Việc sử dụng hợp lý hệ thống sổ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc tập hợp vμ xử lý thông tin kế toán; theo chúng tôi đối với các đơn vị thực hiện kế toán nhμ n−ớc tr−ớc mắt, nên chọn lọc một trong hai hình thức kế toán để áp dụng cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị:
- Nhật ký - Sổ cái. - Nhật ký chung.
Đối với hình thức kế toán Nhật ký - Số cái nên áp dụng cho các đơn vị kế toán trong điều kiện thực hiện bằng ph−ơng pháp thủ công, ch−a hoμn thiện vμ trình độ đội ngũ kế toán còn yếu. Hình thức kế toán Nhật ký chung nên quy định áp dụng cho các đơn vị kế toán trong điều kiện thực hiện bằng ph−ơng pháp thủ công hoặc vi tính cũng có thể đ−ợc. Sau đó, khi trình độ các đơn vị kế toán đ−ợc nâng cao, hệ
thống kế toán đ−ợc xây dựng đồng bộ, hoμn chỉnh vμ ứng dụng đ−ợc các phần mềm kế toán trên máy vi tính thì nên áp dụng một hình thức kế toán lμ Nhật ký chung.
Hệ thống sổ kế toán xây dựng cho quá trình hợp nhất kế toán phải đáp ứng đ−ợc các yêu cầu sau:
- Phải đơn giản rõ, rμng dễ lμm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, không trùng lắp vμ phù hợp với loại hình mọi lĩnh vực hoạt động của kế toán nhμ n−ớc.
- Thể hiện đầy đủ các nội dung của hoạt động kế toán nhμ n−ớc.
- Phản ánh đ−ợc quá trình vận động của tiền, tμi sản vμ các khoản nợ phải trả của nhμ n−ớc.
- Vận dụng một cách hợp lý các mẫu sổ kế toán trong chế độ kế toán hiện hμnh của các chế độ kế toán hμnh chính sự nghiệp, chế độ kế toán nhμ n−ớc vμ nghiệp vụ kho bạc vμ chế độ kế toán khác để thiết kế các mẫu sổ kế toán dùng chung cho các loại hình đơn vị.
- Thiết kế các sổ kế toán đặc thù chuyên ngμnh (nếu cần thiết). (Danh mục Hệ thống các sổ kế toán xem Phục lục số 03)