Qui trình xét duyệt tín dụng doanh nghiệp tại Sacombank trãi qua các giai đoạn sau:
Bước 1. Giai đoạn tiếp thị và phát triển khách hàng
Xét dưới gĩc độ kinh doanh, Marketing là hoạt động giúp mở rộng thị phần, nâng cao mức ảnh hưởng và khả năng cạnh tranh của Ngân hàng. Ở đây, dưới giác độ của quản trị rủi ro tín dụng, Marketing cần được nhận thức như một chốt kiểm sốt đầu tiên nhằm hạn chế rủi ro tín dụng cho Ngân hàng. Việc tiếp thị của Sacombank sử dụng hai phương thức tiếp thị truyền thống là tiếp thị trực tiếp và tiếp thị gián tiếp. Cho tới hiện nay tại các chi nhánh, tiếp thị vẫn cịn là trách nhiệm của nhân viên tín dụng.
• Tiếp thị gián tiếp:
Phịng nghiên cứu và tiếp thị trực thuộc Hội sở sẽ tiến hành quảng cáo sản phẩm của Ngân hàng trên các phương tiện thơng tin đại chúng như báo chí, truyền hình, internet…Hiện Sacombank đã thành lập được Website
internet được thực hiện khá thuận lợi. Với sự phát triển của internet hiện nay, lượng khách hàng truy cập vào trang webside này của ngân hàng để tìm hiểu về các loại hình sản phẩm đang tăng lên đáng kể. Ngồi việc truy cập vào webside của ngân hàng xem thơng tin, khách hàng cịn cĩ thể đăng kí trên side này để nhận thơng tin của Sacombank từng ngày bằng cách cung cấp địa chỉ email của mình.
Cơng việc tiếp thị gián tiếp cịn được thực hiện bằng cách gởi thư ngỏ, brochure, email… đến khách hàng. Cơng việc này do cán bộ tín dụng đảm trách dưới sự kiểm sốt của Trưởng phịng dịch vụ khách hàng.
• Tiếp thị gián tiếp:
Cơng việc tiếp thị trực tiếp khách hàng tại các chi nhánh của sacombank hiện nay điều do cán bộ tín dụng thuộc Phịng dịch vụ khách hàng tiến hành. Trước đây Sacombank đã thực hiện thí điểm thành lập một Tổ tiếp thị tại chi nhánh Chợ Lớn. Tổ này đảm nhận cơng việc thu nhập danh sách khách hàng và lên lịch tiếp xúc để giới thiệu, chào bán các sản phẩm của Ngân hàng. Tuy nhiên cho tới nay, tổ này khơng cĩn hoạt động do nhân viên của Tổ lại là nhân viên trực thuộc các phịng ban khác của chi nhánh phải tập trung vào cơng việc chuyên mơn của mình.
Bước 2 . Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng
Khách hàng cĩ nhu cầu vay vốn đến chi nhánh sẽ được thu xếp gặp trực tiếp lãnh đạo Phịng Dịch vụ khách hàng hoặc người được uỷ quyền.
Thơng tin về khách hàng đến giao dịch sẽ được Phịng Dịch vụ khách hàng lưu lại theo mẫu.
Trưởng phịng Dịch vụ khách hàng tiến hành trao đổi sơ bộ khách hàng về điều kiện vay vốn, mục đích vay, phương án, dự án sản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời hạn vay, kế hoạch trả nợ, tài sản đảm bảo tiền vay.
Thơng qua phỏng vấn, trưởng phịng Dịch vụ khách hàng sẽ đi đến quyết định từ chối hay chấp nhận cho vay. Nếu từ chối, khách hàng sẽ được giải thích rõ về nguyên nhân. Thơng tin về khách hàng bị từ chối sẽ được thơng báo đến các chi nhánh khác trong hệ thống. Bằng cách này Sacombank đã loại trừ khả năng các điểm giao dịch khác trong hệ thống phải tiếp nhận lại nhu cầu của khách hàng đã bị từ chối.
Nếu chấp nhận nhu cầu vay của khách hàng, Trưởng phịng Dịch vụ khách hàng sẽ phân cơng cho Cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm phụ trách khoản vay và ghi nhận vào sổ theo dõi quá trình thực hiện theo mẫu. Đây cĩ thể nĩi là một điểm khá chặt chẽ trong quá trình của Sacombank. Theo đĩ, Sacombank đã đưa cơng tác cho vay vào một khuơn khổ về mặt thời gian vừa đảm bảo giải quyết nhanh chĩng nhu cầu vay cho khách hàng, vừa ràng buộc Cán bộ tín dụng thực hiện cơng việc của mình một cách nhanh chĩng.
Bước 3 . Cán bộ tín dụng tiếp nhận khách hàng và tiến hành xác minh
Theo sự phân cơng của Trưởng phịng Dịch vụ khách hàng, tối đa sau một ngày, Cán bộ tín dụng sẽ liên hệ với khách hàng để hẹn ngày giờ gặp để trao đổi thơng tin và tiến hành xác minh.
Trong buổi gặp, Cán bộ tín dụng sẽ tiến hành trao đổi và hướng dẫn chi tiết cho khách hàng về điều kiện, thủ tục, tài liệu, giấy tờ…cần thiết trong hồ sơ vay vốn để khách hàng chuẩn bị. Cán bộ tín dụng cĩ trách nhiệm giải thích cho khách hàng các thắc mắc liên quan đến việc cho vay của Sacombank, tư vấn
được với khách hàng các nội dung trên, Cán bộ tín dụng sẽ tiến hành cơng việc xác minh theo nội dung sau:
• Thẩm định tư cách khách hàng: năng lực pháp lý, năng lực hành vi dân sự, uy tín, vị trí, ngành nghề kinh doanh, quy mơ kinh doanh…Nếu cĩ sản xuất kinh doanh sẽ trực tiếp xuống theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng.
• Thẩm định phương án, dự án sản xuất kinh doanh như tính hiệu quả và khả thi, từ đĩ xác định nhu cầu vốn thực tế, nguồn trả nợ, thời hạn cho vay và các phân kỳ hạn nợ.
• Xác định tài sản đảm bảo: dựa vào các giấy tờ sở hữu như: sổ đỏ, sổ hồng, chứng từ mua bán, hợp đồng kinh tế…liên quan đến tài sản đảm bảo, Cán bộ tín dụng sẽ tiến hành xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của quyền sở hữu của khách hàng. Cán bộ tín dụng cĩ trách nhiệm quan sát tính hình thực tế về sử dụng và quản lý tài sản đảm bảo của khách hàng xem cĩ đảm bảo hay khơng. Trường hợp cĩ người bảo lãnh, cán bộ tín dụng cũng yêu cầu cho gặp trực tiếp để tiến hành xác minh đầy đủ thơng tin.
Việc định giá tài sản đảm bảo được cán bộ tín dụng căn cứ vào giá tham khảo trên thị trường và quy định của Sở vật giá thành phố. Đối với tài sản đảm bảo trên 500 triệu, cán bộ tín dụng sẽ tiến hành nhờ Cơng ty quản lý nợ và khai thác tài sản (AMC) của Sacombank để định giá trên cơ sở đã thẩm định trước qua giá tham khảo. Thủ tục tiến hành bằng cách gởi phiếu yêu cầu định giá theo mẫu gửi cho AMC.
Mặc khác, thơng qua Trung tâm thơng tin khách hàng của Ngân hàng nhà nước (CIC) và qua Trung tâm thơng tin khách hàng trong nội bộ của
Sacombank, cán bộ tín dụng sẽ thu nhập thêm thơng tin về tình hình cơng nợ của khách hàng tại các tổ chức tín dụng khác và uy tín của khách hàng trong giao dịch. Cán bộ tín dụng đồng thời phải tham khảo thêm thơng tin về ngành nghề, thị trường liên quan trực tiếp đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh của khách hàng. Trong giai đoạn này cản bộ tín dụng cĩ thể yêu cầu khách hàng bổ sung thêm hồ sở nếu thấy thiếu.
Thực tế, trong quá trình thực hiện bước này của qui trình tín dụng, cán bộ tín dụng đả gặp phải nhiều khĩ khăn. Vấn đề khĩ khăn đầu tiên là thơng tin dùng để phân tích. Cho tới thời điểm hiện tại, nguồn thơng tin chủ yếu để cán bộ tín dụng tại Sacombank sử dụng là tư økhách hàng vay vốn. Tuy nhiên nguồn thơng tin chủ yếu này cũng khơng được cung cấp đầy đủ. Đối với doanh nghiệp, hồ sơ vay vốn cịn thiếu những thơng tin từ các báo cáo tài chính được được kiểm tốn một cách chính xác kịp thời, nhiều doanh nghiệp chưa tiến hành kiểm tốn một số doanh nghiệp tiến hành kiểm tốn nhưng chậm so với thời gian mà cán bộ tín dụng cần cĩ để sử dụng cho việc phân tích.Đối với khách hàng cá nhân thì gặp phải tình trạng thơng tin về thu nhập khơng được kê khai chính xác làm cho việc xác định dịng tiền thực sự của người vay khơng chính xác.
Nguồn thơng tin từ trung tâm thơng tin khách hàng của Sacombank cũng cịn nhiều hạn chế. Mặc dù Sacombank đã tiến hành hiện đại hố cơng nghệ, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lưu giữ hồ sơ nhưng chỉ mới áp dụng gần đây , trong khi đĩ lịch sử vay vốn của khách hàng cần được xem xét trong thời gian dài. Thơng tin từ trung tâm thơng tin tín dụng (CIC) cũng chỉ mới khai thác hồ sơ của khách hàng trong 2,3 năm trở lại đây và cũng chủ yếu khách hàng vay vốn từ 50 triệu đồng trở lên. Vả lại việc xin thơng tin từ CIC vẫn cịn mất nhiều
Bước 4. Giai đoạn xếp hạng tín dụng, lập tờ trình và trình ký
Sau khi tiến hành xác minh và thu nhập tất cả thơng tin cần thiết về khách hàng , cán bộ tín dụng sẽ tiến hành xếp hạng tín dụng của khách hàng thơng qua chương trình xếp hạng của Ngân hàng. Cán bộ tín dụng sẽ nhập tất cả thơng tin mà chương trình xếp hạng yêu cầu sau đĩ chương trình sẽ tự động xếp động khách hàng. Kết quả xếp hạng sẽ giúp cán bộ tín dụng cĩ đánh giá chính xác hơn về khách hàng. Việc xây dựng được mơ hình xếp hạng tín dụng cĩ thể nĩi là một thành cơng lớn của Sacombank, cĩ ý nghĩa tích cực khơng chỉ riêng trong cơng tác quản trị rủi ro tín dụng mà cịn trong việc giảm thiểu thời gian và khối lượng cơng việc của qui trình tín dụng.
Khi đã cĩ được đầy đủ thơng cần thiết, cán bộ tín dụng sẽ lập tờ trình theo mẫu. Trong đĩ, tờ trình phải thể hiện được tối thiểu các nội dung sau:
• Thơng tin sơ lược về khách hàng như họ tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh…
• Thơng tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính…
• Thơng tin về tài sản đảm bảo và người bảo lãnh (nếu cĩ)
• Nhận xét của cán bộ tín dụng về khách hàng, các rủi ro cĩ thể xảy ra đối với phương án và dự án vay vốn và các rủi ro ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
• Đề xuất của cán bộ tín dụng về việc cho vay hay khơng, lý do, số tiền và thời hạn cho vay, phân kỳ trả nợ.
Sau khi hồn tất, cán bộ tín dụng sẽ ký tên vào tờ trình và trình cho lãnh đạo Phịng dịch vụ khách hàng kèm theo tồn bộ hồ sơ của khách hàng.
Lãnh đạo phịng sẽ nghiên cứu, xem xét hồ sơ, đối chiếu với các quy định hiện hành của Sacombank, từ đĩ mới ra quyết định cho vay hay khơng cho vay. Nếu chấp nhận cho vay, lãnh đạo phịng sẽ ký thuận và đề xuất ý kiến của mình trên tờ trình của cán bộ tín dụng.
Tại Sacombank, thẩm quyền ra quyết định cho vay của Ban giám đốc chi nhánh phụ thuộc vào mức cho vay và hạn mức phán quyết của chi nhánh thuộc quyền quản lý. Nếu mức cho vay vượt quá thẩm quyền quyết định của Ban giám đốc chi nhánh thì hồ sơ sẽ được chuyển về hội sở, sẽ được phịng thẩm định tiếp nhận.
Quyền phản quyết tín dụng được qui định bằng hạn mức phán quyết tăng dần theo thứ tự sau:
Bước 6. Giai đoạn hồn tất hồ sơ
Khi khách hàng đến Ngân hàng, cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng và trao đổi về việc khách hàng phải bổ sung giấy tờ, tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo. Sau đĩ sẽ tiến hành lập và ký Hợp đồng thế chấp, Hợp đồng tín dụng, cơng chứng hợp đồng thế chấp tài sản cầm cố và đăng kí giao dịch đảm bảo.
Các cơng việc trên thơng thường được cán bộ tín dụng thực hiện hồn tất trong ngày.
Ban giám đốc
Bước 7. Giai đoạn kiểm tra và giải ngân
Nhân viên Phịng quản lý tín dụng sẽ tiến hành kiểm tra lại tính phù hợp, chính xác của giấy tờ. Việc kiểm tra bao gồm cả các phê duyệt của lãnh đạo cũng như nội dung cơng chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo. Khi mọi điều hợp lệ, nhân viên sẽ lập chứng từ giải ngân và trình lãnh đạo cùng tồn bộ hồ sơ vay.
Căn cứ vào chứng từ giải ngân đã được ký thuận Ban giám đốc chuyển xuống, giao dịch viên thuộc phịng quản lý tín dụng sẽ tiến hành cơng việc giải ngân với Giao dịch viên tài khoản.
Bước 8. Giai đoạn theo dõi, đơn đốc, thu hồi nợ
Trung bình khoảng một tháng sau khi giải ngân, CBTD sẽ tiến hành kiểm tra đối với khách hàng. Các nội dung kiểm tra:
• Kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, cơng nợ của khách hàng như: doanh thu, tình hình lãi lỗ, các khoản phải thu , phải trả, nợ quá hạn…
• Kiểm tra đánh giá các diễn biến của tài sản đảm bảo, xem xét tình hình tài sản đảm bảo cĩ được quản lý tốt hay khơng..
Cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm chịu đơn đốc khách hàng trả vốn lãi đúng kỳ hạn, đặc biệt quan tâm những khách hàng đã trễ hạn, quá hạn.
Bước 9. Giai đoạn thu vốn, lãi
Đến kỳ hạn trả nợ theo các điều khoản trên hợp đồng tín dụng, khách hàng sẽ thanh tốn vốn và lãi. Giao dịch viên lập chứng từ thu vốn, lãi và trình cho lãnh đạo phịng quản lý tín dụng và ban giám đốc ký.
Trường hợp khách hàng muốn giải chấp, cán bộ tín dụng sẽ trao đổi yêu cầu này với khách hàng sau đĩ lập tờ trình nêu cụ thể lý do cũng như ý kiến của
cán bộ tín dụng về yêu cầu giải chấp của khách hàng. Sau đĩ trình lãnh đạo phịng xin ý kiến, khi lãnh đạo phịng cĩ ý kiến thuận sẽ trình lên Ban giám đốc. Nếu khơng thuận thì khách hàng buộc phải tuân thủ theo thoả thuận trước đây của hai bên cho đến khi thanh tốn xong nợ. Trường hợp chấp thuận, ý kiến thuận của Ban giám đốc sẽ được chuyển cho Phịng quản lý tín dụng. Phịng quản lý tín dụng sẽ kiểm tra và tiến hành các thủ tục giải chấp.