II. Nhờ thu gửi đ
2.2.3.1, Nhờ thu trơn:
a, Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ khách hàng:
Hồ sơ bao gồm: sec hoặc hối phiếu và giấy nhờ thu trơn. Giấy nhờ thu trơn do ngân hàng in sẵn, khách hàng chỉ cần điền vào mẫu. Nhiệm vụ này do giao dịch viên chi nhánh thực hiện.
b, Bước 2: Kiểm tra hồ sơ khách hàng:
Cần kiểm tra các khoản mục sau:
Khách hàng đã điền đầy đủ thông tin vào giấy nhờ thu trơn chưa. Bao gồm các thông tin:
Tên, địa chỉ, số CMND, passport, ngày cấp, nơi cấp của người hưởng sec hoặc hối phiếu.
Tên ngân hàng phát hành sec hoặc ngân hàng trả tiền. Số sec, hối phiếu, ngày phát hành, số tiền nhờ thu.
Hình thức chuyển nhờ thu: thư bảo đảm hay chuyển phát nhanh. Hình thức nhận báo có: chuyển vào tài khoản hay nhận tiền mặt. Sồ tiền trên hối phiếu có giống với số tiền trên phiếu nhờ thu không. Các nội dung trên hối phiếu có phù hợp không.
Khách hàng đã ký hậu lên tờ sec hoặc hối phiếu chưa, ký lên giấy nhờ thu chưa.
c, Bước 3: Xử lý hồ sơ:
Ngân hàng luôn có cách xử lý khác nhau đối với khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp.
Nếu là khách hàng cá nhân:
Trong trường hợp khách hàng không có tài khoản tại chi nhánh : yêu cầu khách hàng nộp tiền ký quỹ.
Trường hợp khách hàng có tài khoản tại ngân hàng: ngân hàng yêu cầu trích tài khoản của khách hàng để ký quỹ.
Thu phí dịch vụ và phí phát chuyển nhanh theo biểu phí đã quy định
Nếu khách hàng là doanh nghiệp: lập phiếu đề nghị của chi nhánh. d, Bước 4: Trình ký
Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện ở các bước trên cho kiểm soát viên hoặc trưởng phòng kiểm tra, có ý kiến và trình tiếp cho giám đốc chi nhánh.
Trình ban giám đốc chi nhánh ký duyệt.
e, Bước 5: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ chi nhánh:
Do giới hạn chức năng, chi nhánh không được phép giao dịch trực tiếp với ngân hàng nước ngoài. Vì vậy, hồ sơ sau khi được giám đốc chi nhánh ký duyệt phải chuyển về hội sở để xử lý tiếp.
Tiếp nhận hồ sơ từ chi nhánh gồm: sec/ hối phiếu, giấy nhờ thu trơn và giấy đề nghị của chi nhánh (nếu có).
Kiểm tra lại các nội dung trên tờ sec/ hối phiếu cũng như việc ký hậu của khách hàng.
Trường hợp thanh toán viên hội sở phát hiện sec/hối phiếu bất hợp lệ thì sẽ thông báo trả lại ngay sec/hối phiếu cho chi nhánh để chi nhánh trả lại cho khách hàng.
Trường hợp sec/ hối phiếu hợp lệ, thanh toán viên hội sở sẽ ký nhận lên giấy nhờ thu trơn rồi giao một liên cho giao dịch viên chi nhánh.
f, Bước 6: Xử lý hồ sơ:
Tại hội sở, bộ phận chức năng sẽ tiến hành các công việc sau:
Ghi thông tin của hồ sơ vào sổ theo dõi nhờ thu trơn của toàn ngân hàng.
Cấp số tham chiếu cho bộ hồ sơ.
Đóng mộc phía sau sec
Lập thư đòi tiền (cover letter)
Trình ký lên lãnh đạo phòng rồi lên ban Tổng giám đốc g, Bước 7: Chuyển sec hoặc hối phiếu ra nước ngoài:
Thư đòi tiền và sec được chuyển ra nước ngoài thông qua các phương tiện đã được khách hàng chỉ định rõ trong giấy nhờ thu trơn (bằng thư bảo đảm hoặc phát chuyển nhanh)
h, Bước 8: Lưu trữ hồ sơ:
Tại hội sở: Mở bì lưu hồ sơ gồm: bản sao sec/hối phiếu , cover letter, biên lai giao nhận của bưu điện/ phát chuyển nhanh.
Tại chi nhánh:
Đối với khách hàng là cá nhân thì hồ sơ sẽ được lưu chung với các chứng từ giao dịch khác trong ngày.
Đối với khách hàng là doanh nghiệp thì hồ sơ được lưu trong bìa cứng, bên ngoài ghi rõ số tham chiếu, tên công ty, số tiền nhờ thu, ngày chuyển chứng từ và ngày báo có.
* Quy trình báo có:
Nhận và xử lý báo có từ nước ngoài:
Báo có từ nước ngoài dưới dạng điện Swift được ghi sổ, cho số và đóng mộc “RECEIVED” có ghi rõ ngày nhận điện.
Thanh toán viên hội sở ghi tên công ty, số tiền nhờ thu và các loại phí lên lệnh báo có hoặc phiếu đề nghị ghi có.
Điện báo có hoặc phiếu đề nghị ghi có kèm sổ phụ được kẹp chung với hồ sơ trình ký lãnh đạo phòng.
Chuyển liên đầu tiên của điện báo có hoặc bản chính phiếu đề nghị ghi có kèm liên đầu tiên của sổ phụ sang bộ phận kế toán để hạch toán điều vốn xuống chi nhánh.
Giao xuống chi nhánh liện thứ hai của bản điện báo có hoặc bản sao phiếu đề nghị ghi có kèm bản sao sổ phụ, còn phòng thanh toán quốc tế giữ liên thứ ba hoặc bản sao của phiếu đề nghị ghi có và bản sao sổ phụ.
Báo có cho khách hàng: Đối với khách hàng là cá nhân: Hạch toán thu phí thanh toán.
Hạch toán ghi có vào tài khoản của khách hàng hoặc hạch toán cho khách hàng nhận bằng tiền mặt (đối với khách hàng không có tài khoản tại chi nhánh).
Đối với khách hàng là doanh nghiệp:
Báo có chuyển từ phòng thanh toán quốc tế xuống giao dịch viên chi nhánh ghi dịch vụ phí, thanh toán phí rồi trình ký lãnh đạo phòng.
Sau đó điện báo có được tiếp tục chuyển sang kế toán để hạch toán tổng số tiền phí thu được từ khách hàng.
Số tiền báo có sau khi đã trừ tất cả các phí phải thu được ghi có vào tài khoản khách hàng.