viờn văn phũng
Trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhõn viờn văn phũng. Khụng cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ nhõn viờn văn phũng sẽ khụng thể hoàn thành tốt cụng việc của mỡnh và hỗ trợ cỏc đồng nghiệp khi cần thiết.
Để nõng cao được trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của nhõn viờn văn phũng Tổng cụng ty nờn thực hiện những biện phỏp sau:
Thứ nhất, vấn đề tuyển dụng đầu vào cần được thực hiện nghiờm tỳc. Hiện nay khụng chỉ riờng tại bộ phận văn phũng mà tại cỏc phũng ban khỏc của Tổng cụng ty vẫn xảy ra tỡnh trạng nhõn viờn được tuyển dụng khụng đỏp ứng được yờu cầu của vị trớ cần tuyển. Điều này gõy khú khăn cho Tổng cụng ty vỡ phải bỏ ra một khoản chi phớ để đào tạo lại, nhõn viờn phải mất thời gian để làm quen với cụng việc. Để hạn chế tỡnh trạng này Tổng cụng ty chỉ nờn tuyển những người được đào tạo theo đỳng chuyờn ngành, cú đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để đỏp ứng yờu cầu của cụng việc. Bởi lẽ muốn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ tốt người cỏn bộ văn phũng phải được đào tạo một cỏch bài bản và hệ thống. Đào tạo là con đường ngắn nhất đề họ cú được nghiệp vụ chuyờn mụn và ớt bị thất bại nhất. Nhờ cú đào tạo, rốn luyện mà họ cú được kỹ năng tốt, những phẩm chất, tư chất cần cú. Ngoài việc tham mưu về cụng tỏc nhõn sự của văn phũng Chỏnh văn phũng cần tham mưu cho lónh đạo Tổng cụng ty về nhõn sự của Tổng cụng ty núi chung.
Thứ hai, Tổng cụng ty cần cử CBCNV tham gia cỏc lớp tập huấn nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cho từng bộ phận khi cú cỏc lớp học tương ứng Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
nhằm nõng cao khả năng thớch ứng của mọi CBCNV đối với cụng việc do mỡnh phụ trỏch. Tổng cụng ty cũng cú thể mời cỏn bộ giảng viờn của những trường đại học uy tớn về giảng dạy để bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phũng cho CBNV như nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; nghiệp vụ tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị; lập chương trỡnh, kế hoạch cụng tỏc cho lónh đạo…; bổ sung, cập nhật những văn bản mới nhất của Nhà nước trong lĩnh vực hành chớnh văn phũng.
Sau mỗi khoỏ đào tạo văn phũng Tổng cụng ty cần cú kế hoạch kiểm tra, đỏnh giỏ hiệu quả làm việc của CBCNV trước và sau khi đào tạo để từ đú cú căn cứ bố trớ lại từng vị trớ cụng tỏc cho phự hợp.
Thứ ba, Tổng cụng ty cần nõng cao ý thức của CBCNV trong việc tự học tập, tự bồi dưỡng trỡnh độ chuyờn mụn thụng qua hoạt động thực tế, thụng qua sỏch bỏo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyờn ngành. Cú thường xuyờn cập nhật những kiến thức mới ngày càng sõu rộng thỡ người cỏn bộ văn phũng mới cú thể đỏp ứng được những nhiệm vụ trước mắt và đỏp ứng được những cụng việc trong tương lai.
Văn phũng là bộ mặt của Tổng cụng ty, là nơi tiếp nhận cỏc mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Tổng cụng ty vỡ vậy thỏi độ phục vụ của nhõn viờn văn phũng là rất quan trọng. Thỏi độ phục vụ của nhõn viờn văn phũng cú nhiệt tỡnh, õn cần, chu đỏo mới khiến cho khỏch đến liờn hệ, giao dịch cụng tỏc cú ấn tượng ban đầu tốt đẹp khụng chỉ về Tổng cụng ty mà cũn về đội ngũ CBNV làm việc tại đõy.
Để nõng cao thỏi độ phục vụ của nhõn viờn, văn phũng Tổng cụng ty cần thường xuyờn cử CBNV tham gia cỏc khoỏ học về kỹ năng giao tiếp. Đõy là một việc làm cần thiết bởi văn phũng là một xó hội được thu nhỏ nờn nú cũng phải được ứng xử theo cỏc quy tắc của xó hội như hiệu ứng trước giao tiếp, cỏc giỏ trị truyền thống…Cú kỹ năng giao tiếp tốt, nắm được cỏc quy luật tõm lý người cỏn bộ văn phũng mới cú thể tận dụng được những mặt tớch cực và trỏnh được những mặt tiờu cực để từ đú làm giảm bớt những mõu thuẫn vốn cú trong văn phũng và loại trừ được những trở ngại cú ảnh hưởng xấu đến cụng việc. Đồng thời kỹ năng giao tiếp cũng giỳp người cỏn bộ văn phũng cú thỏi độ ứng xử đỳng đắn với lónh đạo, đồng nghiệp và đối tỏc của Tổng cụng ty.
Thứ tư, nõng cao năng lực kỹ thuật sử dụng cỏc phương tiện hiện đại đặc biệt là cỏc phương tiện tin học. Hiện nay Tổng cụng ty đó trang bị cho cỏc phũng ban, bộ phận một số mỏy múc, thiết bị phục vụ cụng việc như mỏy phụ tụ, mỏy in, mỏy tớnh, mỏy fax…nhưng khụng phải nhõn viờn nào cũng sử dụng thành thạo. Thụng Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
thường họ chỉ được hướng dẫn một vài thao tỏc đơn giản mang tớnh phục vụ cho chuyờn mụn của mỡnh mà chưa được học cỏch bảo quản, lau chựi, xử lý cỏc sự cố kỹ thuật đơn giản trong quỏ trỡnh vận hành mỏy múc.
Do vậy CBCNV phải tự nghiờn cứu, tỡm hiểu và nõng cao hiểu biết về sự tiến bộ của cụng nghệ, cỏch bảo quản và sử dụng cú hiệu quả cỏc loại mỏy múc dựng trong văn phũng thụng qua cỏc loại sỏch bỏo và cỏc hỡnh thức khỏc; trỏnh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của mỏy múc làm giỏn đoạn cụng việc. Văn phũng Tổng cụng ty cũng cú thể cử chuyờn viờn của tổ tin học đến hướng dẫn cỏch sử dụng, bảo quản và xử lý cỏc sự cố kỹ thuật thụng thường cho nhõn viờn ở cỏc phũng ban.
Thứ năm, nõng cao trỡnh độ ngoại ngữ của đội ngũ nhõn viờn văn phũng. Tổng cụng ty cú lịch sử 43 năm xõy dựng và trưởng thành. Trong quỏ trỡnh phỏt triển Tổng cụng ty đó khụng ngừng nõng cao vị thế và uy tớn của mỡnh với thị trường trong nước và quốc tế. Tổng cụng ty nhận được ngày càng nhiều hợp đồng của cỏc doanh nghiệp nước ngoài. Vỡ vậy trỡnh độ ngoại ngữ của đội ngũ nhõn viờn văn phũng cú vai trũ khụng nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty. Tuy nhiờn trỡnh độ ngoại ngữ của hầu hết cỏn bộ văn phũng Tổng cụng ty khụng đủ đỏp ứng việc thu thập, xử lý và truyền gửi cỏc thụng tin bằng tiếng nước ngoài. Khi cú cụng văn đến bằng tiếng nước ngoài cỏn bộ văn thư gặp khú khăn trong quỏ trỡnh xử lý do khụng nhận định được cụng văn này gửi cho ai, khụng kiểm soỏt được mức độ cần thiết của thụng tin nờu trong cụng văn để tiến hành gửi kịp thời cho người cú trỏch nhiệm. Mỗi khi cú cụng văn đến bằng tiếng nước ngoài nhõn viờn văn thư phải tỡm người dịch hộ hoặc chuyển cho thư ký Tổng giỏm đốc dịch. Trong tổ thư ký chỉ cú một nhõn viờn cú bằng cử nhõn tiếng anh vỡ vậy cụng việc nhiều khi khụng được giải quyết kịp thời.
Để khắc phục vấn đề này Tổng cụng ty nờn mở lớp học tiếng anh cho CBCNV vào thời gian hợp lý và tạo điều kiện cho họ đi học. Tổng cụng ty cũng cần cú kế hoạch kiểm tra trỡnh độ ngoại ngữ định kỳ đối với CBNV Tổng cụng ty, nhất là tại cỏc phũng ban chuyờn mụn thường cú mối quan hệ làm việc trực tiếp với cỏc đối tỏc nước ngoài như phũng Xuất nhập khẩu, phũng KCS, cỏc ban quản lý dự ỏn, văn phũng Tổng cụng ty…Đõy là yếu tố đúng gúp vào thành cụng của Tổng cụng ty vỡ khi cú ngoại ngữ đội ngũ CBNV cú thể tiếp xỳc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào cụng việc thường ngày.