Qua nhiều năm thỏng, tầm quan trọng của thụng tin liờn lạc đó được con người thừa nhận. Thụng tin cú vai trũ to lớn trong tất cả cỏc lĩnh vực của đời sống xó hội. Thụng tin là một trong những nguồn lực quý bỏu của tổ chức, là yếu tố quyết định đến sự thành cụng hay thất bại của tổ chức đú. Một số người nhỡn nhận thụng tin liờn lạc như là những phương tiện để họ liờn lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục đớch chung. Đú là chức năng cơ bản của thụng tin liờn lạc. Thực vậy, khụng thể hoạt động nhúm mà khụng cú thụng tin liờn lạc vỡ sẽ khụng thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do vậy, việc tổ chức, nắm bắt thụng tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiờu hàng đầu cho cỏc cấp quản lý. Để thực hiện tốt cụng tỏc thụng tin Tổng cụng ty cần:
- Thụng tin được coi là hệ thống huyết mạch của Tổng cụng ty. Nếu thụng tin khụng được cung cấp đầy đủ, kịp thời thỡ lónh đạo Tổng cụng ty khụng thể cú cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chớnh xỏc, cú tớnh hiệu lực và hiệu quả. Bởi vậy Tổng cụng ty cần ban hành văn bản một cỏch rừ ràng, chuẩn mực về chế độ thụng tin. Trong văn bản này cần yờu cầu cỏc phũng ban, đơn vị phải cung cấp thụng tin kịp thời hoặc phải nộp những văn bản, tài liệu theo đỳng quy định, đảm bảo về thời hạn. Nếu vẫn cũn hiện tượng chậm trễ trong việc cung cấp và bỏo cỏo thụng tin thỡ cần phải cú cỏc biện phỏp xử lý kịp thời.
- Để nõng cao hiệu quả hoạt động của Tổng cụng ty khụng thể tỏch rời hoạt động của cỏc phũng ban bộ phận. Sự phối hợp của cỏc đơn vị, phũng ban cú tốt thỡ mới đảm bảo cho mọi hoạt động của Tổng cụng ty được thực hiện một cỏch liờn hoàn và cú hiệu quả. Vỡ vậy Tổng cụng ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quỏ trỡnh thực thi nhiệm vụ giữa cỏc phũng ban, bộ phận. Tổng cụng ty nờn ban hành văn bản quy định rừ ràng về thời gian giải quyết cụng việc của cỏc phũng ban, đơn vị. Vớ dụ: quy định về thời gian giải quyết yờu cầu cung cấp trang thiết bị văn phũng, làm thủ tục cho nhõn viờn đi cụng tỏc…
- Lónh đạo Tổng cụng ty khụng thể kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện chế độ thụng tin của cỏc phũng ban, bộ phận, do đú trưởng cỏc bộ phận phải thường xuyờn đụn đốc, nhắc nhở đơn vị mỡnh thực hiện nghiờm tỳc chế độ thụng tin.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Văn phũng Tổng cụng ty cần đưa ra chế độ bảo dưỡng định kỳ mỏy múc, trang thiết bị văn phũng nhằm đảm bảo cho cụng tỏc thụng tin được thụng suốt và hiệu quả.
- Cỏc phũng ban, bộ phận cần tăng cường nghiờn cứu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 liờn quan đến cụng việc do đơn vị mỡnh phụ trỏch.