Cụng tỏc văn thư - lưu trữ tại Tổng cụng ty bao gồm cỏc nội dung sau Xõy dựng và ban hành văn bản.
Văn bản là cỏnh tay trợ giỳp đắc lực cho hoạt động quản lý tại Tổng cụng ty. Nú phản ỏnh đầy đủ tỡnh hỡnh, kết quả hoạt động quản lý của Tổng cụng ty. Làm tốt cụng tỏc văn bản sẽ gúp phần thỳc đẩy hoạt động kịp thời; phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của Ban lónh đạo Tổng cụng ty. Ngược lại, nếu cụng tỏc văn bản được thực hiện khụng tốt sẽ làm hạn chế kết quả hoạt động quản lý và làm giảm hiệu lực chỉ đạo, điều hành của lónh đạo Tổng cụng ty. Để làm tốt được điều đú khi xõy dựng và ban hành văn bản bộ phận văn phũng đó đảm bảo thực hiện theo đỳng thể thức văn bản đó được quy định; sử dụng ngụn ngữ, cõu chữ rừ ràng, dễ hiểu; nắm vững được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà nhõn viờn văn thư đó tiến hành xõy dựng văn bản theo phương phỏp soạn thảo đề cương hoặc soạn thẳng trong mỏy vi tớnh.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
• Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến Tổng cụng ty đó được nhõn viờn văn thư giải quyết theo trỡnh tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến + Phõn loại sơ bộ, búc bỡ
+ Đúng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến + Đăng ký văn bản đến
- Trỡnh và chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu Mẫu số 3.1:Sổ cụng văn đến Ngày thỏng năm Số đến CễNG VĂN ĐẾN Lưu hồ sơ Ghi chỳ Tỏc giả Số ký hiệu Ngày thỏng Số trang Số bản Tờn gọi và trớch yếu Chuyển cho ai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 …
Mẫu 3.2:Sổ giao tài liệu
STT Ngày cập nhật Tờn tài liệu Số Ngày ban hành Đơn vị nhận Ký nhận Ghi chỳ …
•Quản lý văn bản đi
- Cụng tỏc soạn thảo văn bản: để tiết kiệm thời gian cho lónh đạo, giỳp lónh đạo khụng phải giải quyết những cụng việc sự vụ để tập trung vào những cụng việc quan trọng khỏc, tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ văn bản thuộc phạm vi phũng nào sẽ giao cho đơn vị đú soạn thảo.
- Trỡnh ký và làm thủ tục gửi văn bản đi
Sau khi đó cú văn bản đỏnh mỏy hoàn chỉnh, bộ phận soạn thảo văn bản trỡnh văn bản cho lónh đạo ký. Nếu trong quỏ trỡnh xem xột thấy cũn cú những sai sút về thể thức, thẩm quyền ban hành, về nội dung hoặc trỡnh ký khụng đỳng chức trỏch như đó quy định trong chế độ cụng tỏc văn phũng của Nhà nước và của Tổng cụng ty thỡ đơn soạn thảo lại trước khi trỡnh lónh đạo ký.
Cỏc văn bản sau khi đó cú chữ ký của lónh đạo, nhõn viờn văn thư làm thủ tục để chuyển đi: ghi số, ghi ngày thỏng, xin chữ ký, đúng dấu, đăng ký vào sổ, làm bỡ và chuyển văn bản đi.
Mẫu số 3.3:Sổ cụng văn đi Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
Phõn phối, sửa đổi, thu hồi, huỷ bỏ,
lưu trữ hồ sơ
Ngày thỏng năm Số ký hiệu Trớch yếu Người ký Nơi nhận Số trang Số bản Lưu hồ sơ Ghi chỳ Bản chớnh Bản sao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …
Quản lý và sử dụng con dấu
Chỏnh văn phũng là người chịu trỏch nhiệm cao nhất trước Phỏp luật và trước Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty về việc sử dụng con dấu. Chỉ cú văn thư chuyờn trỏch mới được thừa uỷ quyền Chỏnh văn phũng trong việc sử dụng con dấu của Tổng cụng ty.
- Quản lý con dấu
Con dấu của Tổng cụng ty được giao cho nhõn viờn văn thư quản lý với những quy định sau:
+ Khụng giao con dấu cho người khỏc khi chưa được phộp bằng văn bản của người cú thẩm quyền.
+ Phải tự tay đúng dấu vào cỏc văn bản, giấy tờ sau khi đó cú chữ ký của người cú thẩm quyền.
+ Khụng đúng dấu khống lờn văn bản. - Sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu của Tổng cụng ty tuõn theo những quy định sau:
+ Những văn bản do Tổng cụng ty ban hành phải đúng dấu của Tổng cụng ty. + Những văn bản do cỏc phũng ban, đơn vị trong Tổng cụng ty ban hành phải đúng dấu của văn phũng hay dấu của phũng ban, đơn vị đú.
- Đúng dấu
+ Việc đúng dấu lờn chữ ký và cỏc phụ lục kốm theo văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 thỏng 4 của Chớnh phủ về cụng tỏc văn thư.
+ Việc đúng dấu giỏp lai đối với cỏc văn bản, tài liệu chuyờn ngành và phụ lục kốm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Phõn phối, sửa đổi, thu hồi, huỷ bỏ,
lưu trữ hồ sơ
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ Việc đúng dấu chỉ mức độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 mục II của Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VCP và quy định tại khoản 2 của Thụng tư số 12/2002/TT-BCA.
Kiểm soỏt hồ sơ, tài liệu
Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ
Mục đớch
Quy trỡnh này được lập để hướng dẫn và xỏc định trỏch nhiệm trong quản lý hồ sơ, phương phỏp phõn loại, nhận biết, thu thập, lập phiếu, bảo quản, lưu trữ, huỷ bỏ và quyền tiếp cận hồ sơ chất lượng.
Quy trỡnh này được ỏp dụng cho tất cả cỏc hồ sơ liờn quan đến Hệ thống chất lượng của Cụng ty cụng nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu.
Nội dung
Sơ đồ 1.3: Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ
(Nguồn: Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000)
Khụng
Cú
- Cỏc bộ phận cần lập danh mục hồ sơ theo biểu mẫu quy định và kiểm soỏt hồ sơ theo biểu mẫu đú. Danh mục hồ sơ phải được ghi đầy đủ cỏc nội dung và phải được trưởng bộ phận xem xột, phờ duyệt. Bất cứ sự thay đổi nào cũng cần được cập nhật và phờ duyệt lại. Danh mục hồ sơ khi khụng cú ký hiệu kiểm soỏt hồ sơ thỡ coi như khụng hợp lệ và cú thể huỷ bỏ như một tài liệu thụng thường.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Lập danh mục hồ sơ
Xem xột, phờ duyệt
Tập hợp và lưu hồ sơ Phõn phối, sửa đổi,
thu hồi, huỷ bỏ, lưu trữ hồ sơ
- Sau khi danh mục được phờ duyệt, cỏc phũng tự tổ chức lưu trữ và bảo quản theo cỏc phương phỏp khỏc nhau tuỳ thuộc vào hoạt động tại đơn vị và tuõn thủ theo cỏc nội dung dưới đõy.
Việc phõn phối, sửa đổi, thu hồi, huỷ bỏ, lưu trữ hồ sơ tại mỗi đơn vị cũng tuõn thủ theo quy trỡnh này và quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu.
Mẫu 3.4: Danh mục hồ sơ
TT Tờn hồ sơ Mó số Số lượng Thời gian lưu Ghi chỳ …
…
•Quy định phõn loại hồ sơ, thời gian lưu trữ
- Tất cả cỏc loại hồ sơ đều được phõn loại theo danh mục và được lưu trữ theo thời gian quy định.
- Đối với cỏc trường hợp khụng quy định số năm lưu trữ thỡ việc lưu trữ được thực hiện vụ thời hạn. Vớ dụ: đối với hồ sơ nhõn sự lưu trữ cho đến khi nhõn sự nghỉ việc, đối với hồ sơ thiết bị lưu cho đến khi thanh lý…
- Trường hợp nếu Hợp đồng quy định cỏc hồ sơ phải được lưu trữ lõu hơn thời gian quy định trong bảng phụ lục đớnh kốm thỡ cỏc bộ phận thực hiện lưu trữ theo quy định của hợp đồng.
- Ngoài cỏc hồ sơ liệt kờ trong bảng phụ lục đớnh kốm, cỏc hồ sơ khỏc và hồ sơ theo biểu mẫu tự do cỏc đơn vị tự kiểm soỏt phục vụ cho cụng việc của đơn vị mỡnh.
- Mốc tớnh thời gian lưu trữ được tớnh từ khi Tổng cụng ty hoàn tất cỏc trỏch nhiệm được quy định trong hợp đồng (thanh lý hợp đồng) ngoại trừ trỏch nhiệm lưu trữ hồ sơ đặc biệt (nếu cú quy định). Khi hết hạn lưu trữ, trưởng cỏc bộ phận liờn quan cú thể xem xột quyết định lưu giữ lại một số hồ sơ nào đú lõu hơn để tham khảo nếu thấy cần.
•Phương phỏp quản lý hồ sơ
- Hồ sơ được lưu và quản lý bằng phương phỏp lập file, tỳi hồ sơ, hộp, cặp hồ sơ… - Lưu bằng tủ đựng hồ sơ.
- Cỏc phương tiện lưu trữ hồ sơ đều phải cú tờn, thời gian hiệu lực, mó hiệu (nếu cú).
Cú 3 cỏch đúng file như sau: Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Mỗi file gồm cỏc hồ sơ của một dự ỏn (một cụng trỡnh…): ỏp dụng cho loại hồ sơ xem xột hợp đồng, hồ sơ thiết kế, hồ sơ kiểm tra và thử nghiệm, hồ sơ nhận biết và truy tỡm nguồn gốc sản phẩm và hồ sơ về kỹ thuật thống kờ…
- Trường hợp một dự ỏn (cụng trỡnh…) cú nhiều loại hồ sơ thỡ cú thể đúng chung vào một file nhưng cú tờ giấy màu phõn cỏch và cú dỏn nhón hay đúng thành từng tập cú ký hiệu riờng.
- Đúng file theo thời gian: ỏp dụng cho cỏc loại hồ sơ về thiết bị, mỏy múc, hồ sơ về thiết bị đo lường và thử nghiệm, đỏnh giỏ chất lượng nội bộ, hồ sơ về đỏnh giỏ nhà thầu phụ, hồ sơ về kiểm soỏt tài liệu và dữ liệu, hồ sơ về kế hoạch chất lượng và hồ sơ về xem xột của lónh đạo. File cú thể được đúng gỏy dày hoặc mỏng tuỳ lượng hồ sơ nhiều hay ớt cho đến hết hạn lưu trữ.
- Hồ sơ cỏ nhõn được lưu trong tỳi cỏ nhõn hay tuỳ thuộc đơn vị và lưu trữ như trờn.
Cỏc loại file thường sử dụng:
Nhón L1 Nhón L2 L2 L2 Hoặc Nhón L2 •Lưu trữ - Phương phỏp lưu trữ: + Lưu theo cụng trỡnh.
+ Lưu theo đầu mục cụng việc. (VD: dự ỏn đấu thầu tàu X,Y). + Lưu theo thời gian (năm, quý, thỏng…).
+ Lưu theo vần ABC (VD: Hồ sơ cỏn bộ trong cựng bộ phận). - Những quy định chung:
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P L 1 CTy HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG Tờn dự ỏn/ Tờn hồ sơ ……….. Số file:…. Bộ phận lưu trữ: Người lưu trữ: CTy HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG Tờn dự ỏn/Tờn hồ sơ ………. Số file Ngày lập file: CTy HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG Tờn dự ỏn: Loại hồ sơ: L2 60
+ Mỗi loại hồ sơ chỉ được lưu theo một cỏch thống nhất. Cỏch thức lưu trữ hồ sơ do cỏn bộ phụ trỏch việc lưu hồ sơ tự chọn ra phương thức lưu hồ sơ phự hợp nhất đối với cụng việc của mỡnh.
+ Cỏc hồ sơ đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, cú hệ thống, được phõn loại sắp xếp thành từng bộ hồ sơ.
+ Mỗi hệ thống lưu hồ sơ (tủ, cặp file hồ sơ) đều phải cú danh mục hồ sơ chi tiết, trong đú phản ỏnh đầy đủ cỏc thụng tin về cỏc hồ sơ được lưu trữ và quản lý trong đú, danh mục này phải thống nhất tại tất cả cỏc file hồ sơ.
+ Khi bổ sung hồ sơ, người bổ sung cú trỏch nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ chi tiết.
+ Cỏc hồ sơ được lập trờn mỏy vi tớnh phải được lưu trữ sao cho phự hợp với cụng việc và thống nhất với tất cả mọi thành viờn trong bộ phận, thu thập đủ cỏc yếu tố phỏp lý như mó số, ký hiệu, nhận dạng…để lưu trữ theo quy định. Trưởng cỏc bộ phận phải biết đường dẫn đến file hồ sơ lưu trờn mỏy tớnh của bộ phận mỡnh.
+ Cỏc hồ sơ khỏc khụng cú tờn trong bảng phụ lục do cỏc bộ phận ban hành sẽ do cỏc phũng ban tự quy định việc lưu trữ.
+ Danh sỏch cỏc tài liệu lỗi thời được lưu giữ như hồ sơ chất lượng. •Bảo quản hồ sơ
- Hồ sơ phải được bảo quản chống ẩm, chống mốc, mối mọt và xa cỏc nguồn cú thể gõy hoả hoạn và dễ tỡm kiếm.
- Cỏc hồ sơ cần bảo mật, tuỳ theo mức độ hồ sơ và yờu cầu của người phỏt hành cụng văn, phải cú dấu hiệu nhận dạng vớ dụ như”mật”,” tối mật”,” tuyệt mật” và được bảo quản trong tủ hồ sơ cú khoỏ (VD: Hồ sơ dự thầu). Hồ sơ quan trọng do cỏn bộ quản lý hồ sơ đú lưu giữ. Nếu là hồ sơ đặc biệt thỡ chỉ cú người cú trỏch nhiệm lưu giữ bản duy nhất. Tổng giỏm đốc hoặc người được Tổng giỏm đốc uỷ quyền mới cú quyền truy cập cỏc hồ sơ này. Khụng được mang hồ sơ ra khỏi phũng nếu khụng được phộp của thủ trưởng đơn vị.
- Cỏc bản fax đến (qua mỏy fax) phải được vào sổ theo dừi và chuyển nhượng theo quy định.
- Cỏc hồ sơ được lập bằng phần mềm mỏy tớnh phải được định kỳ lưu bằng đĩa CD hay một phương phỏp nào đú tuỳ thuộc điều kiện tại cỏc đơn vị sao cho trỏnh thất lạc. Cỏc đĩa CD này do phụ trỏch bộ phận lưu giữ.
•Khắc phục lỗi sai trong hồ sơ
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Khi cú lỗi sai trong hồ sơ, trưởng bộ phận quản lý cú thể quyết định sửa chữa. Phần sai sút sẽ được phủ bằng mực phủ hoặc gạch ngang, viết lờn nội dung đỳng và trưởng bộ phận ký tờn, ghi ngày thỏng bờn cạnh.
•Quyền truy cập, sửa đổi hồ sơ
- Những người khụng cú thẩm quyền truy cập hồ sơ nếu muốn xem xột hồ sơ phải ghi yờu cầu trong” Phiếu mượn hồ sơ”. Phiếu mượn hồ sơ phải được phụ trỏch bộ phận lưu trữ hồ sơ xem xột.
- Trong một số trường hợp đặc biệt phải sửa đổi hồ sơ cho đỳng thực tế, việc sửa đổi hồ sơ phải được lónh đạo phờ duyệt.
- Việc mượn hồ sơ phải ghi phiếu mượn và thụng qua trưởng bộ phận của bộ phận lưu trữ hồ sơ cho mượn. Khi khụng cú phiếu mượn hồ sơ thỡ tuyệt đối khụng được đem hồ sơ ra ngoài phạm vi đơn vị. Trong trường hợp tra cứu hay tham khảo tại chỗ, phải được phộp của trưởng đơn vị và người lưu giữ hồ sơ, trong trường hợp này thỡ khụng cần ghi phiếu mượn.
Mẫu 3.5:Phiếu mượn hồ sơ
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
PHIẾU MƯỢN HỒ SƠ Kớnh gửi:……….. Đơn vị (bộ phận):………. Người mượn:……… Thuộc đơn vị:………... Cần mượn bộ hồ sơ:………. Thuộc chương trỡnh (dự ỏn):……… ………. Cú mó số:……….Số lượng……….. Vỡ lý do:………... ………. Kớnh đề nghị phũng (đơn vị)………….cho mượn bộ hồ sơ núi trờn để tra cứu Tham khảo trong phạm vi:………... Ngày mượn:………..Ngày trả:……… Người mượn Đơn vị cho mượn
(Ký và ghi rừ họ tờn) (Ký và ghi rừ họ tờn)
•Huỷ bỏ hồ sơ
- Hàng năm trưởng cỏc bộ phận rà soỏt cỏc hồ sơ chất lượng trong bộ phận. Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ như quy định trong danh mục hồ sơ thỡ lập danh mục hồ sơ cần huỷ, cú thể lập danh mục cho cả file hồ sơ hoặc từng hồ sơ riờng. Bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành huỷ hồ sơ bằng phương phỏp đốt chỏy (hoặc bằng mỏy huỷ hồ sơ hay bằng biện phỏp khỏc do lónh đạo Tổng cụng ty quy định) cú sự chứng kiến và xỏc nhận của người cú thẩm quyền.
- Khi huỷ thỡ danh mục hồ sơ phải được ghi chữ” đó huỷ” vào phần ghi chỳ bờn cạnh cỏc hồ sơ đó huỷ và được lưu lại.