- Từ phía NH:
3.1.1.2.Cách thức thực hiện giải pháp
Với giải pháp này, NH sẽ tiến hành nhận hồ sơ và mở L/C thông qua mạng Internet. Để tránh cho khách hàng khỏi phải đi lại nhiều lần tốn thời gian và chi phí thì NH sẽ thành lập một chuyên mục riêng để hướng dẫn cách thức tham gia mở hồ sơ L/C qua mạng, tránh cho DN mắc phải các hạn chế và rủi ro về kỹ thuật nghiệp vụ của mình. Xây dựng hệ thống các mẫu biểu đơn xin mở L/C trên trang web của mình (đơn xin mở L/C, đơn xin mua ngoại tệ). Khách hàng có thể lấy xuống và điền trực tiếp lên hồ sơ. Đồng thời cũng xây dựng một hộp thư chuyên tiếp nhận đơn xin mở L/C cho từng Chi nhánh trên trang web của NH, khách hàng sẽ không bị ức chế về tâm lý, thời gian khoảng cách địa lý khi không cần phải đến NH mà thực hiện ngay tại cơ quan nơi đã rất quen thuộc và có nhiều đồng nghiệp hỗ trợ.
Để có thể nộp một hồ sơ phát hành L/C qua mạng, trước tiên, khách hàng phải có tài khoản tại Agribank tại Chi nhánh mở L/C và đăng ký mở tài khoản giao dịch qua mạng với Chi nhánh. Sau đó, NH sẽ cung cấp cho khách hàng một tài khoản giao dịch qua mạng với mã số do khách hàng tự chọn. Tài khoản này cho phép khách hàng có thể kiểm tra tài khoản tiền gửi của mình trên mạng và tiến hành chuyển khoản sang tài khoản ký quỹ để tiến hành mở L/C.
Sau khi điền những thông tin cần thiết vào các mẫu đơn xin phát hành L/C, khách hàng sẽ gửi kèm Hợp đồng ngoại thương của mình, giấy phép kinh doanh (đối với khách hàng mới), đơn đề nghị mua ngoại tệ, chứng Thư bảo hiểm (nếu có), và các giấy tờ cần thiết vào hộp thư nhận đơn xin mở L/C nói trên theo Chi nhánh mà mình có mở tài khoản. Cán bộ thanh toán tại Chi nhánh đó sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ của khách hàng, và sẽ thông báo một cách nhanh chóng qua mail cho khách hàng về tính hợp lệ, bất hợp lệ, cần chỉnh sửa những vấn đề gì, khoảng thời gian phải nộp bộ hồ sơ gốc ngay sau khi bộ hồ sơ gửi qua email là hợp lệ và thông báo cho khách hàng phải nộp số tiền ký quỹ theo giá trị L/C được mở vào tài
khoản ký quỹ mà NH đã tạo sẵn cho khách hàng (nếu hồ sơ đã hợp lệ). Theo đó, khách hàng sẽ tiến hành chuyển khoản từ tài khoản của mình sang tài khoản ký quỹ mà NH cung cấp với những phương pháp đơn giản trên máy tính. Ngay sau khi kiểm tra nhanh trên mạng thấy tài khoản ký quỹ đã được khách hàng chuyển khoản vào, cán bộ thanh toán sẽ lập tức tiến hành lập L/C. Sau khi L/C được lập, NH sẽ gửi mail lại thông báo cho khách hàng, đồng thời gọi điện đến để xác nhận khách hàng đã nhận được L/C. Sau khi khách hàng đã đồng ý với nội dung L/C, NH sẽ tiến hành thực hiện tiếp theo các bước sau đó.
Điều kiện thực hiện mở L/C qua mạng
Do đây là một phương pháp khá mới, và chỉ thực hiện thông qua mạng, hạn chế sự đi lại của khách hàng, do đó nó đòi hỏi những điều kiện từ nội lực phía NH lẫn sự thông thạo về thương mại điện tử của khách hàng.
- Phía Ngân hàng:
+ Về mặt pháp lý: mỗi một quốc gia, TMĐT chỉ có thể tiến hành khi tính pháp lý của nó được thừa nhận (biểu hiện cụ thể bằng sự thừa nhận pháp lý giá trị của các giao dịch điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số hóa, các thanh toán điện tử, các dữ liệu có xuất xứ từ các cơ quan nhà nước, sở hữu trí tuệ hàm chứa trong thông tin trên Website, bí mật đời tư, và bảo vệ pháp lý đối với mạng thông tin chống tội phạm xâm nhập), có các cơ quan xác thực hoặc chứng nhận chữ ký điện tử, ... Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động TMĐT ở Việt Nam ra đời khá muộn so với nhiều nước trên thế giới. Cuối 2005, Việt Nam mới có “Luật Giao dịch điện tử” và năm 2006 mới ra đời Nghị định hướng dẫn thi hành luật này.
Tới đầu năm 2007, Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 “Về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính”, số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 “Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số”, số 35/2007/NĐ-CP ngày 08/03/2007 “Về giao dịch điện tử trong hoạt động NH”.
Trên bình diện quốc tế, vấn đề môi trường pháp lý còn phức tạp hơn nữa, vì các trao đổi là xuyên quốc gia, đòi hỏi phải có sự hài hòa giữa các hệ thống pháp luật và hệ thống chính trị khác nhau. NH cần xem xét, sửa đổi các văn bản hiện tại, bổ sung những văn bản mới, phổ biến rộng rãi trong NH những nghị định, quyết
định có liên quan đến vấn đề TMĐT và bảo mật thông tin, chứng thực chữ ký điện tử…
+ Về nhân lực: hoạt động thương mại, theo đúng nghĩa của chữ "thương mại" trong "thương mại điện tử", liên quan tới mọi người, từ người tiêu dùng đến DN, phân phối, Chính phủ, các nhà công nghệ,… nên việc áp dụng TMĐT tất yếu đòi hỏi đa số con người phải có kỹ năng thực tế ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả, có thói quen làm việc trên máy tính, trên mạng máy tính, và cần phải có một đội ngũ chuyên gia thông tin đủ mạnh.
Trong đó NH cần có sự đầu tư đẩy mạnh công tác đào tạo các cán bộ vững chuyên môn về TMĐT, hiểu sâu sắc về các kiến thức công nghệ NH điện tử, e - UCP (phụ lục 4), thành thạo các kỹ năng sử dụng máy tính, nhanh nhẹn trong kiểm tra hồ sơ qua mạng, nhất là việc bố trí nhân viên thực hiện có thể làm việc liên tục trong ngày (giống như việc trực tổng đài của các nhà mạng) để cập nhật thông tin liên tục của khách hàng đăng ký mở L/C qua mạng. Điều này là một cuộc cải cách lớn đối với nhân viên NH vì trước giờ đã suy nghĩ theo thông lệ là làm việc theo giờ hành chính (nhất là đối với các NH nhà nước).
+ Về công nghệ: xây dựng một hệ thống hộp thư tiếp nhận hồ sơ mở L/C trên trang web theo từng Chi nhánh, xây dựng một hệ thống phần mềm để quản lý, đảm bảo lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng cũng như hồ sơ khách hàng một cách tiện dụng, có hệ thống thông báo ngay khi khách hàng đã nộp hồ sơ xin mở L/C, và sau đó toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được hiển thị ngay trên màn hình vi tính của cán bộ thanh toán. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng đến việc xây dựng một mạng lưới quản lý hệ thống thông tin dữ liệu của NH an toàn. Chọn lựa đúng những nhà cung cấp dịch vụ TMĐT uy tín nhằm đảm bảo cho công tác bảo mật, bảo vệ chống sự xâm nhập của hacker, xác thực chữ ký điện tử, xuất trình chứng từ điện tử, kiểm tra chứng từ điện tử… Và để xuất trình chứng từ điện tử không chỉ các NH mà cả các DN khác như Vận tải, Bảo hiểm, các cơ quan Kiểm định hàng hóa, các cơ quan cấp Chứng nhận xuất xứ, cơ quan Hải quan phải có mạng máy tính và phần mềm với các mẫu chứng từ được thiết kế chuẩn cho các giao dịch, có khả năng kết nối tương thích với hệ thống của nhau.
+ Quản trị rủi ro cho công tác TMĐT: cần xây dựng một hệ thống an toàn và tiện lợi cho khách hàng trong giao dịch, triển khai hệ thống bảo mật cục bộ, nâng
cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên quản lý dữ liệu nhằm đảm bảo cho khách hàng giao dịch an toàn bằng mật khẩu và có thể thay đổi mật khẩu theo một quy trình chặt chẽ, tránh tình trạng bị đánh cắp thông tin của khách hàng.
- Phía khách hàng:
Khách hàng phải có một hộp thư điện tử để có thể trao đổi với NH, khách hàng cũng cần có một sự hiểu biết nhất định đối với các thao tác điện tử máy tính, đọc kỹ những hướng dẫn, quy định để có thể mở được L/C một cách dễ dàng mà không nhất thiết phải đến NH nhiều lần.
HIỆN TẠI CẢI TIẾN DỰ KIẾN HIỆU QUẢ
- Đến NH để được cung cấp đơn xin mở L/C, đơn xin mua ngoại tệ.
- Nộp hồ sơ tại NH
- Hồ sơ có sai sót NH phải gọi điện thoại thông báo, DN sửa xong phải lên lại NH bổ sung.
- DN ở thế bị động.
- Tiếp nhận hồ sơ bằng giấy, sao lưu hồ sơ, nhập dữ liệu vào máy tính, trình ký nhiều lần.
=> Tạo tâm lý ngán ngẫm, không thoải mái, chứa nhiều rủi ro do sai phạm trong nghiệp vụ tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức của DN
- Có thể tải trực tiếp từ trang Web của NH.
- Tiến hành nộp hồ sơ qua mạng.
- Thông báo nhanh chóng qua email và nhận hồ sơ bổ sung cũng qua email. - Thông báo thời gian nộp hồ sơ gốc khi hồ sơ gởi qua email là hợp lệ.
- Sử dụng hồ sơ hợp lệ của khách hàng với hệ thống kiểm soát, phân loại, sắp xếp và theo dõi hoàn toàn trên tập tin.
- Không cần đến NH, có thể lấy về và điền trực tiếp lên hồ sơ tại bất cứ nơi đâu.
- DN ở thế chủ động, có trách nhiệm hơn và kỹ càng hơn trong việc lập hồ sơ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hoàn thiện dần quy trình tiếp cận công nghệ toàn cầu, bỏ bớt thủ tục hành chính rườm rà. - Giữ chân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới do trở ngại về khoảng cách địa lý đã được rút ngắn và cách làm việc chyên nghiệp tạo sự thoải mái cho người sử dụng.
- Tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian, thông tin khách hàng sẽ được lưu giữ một cách an toàn, bảo mật, đầy đủ, rõ ràng.