3.4.3.1 Mục tiêu của giải pháp:
Để tồn tại và phát triển trong tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, có khẳng định được ưu điểm vượt trội của mình thì ScanCom mới có thể duy trì được khách hàng cũ và tìm kiếm thêm khách hàng mới. Công ty ScanCom luôn khẳng định chất lượng sản phẩm là tiêu chí hàng đầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là tấm “visa” để công ty có thể thâm nhập những thị trường mới “khó tính” như Mỹ, EU. Chính vì vậy, tăng cường công tác quản trị chất lượng là một trong những giải pháp thiết yếu để thực hiện các chiến lược tăng trưởng của công ty.
3.4.3.2 Nội dung của giải pháp:
Để đảm bảo về vấn đề chất lượng sản phẩm, ScanCom cần đảm bảo chất lượng ở 4 khâu quan trọng nhất:
*Chất lượng đầu vào của sản phẩm: nguồn nguyên liệu
ScanCom đang kinh doanh sản phẩm chính là bàn ghế gỗ ngoài trời trong đó thành phần nguyên liệu chủ yếu là gỗ cứng nhập khẩu từ nước ngoài bao gồm nhiều chủng loại: gỗ xoan đào, gỗ khuynh diệp, gỗ Teak, gỗ dầu, gỗ Greenheart, gỗ Mora, gỗ Kapur,..Mỗi loại gỗ có những đặc điểm riêng và được khai thác từ nhiều quốc gia khác nhau. Vì vậy ScanCom cần phải có chuyên viên trong lĩnh vực này để kiểm tra chất lượng và nguồn gốc xuất xứ của từng lô gỗ trước khi các nhà máy đưa vào sản xuất. Có như vậy mới phần nào hạn chế tình trạnh sử dụng gỗ trái phép, không rõ chủng loại, xuất xứ,..làm kém chất lượng sản phẩm đầu ra và làm mất lòng tin ở khách hàng.
*Kiểm tra các tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi phát hành bản vẽ để sản xuất đồng loạt:
Khách hàng nước ngoài đặc biệt là khách hàng châu Âu rất quan tâm đến các vấn đề về kỹ thuật đối với sản phẩm bàn ghế chẳng hạn như: sản phẩm có chịu lực không, kết cấu sản phẩm có an toàn cho người sử dụng không, kích thước sản phẩm đã hợp lý chưa,…Vì vậy phòng kỹ thuật của ScanCom cần kiểm tra tất cả các tiêu chí trên hoặc gởi sản phẩm mẫu đến các phòng thí nghiệm có uy tín để kiểm tra trước khi giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Điều này sẽ chứng tỏ điểm mạnh của công ty luôn quan tâm đến vấn đề chất lượng là hàng đầu, tạo sự tin tưởng và an tâm của khách hàng khi tiến hàng đặt hàng, đặc biệt khách hàng của ScanCom là các đại lý lớn.
*Đảm bảo chất lượng trong quy trình chế biến:
Hiện tại ScanCom đã thể hiện được ưu thế vượt trội của mình so với các đối thủ cạnh tranh là ScanCom có một đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm trên dây chuyền sản xuất bắt đầu từ khâu đưa nguyên liệu vào lò sấy cho đến các khâu tạo phôi, làm nguội, lắp ráp, nhúng dầu, đóng gói và một tổ nhân viên hoạt động độc lập tái kiểm theo nguyên tắc AQL tức là lấy xác suất trước khi hàng xuất đi. Các công ty khác thường chỉ có bộ phận tái kiểm trước khi hàng xuất mà không có bộ phận kiểm hàng trên dây chuyền. Nhờ có đội ngũ kiểm hàng trên dây chuyền công ty sẽ đảm bảo vấn đề chất lượng từ khâu đầu là sấy gỗ đến khâu cuối cùng là đóng gói của quá trình sản xuất. Công ty sẽ khống chế được việc trộn gỗ tạp của nhà máy, kiểm soát được chất lượng từng chi tiết của sản phẩm trước khi đưa vào khâu lắp ráp đồng bộ, tránh hiện tượng đưa một vài chi tiết không đạt chất lượng như bị mọt hoặc sai quy cách, màu sắc không đều,..vào lắp ráp làm hỏng cả sản phẩm. Các nhà thầu phụ sản xuất cho ScanCom là các doanh nghiệp trong nước, quy mô vừa và nhỏ vì vậy chưa có sự am hiểu và đầu tư đúng mức về vấn đề chất lượng, công nhân chưa có tính tự giác cao, vì vậy ScanCom cần duy trì và phát triển bộ phận kiểm tra chất lượng này.
*Đảm bảo chất lượng ở khâu hoàn thiện sản phẩm và đóng gói:
Nhân viên kiểm hàng phải kiểm tra kỹ từng sản phẩm trước khi đóng dấu đạt chất lượng và chuyển sang khâu đóng gói. Đối với sản phẩm tháo rời, nhân viên kiểm hàng phải ráp thử từng sản phẩm. Bàn ghế bán theo bộ phải chú ý đến vấn đề màu sắc. Tất cả các chi tiết thể hiện trên bao bì, nhãn hiệu, phụ kiện
đóng gói phải được kiểm tra kỹ trước khi tiến hành đóng gói dựa trên thông tin từ bộ phận phụ trách khách hàng chuyển đi.
Bên cạnh chất lượng sản phẩm, công ty còn phải chú trọng đến chất lượng giao hàng: giao hàng đúng thời hạn, đúng số lượng, đúng địa điểm, xuất trình bộ chứng từ nhanh chóng và chính xác…
3.4.3.3 Biện pháp thực hiện:
-Phòng quản lý chất lượng phải đặt ra các tiêu chuẩn cụ thể về chất lượng sản phẩm, thông báo đến các nhà máy từng yêu cầu cụ thể và căn cứ trên tiêu chuẩn đó để giám sát quá trình sản xuất ở các nhà máy.
-Công ty ScanCom khuyến khích các nhà thầu phụ đặt các câu khẩu hiệu, biểu ngữ trong nhà máy để công nhân có thêm ý thức về vấn đề chất lượng.
-Phòng quản lý chất lượng thường xuyên tổ chức huấn luyện cho đội ngũ nhân viên kiểm hàng, truyền đạt kiến thức chuyên môn cho các nhân viên mới và trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên cũ.
-Khi phát hiện sự cố về chất lượng, kỹ thuật…ở các nhà máy, nhân viên kiểm hàng có nhiệm vụ báo cáo ngay với nhóm trưởng hoặc có thể xin ý kiến phó phòng, trưởng phòng để xử lý kịp thời không làm ảnh hưởng đến chất lượng và thời gian giao hàng.
-Trưởng phòng quản lý chất lượng và Ban giám đốc phải xử lý nghiêm túc các hiện tượng tiêu cực trong quá trình kiểm hàng. Sản phẩm đã kiểm tra phải có đóng dấu mã số của nhà máy và mã số của nhân viên kiểm hàng để truy cứu trách nhiệm khi có sự cố.