C. TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH GIAO NHẬN CỦA VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRÊN THẾ GIỚI.
A.TÌM HIỂU CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ GIAO NHẬN ĐIỆN BIÊN.
GIAO NHẬN ĐIỆN BIÊN.
2.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY. 2.1.1. Giới thiệu chung. 2.1.1. Giới thiệu chung.
Ø Tên doanh nghiệp trong nước : Cơng ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Giao Nhận Điện Biên.
Ø Tên quốc tế: DIEN BIEN INTERNATION SEA-AIR FREIGHT FORWARDING & TRADING Co.Ltd
Ø Tên giao dịch : DIBICO
Ø Trụ sở giao dịch : Lầu 2 tồ nhà Age Building, 32 Xơ Viết Nghệ Tĩnh, Phường 19, Quận Bình Thạnh Tp.HCM
Ø Điện thoại 8404295-296 ; 8404745-746 Ø Email : dienbien@hcm.fpt.vn
Ø Fax : 08.404178
Ø Vốn điều lệ: 1.200.000.000 VND (Một tỷ hai trăm triệu đồng) Ø Mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu:0301 926 323
2.1.2.Lịch sử hình thành
Tiền thân của cơng ty trách nhiệm hữu hạn TM – DV Giao Nhận Điiện Biên là cơng ty giao nhận Đất mới và Thanh Long được thành lập theo quyết định số 39/QĐ – UB Ngày 19/03/1992 của UỶ BAN NHÂN DÂN TP.HCM. Cơng ty được thành lập theo chủ trương: “Huy động mọi tiềm năng của địa phương bao gồm: Vốn, tay nghề, cơ sở vật chất kỹ thuật. Đồng thời tạo cơng ăn việc làm cho người lao động, tạo ngồn thu nhập cho Đất Nước”.
Do nhu cầu phát triển nên dẫn đến sự ra đời của cơng ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên và được sở kế hoạch đầu tư TP.HCM cấp giấy chứng nhận kinh doanh số: 4102000303 ngày 28/02/2000 với mã số thuế: 0301926323.
Loại hình kinh tế phục vụ là loại hình kinh tế mang lại tỷ suất lợi nhuận cao nhất chính vì vậy mà xu hướng phát triển chung của tồn thế giới là tăng tỷ trọng loại hình kinh tế này trong nền kinh tế quốc dân.
Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, nền kinh tế Việt Nam đã cĩ những bước phát triển mạnh mẽ hơn và cũng đã khẳng định một phần nào đĩ vị trí của mình trong khu vực và thế giới. Khối lượng hàng hố XNK quan biên giới ngày càng gia tăng dẫn đến nhu cầu hàng hố ngày càng tăng cao và chính nhu cầu đĩ tạo tiền đề cho sự xuất hiện của ngành Dịch vụ giao nhận tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển chung nền kinh tế Đất Nước.
Trong giai đoạn đầu do khối lượng hành hố XNK chưa nhiều và hành lang pháp lý chưa cụ thể rõ ràng, vì thế tại TPHCM mới chỉ xuất hiện 1 vài cơng ty làm dịch vụ giao nhận. Trong đĩ cĩ cơng ty Thanh Long và Đất Mới. Trong vài năm trở lại đây, nền kinh tế xã hội phát triển tạo thuận lợi cho phát triển ngoại thương phát triển nhanh, và hành lanh pháp lý cũng thơng thống hơn đã tạo điều kiện cho nhiều cơng ty làm Dịch Vụ Giao Nhận hàng hố ra đời tại nhiều nơi và sự ra đời của cơng ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên là một ví dụ điển hình nhất.
2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơng ty. 2.1.3.1. Chức năng.
Chức năng của Cơng ty TNHH TM - DV Giao Nhận Điện Biên chính là phạm vi hoạt động của cơng ty mà cơng ty đã dăng ký kinh doanh. Sau đây là những dịch vụ giao nhận mà cơng ty cĩ thể thực hiện cho khách hàng của mình:
v Sea/Air freight forwarding: Gửi hàng bằng đường hàng khơng và đường biển v Customs clearance: Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hố.
v Project cargo handing: Hàng cơng trình. v Exhibition cargo handing: Hàng triển lãm.
v Worldwide door to door service: Giao hàng tận tay người nhận v Packing, household moving: Đĩng gĩi di chuyển hành lý cá nhân v Inlandtrasport: Vận tải nội địa
v Sipping agent & broker: Đại lý tàu biển và mơi giới hàng hải.
v Oversize overweight cargo handing: Vận tải xếp dỡ hàng siêu trường, siêu trọng..
Cơng ty TNHH TM - DV Giao Nhận Điện Biên là một cơng ty cĩ tuổi dời cịn trẻ, quy mơ doanh nghiệp khơng thực sự lớn vì vậy bước đầu cơng ty mới tập trung kinh doanh trên một số lĩnh vực nhất định mà cơng ty cĩ thế mạnh và cĩ kinh nghiệm. Nhưng trong tương lai việc mở rộng phạm vi hoạt động thực tế của cơng ty là điều đương nhiên khi mà doanh nghiệp đã hội tụ đầy đủ các yếu tố: Vốn, kinh nghiệm, nguồn nhân lực…
2.1.3.2. Nhiệm vụ của cơng ty.
Như bất kỳ một cơng ty nào cĩ hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty Điện Biên cĩ mục tiêu chính mà cơng ty luơn mong đạt đến là lợi nhuận cao. Chính vì vậy, nhiệm vụ cơng ty bao gồm những nội dung sau:
- Tạo được hiệu quả kinh tế, sử dụng tốt nguồn vốn, đảm bảo tài chính và thực hiện tốt nghĩa vụ của một doanh nghiệp đĩ là đĩng gĩp vào ngân sách nhà nước.
- Là một cơng ty kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu nên cơng ty phải nghiêm chỉnh thực hiện các chế độ chính sách do nhà nước đã ban hành về Giao nhận. Ngồi ra cịn cĩ các chính sách về tiền lương, lao động…Để doanh nghiệp phát triển một cách mạnh mẽ thì vấn đề trình độ, năng lực của nhân viên trong cơng ty là điều then chốt nhất, chính vì vậy mà cơng ty phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên để cĩ thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh XNK ngày càng cao của sự phát triển kinh tế hiện nay.
- Đồng thời cơng ty cũng tích cực tham gia các chủ trương của nhà nước như: gĩp phần bảo vệ mơi trường, tài sản XHCN theo hướng chỉ đạo chung của nhà nước. Đồng thời khơng ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ cơng nhân viên.
2.1.3.3. Quyền hạn.
Là một cơng ty kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu nên cơng ty Điện Biên cĩ những quyền hạn sau:
Ø Cĩ quyền ký kết các hợp đồng giao nhận hàng hố, cũng như sự uỷ thác xuất nhập khẩu từ phía khách hàng.
Ø Cĩ quyền xác định nghĩa vụ và quy mơ kinh doanh dịch vụ của cơng ty. Ø Tự chủ về tài chính, quản lý và sủ dụng mọi nguồn lực của cơng ty.
Ø Liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngồi nước để mở rộng kinh doanh của mình.
Ø Được tham gia các hiệp hội kinh doanh, nghề nghiệp trong nước và nước ngồi để quảng bá hình ảnh của mình.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơng ty.
Hiện nay do tính chất xã hội hố nghề nghiệp ngày càng cao và phân cơng lao động ngày càng sâu cho nên vai trị của quản lý ngày càng được coi trọng. Quản lý phải biết phối hợp nhiều yếu tố thuận lợi cũng như biết cách hạn chế những rủi ro, khĩ khăn nhằm đạt được mục tiêu cao nhất trong sản xuất kinh doanh. Do đĩ, địi hỏi bộ máy quản lý của cơng ty phải phối hợp một cách nhịp nhàng đồng bộ, phải phát huy hết khả năng làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình, đáp ứng được yêu cầu giải quyết tất cả các cơng việc một cách kịp thời và tối ưu hố việc sử dụng từng người nhân viên của cơng ty.Vì vậy, việc tổ chức một bộ máy tinh gọn, thống nhất từ trên xuống và phù hợp với quy mơ của cơng ty hiện nay là hết sức quan trọng.
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty.
Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠNG TY
2.1.4.2. Chức năng của từng bộ phận :
Ban Giám đốc: + Giám đốc:
- Là người điều hành cao nhất trong cơng ty, nhân danh cơng ty để điều hành và quyểt định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đĩ.
- Điều hành, phân cơng cơng tác cho nhân viên của cơng ty, đồng thời quyết định những khoản chi liên quan tới việc mua tài sản cố định.
- Là người đề ra các phương án kinh doanh, các phương hướng phát triển của cơng ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề.
- Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng dịch vụ. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các vị trí trong cơng ty.
- Tuyển dụng lao động mới cho cơng ty.
- Quyết định mức lương của các nhân viên trong cơng ty.
+Phĩ giám đốc:
- Trực tiếp chỉ đạo phịng xuất nhập khẩu và kiêm trưởng phịng Marketing - Lên kế hoạch hoạt động từng ngày cho bộ phận Giao nhận và bộ phận Chứng từ, phân cơng cơng việc cụ thể đến từng nhân viên trong 2 bộ phận này và kết hợp chặt chẽ giữa hai bộ phận này để làm sao giải quyết cơng việc một cách nhanh nhất và hiệu quả.
BAN GIÁM ĐỐC
Phịng xuất nhập khẩu
Phịng kế tốn Phịng Marketing
- Tham mưu đĩng gĩp ý kiến về hợp đồng dịch vụ, tổ chức bộ máy hợp lý của cơng ty, về bố trí nhân sự cho phù hợp với sở thích chuyên mơn của từng nhân viên đảm bảo đủ năng lực đảm đuơng cơng tác được giao.
- Cùng với giám đốc đề ra các phương hướng và chiến lược phát triển của cơng ty trong thời gian tới.
+Phịng kế tốn :
- Chịu trách nhiệm lập các sổ sách kế tốn, các hoạt động thu –chi tài chính trong cơng ty.
- Báo cáo tới giám đốc về các khoản thu – chi của cơng ty, lợi nhuận của cơng ty qua từng tháng, từng quí, năm.
- Liên hệ với các phịng ban khác để quản lý tình hình doanh thu của các phịng ban khác.
Phịng xuất khẩu:
Gồm hai bộ phận là bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ:
Bộ phận giao nhận:
+ Chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan + Lấy D/O.
+ Chịu trách nhiệm lập các chứng từ khai báo hải quan. + Giao dịch với hãng tàu, hãng hàng khơng.
+ Làm việc với cảng vụ, kho hàng sân bay (TCS). + Liên lạc với khách hàng.
+ Nhận và kiểm tra các chứng từ.
+ Báo cáo với trưỏng phịng tình hình giao nhận hàng cho khách hàng để trưởng phịng báo cáo lại với giám đốc.
Bộ phận chứng từ :
+ Nhận các đơn đặt hàng từ trưởng phịng.
+ Chịu trách nhiệm nhận và giao các chứng từ kiểm tra các chứng từ. + Lên các chứng từ đăng kí làm thủ tục hải quan.
+ Báo cáo tình hình các chứng từ của khách hàng đưa qua cho cơng ty như thế nào cho trưởng phịng.
Phịng Marketing:
+ Chịu trách nhiệm giới thiệu các lĩnh vực hoạt động của cơng ty tới các doanh nghiệp khác
+ Tìm kiếm khách hàng cho cơng ty, giới thiệu các mặt hàng của cơng ty cho khách hàng cĩ nhu cầu
+ Chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc tình hình hoạt động, doanh số bán hàng của cơng ty
Mối quan hệ giữa các phịng ban :
Các bộ phận trong cơng ty cĩ mối quan hệ mật thiết và luơn hỗ trợ nhau trong hoạt động của cả cơng ty.
+ Ban giám đốc luơn theo dõi tình hình hoạt động, hiệu quả của các phịng ban, luơn trao đổi, gĩp ý, và động viên các thành viên cũng như là các phịng ban để tạo mối quan hệ hồ đồng, thân thiết giữa các thành viên.
+ Ban giám đốc cịn kịp thời nắm vững các thơng tin và ra quyết định kịp thời..
+ Các phịng ban khác cũng thường xuyên trao đổi thơng tin qua lại để kịp thời hỗ trợ nhau trong cơng việc.
Phịng xuất nhập khẩu luơn cĩ mối liên hệ mật thiết với các phịng ban khác để nắm được các thơng tin, để cĩ những chuẩn bị cần thiết để lên kế hoạch tổ chức và thực hiện được tốt nhất.
Ngược lại các phịng ban khác cũng thường xuyên liên hệ phịng xuất nhập khẩu để cung cấp các thơng tin, đồng thời biết thời gian thực hiện hợp đồng đến đâu, cĩ thực hiện được tốt khơng…
2.2. TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CƠNG TY.
2.2.1. Các chính sách thu hút khách hàng và kết quả đạt được: 2.2.1.1. Các chính sách thu hút khách hàng 2.2.1.1. Các chính sách thu hút khách hàng