2. Những biện pháp phát triển áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ở Công ty
2.2 Tăng cờng xây dựng tính toán chi phí chất lợng
Có thể nói tính toán chi phí chất lợng là một vấn đề khó khăn và còn mới ở các doanh nghiệp Việt nam nói chung trong đó có Công ty xăng dầu Hàng không. Chất lợng sản phẩm luôn đi đôi với chi phí, đây là hai yếu tố cơ bản để tăng khả năng tiêu thụ và cạnh tranh trên thị trờng, nâng cao chất lợng sản phẩm.
Thực tế ở Công ty hiện nay mới chỉ dừng lại ở hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí trong tiến trình xây dựng ISO và chi phí đầu t cho đào tạo chất lợng cho đầu t và khắc phục phòng ngừa. Trong khi, chi phí chất lợng còn rất nhiều loại còn cha đợc bóc tách để tính toán một cách cụ thể, chi tiết. Đây chính là lí do vì sao Công ty cha có một con số tổng thể về chi phí chất lợng. Cũng ví lí do đó mà ban Lãnh đạo Công ty cha nhận thấy hết tầm quan trọng của việc tính toán chi phí chất l- ợng. Nhờ việc hạch toán chi phí chất lợng Công ty sẽ chủ động hơn trong nắm bắt đ- ợc những trục trặc “điểm trục trặc gây tổn thất lớn”để từ đó có những biện pháp tập trung thích hợp nhằm giải quyết dứt điểm, kịp thời. Việc tính toán chi phí chất lợng là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hoạt động quản lý và là giải pháp thực hiện những mục tiêu tổng quát của quản lý chất lợng. Do đó, có khả năng tăng đợc sự thoả mãn của khách hàng với chi phí tối u.
Công ty cần xây dựng trơng trình hạch toán chi phí và có những biện pháp giảm chi phí cụ thể cho từng giai đoạn tới khi áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001: 2000. Để thực hiện chơng trình này, Lãnh đạo Công ty cần giao trách nhiệm cho kế toán trởng, trởng, phó phòng Kỹ thuật-Công nghệ, ban ISO. Những bộ phận này phối hợp chặt chẽ với nhau trong phát hiện, bóc tách những khoản chi phí chất lợng ảnh hởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Chi phí chất lợng đợc tính toán trong tất cả các khâu, từ nghiên cứu thị trờng, mua sắm trang thiết bị đến vận chuyển và cung ứng. Phân biệt rõ đâu là chi phí đầu t cơ bản, thờng xuyên, đâu là chi phí chất lợng. Trong đó, phải phân biệt đợc đâu là chi phí sai hỏng đâu là chi phí thảm định phòng ngừa. Chẳng hạn, đối với tình hình Công ty chi
phí sai hỏng của Công ty sẽ bao gồm: Chi phí do phải thuê kho, bến bãi, khi xăng dầu và nhiên liệu không phù hợp phải lu lại không đợc xuất. Chi phí vận chuyển sản phẩm không phù hợp về lu kho. Chi phí sử lý, khắc phục sản phẩm không đảm bảo về chất lợng, chi phí do không đảm bảo thời gian hợp đồng, chi phí giải quyết những khiếu nại của khách hàng. Chi phí đền bù theo quy định bảo hiểm.
Chi phí thẩm định của Công ty gồm có chi phí cho các hoạt động kiểm tra, thử nghiệm xác định chất lợng của nguyên liệu, sản phẩm trung gian và sản phẩm hoàn chỉnh.
Chi phí phòng ngừa là những chi phí đầu t để nâng cao chất lợng sản phẩm bao gồm chi phí cho xây dựng kế hoạch, chính sách chất lợng và tất cả các hoạt động chuẩn bị cho quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001. Chi phí cho việc xây dựng, triển khai các chơng trình đào tạo chất lợng ở Công ty...
Công ty cần xác định, phân tích những chi phí tất yếu không tránh khỏi, những chi phí lãng phí để có biện pháp giải quyết thích hợp với từng loại. Những chi phí nghiên cứu, thiết kế, chế tạo, chi phí kiểm định, chi phí kiểm tra, kiểm soát chất l- ợng là những chi phí đầu t không thể loại bỏ, có tác dụng đảm bảo và nâng cao chất l- ợng.
Phần lớn, các loại chi phí chất lợng không có sẵn trong hệ thống hạch toán kế toán của Công ty. Muốn nhận biết đợc chúng cần có sự phối hợp giữa các bộ phận quản lý chất lợng với nhân viên kế toán. Quy trình cơ bản là đầu tiên cần nhận dạng đợc chúng, sau đó thu thập các dữ kiệu cần thiết và cuối cùng là tính toán toàn bộ các chi phí chất lợng. Cần phải liệt kê toàn bộ các chi phí này thành một bản, từng tháng, từng quý, bộ phận kỹ thuật công nghệ xem xét đáng giá và lập báo cáo thờng xuyên. Việc hạch toán chi phí chất lợng khá phức tạp vì nó không liên quan đến những chi phí vật chất cụ thể mà là tổng hợp rất nhiều dạng chi phí hữu hình và vô hình khác nhau.
Đánh gía chi phí chất lợng cần so sánh với doanh thu, lợi nhuận, đồng thời so sánh các chỉ số giữa các thời kì để thấy đợc tình hình tiến bộ trong thực hiện chơng trình cải tiến chất lợng.
Các số liệu tính toán chi phí chất lợng cũng cần đợc thông báo thờng xuyên rộng rãi trong cán bộ, công nhân viên để mỗi ngời có cách nhìn nghiêm túc, thực tế
hơn nhiệm vụ về chất lợng hoạt động của mình, bộ phận mình và các bộ phận khác. Tính toán chi phí chất lợng là biểu hiện của lợng hoá các công tác quản lý chất lợng bằng những con số cụ thể và là cơ sở đáng tin cậy đánh giá hiệu quả quản lý chất l- ợng và các hoạt động cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng của Công ty.