Việc tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối nội và đối ngoại của Tổng cụng ty. Nú thể hiện khả năng giao tiếp của lónh đạo và CBCNV Tổng cụng ty với cỏc tổ chức kinh tế, xó hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến cỏc yếu tố thành cụng trong hợp đồng sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty. Cụng tỏc tổ chức hội nghị của Tổng cụng ty được thực hiện theo quy trỡnh sau:
Giai đoạn chuẩn bị * Chuẩn bị nội dung
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Tổng cụng ty đó căn cứ vào mục đớch, trọng tõm của hội nghị để chuẩn bị nội dung cho phự hợp. Những nội dung đó chuẩn bị gồm cú:
- Bỏo cỏo chớnh - Bỏo cỏo bổ sung
- Những vấn đề thảo luận
- Kết luận chương trỡnh hành động - Bài phỏt biểu của lónh đạo
Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung đó nắm được danh sỏch cỏ nhõn, tổ chức nào viết bỏo cỏo bổ sung, cỏ nhõn hoặc tổ chức nào viết tham luận cho hội nghị.
Tất cả bỏo cỏo và tham luận đều được viết thành văn bản gửi trước cho người chuẩn bị nội dung chớnh hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian được quy định.
Bộ phận chuẩn bị nội dung đó căn cứ vào mục đớch, yờu cầu, nội dung của bỏo cỏo chớnh, bỏo cỏo bổ sung và cỏc tham luận để chuẩn bị những vấn đề cần đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị.
* Chuẩn bị thành phần tham dự
Tuỳ theo tớnh chất của từng hội nghị ban tổ chức đó xỏc định rừ: - Đối tượng chớnh của hội nghị là ai, tại sao?
- Cấp trờn, ngang cấp, cấp dưới và nội bộ thỡ mời những người nào?
- Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gỡ (bỏo cỏo bổ sung, tham luận; ủng hộ, giỳp đỡ hội nghị những mặt nào?).
Ban tổ chức đó cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đớch, nội dung, hỡnh thức tham gia để họ chủ động và cú kế hoạch.
* Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trỡnh hội nghị
Ban chuẩn bị nội dung cựng với ban chuẩn bị hậu cần đó sớm bỏo cỏo lónh đạo để xỏc định thời gian, địa điểm, chương trỡnh hội nghị.
Khi những vấn đề trờn đó được ấn định thi ban tổ chức sẽ tiến hành cỏc thủ tục để tổ chức hội nghị:
- Biờn tập lại cỏc bỏo cỏo, nhõn bản hoặc in và đúng thành hồ sơ, tài liệu nghiờm chỉnh, đẹp, cú chất lượng để phục vụ hội nghị
- Chuẩn bị cụng văn, giấy mời kốm theo chương trỡnh, hồ sơ tài liệu và cỏc điều hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới cỏc đại biểu để họ biết và chuẩn bị cỏc cụng việc cần thiết cho hội nghị.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
* Cụng tỏc chuẩn bị hậu cần
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thỡ bộ phận hậu cần cũng đó tớch cực chuẩn bị cho hội nghị.
Tuỳ theo tớnh chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đó chuẩn bị cỏc mặt như:
- Hội trường, phũng thảo luận - Phũng ở, phũng ăn,
- Phương tiện đi lại - Giờ nghỉ giải lao - Nghỉ giải trớ buổi tối - Chuẩn bị trật tự an ninh
Với những hội nghị lớn của Tổng cụng ty đó cú một ban lónh đạo họp để thống nhất những vấn đề sau:
- Nghe ban chuẩn bị hội nghị bỏo cỏo những vấn đề mà ban này đó chuẩn bị như về nội dung, về cụng tỏc hậu cần.
- Bàn bạc, thụng qua nội dung cỏc bỏo cỏo chớnh, bỏo cỏo bổ sung và những vấn đề cần đưa ra thảo luận trong hội nghị.
- Quyết định danh sỏch khỏch mời.
- Quyết định chương trỡnh hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.
Ban lónh đạo đó ký duyệt thụng qua cỏc bỏo cỏo, danh sỏch đại biểu, chương trỡnh hội nghị rồi cho biờn tập, nhõn in cỏc tài liệu phục vụ hội nghị.
Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị
* Kiểm tra, quan sỏt tại chỗ cỏc cụng việc đó chuẩn bị
Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị cựng với văn phũng và thư ký đó xem xột lại lần cuối cỏc văn bản, tài liệu, chương trỡnh hội nghị; đến tận hội trường kiểm tra cỏch trang trớ, khẩu hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ỏnh sỏng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho cỏc đại biểu ở xa.
Tất cả những cụng việc trờn đó được kiểm tra chu đỏo, cẩn thận. Nếu thấy việc gỡ chưa đảm bảo đó chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi cụng việc chuẩn bị cho hội nghị diễn ra được suụn sẻ, tốt đẹp.
* Tổ chức đún tiếp, sắp xếp chỗ ở, phõn phối tài liệu, dẫn khỏch vào chỗ ngồi trong hội trường.
- Nếu hội nghị cú khỏch mời từ xa đến thỡ ban tổ chức đó cú kế hoạch và phõn cụng người đún đại biểu.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Nếu là khỏch mời cấp trờn thỡ đưa khỏch vào phũng khỏch trước, sau đú đưa khỏch vào ngồi đỳng vị trớ trong hội trường, đưa chương trỡnh, tài liệu cho khỏch.
- Với những hội nghị lớn cú cỏc đại biểu đại diện cho cỏc cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khỏch nước ngoài tới dự thỡ đại diện ban lónh đạo và ban tổ chức đó đến thăm và làm việc xó giao trước cũng như trao đổi một số nột về hội nghị.
* Chương trỡnh hội nghị
Tuỳ vào phạm vi, tớnh chất của hội nghị ban tổ chức đó xõy dựng chương trỡnh làm việc cụ thể. Chương trỡnh hội nghị được chuẩn bị từ trước. Với những hội nghị lớn của Tổng cụng ty chương trỡnh hội nghị đó được gửi trước tới đại biểu kốm theo giấy mời.
Trong nội dung chương trỡnh hội nghị đó ghi cỏc nội dung chớnh ứng với thời gian; đồng thời ghi rừ họ tờn, chức danh, học hàm, học vị của người chịu trỏch nhiệm từng nội dung trong chương trỡnh.
* Điều hành hội nghị:
Giai đoạn điều hành hội nghị của Tổng cụng ty gồm cỏc bước sau:
- Tuyờn bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn. - Đọc diễn văn khai mạc hội nghị.
- Trỡnh bày bỏo cỏo chớnh tại hội nghị. - Trỡnh bày bỏo cỏo bổ sung.
- Những tham luận đúng gúp với hội nghị. - Điều hành việc thảo luận trong hội nghị. - Ghi chộp trong hội nghị
Thư ký đoàn đó ghi lại: + Diễn biến hội nghị.
+ Người điều hành hội nghị.
+ Họ tờn và nội dung ý kiến của từng đại biểu. + Cỏc kết luận từng phần của từng tổ của hội nghị.
Thư ký đó sắp xếp thứ tự người phỏt biểu, giỳp Chủ tịch đoàn điều khiển hội nghị. Nếu hội nghị cú nhiều người muốn phỏt biểu thỡ thư ký đó lập danh sỏch tờn và vấn đề mà đại biểu muốn trỡnh bày rồi đưa lờn cho Chủ tịch đoàn.
Thư ký đoàn đó căn cứ vào bản phỏc thảo cỏc kết luận chớnh của hội nghị mà ban trự bị đó chuẩn bị từ trước, căn cứ vào ý kiến phỏt biểu, cỏc kết luận của từng tổ tại hội trường để chuẩn bị Nghị Quyết cho đoàn chủ tịch bàn bạc, thụng qua rồi bỏo cỏo trước hội nghị.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: õm thanh, ỏnh sỏng, nước uống…
Tổng cụng ty đó cú cơ chế phõn cụng người đụn đốc, kiểm tra để khụng xảy ra sai sút. Sau khi kết thỳc hội nghị, bộ phận hậu cần đó cú kế hoạch và phõn cụng người tiếp tục làm việc với cỏc bộ phận cú liờn quan để thanh toỏn, giải quyết cỏc cụng việc về tài chớnh, kinh phớ cũng như cỏc mối quan hệ sao cho ổn thoả, tốt đẹp.
- Kết thỳc hội nghị.
Tuỳ theo quy mụ và tớnh chất của hội nghị mà chủ tịch đoàn đó chọn hỡnh thức kết thỳc cho thớch hợp
- Nếu là hội nghị lớn, quan trọng thỡ chủ tịch đoàn đọc diễn văn bế mạc hội nghị. - Nếu là hội nghị thụng thường thỡ chủ toạ hội nghị đọc kết luận và kết thỳc hội nghị đồng thời bày tỏ lũng biết ơn và chỳc sức khoẻ cỏc đại biểu, cỏc cơ quan, đơn vị đó cộng tỏc, phối hợp giỳp đỡ để hội nghị thành cụng tốt đẹp.
* Một số việc làm sau hội nghị
Sau hội nghị văn phũng đó giỳp lónh đạo: + Lập hồ sơ hội nghị bao gồm cỏc giấy tờ sau: - Quyết định của lónh đạo về việc tổ chức hội nghị. - Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấy mời.
- Danh sỏch đại biểu tham dự hội nghị. - Chương trỡnh hội nghị.
- Lời khai mạc hội nghị của lónh đạo. - Bỏo cỏo chớnh tại hội nghị.
- Cỏc bỏo cỏo bổ sung và tham luận. - Bài phỏt biểu của đại biểu cấp trờn. - Biờn bản hội nghị.
- Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị. - Lời bế mạc hội nghị.
Cỏc tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lưu lại vào hồ sơ những văn bản cú giỏ trị.
+ Thụng bỏo, triển khai kế hoạch hội nghị.
Văn phũng đó giỳp lónh đạo thụng bỏo, núi rừ chủ trương, nhiệm vụ, giải phỏp…và cỏc điều kiện cần thiết, nờu được những việc cần quan tõm tới cỏc đơn vị và cỏ nhõn cú liờn quan, đồng thời yờu cầu họ cú kế hoạch thực hiện để kết quả hội nghị được triển khai và cú hiệu quả tốt.
+ Tổ chức rỳt kinh nghiệm.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Sau mỗi cuộc họp, hội nghị văn phũng Tổng cụng ty và cỏc bộ phận liờn quan đó cựng nhau rỳt kinh nghiệm. Chủ trỡ cho cuộc họp rỳt kinh nghiệm là người được phõn cụng tổ chức hội nghị.
Trong cuộc họp, cỏc bộ phận chuẩn bị nội dung , hậu cần và những người cú liờn quan đó kiểm điểm lại từng khõu, từng việc, tỡm ra nhũng mặt thành cụng, những mặt cũn hạn chế, sai sút, những việc đó làm nõng cao chất lượng hội nghị và cựng nhau rỳt kinh nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau được tổ chức tốt hơn.
Kết quả đạt được
- Thụng qua việc tổ chức cỏc cuộc họp, Ban lónh đạo cú thể đỏnh giỏ được tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, thỏng của Tổng cụng ty từ đú cú phương hướng, kế hoạch chỉ đạo thực hiện.
- Thụng qua cỏc cuộc họp Ban lónh đạo cú thể nắm bắt được tõm tư, nguyện vọng của tập thể CBCNV làm việc tại Tổng cụng ty, đảm bảo được nguồn thụng tin hai chiều giữa lónh đạo với CBCNV từ đú nõng cao được hiệu quả cụng tỏc quản lý và sản xuất.
- Tổng cụng ty đó cú 6 phũng họp riờng với đầy đủ cỏc trang thiết bị. Cỏc điều kiện phục vụ cho hội nghị được chuẩn bị rất chu đỏo.
Hạn chế
- Tại một số cuộc họp, hội nghị của Tổng cụng ty thành phần tham dự khụng đầy đủ. Trong thời gian diễn ra cỏc cuộc họp cũn cú một bộ phận người tham gia khụng tập trung hoặc làm việc riờng dú đú khụng nắm được chủ trương, tinh thần của hội nghị. Thậm chớ một số cỏn bộ quản lý cũn thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia cỏc cuộc họp.
- Cụng tỏc đún tiếp khỏch cho hội nghị, đặc biệt là khỏch nước ngoài đụi khi cũn chưa thật sự chu đỏo.
Nguyờn nhõn
- Tổng cụng ty cú những đơn vị thành viờn ở cỏc tỉnh và thành phố khỏc trong cả nước, trong cỏc cuộc hội nghị toàn Tổng cụng ty cụng tỏc chuẩn bị giấy mời, làm thụng bỏo cũn chậm, cỏc đơn vị khụng bố trớ được thời gian gõy ảnh hưởng đến thành phần tham dự.
- Trỡnh độ ngoại ngữ của đội ngũ nhõn viờn văn phũng cũn hạn chế tạo ra rào cản trong việc giao tiếp với khỏch.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
- Việc giỏo dục, tuyờn truyền về ý nghĩa, tầm quan trọng của cỏc cuộc họp, hội nghị cho CBNV của Tổng cụng ty chưa thường xuyờn. Chớnh vỡ vậy mà kết quả của một số cuộc họp và hội nghị chưa thật sự hiệu quả.
2.5.3.6. Cụng tỏc hậu cần
Hậu cần là cụng tỏc khụng thể thiếu trong cỏc cơ quan, tổ chức. Cụng tỏc hậu cần cú nhiệm vụ tạo cơ ở vật chất cho đội ngũ CBCNV trong tổ chức để thực hiện tốt chương trỡnh, kế hoạch đó đề ra; hỗ trợ cỏc phương tiện, dụng cụ cần thiết để CBNV nõng cao năng suất lao động và hiệu quả cụng tỏc.
Cụng tỏc hậu cần của Tổng cụng ty được thực hiện với cỏc cụng viờc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của Tổng cụng ty, tham gia tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị, khỏnh tiết, tiếp khỏch của Tổng cụng ty…
Chuẩn bị cho lónh đạo đi cụng tỏc
Trong thời gian qua, văn phũng Tổng cụng ty đó đúng vai trũ quan trọng trong việc chuẩn bị cho lónh đạo đi cụng tỏc.
Văn phũng liờn hệ trước với nơi đến cụng tỏc, chuẩn bị cho lónh đạo những tài liệu cần thiết liờn quan đến chuyến đi. Văn phũng căn cứ vào chuyến đi để bố trớ phương tiện cho lónh đạo (đặt vộ nếu là phương tiện cụng cộng hoặc thụng bỏo cho lỏi xe nếu đi xe của cụng ty). Tổng cụng ty cú riờng tổ lỏi xe con gồm 17 nhõn viờn đảm bảo việc đưa đún lónh đạo đi cụng tỏc được nhanh chúng và kịp thời.
Trước cỏc chuyến đi Chỏnh văn phũng tham dự những buổi họp giao ban cụng việc giữa Tổng giỏm đốc và Phú tổng giỏm đốc để nắm vững nội dung mà Tổng giỏm đốc uỷ quyền giải quyết, nắm vững được những cụng việc mà Tổng giỏm đốc yờu cầu cỏc phũng ban, đơn vị cựng cỏc chuyờn viờn phải thực hiện.
Sau cỏc chuyến đi, văn phũng Tổng cụng ty cú nhiệm vụ làm cỏc thủ tục thanh quyết toỏn cho Lónh đạo.
Cụng tỏc tiếp khỏch
Trong việc tiếp khỏch văn phũng Tổng cụng ty đúng một vai trũ quan trọng. Văn phũng khụng chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đún khỏch và tổ chức cỏc buổi hẹn gặp, làm việc mà cũn trực tiếp giải quyết những yờu cầu của một số lượng khỏch khỏ lớn xin gặp Tổng giỏm đốc.
Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phũng trong cụng tỏc tiếp khỏch là: - Tổ chức, thoả thuận, đún nhận, sắp xếp khỏch.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yờu cầu tiếp khỏch chẳng hạn như: sắp xếp bàn tiếp khỏch, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quỏ trỡnh bàn bạc, trao đổi cụng việc…
Quản lý tài sản cố định
Văn phũng Tổng cụng ty cú một bộ phận chuyờn quản lý tài sản cố định như nhà cửa, thiết bị, mỏy múc, phương tiện kỹ thuật, phương tiện vận chuyển…dưới sự chỉ đạo và điều hành của Phú chỏnh văn phũng.
Lập và lưu trữ hồ sơ tài sản cố định:
- Lập sổ sỏch kế toỏn, ghi chộp, theo dừi kịp thời, xuất nhập đỳng thủ tục, hợp lệ.. - Văn phũng nắm chắc về số lượng, chất lượng cỏc loại tài sản cố định để cú kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý.