2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P 25 Phòng Kế hoạch Thị trường Văn phòng giám đốc
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
26 Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh Phó Tổng Giám đốc nội chính Phó Tổng Giám đốc kỹ thuật Phó Tổng Giám đốc sản xuất Phòng Điều Độ Sản Xuất Phòng bảo vệ quân sự PX VỏI VỏII Vỏ III Phòng Kế hoạch Thị trường Phòng Vật Tư Phòng An Toàn Lao Động Phòng Thi Đua Văn Thể Phòng Tổ Chức Tiền Lương Phòng Tài Chính Kế Toán Ban Quản Lý Dự án Phòng KCS Phòng Thiết Kế Công Nghệ Phòng Quản Lý Thiết Bị Phòng dịch vụ đời sống Văn phòng giám đốc PX ống I ống II PX Điện I Điện II PX ụ Đà PX Nguội Gia công cơ
Khí Cty VTB Nam Triệu Cty SCTB Nam Triệu Cty SX VLH Nam Triệu Cty Cổ Phần Việt Hoàng Cty Đầu Tư và XD PX Vỏ IV Vỏ V Vỏ VI PX Cơ Khí PX Máy I Máy II PX Làm Sạch Tôn I , II
* Ghi chỳ: Quan hệ chức năng: Quan hệ ngang: Quan hệ trực tuyến: Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Tổng Cụng ty CNTT Nam Triệu
2.2.2. Chức nămg, nhiệm vụ của cỏc phũng ban 2.2.2.1. Tổng giỏm đốc
- Chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật, trước Tập đoàn, cỏc cơ quan chức năng và khỏch hàng về mọi mặt của Tổng cụng ty.
- Chỉ đạo, điều hành cụng tỏc sản xuất kinh doanh và đầu tư phỏt triển của Tổng cụng ty.
- Xõy dựng chớnh sỏch chất lượng, chỉ định Đại diện lónh đạo về chất lượng và thực hiện cỏc cụng việc cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng được thi hành cú hiệu lực tại Tổng cụng ty.
2.2.2.2. Cỏc phú tổng giỏm đốc* Phú Tổng giỏm đốc sản xuất * Phú Tổng giỏm đốc sản xuất
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về chỉ đạo điều hành cụng tỏc sản xuất, an toàn lao động, phũng chống bóo lụt và cung ứng vật tư phục vụ sản xuất của Tổng cụng ty, đảm bảo thi cụng đỳng tiến độ, chất lượng và đạt hiệu quả cao nhất.
- Kiểm soỏt hoạt động đỏnh giỏ nội bộ.
- Theo dừi việc thực hiện cỏc hoạt động khắc phục phũng ngừa cải tiến cho Tổng cụng ty.
- Phờ duyệt cỏc biện phỏp tổ chức thi cụng, biện phỏp an toàn thuộc lĩnh vực được phõn cụng.
* Phú Tổng giỏm đốc kinh doanh
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về chỉ đạo, điều hành cụng tỏc kế hoạch và thị trường; chỉ đạo điều hành lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất.
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc trong việc tỡm đối tỏc liờn doanh liờn kết, theo dừi, chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của liờn doanh, liờn kết này.
* Phú Tổng giỏm đốc kỹ thuật
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về chỉ đạo điều hành cụng tỏc quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm của cụng ty.
- Phờ duyệt cỏc quy trỡnh thiết kế cụng nghệ, thiết kế hoàn cụng và cỏc biện phỏp tổ chức thi cụng thuộc lĩnh vực được phõn cụng.
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về cụng tỏc quản lý và đầu tư mới trang thiết bị mỏy múc nội bộ, cụng tỏc nghiờn cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, cụng nghệ hiện đại tiờn tiến vào sản xuất.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chịu trỏch nhiệm về việc giỏm sỏt cụng tỏc xõy dựng cơ bản, cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ cho đội ngũ cụng nhõn kỹ thuật.
* Phú Tổng giỏm đốc nội chớnh
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về chỉ đạo, điều hành cụng tỏc văn phũng, bảo vệ quõn sự, phũng chống chỏy nổ.
- Chịu trỏch nhiệm về chỉ đạo cụng tỏc tuyển dụng cỏn bộ, cụng nhõn cho Tổng cụng ty.
* Phú Tổng giỏm đốc tài chớnh
- Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về chỉ đạo, điều hành cụng tỏc tài chớnh của Tổng cụng ty.
- Ký cỏc phiếu thu, phiếu chi và cỏc chứng từ ngõn hàng trờn cơ sở kế hoạch thu chi được Tổng giỏm đốc phờ duyệt.
- Thay mặt Tổng giỏm đốc giao dịch với cỏc ngõn hàng, tổ chức tài chớnh, tớn dụng. - Phụ trỏch cụng tỏc kiểm kờ tài sản.
2.2.2.3. Cỏc phũng ban
* Phũng Kế hoạch thị trường
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc về cụng tỏc thị trường, cụng tỏc đầu tư, xõy dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn.
- Nhiệm vụ
+ Xõy dựng chiến lược phỏt triển sản xuất kinh doanh, sỏch lược và tổ chức tiếp thị, quảng bỏ sản phẩm.
+ Theo dừi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch hàng thỏng của Tổng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn.
+ Tổ chức triển khai, thiết lập hồ sơ tham gia đấu thầu cỏc cụng trỡnh.
* Phũng Tài chớnh kế toỏn
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn.
- Nhiệm vụ
+ Tham mưu chiến lược huy động vốn, cơ cấu nguồn vốn, biện phỏp phỏt huy hiệu quả vốn; quản lý tài sản của Tổng cụng ty.
+ Hạch toỏn giỏ thành, thu chi, bỏo cỏo tài chớnh.
+ Quản lý chứng từ gốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hồi và chi trả cụng nợ theo đỳng quy định.
* Phũng Tổ chức - Tiền lương
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty trong lĩnh vực: tổ chức, tiền lương, nhõn sự, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chớnh sỏch đối với CBCNV.
- Nhiệm vụ: Phũng Tổ chức - Tiền lương cú cỏc nhiệm vụ sau: • Về cụng tỏc tổ chức:
+ Tham mưu cho lónh đạo Tổng cụng ty xõy dựng cơ cấu tổ chức bộ mỏy sản xuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ làm việc của cỏc đơn vị trong Tổng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn.
+ Tham mưu cho lónh đạo Tổng cụng ty tiến hành phõn cấp, phõn cụng quản lý tổ chức, lao động và đào tạo CBCNV.
+ Xõy dựng điều lệ, quy chế tổ chức hoạt động của Tổng cụng ty. • Về cụng tỏc tiền lương:
+ Xõy dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm trỡnh Tổng giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt và tổ chức thực hiện.
+ Tổ chức xõy dựng định mức lao động tổng hợp trỡnh Tổng cụng ty duyệt và cụng bố định mức lao động chi tiết.
+ Tham mưu về quy chế phõn phối thu nhập, đảm bảo đỳng chớnh sỏch tiền lương. • Về cụng tỏc quản lý nhõn sự và đào tạo:
+ Xõy dựng, quy hoạch kế hoạch tiếp nhận, đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ, cụng nhõn trong toàn Tổng cụng ty.
+ Quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và cơ cấu đội ngũ cỏn bộ, cụng nhõn trong toàn Tổng cụng ty. Xõy dựng quy trỡnh bổ nhiệm, nõng bậc, nõng lương, khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ cỏn bộ.
+ Thực hiện thu nộp bảo hiểm xó hội, bảo hiểm tai nạn; đề xuất giải quyết chế độ chớnh sỏch với CBCNV đủ tiờu chuẩn về hưu, chuyển cụng tỏc.
* Phũng Thiết kế cụng nghệ
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc về quản lý kỹ thuật cỏc sản phẩm của Tổng cụng ty.
- Nhiệm vụ
+ Lập cỏc quy trỡnh cụng nghệ phục vụ cho quỏ trỡnh thi cụng, thử cỏc tớnh năng kỹ thuật và cỏc quy trỡnh cụng nghệ cho việc xử lý cỏc lỗi sai kỹ thuật.
+ Xõy dựng cỏc định mức kinh tế kỹ thuật.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ Nghiờn cứu, đề xuất và phổ biến tiến bộ khoa học kỹ thuật cụng nghệ, cụng nghệ thi cụng tiờn tiến, cỏc sỏng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nõng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm.
+ Nghiờn cứu, đề xuất nội dung giỏo trỡnh đào tạo mới, đào tạo lại, bổ tỳc nõng cao trỡnh độ tay nghề và thi nõng bậc cho cụng nhõn.
* Phũng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm)
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty về cụng tỏc quản lý chất lượng sản phẩm.
- Nhiệm vụ
+ Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty về chiến lược chất lượng sản phẩm, biện phỏp chỉ đạo nõng cao chất lượng sản phẩm.
+ Kiểm tra, giỏm sỏt tất cả cỏc khõu của quỏ trỡnh sản xuất, thử nghiệm. Nghiệm thu chất lượng sản phẩm và hoàn thành cỏc hồ sơ kỹ thuật để bàn giao sản phẩm.
+ Thực hiện việc kiểm tra quỏ trỡnh hoạt động của sản phẩm trong thời gian bảo hành, đề ra cỏc biện phỏp khắc phục sự cố.
* Phũng Điều độ sản xuất
- Chức năng
Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty về cụng tỏc tổ chức sản xuất. - Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch, phương ỏn thi cụng và tiến độ thi cụng cho từng sản phẩm trờn cơ sở hợp đồng kinh tế, hạng mục ban đầu và cỏc quy trỡnh cụng nghệ do Phũng Thiết kế cụng nghệ lập.
+ Trực tiếp tổ chức, điều hành hoạt động của tất cả cỏc bộ phận trong quỏ trỡnh thi cụng. Hướng dẫn và kiểm soỏt cỏc quy trỡnh kỹ thuật, quy trỡnh cụng nghệ; đề xuất kịp thời cỏc vướng mắc phỏt sinh để Tổng giỏm đốc giải quyết.
+ Trực tiếp điều động cỏc phương tiện, mỏy múc, thiết bị phục vụ cho thi cụng sản phẩm.
* Phũng Vật tư
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty về cụng tỏc quản lý, mua và bỏn vật tư, thiết bị mỏy múc.
- Nhiệm vụ
+ Xõy dựng, trỡnh Tổng giỏm đốc duyệt kế hoạch cung ứng vật tư, chủng loại vật tư, nguồn cung cấp và giỏ mua.
+ Tổ chức nhập kho, bảo quản và cấp phỏt cho cỏc đơn vị sử dụng. Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
+ Hướng dẫn, kiểm tra cỏc đơn vị trong cụng tỏc quản lý, sử dụng, bảo quản vật tư…, đảm bảo việc sử dụng vật tư đỳng mục đớch, đạt chất lượng và hiệu quả cao.
* Cỏc Ban quản lý dự ỏn
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc về kế hoạch đầu tư, xõy dựng cơ bản nhằm nõng cao cơ sở hạ tầng hiện cú của Tổng cụng ty.
- Nhiệm vụ
+ Thực hiện cỏc cụng tỏc chuẩn bị đầu tư và trỡnh duyệt cỏc thủ tục theo quy định; ban hành cỏc quy chế quản lý đầu tư xõy dựng.
+ Triển khai giỏm sỏt kỹ thuật thi cụng cỏc dự ỏn đầu tư, cỏc hạng mục sửa chữa, nõng cấp của Tổng cụng ty.
+ Quan hệ với cỏc cơ quan chức năng Nhà nước, cỏc đối tỏc và cỏc cơ quan chức năng địa phương để giải quyết thủ tục hồ sơ cũng như cỏc vấn đề vướng mắc trong quỏ trỡnh đầu tư.
+ Nghiệm thu thanh quyết toỏn cỏc cụng trỡnh hoàn thành.
* Văn phũng Tổng cụng ty
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty trong cụng tỏc văn thư - lưu trữ, cụng tỏc hành chớnh quản trị, quản lý thiết bị văn phũng.
- Nhiệm vụ
+ Tổ chức quản lý, lưu trữ cụng văn, giấy tờ (cụng văn đến và đi) phục vụ cho cụng tỏc đối nội và đối ngoại.
+ Tổ chức thực hiện quản lý và sử dụng con dấu của Tổng cụng ty theo đỳng quy định của Chớnh phủ và hướng dẫn của Bộ Cụng an.
+ Hướng dẫn cỏc phũng ban về việc lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ. + Quản lý chặt chẽ hệ thống thụng tin liờn lạc và trang thiết bị văn phũng. + Tổ chức và chuẩn bị cơ sở vật chất cho cỏc cuộc họp, hội nghị của Tổng cụng ty; bố trớ nơi ở và làm việc cho CBCNV và khỏch đến Tổng cụng ty giao dịch cụng tỏc; quản lý khu trụ sở làm việc của Tổng cụng ty.
+ Quản lý, trang bị, cấp phỏt cỏc thiết bị, đồ dựng văn phũng cho cỏc phũng ban, phõn xưởng.
* Phũng Bảo vệ quõn sự
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong lĩnh vực bảo vệ quõn sự và phũng chống chỏy nổ.
- Nhiệm vụ
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu + Đảm bảo an ninh trật tự 24/24 h trờn địa bàn Tổng cụng ty.
+ Đảm bảo an toàn phũng chống chỏy nổ trờn địa bàn Tổng cụng ty.
+ Tham gia huấn luyện quõn dự bị địa phương và thực hiện sự điều động khi cú yờu cầu của cơ quan quõn sự Huyện.
* Phũng Thi đua - Văn thể
- Chức năng: là đơn vị chuyờn mụn thuộc Tổng cụng ty cú chức năng tham mưu giỳp Tổng giỏm đốc tổ chức thực hiện cụng tỏc thi đua, khen thưởng, phong trào văn nghệ, thể dục thể thao trong toàn Tổng cụng ty, khai thỏc, duy trỡ, nõng cao đời sống văn hoỏ tinh thần cho CB-CNV.
- Nhiệm vụ:
+ Tham mưu giỳp Tổng giỏm đốc cụ thể hoỏ cỏc chủ trương, chớnh sỏch của Đảng, phỏp luật của nhà nước về cụng tỏc thi đua khen thưởng trong toàn Tổng cụng ty.
+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Tổng cụng ty.
+ Xõy dựng chương trỡnh, kế hoạch, nội dung thi đua khen thưởng cho từng thời kỳ và từng lĩnh vực.
* Ban thi cụng dự ỏn
- Chức năng
+ Là cơ quan đầu mối chỉ huy - quan hệ - trao đổi thụng tin và bỏo cỏo toàn bộ cỏc cụng việc thi cụng sản phẩm.
+ Lập kế hoạch trỡnh Tổng giỏm đốc cỏc phương ỏn, tiến độ thi cụng trờn cơ sở cỏc điều khoản của hợp đồng kinh tế.
+ Tham mưu cho Tổng giỏm đốc về quản lý kỹ thuật, chất lượng, vật tư và trang thiết bị trong quỏ trỡnh thi cụng sản phẩm.
- Nhiệm vụ
Tổ chức triển khai thi cụng cỏc sản phẩm được giao đảm bảo đỳng thiết kế, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, phũng chống chỏy nổ và vệ sinh mụi trường.
* Ban dự ỏn
- Chức năng
+ Là cơ quan đầu mối chịu trỏch nhiệm kiểm soỏt và đặt hàng cho phũng Xuất nhập khẩu, phũng Vật tư mua sắm vật tư thuộc dự ỏn.
+ Là cơ quan đầu mối liờn hệ với khỏch hàng và cỏc đơn vị liờn quan về cỏc lĩnh vực thuộc dự ỏn mỡnh phụ trỏch.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
+ Phối hợp với ban thi cụng đảm bảo thực hiện tốt việc đúng mới sản phẩm thuộc phạm vi mỡnh phụ trỏch.
- Nhiệm vụ
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu liờn quan đến dự ỏn để phục vụ việc giải ngõn và bàn giao sản phẩm.
+ Tiếp nhận bản vẽ, hồ sơ thiết kế và phối hợp với phũng thiết kế cụng nghệ cung cấp tài liệu cho bờn thi cụng; lập danh mục và yờu cầu kỹ thuật vật tư, thiết bị để mua sắm khi được phờ duyệt.
+ Trực tiếp thuờ cỏc nhà thầu phụ cho dự ỏn được phõn cụng theo dừi.
* Phũng Thớ nghiệm
- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giỏm đốc về cụng tỏc thớ nghiệm, kiểm định vật liệu.
- Nhiệm vụ
+ Quản lý và sử dụng cú hiệu quả cỏc mỏy múc, thiết bị phục vụ cho cụng tỏc thử nghiệm.
+ Quản lý cỏc hồ sơ, tài liệu cú liờn quan, giữ bớ mật về cụng nghệ sản xuất. + Phõn tớch, xỏc định cỏc chỉ tiờu cơ lý, thành phần hoỏ học nguyờn vật liệu trong và ngoài Tổng cụng ty.
+ Nghiờn cứu, ứng dụng cỏc tiến bộ khoa học kỹ thuật phục vụ cho cụng tỏc