I. Lịch sử hình thành và phát triển
2. Cơ cấu tổ chức
2.1. Từ khi thành lập đến năm 2006:
Để đảm bảo cho tổ chức quản lý sản xuất có hiệu quả, Công ty tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ với chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là Giám đốc Công ty.
- Giai đoạn từ 1989 - 1991: Thời kỳ chuyển mạch từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường, bước đầu có nhiều khó khăn, nhất là đối với ngành cơ khí. Nhưng nhà máy đã đưa ra mục têu: Giữ vững được sản xuất và tiêu thụ, không để công nhân nghỉ vì thiếu việc làm, hàng hóa sản xuất phải tiêu thụ hết và đảm bảo đời sống nhân viên. Rụt lại một phần lớn lao động dôi dư không có trình độ tay nghề, sức khoẻ và chuyển sang
công tác khác cho phù hợp, đồng thời gửi cán bộ, công nhân đi lao động, học tập ở nước ngoài, một phần cho nghỉ hưu, về mất sức người có quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty ở mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Bộ phận giúp việc cho Ban giám đốc bao gồm:
+ Một phó Giám đốc kỹ thuật + Một phó Giám đốc sản xuất. + Các trường phòng ban khác.
Cùng với hoạt động quản lý ở các phòng ban, phân xưởng sản xuất thì quản đốc là người chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình: Bố trí từng tổ đội sản xuất sao cho phù hợp với khả năng trình độ của họ, thường xuyên giám sát hướng dẫn ký thuật của đơn vị mình.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức của Công ty Khóa Minh Khai được phân bổ như sau:
- Bộ phận Marketing:
Là bộ phận tham mưu cho ban Giám đốc về tình hình thị trường, giá cả, vật tư, sản phẩm có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời đề xuất các phương án có liên quan đến các hoạt động hỗ trợ trước và sau khi bán hàng.
- Bộ phận kế hoạch:
Là bộ phận giúp ban Giám đốc lập kế hoạch đôn đốc, theo dõi các kế hoạch sản xuất tiêu thụ ngắn và dài hạn. Ngoài ra còn thu nhận các thông tin từ các bộ phận để kịp thời kiểm tra và chỉnh lý các kế hoạch của Công ty, đồng thời thực hiện các công việc đột xuất khi cần.
- Bộ phận kỹ thuật:
Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật đồng thời nghiên cứu và lập ra các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Ngoài ra còn phải thiết kế khuôn mẫu, bản vẽ thiết kế, nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Hơn nữ còn phải xác định thời gian bảo trì sửa chữa đại tu máy móc sản xuất.
- Bộ phận KCS:
Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào kho của Công ty theo tiêu chuẩn phòng kỹ thuật đề ra.
- Bộ phận cung tiêu:
Cùng phòng kế hoạch xây dựng các phương án đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết để cân đối giữa vật tư, lao động và máy móc thiết bị, đồng thời kết hợp với phòng kế hoạch để có phương án tiêu thụ sản phẩm hợp lý với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty - Bộ phận Marketing:
Là bộ phận tham mưu cho ban Giám đốc về tình hình thị trường, giá cả, vật tư, sản phẩm có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời đề xuất các phương án có liên quan đến các hoạt động hỗ trợ trước và sau khi bán hàng.
- Bộ phận kế hoạch:
Là bộ phận giúp ban Giám đốc lập kế hoạch đôn đốc, theo dõi các kế hoạch sản xuât tiêu thụ ngắn và dài hạn. Ngoài ra còn thu nhập các thông tin tứ các bộ phận để kịp thời kiểm tra và chỉnh lý các kế hoạch của Công ty, đồng thời thực hiện các công việc đột xuất khi cần.
- Bộ phận tài vụ:
Giúp Giám đốc về quản lý tài chính, kế toán thống kê thực hiện hoạch toán sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán với khách hàng và Nhà nước. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ tính bảo hiểm và thuế.
- Bộ phận tổ chức, lao động tiền lương.
Tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí lao động trong Công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề từng phòng ban, phân xưởng. Kiểm tra định mức đơn giá và giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động.
- Bộ phận hành chính:
Giải quyết các hoạt động hỗ trợ cho quá trình sản xuất kinh doanh toàn Công ty về mặt hành chính.
- Bộ phận cơ khí:
Có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như: Dập đinh ra khuôn mẫu ( phôi, ke, khóa) hay đúc tay nắm nhón đồng thoi để tiện lõi khóa. Nếu bộ phận giản đơn thì bộ phận có thể hoàn chỉnh như bản lề, chốt cửa. Ngoài ra, phân xưởng cơ khí còn làm theo đơn đặt hàng như: giàn giáo, cửa xếp, cửa hoa. Với số công nhân không lớn trong phân xưởng nhưng đây là đơn vị mạnh nhất tạo ra giá trị sản lượng lớn nhất trong Công ty.
- Bộ phận cơ điện:
Chịu trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trùng tu máy móc, thiết bị trong Công ty cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng này đảm bảo cho các phân xưởng khác làm việc liên tục không bị gián đoạn bởi máy móc, thiệt bị hay đường điện. Phân xưởng còn chịu trách nhiệm chế tạo khuôn mẫu ke, bản lề khóa. Đây là nhiệm vụ khá quan trọng và phức tạp đòi hỏi độ chính xác để đảm bảo khi đúc chi tiết khóa có thể khớp nhau được.
- Bộ phận lắp ráp:
Có nhiệm vụ lắp ráp toàn bộ các loại khóa các bộ phận, chi tiết thành phẩm hoàn chỉnh.
- Bộ phận mạ:
Mạ quai khóa, ke bản lề, chốt cửa. Công nghệ mạ đòi hỏi phải có kỹ thuật cao và theo quy trình công nghệ nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm mạ có độ bền và độ bóng cao.
Các phân xưởng này chịu sự điều khiển của quản đốc phân xưởng và Phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo trực tiếp.
2.2. Từ 7/11/ 2006 đến nay:
Sau khi cổ phần hóa cơ cấu tổ chức kinh doanh của Công ty như sau:
+ HĐQT Công ty: là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty quyết định cấc vấn đề có liên quan đến quản lý, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền thuộc chủ sở hữu công ty. Nghị quyết, quyết định của HĐQT được Giám đốc công ty triển.
+ Tổng giám đốc công ty: do HĐQT của công ty bổ nhiệm và bãi nhiệm.Tổng giám đốc công ty chiu trách nhiệm quản lý điều hành chung và trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và các phòng ban: Phòng ban hành chính, phòng kỹ thuật, phòng tài vụ, phòng KCS, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm chung với Nhà nước, với cấp trên và toàn bộ nhân viên về mọi mặt hoạt động thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
+ Phó tổng giám đốc: Tham mưu, trợ giúp cho Giám đốc gồm 2 Phó tổng giám đốc: PTGĐ kỹ thuật, PTGĐ kinh tế, đó là những người giúp việc Tổng giám đốc trong lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công hoặc ủy quyền của Tổng giám đốc
Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
+ Phòng kỹ thuật: Chức năng chủ yếu của bộ phận này là quản lý công nghệ - Nghiên cứu chế tạo và thiết kế các sản phẩm khuân mẫu, nghiên cứu khoa học kỹ thuật sản xuất, xây dựng chiến lược sản phẩm của Công ty.
- Xây dựng và quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn, chất lượng sản phẩm, quy cách mặt hàng. Tổ chức quản lý và đánh giá các sáng kiến cải tiến kỹ thuật, kiểm tra xác định độ kỹ thuật tay nghề cho công nhân trong công ty.
- Lập kế hoạch đầu trang thiết bị sản xuất kế hoạch sửa chữa, tu bổ máy móc trong toàn công ty.
+ Phòng tài vụ: Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý và hoạch toán của Công ty, kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kế toán trong toàn công ty, nhiệm vụ cụ thể là:
- Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức công tác hạch toán, kế toán trong công ty theo pháp lệnh về kế toán thống kê do nhà nước quy định.
- Giám sát các hoạt động kinh tế - tài chính, các hợp đồng kinh tế về giá bán sản phẩm.
- Thực hiện các công tác thanh toán trong nội bộ, các đối tác có quan hệ kinh tế với công ty.
+ Phòng KCS: Chức năng chính của bộ phận này là tổ chức kiểm tra chất lượng trược khi nhập kho và chuẩn bị đưa đi tiêu thụ…. kiểm tra giám sát quản lý việc chấp hành các tiểu chuẩn chất lượng sản phẩm trong toàn công ty.
+ Phòng Kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc về tình hình thị trường, giá cả vật tư sản phẩm, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh được nhu cầu về các sản phẩm tương tự và các sản phẩm công ty có khả năng sản xuất. Đề xuất các phương án tiêu thụ bằng mọi hình thức, tơ chức thực hiện khi lãnh đạo thông qua.
+ Phòng kế hoạch vật tư: Bộ phận này có chức năng tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh và đảm bảo vật tư cho sản xuất. Nhiệm vụ cụ thể là:
- Thực hiện công tác cung ứng và thu mua vật tư chi sản xuất kinh doanh, tổ chức dự trữ vật tư, bảo quản kho hàng kho vật tư sản phẩm.
- Kiểm tra giám sát mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua tạo nguồn hàng.
- Tham mưu xây dựng phương tiện, cơ sở, kho hàng, gian hàng…
+ Bộ phận bảo vệ: Có chức năng và nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho toàn bộ tài sản của công ty. Xây dựng kế hoạch bảo vệ, tổ chức công tác dân quân, tự vệ và phòng cháy, chữa cháy của công ty.
+ Trạm y tế: Có nhiệm vụ chăm lo sức khỏe cho toàn cán bộ công nhân viên, tổ chức khám chữa bệnh cho nhân viên và con em, theo dõi bệnh nghề nghiệp, thực hiện giải quyết việc nghỉ ốm cho người lao động, tham gia công tác vệ sinh môi trường, công tác kế hoạch hóa gia đình.