C. TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH GIAO NHẬN CỦA VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRÊN THẾ GIỚI.
2.4.2.2.Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ
2. Phương thức thanh thanh tốn:
2.4.2.2.Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ
Khi đã thu thập đầy đủ bộ chứng từ, thì nhân viên giao nhận cần kiểm tra xem bộ chứng từ cĩ hợp lệ hay khơng. Nếu trường hợp bộ chứng từ mà khơng hợp lệ thì trước hết nhân viên đăng ký tờ khai Hải quan sẽ khơng chấp nhận cho đăng ký và như thế sẽ khơng làm tiếp các thủ tục tiếp sau để nhận hàng, muốn nhận được hàng bắt buộc phải điều chỉnh chứng từ cho đúng nhưng việc điều chỉnh này cũng rất mất nhiều cơng sức. Chỉ khi nào việc điều chỉnh trong khả năng của nhân viên giao nhận, cịn nếu bộ chứng từ sai sĩt quá lớn nhân viên giao nhận khơng thể sửa được thì phải gởi lại cho phía khách hàng và hướng dẫn khách hàng cần phải liên
rất nhiều chi phí khơng đáng cĩ và việc nhận hàng trễ sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của khách hàng.
Một bộ chứng từ được xem là hợp lệ khi khi tất cả những nội dung liên quan đến hàng hĩa, người bán, người mua, số hợp đồng, số vận đơn, ngày tháng…được thể hiện trên các chứng từ phải trùng khớp với nhau, muốn biết được điều đĩ thì nhân viên giao nhận phải thực hiện cơng việc sau.
+ Kiểm tra nội dung hợp đồng: Đây là chứng từ quan trọng nhất để đối chiếu với các chứng từ khác, do đĩ nhân viên giao nhận cần xem xét thật kỹ.
+ Hĩa đơn thương mại + Phiếu đĩng gĩi
Nếu hĩa đơn thương mại hoặc phiếp đĩng gĩi bị sai sĩt mà chưa kịp sửa chữa thì nhân viên giao nhận báo với nhân viên chứng từ làm cơng văn xin nợ hĩa đơn thương mại hoặc phiếu đĩng gĩi. Thời gian đuợc phép nợ là 60 ngày, trong thời gian này nhân viên giao nhận cần sửa chữa lại và bổ sung cho kịp để tránh đĩng phạt cho Hải quan.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original) Trên C/O cần kiểm tra những nội dung sau:
* Ngày cấp C/O
* Tên địa chỉ người gởi và người nhận
* Mơ tả hàng hĩa cĩ phù hợp với nội dung trên hợp đồng hay khơng * Tên nước xuất xứ
Trên thực tế nếu thiếu C/O hay là C/O bị sai thì trong trường hợp này nhân viên chứng từ cũng phải làm cơng văn xin nợ C/O, thời gian nợ là 60 ngày. Khơng cĩ C/O thì Hải quan sẽ lên tờ khai với thuế suất thơng thường, khi nhận được C/O thì nhân viên chứng từ sẽ phải làm cơng văn bổ sung C/O, cĩ như vậy mới được hưởng thuế suất ưu đãi
+ Vận đơn đường biển
Trong khi kiểm tra chứng từ lơ hàng của Kinh Đơ thì cần xem các thơng tin trên hợp đồng và đối chiếu trên các chứng tớ khác.
+ Đối với hĩa đơn thương mại (commercial invoice) ta kiểm tra tên hàng PALM KERNEL STEARIN (PALMKENA – HFS), số lượng (quantity) cả trọng lượng tịnh và trọng luợng cả bao bì (Net weight, Gross weight), mức giá và tổng số tiền của lơ hàng (Unit Price, Amount trong hợp đồng được ghi tại điều khoản 1: commodity, quantity, price). Điều kiện thanh tốn là “T/T Remittance at 30 day after B/L date” (trong hợp đồng đựoc ghi tại khoản 3 Payment).
+ Đối với phiếu đĩng gĩi (Packing list), ta cần kiểm tra tên hàng, ký nhãn hiệu (marks and Nos), miêu tả hàng hĩa (Description), cách đĩng gĩi, số lượng thùng, trọng lượng của mỗi thùng (packed).
+ Với giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) ta kiểm tra: nước xuất xứ là Singapore, tên cuả nhà nhập khẩu là Kinh Đơ và xuất khẩu FUJI OIL đã đúng chưa, phần miêu tả hàng hĩa và cơ quan chứng nhận ghi là “issued by Director General of Custom” cĩ đúng như trong hợp đồng hay khơng.