9001:2000 trong hoạt động văn phũng
Tổng cụng ty đó ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO từ năm 2003. Hệ thống quản lý chất lượng này đó được cụ thể hoỏ bằng văn bản và phổ biến tới cỏc đơn vị, bộ phận trong toàn Tổng cụng ty trong đú cú quy định rừ cỏc quy trỡnh trong thực thi cụng vụ của văn phũng núi riờng và cỏc phũng ban chức năng núi chung như: quy trỡnh tuyển dụng nhõn sự; giải quyết khiếu nại của khỏch hàng; quy trỡnh đúng tàu thuỷ; cỏc hành động cải tiến, khắc phục và phũng ngừa…Mặc dự cỏc quy trỡnh này đó được tập hợp thành bộ hồ sơ gửi tới cỏc phũng ban nhưng vẫn cũn xảy ra tỡnh trạng nhõn viờn làm việc theo kinh nghiệm, chưa hiểu và nắm rừ cỏc quy trỡnh trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
Để giải quyết vấn đề trờn văn phũng Tổng cụng ty núi riờng và cỏc bộ phận, phũng ban chức năng núi chung cần nõng cao ý thức của CBNV trong việc nghiờn cứu quy trỡnh hệ thống quản lý chất lượng liờn quan đến cụng việc do mỡnh phụ trỏch. Cú như vậy cỏc hoạt động cụng vụ mới được thực hiện một cỏch nhất quỏn, đồng bộ, nõng cao được hiệu quả cụng việc.
Trờn đõy là một số nhận xột, kiến nghị của em đối với cụng tỏc văn phũng dựa trờn cơ sở tỡm hiểu, phõn tớch và đỏnh giỏ thực trạng tỡnh hỡnh hoạt động của Tổng cụng ty. Với mục tiờu phấn đấu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu của ngành CNTT Việt Nam thỡ việc hoàn thiện và khụng ngừng nõng cao hiệu quả cụng tỏc văn phũng lại càng cấp thiết và trở nờn quan trọng hơn bao giờ hết. Vỡ vậy, em mong những giải phỏp trờn sẽ được quan tõm, xem xột và sớm đưa vào thực tiễn để phần nào khắc phục được những thiếu sút cũn tồn tại và thỳc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ mỏy văn phũng tại Tổng cụng ty.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
KẾT LUẬN
Tổng cụng ty Cụng nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu cú bề dày 43 năm xõy dựng và trưởng thành, đang trờn đà phỏt triển lớn mạnh hoà cựng với tỡnh hỡnh phỏt triển kinh tế đất nước. Qua quỏ trỡnh thực tập tại cụng ty, được sự quan tõm giỳp đỡ của cỏc phũng ban đó giỳp em nắm bắt, thõm nhập thực tế và củng cố, hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu được trong nhà trường. Đõy cũng là điều kiện thuận lợi cho em đi sõu nghiờn cứu tỡnh hỡnh thực tế cụng tỏc văn phũng ở Tổng cụng ty.
Từ việc nghiờn cứu, phõn tớch thực trạng hoạt động văn phũng tại Tổng cụng ty trờn cỏc mặt như cụng tỏc thụng tin, cụng tỏc văn thư - lưu trữ, cụng tỏc hậu cần…em đó rỳt ra được những nhận xột, đỏnh giỏ về kết quả đó đạt được, những mặt cũn hạn chế và nguyờn nhõn của hạn chế đú. Trờn cơ sở đú đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn nữa cụng tỏc văn phũng tại Tổng cụng ty.
Do phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tớnh tổng hợp cao, trỡnh độ chuyờn mụn, nhận thức cũn hạn chế nờn bài khoỏ luận khụng trỏnh khỏi thiếu sút. Em rất mong nhận được sự gúp ý, chỉ bảo của cỏc thầy cụ.
Cuối cựng em xin gửi lời cảm ơn đến cỏc phũng ban, đơn vị thuộc Tổng cụng ty CNTT Nam Triệu đó tạo mọi điều kiện thuận lợi, giỳp đỡ em trong quỏ trỡnh thực tập và làm tốt nghiệp. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chõn thành nhất đến Thạc sỹ Trần Thị Ngà - Giảng viờn Trường Học viện Hành chớnh Quốc gia đó giỳp em hoàn thành bài khoỏ luận này.
Em xin chõn thành cảm ơn
Hải Phũng, ngày 10 thỏng 6 năm 2009
Sinh viờn Phạm Thị Thu Thảo
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị hành chớnh văn phũng (Mike Harvay – Nhà xuất bản Thống kờ).
2. Tài liệu mụn học “Quản trị văn phũng”, “Kỹ năng thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành chớnh Quốc Gia).
3. Nghiệp vụ hành chớnh văn phũng (ThS Trần Thị Thu Hương – Nhà xuất bản Tổng hợp TP Hồ Chớ Minh).
4. Một số khúa luận khỏc cựng đề tài.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...1
Chương 1 Lí LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHềNG VÀ CễNG TÁC VĂN PHềNG...3
1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phũng...3
1.1.1. Khỏi niệm văn phũng...3
1.1.2. Vị trớ của văn phũng...4
1.1.3. Vai trũ của văn phũng...4
1.1.4. Chức năng của văn phũng...5
1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp...5
1.1.4.2. Chức năng hậu cần...6
1.1.5. Nhiệm vụ của văn phũng...7
1.1.5.1. Xõy dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị....7
1.1.5.2. Xõy dựng và quản lý chương trỡnh, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn vị...8
1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thụng tin...8
1.1.5.4. Trợ giỳp về văn bản...9
1.1.5.5. Đảm bảo cỏc yếu tố về vật chất, tài chớnh cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức...9
1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ mỏy văn phũng...10
1.1.5.7. Duy trỡ hoạt động thường nhật của cơ quan núi chung và văn phũng núi riờng...10
1.1.6. Nội dung hoạt động văn phũng trong cơ quan, tổ chức...11
1.1.6.1. Tổ chức bộ mỏy và phõn cụng cụng việc...11
1.1.6.2. Điều hành cụng việc văn phũng...11
1.1.6.3. Xõy dựng quy chế làm việc...12
1.1.6.4. Tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị...12
1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ...13
1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thụng tin trong cơ quan, đơn vị...14
1.1.6.7. Cụng tỏc hậu cần...15
1.1.6.8. Cụng tỏc quản lý nguồn nhõn lực...15
1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phũng...16
1.1.8. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phũng...16
1.1.9. Một số nguyờn tắc hoạt động của văn phũng...17 Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
1.1.9.1. Nguyờn tắc phỏp chế...18
1.1.9.2. Nguyờn tắc tập trung dõn chủ...18
1.1.9.3. Nguyờn tắc liờn tục...18
1.1.9.4. Nguyờn tắc quyền hạn gắn với trỏch nhiệm...18
1.1.9.5. Nguyờn tắc nhà quản trị văn phũng đũi hỏi phải cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ hành chớnh...19
1.2. Cụng tỏc văn phũng...19
1.2.1. Khỏi niệm cụng tỏc văn phũng...19
1.2.2. Vị trớ và ý nghĩa của cụng tỏc văn phũng...19
1.2.3. Hiệu quả của cụng tỏc văn phũng...20
Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI CễNG TY TNHH MTV TỔNG CễNG TY CNTT NAM TRIỆU...22
2.1. Tổng quan về Tổng cụng ty CNTT Nam Triệu...22
2.1.1. Giới thiệu chung...22
2.1.2. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển...22
2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh...24
2.1.4. Hỡnh thức hoạt động quản lý...24
2.1.5. Cỏc sản phẩm chớnh...25
2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng cụng ty CNTT Nam Triệu...25
2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức...26
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban...27
2.2.2.1. Tổng giỏm đốc...27
2.2.2.2. Cỏc phú tổng giỏm đốc...27
2.2.2.3. Cỏc phũng ban...28
2.3. Những thuận lợi và khú khăn của Tổng cụng ty CNTT Nam Triệu...34
2.3.1. Thuận lợi...34
2.3.2. Khú khăn...35
2.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty trong những năm gần đõy 35 2.4.1. Cụng tỏc đầu tư xõy dựng...35
2.4.2. Chiến lược phỏt triển...36
2.4.3. Tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chỉ tiờu kinh tế ...36
2.5. Thực trạng cụng tỏc văn phũng tại Tổng cụng ty CNTT Nam Triệu...37
2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy văn phũng...37 Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phũng...41
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
2.5.2.1. Cụng tỏc sắp xếp, bố trớ văn phũng...41
2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phũng...42
2.5.2.3. Mụi trường làm việc...43
2.5.3. Thực trạng về cụng tỏc văn phũng của Tổng cụng ty...44
2.5.3.1. Cụng tỏc tham mưu………...44
2.5.3.2. Cụng tỏc tổng hợp……….46
2.5.3.3. Cụng tỏc thụng tin...47
2.5.3.4. Cụng tỏc văn thư - lưu trữ...52
2.5.3.5. Cụng tỏc tổ chức hội nghị...68
2.5.3.6. Cụng tỏc hậu cần...72
2.5.3.5. Cụng tỏc phục vụ...81
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI CễNG TY TNHH MTV TỔNG CễNG TY CNTT NAM TRIỆU...82
3.1. Giải phỏp về cụng tỏc tham mưu……….82
3.2. Giải phỏp về cụng tỏc thụng tin...83
3.3. Giải phỏp về cụng tỏc văn thư - lưu trữ...84
3.4. Giải phỏp về cụng tỏc hậu cần...86
3.5. Nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ và thỏi độ phục vụ của nhõn viờn văn phũng………...86
3.6. Xõy dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phũng và cụ thể cho từng bộ phận cụng tỏc………...88
3.7. Tăng cường nghiờn cứu quy trỡnh hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phũng……….89
KẾT LUẬN...91
TÀI LIỆU THAM KHẢO...91
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P