2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy văn phũng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P PHể CHÁNH 1 PHể CHÁNH 2 PHể CHÁNH 3 Tổ tin học Chuyờn viờn tin học Tổ xe con Nhõn viờn lỏi xe Nhõn viờn văn thư Chuyờn viờn văn phũng Tổ phục vụ khu 4 tầng Tổ phục vụ khu 2 tầng Tổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 1 Tổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 2 Tổ văn thư hành chớnh Tổ tạp vụ Chuyờn viờn kỹ thuật Nhõn viờn phục vụ Tổ nước lọc 39
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu Phõn cụng nhiệm vụ của từng vị trớ văn phũng
* Chỏnh văn phũng
Chỏnh văn phũng là người chịu trỏch nhiệm: - Phụ trỏch chung cụng tỏc của văn phũng.
- Chịu trỏch nhiệm trước Ban lónh đạo Tổng cụng ty về cỏc hoạt động của văn phũng. - Kiểm soỏt việc sử dụng con dấu của Tổng cụng ty.
- Phụ trỏch khõu trang trớ khỏnh tiết ngày lễ, hội nghị…
- Phụ trỏch một số phần việc của văn phũng: quản lý trật tự nội vụ văn phũng; cụng tỏc đún tiếp khỏch; cụng tỏc quản lý tài sản văn phũng; kiểm tra nhõn viờn thực hiện cỏc nhiệm vụ về cụng tỏc văn thư - lưu trữ.
- Giải quyết cỏc thủ tục về cụng tỏc hộ tịch hộ khẩu tập thể cho CBCNV.
- Ký duyệt cấp phỏt mỏy múc thiết bị, văn phũng phẩm cho cỏc đơn vị, ký duyệt cỏc chứng từ thanh toỏn và cỏc phiếu nhập - xuất kho.
- Giải quyết nghỉ phộp, nghỉ việc riờng và làm thờm giờ cho CBNV. - Phụ trỏch cụng tỏc quản lý và điều động xe con.
- Giải quyết toàn bộ cụng việc được Tổng giỏm đốc uỷ quyền.
* Phú chỏnh 1: Phú chỏnh văn phũng 1chịu trỏch nhiệm quản lý:
- Hệ thống tin học bao gồm mỏy vi tớnh và cỏc thiết bị liờn quan. - Hệ thống tổng đài nội bộ, đề xuất cỏc biện phỏp xử lý.
- Hệ thống mỏy chiếu tại cỏc phũng họp. - Hệ thống camera giỏm sỏt.
- Lập hồ sơ cho cỏc thiết bị tin học viễn thụng trong Tổng cụng ty.
- Kiểm tra, ký cỏc biờn bản nghiệm thu, ký nhỏy cỏc chứng từ thanh quyết toỏn liờn quan đến cung cấp, sửa chữa, lắp đặt hệ thống tin học và viễn thụng.
- Chịu trỏch nhiệm trước Ban lónh đạo Tổng cụng ty và Chỏnh văn phũng về cỏc cụng việc được phõn cụng.
* Phú chỏnh 2: Phú chỏnh văn phũng 2 chịu trỏch nhiệm:
- Ký biểu bỏo cỏo lao động hàng ngày.
- Phụ trỏch cụng tỏc trang trớ phục vụ cỏc cuộc họp, hội nghị…
- Quản lý cỏc phũng làm việc, phũng họp, hội trường do văn phũng quản lý (gồm cả tài sản).
- Phụ trỏch quản lý quỏn bar, căng tin.
- Ký nhỏy những chứng từ phục vụ cho phũng họp, hội trường, quỏn bar, căng tin. - Giỳp Chỏnh văn phũng quản lý tổ tạp vụ.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Chịu trỏch nhiệm trước Ban lónh đạo Tổng cụng ty và Chỏnh văn phũng về cỏc cụng việc được phõn cụng.
* Phú chỏnh 3: Phú chỏnh văn phũng 3 chịu trỏch nhiệm:
- Lập sổ sỏch và theo dừi cấp phỏt tài sản văn phũng.
- Quản lý xe đạp, xe mỏy của Tổng cụng ty giao cho văn phũng sử dụng.
- Chịu trỏch nhiệm quản lý tài sản đó trang bị cho cỏc đơn vị (trừ hệ thống cụng nghệ thụng tin, viễn thụng).
- Ký, sao y cỏc tài liệu và hợp đồng.
- Quản lý tốt hệ thống cấp nước uống tinh khiết.
- Phụ trỏch cụng tỏc sửa chữa mỏy múc thiết bị nội bộ của văn phũng và của cỏc đơn vị.
- Kiểm tra, ký cỏc biờn bản nghiệm thu, ký nhỏy cỏc chứng từ thanh quyết toỏn liờn quan đến sửa chữa, lắp đặt thiết bị văn phũng.
* Chuyờn viờn tin học
- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục cỏc sự cố mạng, mỏy tớnh.
- Lắp đặt cỏc phần mềm phục vụ cho nhu cầu cụng việc theo yờu cầu của cỏc phũng ban.
- Thường xuyờn cập nhật những thành tựu mới nhất trong lĩnh vực cụng nghệ thụng tin nhằm nõng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
- Đề xuất với Chỏnh văn phũng giải quyết cỏc vấn đề cú liờn quan đến cụng việc được phõn cụng.
* Nhõn viờn lỏi xe
- Trực tiếp quản lý và sử dụng xe được giao, hàng ngày phải vệ sinh sạch sẽ. - Làm thờm một số việc của văn phũng khi cần.
* Nhõn viờn văn thư
- Đưa khỏch lờn cỏc phũng họp, đưa khỏch đi gặp lónh đạo Tổng cụng ty. - Phụ trỏch cụng tỏc văn thư - lưu trữ.
- Chế bản vi tớnh, phụ tụ và phỏt hành tài liệu.
* Chuyờn viờn văn phũng
- Phụ trỏch quản lý bến bói gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toỏn, cấp phỏt tem xe…
- Làm thủ kho, chấm cụng cho CBNV.
- Quản lý và cấp phỏt trang thiết bị cho Tổ xe con.
- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toỏn lương cho văn phũng. Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu - Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phõn cụng. - Trực tổng đài điện thoại.
* Tổ tạp vụ
- Làm cụng tỏc vệ sinh phũng làm việc, phũng họp, khu vệ sinh…, cụng tỏc tạp vụ tại sảnh, tưới cõy cảnh.
- Làm thủ tục thanh toỏn cho cỏc phũng họp; thủ tục ứng và chi tiếp khỏch của Tổng cụng ty.
* Chuyờn viờn kỹ thuật
- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục sự cố cỏc thiết bị nội bộ.
- Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời hệ thống trang thiết bị, mỏy múc theo yờu cầu cụng việc của cỏc bộ phận và cỏc phũng ban.
- Đề xuất với Chỏnh văn phũng giải quyết cỏc vấn đề cú liờn quan đến cụng việc được phõn cụng.
* Nhõn viờn phục vụ
- Phụ trỏch õm thanh hội trường, phũng họp, quỏn bar; quay phim, chụp ảnh. - Phõn phỏt bỏo cho cỏc đơn vị.
- Làm cụng tỏc khỏnh tiết.
- Quản lý, lưu trữ phim ảnh của Tổng cụng ty.
- Làm thờm một số cụng việc khỏc của văn phũng khi cần.
* Tổ nước lọc
- Làm cụng tỏc sản xuất nước uống tinh khiết, cung cấp nước uống cho cỏc đơn vị.
- Làm cụng tỏc vệ sinh tại nơi làm việc.
- Làm thờm một số cụng việc khỏc của văn phũng khi cần.
2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phũng 2.5.2.1. Cụng tỏc sắp xếp, bố trớ văn phũng
Bố trớ, sắp xếp phũng làm việc của cỏc bộ phận trong cơ quan, tổ chức là một vấn đề hết sức phức tạp. Đú là sự kết hợp của nhiều yếu tố liờn quan đến nhiều nghiệp vụ chuyờn mụn, tớnh chất cụng việc của cỏc phũng ban. Văn phũng được coi là cửa ngừ, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Hơn nữa văn phũng lại luụn cú cỏc mối quan hệ đối nội, đối ngoại vỡ vậy phũng làm việc của bộ phận văn phũng phải được bố trớ ở nơi thuận tiện cho việc giao lưu cỏc mối quan hệ đú. Mặt khỏc, trong một cơ quan, tổ chức mà cỏc phũng ban chức năng đuợc bố trớ, sắp xếp nơi làm
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
việc một cỏch khoa học và hợp lý sẽ là tiền đề cho sự phối hợp ăn ý trong thực thi cụng việc giữa cỏc nhõn viờn cũng như giữa cỏc phũng ban, bộ phận với nhau.
Văn phũng Tổng cụng ty CNTT Nam Triệu được bố trớ tại toà nhà một tầng ngay gần cổng chớnh Tổng cụng ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc phũng ban, đơn vị trong Tổng cụng ty và khỏch đến liờn hệ cụng tỏc. Với vị trớ “cửa ngừ” của mỡnh văn phũng là bộ phận chịu trỏch nhiệm đún tiếp khi cú đối tỏc đến giao dịch với Tổng cụng ty. Mặt khỏc, bộ phận văn phũng cũn phải thường xuyờn tiến hành cỏc hoạt động nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi. Chớnh vỡ đặc thự cụng việc như vậy nờn cỏch bố trớ văn phũng của Tổng cụng ty là hoàn toàn hợp lý và khoa học.
Cỏc phũng làm việc được bố trớ như sau:
- Chỏnh văn phũng, phú chỏnh văn phũng 2 và 3 được bố trớ phũng làm việc riờng. Việc bố trớ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi Chỏnh văn phũng, phú chỏnh văn phũng phải tiếp những vị khỏch quan trọng.
- Phú chỏnh văn phũng 1 được bố trớ làm việc chung với cỏc nhõn viờn tại dóy nhà 2 tầng. Mụ hỡnh phũng làm việc chung sẽ giỳp Phú chỏnh văn phũng kiểm tra, đụn đốc nhõn viờn của mỡnh, hạn chế được tỡnh trạng mất tập trung trong khi làm việc của nhõn viờn.
- Quầy văn thư được bố trớ ngay tại cửa ra vào.
- Phũng làm việc của nhõn viờn được thiết kế theo mụ hỡnh phũng làm việc chung. Cỏch bố trớ này tạo hiệu quả làm việc theo nhúm của nhõn viờn, đặc biệt khi khối lượng cụng việc quỏ nhiều, cần cú sự giỳp đỡ để giải quyết nhanh chúng hơn. Đồng thời văn phũng Tổng cụng ty sẽ đảm bảo tớnh chất liờn hoàn hơn, làm việc sẽ hiệu quả và khoa học hơn. Nhưng cỏch bố trớ văn phũng này cũng làm nhõn viờn bị phõn tỏn khi cú khỏch đến phũng, nhõn viờn cú thể núi chuyện riờng trong khi làm việc.
- Nơi lưu trữ tài liệu và nơi làm việc của nhõn viờn trực tổng đài chật hẹp, thiếu ỏnh sỏng. Với đặc thự cụng việc là đảm bảo hệ thống thụng tin liờn lạc được thụng suốt trong Tổng cụng ty nờn cỏch bố trớ này đó cú ảnh hưởng khụng nhỏ tới hiệu quả làm việc của nhõn viờn.
2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phũng
Văn phũng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đú cú cỏc CBNV được đào tạo về cỏc nghiệp vụ văn phũng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thụng tin phục vụ cho cụng tỏc quản lý, điều hành tổ chức. Chớnh vỡ vậy việc trang bị thiết bị văn phũng là một trong những yếu tố hỗ trợ cho việc giải Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
quyết cụng việc được thuận lợi hơn. Mỏy múc, thiết bị hiện đại sẽ giỳp cho năng suất lao động tăng lờn, cụng việc được tiến hành liờn tục. Cỏc trang thiết bị của văn phũng Tổng cụng ty gồm ba loại sau:
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Cỏc trang thiết bị phục vụ cụng tỏc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt cỏc thụng tin quản lý như: mỏy vi tớnh, mỏy in, mỏy foto, mỏy fax, điện thoại…
- Cỏc phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giỏ đựng tài liệu, cỏc loại file đựng hồ sơ….
- Cỏc trang thiết bị phự hợp, đảm bảo cho văn phũng hoạt động bỡnh thường, an toàn: thiết bị chống núng, chống ồn, thụng giú, thiết bị chiếu sỏng…
Số lượng cỏc trang thiết bị của văn phũng Tổng cụng ty được trang bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng, phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc của CBNV
Bảng 2.2: Thống kờ cỏc thiết bị văn phũng chớnh (Nguồn: Văn phũng Tổng cụng ty)
STT Tờn thiết bị Số lượng ĐVT
1 Mỏy tớnh 20 bộ
2 Mỏy foto 4 cỏi
3 Mỏy fax 1 cỏi
4 Tủ hồ sơ 20 cỏi
5 Mỏy in 7 cỏi
6 Bàn 30 cỏi
7 Ghế 45 cỏi
8 Mỏy điều hoà 10 cỏi
9 Mỏy điện thoại 8 cỏi
10 Mỏy tổng đài 2 cỏi
2.5.2.3. Mụi trường làm việc
Ban lónh đạo Tổng cụng ty nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu tố thỳc đẩy sự phỏt triển của Tổng cụng ty nờn đó tạo mọi điều kiện tốt nhất để CBCNV cú thể làm việc đạt hiệu quả tốt cao, phỏt huy được năng lực của mỗi cỏ nhõn: trang bị cỏc phần mềm tiờn tiến phục vụ cho cụng việc (phần mềm Napa cho việc thiết kế chỉnh trơn tuyến hỡnh, phần mềm Cadmatic phục vụ cho việc thiết kế bố trớ trang thiết bị tàu thuỷ…); thường xuyờn cử CBNV đi học tập và chuyển giao cụng nghệ ở cỏc nước phỏt triển; tạo điều kiện cho cỏc kỹ sư, cử nhõn kinh tế tham gia cỏc khoỏ đào tạo văn bằng 2 chuyờn ngành kỹ thuật và quản lý…
Bờn cạnh đú Tổng cụng ty cũng khụng ngừng chăm lo đời sống cho người lao động. Tổng cụng ty cú hệ thống nhà ăn được trang bị sạch đẹp, đài thọ tiền ăn và bố trớ xe ca đưa đún CBCNV, cú chế độ ưu tiờn với lao động nữ…
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Hàng năm, Tổng cụng ty tổ chức cho tất cả CBCNV đi du lịch với tổng chi phớ từ 1.2 đến 2.2 tỷ/ năm; tổ chức tặng quà cho học sinh nghốo vượt khú là con em CBNV trong Tổng cụng ty…
2.5.3. Thực trạng về cụng tỏc văn phũng của Tổng cụng ty2.5.3.1. Cụng tỏc tham mưu 2.5.3.1. Cụng tỏc tham mưu
Tham mưu là một hoạt động xuất hiện từ rất sớm trong đời sống xó hội. Cụng tỏc tham mưu cú mặt ở tất cả cỏc lĩnh vực và nú cú ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý điều hành của cỏc cấp quản trị.
Cụng tỏc tham mưu ra đời mang tớnh tất yếu khỏch quan. Bởi lẽ để đạt được hiệu quả cao trong lónh đạo, quản lý, điều hành đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải cú mặt ở mọi lỳc, mọi nơi và phải tinh thụng trờn nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng phải nhanh chúng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chớnh xỏc, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phỏt sinh trong thực tế. Điều đú đó vượt quỏ khả năng của cỏc nhà quản lý, đũi hỏi phải cú một lực lượng trợ giỳp cỏc nhà quản lý trờn mọi phương diện, đú là cụng tỏc tham mưu.
Cụng tỏc tham mưu là hoạt động trợ giỳp cỏc nhà lónh đạo, cỏc nhà quản lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tớnh khỏch quan, kịp thời, mang tớnh hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế cỏc cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phũng để giỳp cho hoạt động của cụng tỏc này được thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng tăng cường được hiệu quả của cụng tỏc thụng tin và cựng với cụng tỏc hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giỳp đắc lực cho cỏc nhà quản lý.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phũng cũn cú cỏc bộ phận chuyờn mụn, nghiệp vụ cũng làm cụng tỏc tham mưu cho lónh đạo trờn từng lĩnh vực, từng vấn đề cú tớnh chuyờn sõu.
Cụng tỏc tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phũng Tổng cụng ty. Trong quỏ trỡnh hoạt động của mỡnh văn phũng Tổng cụng ty đó làm tốt chức năng tham mưu trờn cỏc mặt sau:
Thứ nhất là cụng tỏc hành chớnh. Văn phũng đó tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong việc tổ chức quản lý, lưu trữ cụng văn, giấy tờ (cụng văn đến và đi) phục vụ cho cụng tỏc đối nội và đối ngoại; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Tổng cụng ty theo đỳng quy định của Chớnh phủ và Bộ Cụng an; tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong việc ra thụng bỏo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản thống nhất trong toàn Tổng cụng ty.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo