2 Thực trạng hệ thống quản lý chất lợng lợng ở Công ty xăng dầu Hàng
2.7 Thực trạng công tác xây dựng các mối quan hệ bên ngoài công ty
• Xây dựng mối quan hệ với nhà cung ứng
- Với phơng châm “Chất lợng là sự u tiên hàng đầu của Công ty” mọi sản
phẩm mua vào có ảnh hởng đến chất lợng nhiên liệu bán ra đều đợc Công ty mua từ những nhà cung ứng đã đợc phê duyệt.
Nguyên tắc trong quan hệ với bên cung ứng của Công ty là tin tởng hợp tác cùng có lợi, lấy mục tiêu chất lợng vật liệu, sản phẩm cung cấp là cao nhất.
Bộ phận chịu trách nhiệm về đánh giá, lựa chọn ngời cung ứng của Công ty là phòng Kinh doanh- Xuất Nhập Khẩu, phòng kế hoạch xí nghiệp kết hợp với đại diện các phòng kỹ thuật, kế toán, tài chính và những ngời khác có liên quan tuỳ theo từng sản phẩm mua vào.
Do sản phẩm đầu ra của Công ty đòi hỏi chất lợng và các yêu cầu kỹ thuật cao nên sự lựa chọn ngời cung ứng đợc Công ty tiến hành phê duyệt chặt chẽ, kỹ l- ỡng. Các ngời cung ứng đợc chọn là dựa trên cơ sở đánh giá khả năng các yêu cầu của Công ty.
Cách lựa chọn có thể là một hoặc kết hợp các cách sau:
- Công ty đánh giá hệ thống chất lợng và năng lực nhà cung ứng dựa trên bảng phiếu hỏi hoặc đánh gía trực tiếp tại cơ sở ngời cung cấp.
- Lịch sử của nhà cung ứng trong việc cung cấp các sản phẩm Công ty cần mua hay sản phẩm tơng tự.
- Các chứng chỉ chứng nhận chất lợng. - Kiểm tra mẫu sản phẩm.
Các nhà cung ứng nhiên liệu hàng không Jet A-1 thực hiện theo danh mục phê chuẩn của Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam.
Hàng năm, danh mục các nhà cung ứng đợc phòng kế hoạch và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu xem xét, phê duyệt lại.
Trong những năm qua, mối quan hệ giữa Công ty và các bên cung cấp luôn đ- ợc theo dõi, đánh giá và có những nguyên tắc thống nhất trong quá trình thực hiện. Nó cũng đóng một vai trò rất lớn trong việc nâng cao chất lợng sản phẩm, cung ứng sản phẩm của Công ty. Chính vì lẽ đó, Lãnh đạo Công ty Xăng dầu Hàng Không luôn củng cố và phát triển mối quan hệ với nhà cung ứng, cùng tìm biện pháp giảm chu kỳ thời gian chuyển giao tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lợng và hiệu quả cung cấp.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Ban Lãnh đạo Công ty đã xác định sự tồn tại, đứng vững và phát triển của Công ty phụ thuộc chặt chẽ vào mối quan hệ với khách hàng trong quá khứ, hiện tại và tơng lai. Điều này đã đợc thể hiện rõ trong sổ tay chất lợng của Công ty: ”Hớng vào khách hàng chính lạ tồn tại và phát triển của VINAPCO”. Công ty luôn xác định: Khách hàng là bạn đồng hành không thể thiếu đợc trong quá trình hoạt động cũng nh trong chiến lợc phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty. Khách hàng là một yếu tố quan trọng đa Công ty tới chỗ thành công hay thất bại, bởi nếu mối quan hệ luôn đợc duy trì và ngày một tăng cờng thì lợng thông tin về thị trờng, về khách hàng sẽ giúp Công ty có những căn cứ khoa học và thực tiễn đa ra những phơng án, kế hoạch kinh doanh kịp thời nhất, hợp lý nhất. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với thị trờng ngoài sân bay của Công ty, một thị trờng cạnh tranh rất gay gắt.
Để duy trì và phát triển mối quan hệ này, Công ty đã đề ra những biện pháp nh:
- Xác định rõ các yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm bao gồm cả sự sẵn sàng giao hàng và dịch vụ hậu mãi.
- Xác định và thực hiện đúng các yêu cầu về sản phẩm đã ghi trong hợp đồng, trong các đơn đặt hàng với các thoả thuận khác.
- Thông tin về sản phẩm và hớng dẫn khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp. -Lập và gửi phiếu thu thập ý kiến khách hàng đến các khách hàng.
- Xử lý mọi thắc mắc của khách hàng kể cả khiếu nại của khách hàng.