Trong hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức, nhu cầu về thụng tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luụn thay đổi. Nú được xỏc định tuỳ thuộc vào từng cụng việc hay từng loại cụng việc, vào phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khỏc.
Trong đời sống hàng ngày, cụng tỏc thụng tin bao gồm cỏc hoạt động như: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tỡm kiếm, truyền tin, khai thỏc và sử dụng thụng tin. Một quỏ trỡnh gồm cỏc hoạt động đú nhằm đạt một mục đớch nhất định thường được gọi chung là quỏ trỡnh xử lý thụng tin.
Cụng tỏc thụng tin là khõu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phũng. Nú quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lónh đạo cơ quan, đơn vị. Thụng tin được cập nhật hàng ngày giỳp lónh đạo nắm bắt và xử lý được cỏc vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh quản lý.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Mục tiờu phục vụ thụng tin cho cỏc cơ quan, tổ chức là nhằm tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức đú hoạt động cú hiệu quả. Mục tiờu này được thực hiện thụng qua hệ thống văn bản quản lý và cỏc cụng nghệ hiện đại.
Trước hết, thụng qua hệ thống văn bản quản lý cú rất nhiều thụng tin cần thiết cho hoạt động của Tổng cụng ty. Cỏc thụng tin đú bao gồm:
- Thụng tin về chủ trương, chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước cú liờn quan đến mụi trường hoạt động, phương hướng phỏt triển lõu dài của Tổng cụng ty.
- Thụng tin về tỡnh hỡnh đối tượng bị quản lý; sự biến động về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cụng ty và cỏc bộ phận trong Tổng cụng ty.
- Thụng tin về phương hướng hoạt động, quan hệ hợp tỏc giữa Tổng cụng ty với cỏc cơ quan, tổ chức bờn ngoài.
- Thụng tin về những kết quả đạt được trong quỏ trỡnh quản lý.
Đối với Tổng cụng ty những thụng tin đú rất quan trọng và cần thiết để hoạt động cú hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học sẽ tạo khả năng đỏnh giỏ một cỏch khỏch quan trong cụng tỏc thực tiễn của Tổng cụng ty; giỳp Tổng cụng ty cú đủ những thụng tin cần thiết để tiến hành cỏc hoạt động của mỡnh một cỏch nhanh chúng, khoa học và cú hiệu quả.
Văn phũng Tổng cụng ty với nhiệm vụ giao dịch hành chớnh, kết nối thụng tin giữa cỏc đơn vị, tổ chức bờn ngoài thường phải xử lý thụng tin để giỳp lónh đạo Tổng cụng ty điều hành cụng việc một cỏch cú hiệu quả. Văn phũng Tổng cụng ty là đầu mối thu thập và xử lý thụng tin giỳp lónh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu. Thụng tin được thu thập bao gồm hai loại:
- Thụng tin cú tớnh hệ thống: là những thụng tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với những thụng số chung. Loại thụng tin này tại Tổng cụng ty thường là cỏc bản bỏo cỏo về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của quý, năm; bỏo cỏo về tỡnh hỡnh lao động…Thụng tin này được chuyển giao trong nội bộ Tổng cụng ty thụng qua hoạt động của bộ phận văn thư. Cỏc bản bỏo cỏo sau khi trỡnh và được lónh đạo Tổng cụng ty phờ duyệt thỡ sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để phỏt hành tới cỏc bộ phận, đơn vị và phũng ban cú liờn quan; hoặc được chuyển tới cỏc vị đại biểu trong trường hợp Tổng cụng ty cú tổ chức đại hội, hội nghị tổng kết…
- Thụng tin khụng cú tớnh hệ thống: là những thụng tin đưa đến cho người nhận khụng theo định kỳ và thụng bỏo về những sự kiện diễn ra khụng theo quy luật, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. Loại thụng tin này chủ yếu dưới cỏc Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
hỡnh thức văn bản. Đõy là hỡnh thức chủ yếu mà Tổng cụng ty sử dụng để truyền thụng tin xuống cấp dưới vỡ nú làm chi tiết và cụ thể hoỏ cỏc mệnh lệnh điều hành của cấp trờn. Thụng tin khụng cú tớnh hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định điều động, lệnh đi cụng tỏc, cỏc bản kế hoạch sản xuất kinh doanh…và được phỏt hành tới cỏc đơn vị, bộ phận trong Tổng cụng ty thụng qua bộ phận văn thư.
Tại Tổng cụng ty thụng tin được thu thập qua cỏc kờnh sau: - Hệ thống cỏc văn bản.
Mọi thụng tin từ cỏc cấp lónh đạo xuống cỏc phũng ban chức năng và cỏc đơn vị chủ yếu là bằng cỏc văn bản, do đú tớnh chớnh xỏc và cụ thể hoỏ cao. Khi một thụng tin chỉ đạo được gửi đi thỡ thỡ căn cứ vào mức độ cần thiết của thụng tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Núi chung thời gian gửi văn bản đến cỏc phũng ban trong Tổng cụng ty chỉ mất 10-15 phỳt để thực hiện cỏc thủ tục như nhận thụng tin, trỡnh lónh đạo, vào sổ văn bản… Thụng tin cú thể được chuyển giao chậm hơn thậm chớ cú thể để đến cuối ngày làm việc. Thụng thường thụng tin được nhõn viờn văn thư thu nhận vào cỏc buổi sỏng hàng ngày sau buổi họp giao ban và được chuyển ngay sau đú.
- Tại Tổng cụng ty thụng tin cũn được thu thập qua hệ thống mỏy fax, đường bưu điện, chuyển phỏt nhanh.
- Hệ thống mỏy tớnh nối mạng Internet và mạng nội bộ cũng gúp phần khụng nhỏ trong việc cung cấp cỏc thụng tin một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc.
Xử lý thụng tin là bước quyết định tới việc sử dụng thụng tin trong cơ quan, tổ chức. Cỏc thụng tin đưa tới Tổng cụng ty đều được phõn loại, xem xột tớnh hợp phỏp, hợp lý của thụng tin, từ đú cú hướng giải quyết phự hợp. Văn phũng là bộ phận chịu trỏch nhiệm thực hiện cụng việc này. Vớ dụ: loại thụng tin mang tớnh chất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc”, “mật” thỡ phải được chuyển ngay tới Tổng giỏm đốc để kịp thời xử lý, giải quyết.
Kết quả đạt được
- Tại cụng ty ngoài việc thu nhận thụng tin qua hệ thống văn bản thỡ thụng tin cũn được thu nhận qua hệ thống cỏc cụng nghệ hiện đại như điện thoại, mỏy fax, chuyển phỏt nhanh, internet và đặc biệt là hệ thống mạng nội bộ. Việc triển khai hệ thống mạng nội bộ đó giỳp cụng tỏc sử dụng thụng tin trở nờn hiệu quả hơn. Mỗi mỏy tớnh đều cú một địa chỉ IP riờng. Khi nhõn viờn trong Tổng cụng ty muốn tỡm tài liệu chỉ cần vào địa chỉ IP đú với điều kiện tài liệu này phải nằm trong ổ Shared. Mặt bằng diện tớch của Tổng cụng ty là 130 ha bao gồm 34 phũng ban, 25 Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
phõn xưởng vỡ vậy việc ỏp dụng mạng nội bộ đó gúp phần tiết kiệm thời gian chuyển giao văn bản, tài liệu trong nội bộ Tổng cụng ty, nõng cao hiệu quả làm việc.
Để thuận tiện lợi cho quỏ trỡnh tỡm kiếm tài liệu và đảm bảo tớnh bảo mật, dữ liệu của Tổng cụng ty được chia làm 3 loại sau:
+ Dữ liệu phổ thụng: tất cả nhõn viờn đều cú thể truy cập hệ thống dữ liệu này và lấy cỏc thụng tin phục vụ hoạt động của mỡnh. Đú là cỏc file form mẫu biểu, bảng, form chứng từ…Tất cả cỏc file này được lưu trữ và cập nhật trờn một folder chia sẻ toàn Tổng cụng ty.
+ Dữ liệu cấp 1: là dữ liệu chỉ cú một số người được uỷ quyền truy cập. Đõy là hệ thống dữ liệu liờn quan đến cụng việc, dự ỏn mà Tổng cụng ty thực hiện. Người được uỷ quyền phải chịu trỏch nhiệm về tớnh bảo mật của những thụng tin đú.
+ Dữ liệu cấp 2: là dữ liệu kinh doanh, sản phẩm, phần mềm của Tổng cụng ty. Dữ liệu này được lưu tại địa chỉ IP của người chịu trỏch nhiệm chớnh trong cụng việc đú.
- Sử dụng thư điện tử trong thực hiện cụng việc. Thay vỡ việc phải đến tận cỏc phũng ban, đơn vị để giải quyết cụng việc thỡ nhõn viờn văn phũng cú thể chuyển giao tài liệu thụng qua địa chỉ email. Nhờ đú thụng tin được truyền đi nhanh chúng, hơn nữa cũn thể hiện tớnh chuyờn nghiệp trong cụng việc. Trong trường hợp phải đi cụng tỏc khụng cú mặt trực tiếp để giải quyết cụng việc thỡ thụng qua thư điện tử lónh đạo vẫn cú thể điều hành cụng việc từ xa.
- Sử dụng điện thoại nội bộ. Nhõn viờn văn phũng cú thể trực tiếp trao đổi thụng tin cụng việc với cỏc phũng ban, đơn vị và khỏch hàng thụng qua hệ thống điện thoại nội bộ. Hiện nay Tổng cụng ty đó được trang bị 2 mỏy tổng đài với sức chứa 500 số, cú 16 số trượt và 400 mỏy con để đảm bảo cho thụng tin được thụng suốt đặc biệt là trong trường hợp cú nhiều số mỏy cựng gọi tới Tổng cụng ty. Mặt khỏc, việc dựng chung một số mỏy trong toàn Tổng cụng ty cũng giỳp cho khỏch hàng cũng như cỏc nhõn viờn khụng phải nhớ nhiều số điện thoại.
- Việc thu nhận và xử lý thụng tin luụn được Ban lónh đạo và CBCNV Tổng cụng ty chỳ trọng vỡ vậy mà cỏc thụng tin luụn đảm bảo cỏc yờu cầu về tớnh chớnh xỏc, tớnh đầy đủ, tớnh hệ thống và tớnh kịp thời.
- Văn phũng Tổng cụng ty thực hiện việc truyền phỏt thụng tin từ lónh đạo xuống người lao động, giữa Tổng cụng ty với cỏc đơn vị thành viờn và cỏc cơ quan, tổ chức bờn ngoài từng bước đảm bảo thụng tin hai chiều.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Văn phũng Tổng cụng ty cũng quan tõm đến cụng tỏc củng cố thụng tin nội bộ; tổ chức thụng tin khỏ nhanh nhạy, cú hiệu quả, thực hiện tương đối tốt chế độ gửi thụng tin theo quy định của Tổng cụng ty bao hàm đầy đủ nội dung, trỡnh bày rừ ràng thụng qua hệ thống văn bản.
- Thụng qua hệ thống thụng tin giỳp Ban lónh đạo Tổng cụng ty nắm được tỡnh hỡnh thụng tin về vật tư, lao động, những thay đổi về khoa học cụng nghệ, kỹ thuật qua đú cú chủ trương, chớnh sỏch, phương phỏp sản xuất cho phự hợp với từng thời kỳ.
- Hỡnh ảnh về Tổng cụng ty cũng như cỏc sản phẩm của Tổng cụng ty đang ngày càng cú vị thế trong thị trường trong nước và quốc tế.
- Trang bị cho người lao động khụng chỉ thụng tin về chủ trương, chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước, về chuyờn mụn nghiệp vụ mà cũn cung cấp cả những thụng tin về tỡnh hỡnh kinh tế, chớnh trị, xó hội nhằm nõng cao trỡnh độ hiểu biết của CBCNV.
Hạn chế
- Một số bộ phận, phũng ban, đơn vị chưa chấp hành tốt cỏc quy định về chế độ thụng tin của Tổng cụng ty. Thụng tin gửi lờn cũn chậm.
- Cụng tỏc xử lý thụng tin phản hồi vẫn chưa được chỳ ý thực hiện đồng bộ cựng với cỏc hoạt động khỏc. Cú những văn bản đó ban hành khỏ lõu nhưng việc đụn đốc triển khai cũn chậm.
- Mặc dự văn phũng được trang bị đầy đủ cỏc phương tiện làm việc nhưng vẫn cú tỡnh trạng mỏy múc bị hỏng làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhõn viờn. Hiện nay trừ một số phũng ban chức năng đó được trang bị mỏy foto, mỏy in màu, mỏy in khổ lớn (phũng Thiết kế cụng nghệ, văn phũng Cụng đoàn, phũng Thi đua-Văn thể…) thỡ phần lớn việc sao in tài liệu vẫn được thực hiện tại phũng foto chung của Tổng cụng ty. Phũng được trang bị 3 mỏy foto nhưng thường xuyờn bị hỏng nờn gõy khụng ớt khú khăn cho CBNV. Khi số lượng tài liệu cần in sao lớn phũng foto khụng đỏp ứng kịp thời. Trong nhiều trường hợp CBNV phải đến cỏc phũng ban khỏc để in nhờ hoặc ra ngoài in.
- Cũn một bộ phận CBNV chưa biết cỏch khai thỏc tối đa những ứng dụng của cụng nghệ thụng tin, vỡ vậy hiệu quả cụng việc chưa cao.
Nguyờn nhõn
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Với quy mụ lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh trờn nhiều lĩnh vực nờn khụng thể trỏnh khỏi việc Ban lónh đạo Tổng cụng ty vẫn chưa thường xuyờn đụn đốc cỏc đơn vị thực hiện nghiờm tỳc chế độ thụng tin.
- Chưa tạo được sự phối hợp đồng bộ trong hoạt động giữa cỏc bộ phận, phũng ban. Vớ dụ: khi quyết định về việc chi khen thưởng cho CBCNV đó được phỏt hành toàn Tổng cụng ty hơn 2 thỏng nhưng phũng Tài chớnh vẫn chưa thực hiện.
- Tại một số phũng ban chức năng việc ra cỏc văn bản cũn sai về thể thức, nội dung khụng rừ ràng, yờu cầu gửi tài liệu khụng cú biểu mẫu cụ thể vỡ thế gõy khú khăn trong quỏ trỡnh triển khai thực hiện, gõy khú khăn và nhầm lẫn trong quỏ trỡnh tổng hợp thụng tin. Cỏc đơn vị, phũng ban hiểu khụng đỳng dẫn đến việc thực hiện sai, làm chậm tiến độ thực hiện cụng việc.
- Do nhu cầu in sao tài liệu lớn cỏc mỏy foto, mỏy in sử dụng với cụng suất lớn, mặt khỏc do nhiều nhõn viờn sử dụng chưa đỳng cỏch nờn cũn xảy ra tỡnh trạng hỏng húc.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Một bộ phận cỏn bộ quản lý đó cú nhiều năm cụng tỏc nhưng chưa cập nhật kịp thời với những thay đổi của khoa học cụng nghệ mới.