II. Nhờ thu gửi đ
2.2.3.2, Nhờ thu kèm chứng từ
Nhờ thu nhập khẩu
a, Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ ngân hàng nước ngoài:
Khi nhận được hồ sơ từ ngân hàng nước ngoài gửi đến (bao gồm: thư nhờ thu của ngân hàng nước ngoài, invoice, packing list, bill of lading, các chứng từ khác), chi nhánh sẽ tiến hành:
Cập nhật hồ sơ, ghi vào sổ theo dõi: ngày tháng nhận chúng từ, số bill phát chuyển, ngân hàng gửi chứng từ, trị giá bộ chứng từ.
Đóng dấu, cho số chứng từ đến, ghi rõ số bill và tên công ty chuyển phát trên cover gốc của bộ chứng từ.
b, Bước 2: Kiểm ra hồ sơ:
Hồ sơ đủ loại chứng từ chưa: một bộ nhờ thu ít nhất phải có đủ các chứng từ như thư nhờ thu hộ, invoice, bill of lading, packing list, các thông tin trên bộ chứng từ phải có tính nhất quán và đồng bộ.
Cập nhật hồ sơ vào máy tính để tiện cho việc lưu trữ, kiểm tra, theo dõi.
In phiếu nhập ngoại bảng.
Trình ký kiểm soát, giám đốc.
Gửi thông báo cho khách hàng đến nhận bộ chứng từ.
Lập phiếu thanh toán: với việc thu phí theo biểu phí của ngân hàng.
c, Bước 3: Khách hàng đến thanh toán để đổi bộ chứng từ về nhận hàng:
Nếu là D/P: khách hàng phải thanh toán tiền mới được nhận bộ chứng từ.
Nếu là D/A: khách hàng chỉ cần ký chấp nhận lên hối phiếu thì ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ.
Tại bước này, ngân hàng tiến hành:
Liên hệ kế toán kiểm tra số dư trong tài khỏan của khách hàng.
Trong trường hợp D/P mà số dư tài khoản khách hàng không đủ số dư thanh toán, ngân hàng có thể hỗ trợ khách hàng nếu như khách hàng yêu cầu bằng cách: bán ngoại tệ cho khách hàng, cho vay thanh toán…
Ký hậu hối phiếu khi có yêu cầu.
d, Bước 4: Thanh toán với ngân hàng nước ngoài:
Tiến hành các bước trong giao dịch thanh toán chứng từ nhờ thu của phân hệ tài trợ thương mại – Smartbank để thực hiện thu phí, hạch toán ngoại bảng, soạn điện MT202 (hoặc MT103 đối với nhờ thu trực tiếp), điện thông báo MT400 và in bản thảo điện từ Smartbank. Căn cứ có giá trị pháp lý duy nhất để soạn thảo địên thanh toán cho khách hàng là thư nhơ øthu hộ và bill of lading của bộ chứng từ.
Kiểm tra nội dung bản thảo điện thanh toán.
Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện ở các bước trên cho kế toán xác nhận số dư.
Kiểm soát viên chi nhánh kiểm tra, trình tiếp lên cho giám đốc chi nhánh ký duyệt thanh toán.
Trình ban lãnh đạo chi nhánh duyệt ký thanh toán và duyệt điện thanh toán nhờ thu để chuyển điện lên hội sở.
f, Bước 6: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ chi nhánh:
Sau khi trình qua giám đốc chi nhánh ký duyệt, hồ sơ nhờ thu của khách hàng được ngân hàng chuyển lên hội sở. Hồ sơ bao gồm: phiếu thanh toán, cover letter bản gốc, invoice, bill of lading , hối phiếu (đối với D/A), bản thảo điện từ Smartbank có chữ ký của giám đốc chi nhánh, giấy cam kết (nếu có).
g, Bước 7: Xử lý hồ sơ tại hội sở:
Đối chiếu file điện của chi nhánh gửi lên với bản thảo điện giám đốc chi nhánh đã ký duyệt và cover letter. Nếu có sai biệt thì căn cứ vào bản thảo điện để điều chỉnh.
Kiểm tra nội dung điện thanh toán để đảm bảo tính chính xác theo đúng chỉ dẫn thanh toán.
Kiểm tra và xác định lại ngân hàng cắt tiền (nếu có).
Trình kiểm soát viên hội sở ký.
h, Bước 8: Chuyển điện Swift ra nước ngoài:
Hồ sơ sau khi được ký duyệt và chỉnh sửa hợp lý sẽ được chuyển điện từ mạng Smartbank sang mạng Swift.
Vào Swift duyệt bước 1
Duyệt Swift bước 2.
Duyệt Swift bước 3.
Chuyển trả điện thanh toán về lại cho chi nhánh.
i, Bước 9: Hoàn tất hồ sơ thanh toán: Tại hội sở:
In điện Swift.
Mở bìa lưu hồ sơ.
Tại chi nhánh:
Nhận điện từ hội sở
In phiếu thanh toán gửi cho khách hàng.
Lập phiếu xuất ngoại bảng. + Lưu hồ sơ.
Nhờ thu xuất khẩu:
a, Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khách hàng:
Các tiêu chí kiểm tra:
Trên giấy nhờ thu chứng từ phải thể hiện đầy đủ chi tiết nhờ thu như: các chứng từ xuất trình, số lượng chứng từ xuất trình, số tiền nhờ thu, ngân hàng thu hộ, đại chỉ ngân hàng thu hộ…
Số lượng chứng từ thể hiện trên giấy nhờ thu chứng từ va thực tế xuất trình có khớp với nhau không.
Số tiền nhờ thu trên giấy nhờ thu chứng từ và hối phiếu (nếu có), invoice có khớp nhau không.
b, Bước 2: Cập nhật hồ sơ, xuất nhập ngoại bảng:
Tiến hành bước giao dịch “ tạo mới nhờ thu xuất khẩu” của phân hệ tài trợ thương mại Smartbank để thực hiện việc lưu thông tin về khoản nhờ thu, nhập ngoại bảng.
In phiếu nhập ngoại bảng: hai bản, một bản lưu và một bản sẽ giao cho kế toán.
Đề nghị phòng thanh toán quốc tế hội sở chuyển chứng từ nhờ thu theo yêu cầu của khách hàng (thể hiện trên giấy nhờ thu).
c, Bước 3: Trình ký và trình duyệt chuyển hồ sơ nhờ thu:
Trình toàn bộ hồ sơ vừa thực hiện ở các bước trên cho kiểm soát hoặc trướng phòng chi nhánh kiểm tra, có ý kiến và trình tiếp cho giám đốc chi nhánh.
d, Bước 4: Chuyển hồ sơ lên hội sở:
Tiến hành bước giao dịch “ chi nhánh gửi chứng từ xuất khẩu” của phân hệ tài trợ thương mại – Smartbank để chuyển trạng thái hồ sơ sang dạng “đã chuyển”, xuất/ nhập ngoại bảng.
In và chuyển các phiếu xuất. nhập ngoại bảng cho bộ phận kế toán.
Chuyển hồ sơ lên hội sở.
e, Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ chi nhánh:
Các tiêu chí kiểm tra:
Các chứng từ nhờ thu phải đầy đủ về số lượng như đã liệt kê trên giấy nhờ thu chứng từ.
Giấy nhờ thu chứng từ phải có đầy đủ chữ ký hữu quyền của khách hàng và của chi nhánh, số tiền, số lượng chứng từ nhờ thu, các loại chứng từ nhờ thu phải phù hợp với thực tế chứng từ xuất trình nhờ thu.
f, Bước 6: Xử lý hồ sơ:
Lập thư nhờ thu.
Kiểm tra thư nhờ thu nhằm đảm bảo nội dung thu được chính xác.
Trình kiểm soát viên/ trưởng phòng ký.
Trình giám đốc/ ban tổng giám đốc ký duyệt.
g, Bước 7: Chuyển chứng từ nhờ thu ra nước ngoài:
Chứng từ chuyển gồm bộ chứng từ nhờ thu và thư nhờ thu.
Sử dụng dịch vụ chuyển chứng từ: có thể bằng phát chuyển nhanh hoặc bằng thư bảo đảm tuỳ theo yêu cầu của khách hàng (thể hiện trên giấy nhờ thu).
Lưu sổ số bill của dịch vụ chuyển chứng từ để theo dõi cuối tháng. h, Bước 8: Xử lý các trường hợp phát sinh:
Tại hội sở:
Nhận điện swift liên quan đến bộ chứng từ nhờ thu xuất khẩu, ghi sổ, đóng dấu.
Kiểm tra nội dung điện và thông báo cho chi nhánh.
Chuyển điện về cho chi nhánh để theo dõi và thông báo cho khách hàng (lưu 1 liên copy, gửi chi nhánh 2 liên).
Tạo điện trả lời trên cơ sở phiếu đề nghị của chi nhánh.
Lưu và theo dõi các phát sinh cho đến khi nhận báo có và tất toán hồ sơ.
Tại chi nhánh:
Nhận điện phát sinh từ hội sở chuyển về.
Thông báo nội dung phát sinh cho khách hàng, chờ ý kiến khách hàng.
Lập phiếu đề nghị yêu cầu hội sở xử lý điện phát sinh theo yêu cầu của khách hàng.
Lưu và theo dõi các phát sinh cho đến khi nhận báo có và tất toán hồ sơ. i, Bước 9: Lưu trữ hồ sơ:
Đóng bìa lưu các chứng từ liên quan và các phát sinh (nếu có) cho tới khi nhận báo có từ phía nước ngoài.
j, Bước 10: Báo có và tất toán hồ sơ: Tại hội sở:
Nhận điện báo có, ghi sổ, đóng dấu.
Lập phiếu báo có.
Trình ký trưởng phòng.
Chuyển báo có cho kế toán thanh toán quốc tế hạch toán.
Cập nhật số tiền báo có.
Tất toán hồ sơ.
Tại chi nhánh:
Nhận báo có từ hội sở
Thông báo món tiền báo có cho khách hàng nhờ thu.
Tính phí trên máy: tiến hành giao dịch “tra cứu hối phiếu” để cập nhật trạng thái hối phiếu sang dạng “đã chuyển tiền”, cập nhật phí, tra cứu danh sách phí (nếu cần), sửa phí nhập sai (nếu cần).
Thực hiện giao dịch “tất toán nhờ thu xuất khẩu” và in phiếu xuất ngoại bảng.
Chuyển báo có cho kế toán (một bản chính), lưu một bản, giao cho khách hàng một bản.
Tất toán hồ sơ.
2.2.4, Tình hình thực tế về hoạt động nhờ thu trong thanh toán quốc tế tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – chi nhánh Tân Bình: