đổi thông tin nội bộ đợc diễn ra đều đặn và khá dân chủ. Cán bộ, công nhân viên các Xí nghiệp trong Công ty có nhu cầu đề xuất tham gia đóng góp ý kiến về biện pháp kinh doanh hoặc đòi hỏi về các chính sách bằng văn bản về Công ty đều đợc tiếp thu và trả lời thoả đáng. Làm tốt hoạt động này, trong thời gian qua Công ty đã thực hiện tốt nội dung thoả mãn khách hàng bên trong- một trong những yêu cầu quan trọng của quản lý chất lợng.
Về công tác đã xây dựng quản lý hệ thống thông tin và phân tích dữ liệu, thông tin từ bên ngoài.
Công ty đã xây dựng và quy định cụ thể hoạt động của hệ thống thông tin của mình. Từng phòng chức năng có trách nhiệm đối với những kênh thông tin của mình. Tuy chịu trách nhiệm quản lý và phân tích thông tin theo chức năng, nhiệm vụ của mình, song các phòng ban vẫn phải hoạt động thống nhất theo hệ thống thông tin của Công ty. Mục đích hoạt động của hệ thống thông tin của Công ty là:
Đối với thị trờng mua cần nắm bắt thông tin một cách đầy đủ về các vấn đề của đầu vào: Giá cả, chất lợng, cách thức giao hàng, phơng thức thanh toán, năng lực và sự ổn định của nhà cung ứng.
Đối với thị trờng bán, Công ty nghiên cứu kỹ về: + Nhu cầu của khách hàng.
+ Những khiếu nại của khách hàng.
+ Tình hình về đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là ở mảng xăng dầu mặt đất. Ngoài ra, Công ty còn phải nghiên cứu, thu thập thông tin về
+ Những khả năng biến động nh chính trị, tài chính tiền tệ, các sự kiện lớn trong nớc, những sự kiện liên quan đến tình hình xăng dầu trên Thế giới...
+ Hiệp định thuế quan thơng mại.
Để xây dựng kế hoạch kinh doanh ngoài nắm vững và phân tích khoa học thông tin mua bán, Công ty còn phải tổng hợp phân tích tốt thông tin về:
+ Thời tiết, khí hậu tại địa phơng: Vì lợng nhiên liệu tiêu thụ của Công ty phụ thuộc rất nhiều vào số lợng các chuyến bay ở các sân bay dân dụng Việt Nam.
+ Tình hình sức khoẻ của cán bộ, công nhân viên Công ty. ...
Một trong những hoạt động rất quan trọng của hệ thống phân tích quản lý thông tin tại Công ty, là nắm bắt đợc những thông tin phản hồi từ các hãng Hàng không Quốc tế và nội địa về chất lợng sản phẩm và dịch vụ cung ứng của Công ty và các Xí nghiệp thành viên.
Phơng pháp thu thập thông tin phản hồi đợc Công ty thực hiện thông qua phiếu thu thập ý kiến khách hàng (phiếu thu thập này sẽ đợc gửi đến cho khách hàng bằng đờng fax, th, th điện tử ), và thông qua hội nghị khách hàng.
Tần số thu thập thông tin theo định kỳ một năm 2 lần đối với hình thức qua phiếu. Ngoài ra trong những trờng hợp cần thiết, Lãnh đạo Công ty có thể tổ chức lấy ý kiến đột xuất gửi th.
Việc thực hiện công tác này đợc Công ty giao trách nhiệm cho các phòng ban chức năng cụ thể:
- Phòng kinh doanh xuất- nhập khẩu.
+ Lập và gửi phiếu thu thập ý kiến khách hàng đến khách hàng. + Theo dõi và tổng hợp các thông tin đợc phản hồi từ khách hàng.
+ Cùng với các phòng, Xí nghiệp liên quan xử lí các thông tin nhận đợc.
- Phòng kỹ thuật- công nghệ. Giải quyết những vấn đề liên quan đến chất lợng nhiên liệu và tình trạng kỹ thuật của các phơng tiện tra nạp.
- Phòng tài chính- kế toán. Giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh toán. Về việc xử lí thông tin phản hồi ở Công ty:
Chuyên viên theo dõi khách hàng thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, sau khi nhận đợc thông báo phản hồi từ khách hàng, tổng hợp thông tin và báo cáo cho trởng phòng biết. Trởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sau khi nhận đợc báo cáo sẽ giao cho các phòng ban liên quan và các Xí nghiệp xăng dầu Hàng không, nơi có ý kiến của khách hàng để tìm cách giải quyết, khắc phục.
Phòng Kinh doanh- Xuất Nhập Khẩu có trách nhiệm tổng hợp, xử lý thông tin của các đơn vị liên quan. Sau khi kết thúc đợt thu thập ý kiến khách hàng, phòng sẽ gửi th cảm ơn khách hàng, thông báo kết quả đã khắc phục đợc dựa trên các ý kiến đóng góp của khách hàng.
Nh vậy, thông tin dữ liệu thuộc mảng nào sẽ thuộc phạm vi quản lý của phòng đó. Trong những năm qua, do luôn đợc kiểm tra đánh giá độ tin cậy của thông tin dữ liệu bằng những phơng pháp điều tra, thử nghiệm và chuẩn đoán, hệ thống thông tin và dữ liệu đợc cập nhật liên tục và đảm bảo độ tin cậy. Điều này sẽ góp phần cung cấp và giải quyết kịp thời mọi thông tin, dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định kinh doanh và góp phần không nhỏ vào những kết quả mà Công ty đã đạt đợc trong thời gian qua.
