C. TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH GIAO NHẬN CỦA VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRÊN THẾ GIỚI.
3.1.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
NHẬN ĐIỆN BIÊN
3.1.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Thực hiện việc đào tạo và nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ cho nhân viên trong cơng ty, đặc biệt số nhân viên trực tiếp thực hiện các hợp đồng giao nhận nằm ở hai bộ phận giao nhận và chứng từ. Mục tiêu của việc đào tạo này là:
+ Nhân viên cơng ty cĩ kỹ năng thực hiện hợp đồng giao nhận tốt nhất đối với tất cả các ngành hàng mà cơng ty thường xuyên thực hiện cho các khách hàng của mình. Giúp các nhân viên nắm bắt được các bước trong quá trình cần làm như thế nào để hợp đồng cĩ thể thực hiện nhanh và hàng hĩa được bao đảm an tồn nhất.
+ Hiểu biết và nắm chắc thơng tin về mặt kỹ thuật của các loại hàng nhập cho khách hàng
+ Nắm chắc những quy định và yêu cầu của nhà nước về từng loại hàng nhập khẩu.
+ Cĩ tinh thần làm việc hăng say và tận tình với cơng việc mà cơng ty giao phĩ.
Để cĩ thể đạt được những mục tiêu trên cơng ty cần phải làm những việc sau: Ø Cơng ty cĩ các hình thức khuyến khích động viên các nhân viên của mình nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học. Cơng ty cĩ thể tạo điều kiện về mặt thời gian cũng như một phần kinh phí giúp nhân viên cĩ thể học tập một cách tốt nhất. Chính điều này sẽ làm tăng lợi ích cho cơng ty và sẽ gắn bĩ nhân viên với cơng ty hơn nữa. Khi nhân viên cĩ trình độ về 2 yếu tố này thì xử lý cơng việc sẽ nhanh chĩng hơn và ít lỗi hơn.Vì đặc điểm cơng việc phải sử dụng nhiều ngoại ngữ và phần lớn cơng tác chứng từ được thực hiện trên máy tính.
Ø Chuyên mơn hĩa cơng việc, đưa ra những tiêu chuẩn trong thao tác định mức thời gian để thực hiện từng cơng việc cụ thể. Kiểm tra chất lượng tồn bộ quy trình cơng việc, đặc biệt là các nhân viên giao nhận, vì cơng việc của các nhân viên này gắn liền với sự thành cơng của từng hợp đồng ký kết
+ Việc chuyên mơn hĩa cĩ thể được thực hiện theo khách hàng (những nhân viên nào sẽ chuyên phụ trách về khách hàng nào) hay theo nhĩm hàng nhập khẩu (Cĩ thể chia ra những loại nhĩm hàng như hàng mày mĩc thiết bị và hĩa chất; hàng thực phẩm; hàng nguyên liệu dược phẩm); thể phân theo cách thức làm thủ tục hàng nhập (hàng gia cơng với hàng thuộc doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngồi; hàng phập kinh doanh; hàng nhập khẩu – sản xuất – xuất khẩu)…Việc chuyên mơn hĩa này sẽ giúp cho nhân viên cĩ thể chuyên sâu vào lĩnh vực của mình, từ đĩ cơng việc
cũng sẽ được diễn ra một cách nhanh chĩng và chuẩn xác hơn. Nhưng bên cạnh đĩ cũng phải chú ý tới tâm lý làm việc của nhân viên, vì chuyên mơn hĩa cũng cĩ thể tạo lên sự nhàm chán trong khi làm việc. Do vậy, cơng ty cũng lên tạo điều kiện cho các nhân viên thử làm cơng việc của nhau để giải quyết vấn đề này, đồng thời giúp mọi người hiểu nhau hơn
+ Những tiêu chuẩn đưa ra là cần thiết và việc thực hiện các tiêu chuẩn này thì cơng ty cần đưa ra kèm với các hình thức thưởng phạt cơng minh cho mỗi nhân viên của mình. Cơng ty nên áp dụng chế độ khốn cơng việc cho nhân viên vì điều đĩ sẽ gắn trách nhiệm của nhân viên với từng hợp đồng cụ thể. Mức khốn được cơng ty cân nhắc phù hợp với giá trị từng bản hợp đồng giao nhận, mức độ quan trọng của hợp đồng. Khi nhân viên hồn thành xong thì số tiền vượt khốn sẽ được tính luơn vào trong lương của mỗi nhân viên. Cịn nếu nhân viên trong quá trình làm việc khơng cẩn thận và làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng thì cơng ty sẽ cĩ những biện pháp xứng đáng.
+ Những biện pháp giám sát của cơng ty cĩ thể được thực hiện thơng qua mối quan hệ làm việc của nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ đồng thời cĩ sự giám sát từ trưởng phịng xuất nhập khẩu.
Ø Tạo mơi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái cho các nhân viên trong cơng ty để mọi người cĩ thể phát huy hết những năng lực của mình. Qua đây giúp cho cơng ty đạt được những bước đầu trong việc xây dựng văn hĩa của riêng cơng ty mình.
+ Các thiết bị văn phịng đầy đủ: máy in, Fax, máy Photocopy, hệ thống máy tính được kết nối Internet và mạng nội bộ… và một khơng gian làm việc thoải mái.
+ Các quy tắc trong khi làm việc được ban giám đốc thiết lập phù hợp với đặc điểm cơng việc của từng phịng ban và theo quy tắc chung của cơng ty
Ø Cơng ty cĩ thể sử dụng các hình thức đào tạo sau để áp dụng cho các nhân viên trong cơng ty:
- Đào tạo tại chỗ: Hình thức này đang được cơng ty Điện Biên sử dụng, áp dụng cho các nhân viên khi mới vào làm, hay trong quá trình thử việc. Hình thức này cũng cĩ thể áp dụng cho những nhân viên chưa thực sự cĩ thơng tin chuyên mơn sâu về một số lĩnh vực hàng nhập nào đĩ. Đặc biệt, khi cơng ty thực hiện các hợp đồng giao nhận về nhập các loại hàng yêu cầu cần cĩ sự hiểu biết nhất định về quy trình thực hiện và những thơng tin kỹ thuật: hàng máy mĩc thiết bị chuyên ngành, hàng nguyên phụ liệu cho ngành dược, hàng là sản phẩm cho ngành xây dựng…Cĩ 2 cách để cĩ thể thực hiện hình thức đào tạo này là:
+ Phương pháp trực quan: Cho các nhân viên cần đào tạo đi theo cùng thực hiện hợp đồng giao nhận với các nhân viên đã cĩ chuyên mơn cao hoặc cĩ hiểu biết về ngành hàng đĩ. Trong khi làm cùng như thế nhân viên cần đào tạo sẽ nhanh chĩng nắm bắt những thơng tin bổ sung cần thiết và sẽ đúc rút được những kinh nghiệm cho riêng mình trong quá trình làm việc.
+ Qua các buổi họp tổng kết cuối tuần cuối tháng của cơng ty, trong đĩ cĩ mời thêm đại diện các khách hàng thường xuyên của cơng ty, các chuyên gia về xuất nhập khẩu. Qua những buổi như thế này thì các nhân viên cĩ thể cĩ thêm những thơng tin quý giá về cơng việc cho mình: Những quy định của các bộ ban ngành quản lý trong nước về hàng nhập khẩu, thơng tin về các quy định pháp luật quốc tế đối với giao nhận đường biển, từ đây các nhân viên cĩ thể tư vấn lại cho khách hàng của mình cũng như cĩ thể thực hiện mỗi hợp đồng một cách tốt hơn. Hoặc cơng ty cũng cĩ thể tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại tập thể cho các nhân viên cơng ty giúp mọi người cĩ thể gắn bĩ nhau hơn và chia sẻ cho nhau những kinh nghiệm.
- Gửi nhân viên cơng ty đi đào tạo tại các trường cĩ kinh nghiệm giảng dạy về chuyên ngành xuất nhập khẩu để nhân viên cĩ điều kiện mở rộng kiến thức của mình và đĩng gĩp nhiều hơn nữa cho cơng ty. Giúp cơng ty cĩ một đội ngũ nhân viên giỏi và tận tình với cơng việc.
+ Việc xắp xếp cho nhân viên cĩ thời gian đi học lên vào các buổi tối trong ngày để khơng ảnh hưởng đến cơng việc của cơng ty.
Bên cạnh đĩ cơng ty cũng cĩ những kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới vào làm cơng ty để đáp ứng kịp thời cho sự phát triển và mở rộng của mình, đồng thời bổ sung vào các vị trí do các nhân viên đã rời cơng ty để lại. Các nhân viên được tuyển dụng này phải tốt nghiệp từ các trường đúng với ngành nghề và chuyên sâu về lĩnh vực xuất nhập khẩu, khơng nên tuyển dụng nhứng nhân viên từ những ngành khác. Như thế, cơng ty sẽ đỡ tốn thời gian và chi phí đào tạo mà ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của cơng ty. Đồng thời các nhân viên này cũng phải đáp ứng yêu cầu về mặt sức khỏe và khả năng chịu áp lực cơng việc.
Cĩ chính sách linh hoạt trong vấn đề thưởng và lương cho nhân viên. Đặc biệt là đối với những hợp đồng hàng khĩ địi hỏi nhân viên cần bỏ nhiều cơng sức.