Kế toán ngân sách vμ tμi chính xã lμ việc thu thập, xử lý, ghi chép vμ cung cấp thông tin về toμn bộ hoạt động kinh tế tμi chính của xã, gồm hoạt động thu, chi ngân sách xã vμ hoạt động tμi chính khác của xã. Vì vậy, nhiệm vụ của kế toán nhμ n−ớc xã đ−ợc thể hiện nh− sau:
- Thu thập, phản ánh mọi khoản thu, chi ngân sách xã, các quỹ chuyên dùng, các khoản đóng góp của nhân dân; các tμi sản do xã quản lý, sử dụng vμ các hoạt động tμi chính khác của xã.
- Kiểm tra tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách; các quỹ chuyên dùng, các khoản đóng góp vμ các hoạt động tμi chính khác tại xã.
- Lập các báo cáo tμi chính vμ báo cáo quyết toán ngân sách xã để trình Hội đồng nhân dân xã phê duyệt, phục vụ công tác công khai tμi chính theo quy định vμ gửi báo các báo cáo cho Phòng Tμi chính huyện để tổng hợp.
Một số nội dung cụ thể theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngμy 12/12/2005 nh− sau:
- Chứng từ kế toán: Do xã vừa lμ một cấp ngân sách vμ vừa lμ một đơn vị dự toán nên số chứng từ kế toán áp dụng đặc thù theo chế độ kế nμy lμ 14 chứng từ. Ngoμi ra còn sử dụng 30 chứng từ theo chế độ kế toán hμnh chính sự nghiệp; 23 chứng từ ban hμnh theo chế độ kế toán ngân sách nhμ n−ớc vμ hoạt động nghiệp vụ kho bạc nhμ n−ớc vμ các văn bản h−ớng dẫn khác.
- Hệ thống tμi khoản kế toán: Đ−ợc xây dựng theo hệ thống phân loại, sắp xếp các tμi khoản, tên các tμi khoản dựa vμo chế độ kế toán doanh nghiệp vμ chế độ kế toán hμnh chính sự nghiệp nh−ng đơn giản vμ ít tμi khoản. Tr−ớc đây theo Quyết định số 141/QĐ-BTC ngμy 21/12/2001 của Bộ Tμi chính thì 15 tμi khoản cấp I, nh−ng theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngμy 12/12/2005 thì 19 tμi khoản nhiều
hơn 4 tμi khoản lμ: Tμi khoản 241- Xây dựng cơ bản dở dang, 441- Nguồn kinh phí đầu t− xây dựng cơ bản; 711- Thu sự nghiệp vμ 811 - Chi sự nghiệp. Việc xây dựng thêm các tμi khoản trên lμ thực hiện chủ ch−ơng phân cấp xây dựng cơ bản cho các xã quản lý vμ hạch toán thêm các nguồn thu, chi sự nghiệp phát sinh tại xã do hiện nay hạch toán ch−a rõ rμng hoặc không đ−a vμo quản lý mμ để ngoμi sổ kế toán.
- Sổ kế toán vμ Hệ thống báo cáo tμi chính:
Hiện nay danh mục sổ kế toán áp dụng chung cho tất cả các xã lμ 16 loại sổ. Trong đó, các sổ nh− Sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi, sổ theo dõi tμi sản cố định thì kết cấu vμ ghi chép gần giống nh− chế độ độ toán doanh nghiệp vμ chế độ kế toán hμnh chính sự nghiệp; còn lại các sổ khác thì có kết cấu khác lμ đặc thù xã. Ngoμi ra còn có 7 loại sổ áp dụng cho các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn lμ để theo dõi các khoản thu, chi sự nghiệp, theo dõi về XDCB vμ các loại vật liệu phát sinh trong quá trình thi công nếu nhập kho hoặc các khoản đóng góp của nhân dân bằng vật t−, hμng hoá (nếu có).
Hệ thống danh mục báo cáo tμi chính vμ báo cáo quyết toán có 7 Bảng báo cáo. Trong đó, có 1 bảng thực hiện khi báo tháng vμ quyết toán năm (Bảng cân đối tμi khoản), 2 bảng thực hiện báo cáo tháng (Báo cáo tổng hợp thu, chi NS xã theo nội dung kinh tế), còn lại thực hiện khi báo cáo quyết toán năm. Ngoμi ra, kết cấu vμ nội dung ghi chép của Bảng cân đối tμi khoản giống nh− chế độ kế toán doanh nghiệp vμ chế độ kế toán hμnh chính sự nghiệp; còn Báo cáo tổng hợp thu-chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế , Báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách xã theo mục lục ngân sách nhμ n−ớc vμ Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế thì kết cấu vμ cách ghi chép giống nh− chế độ kế toán ngân sách nhμ n−ớc vμ hoạt động nghiệp vụ kho bạc nhμ n−ớc. Các báo cáo đ−ợc gửi cho UBND xã, HĐND xã vμ Phòng Tμi chính Kế hoạch huyện theo thời gian quy định.
* Đánh giá việc thực hiện chế độ kế toán tại các xã:
Nhìn chung chế độ kế toán ngân sách vμ tμi chính xã đã đ−ợc sửa đổi, bổ sung nhiều lần nh−ng về mặt tổ chức, hệ thống vẫn bộc lộ những hạn chế chủ yếu:
- Tổ chức vμ bố trí cán bộ lμm công tác kế toán ch−a đ−ợc quan tâm đặc biệt đối với xã vùng sâu, vùng xa, vùng núi cao, hải đảo.
- Về trình độ cán bộ hạn chế nên phần lớn cán bộ kế toán xã không phải lμ công chức chuyên môn nghiệp vụ nên việc h−ớng dẫn vμ tổ chức thực hiện công tác kế toán xã gặp rất nhiều khó khăn.
- Công tác quản lý thu, chi đối với các khoản đóng góp, các quỹ chuyên dùng ch−a đ−ợc chặt chẽ nên dẫn đến toạ chi quỹ tiền mặt tại xã lμ tất yếu vì thế không thể tránh khỏi nghiệp vụ ghi thu, ghi chi ngân sách xã ch−a kịp thời vμ th−ờng xuyên phát sinh hiện t−ợng tiêu cực chiếm dụng tμi sản nhμ n−ớc. Do đặc điểm nghiệp vụ nên số liệu thu, chi ngân sách xã tại Kho bạc vμ tại sổ kế toán của xã tại một thời điểm th−ờng khác nhau.
- Đối với hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo xây dựng còn quá nhiều không cần thiết, thừa, trùng lắp.. . lμm khó khăn cho cán bộ lμm công tác kế toán vì trình độ của họ còn hạn chế vμ đa số lμm kiêm nhiệm.
- Việc trang bị máy móc thiết bị, đ−ờng truyền dữ liệu, phần mềm kế toán trong thời gian qua tại các xã ch−a kịp thời, không đồng bộ vμ thậm chí sử dụng không đ−ợc nên công tác kế toán th−ờng xuyên lμm bằng thủ công. Từ đó, số liệu kế toán cung cấp cho quá trình điều hμnh vμ quản lý ngân sách xã không kịp thời, kém hiệu quả.